Affärer med offentlig sektor Några exempel på hur LOU tillämpas i Sverige Torneå 22 februari 2011 Nils Knutsson

Nils Knutsson Marknadsdirektör nils.knutsson@tieto.com Direct +46 10 48 116 12 Mobile +46 70 835 44 76 Tieto Sweden AB Fjärde Bassängvägen 15 115 83 Stockholm

Innehåll Utvecklingstendenser 1999-2010 Upphandlingsformer Prisets betydelse Utvärderingskriterier Skall-krav Utvärderingsmetodik Avtalstider Några trender Antalet upphandlingar av IT-system minskar Hur lång tid tar en upphandling Leverantörens upphandlingskostnader

Inledning

En huvudfråga: Upphandla eller sälja? Upphandling LOU gäller Leverantören får betalt för att överta Försäljning LOU inte tillämplig Leverantören får betala Exempel på försäljning Stockholms stad – SSDS Stockholms läns landsting – L-Data Malmö stad – ADB Malmö Falu kommun – sprack! Västra Götalandsregionen – ProRegio – sprack! 5

Analys av IT-upphandlingar 1999-2010

Upphandlingsformer Direktupphandling fr o m 15 juli 2010 max 287 000 kr Upphandling under tröskelvärdena - förenklad upphandling < kommuner och landsting 1,9 miljoner kr < stat 1,2 miljoner kr Upphandling över tröskelvärdena Öppen Selektiv Förhandlad med annonsering Förhandlad utan annonsering

Upphandlingsformer Hela IT-området

Upphandlingsformer Enbart outsourcing

Förkvalificering

Förfrågnings-underlags Anbudsansökan 1999-2000 Förfrågnings-underlags EGT-annons Formalia

Anbudsansökan 2001-2008 2001-2002 Underlag för anbudsansökan 2003-2004 Förfrågnings-underlags Underlag för anbudsansökan 2003-2004 2005-2008 Formalia Erfarenheter Referenser Ekonomisk stabilitet osv

Utvärderingsarbetet

Hantering av utvärderingskriterier

Synpunkter på skall-krav Normalt ”inflation” i skall-krav Kostnadsdrivande Ett undantag – Apoteket Endast ett skall-krav Anbudet skall inlämnas senast den 23 januari Skall-krav som utestänger leverantörer Leverantören skall ha en omsättning på minst 800 milj kr inom området Leverantören skall ha minst 3 referenser på systemet i Sverige Leverantören skall ha en soliditet på minst 60 %

Utvärdering av skall-krav Uppställda skall-krav utvärderas ej Skall-kraven uppfylls - ok Skall-kraven uppfylls ej - anbudet utvärderas inte Uppställda skall-krav utvärderas Vissa skall-krav poängsätts och viktas Bör-krav och andra kriterier poängsätts och viktas Prisutvärdering Slutlig sammanräkning av poäng

Några urvärderingsmetoder Resonerande utvärdering Lägsta pris Ekonomiskt mest fördelaktiga Högsta kvalitet till ett fastställt pris Endast kvaliteten poängsätts Priset poängsätts – bäst pris ger högst poäng Övriga erhåller poäng i proportion Övriga erhåller poäng i logaritmisk skala Prisintervall poängsätts i förväg Kvaliteten prissätts Prisavdrag för god kvalitet Pristillägg för bristfällig kvalitet

Några exempel inom IT-området

Utvärderingsmetodik inom IT Resonerande utvärdering Ingen ”matematik” Apoteket år 2006 Rangordning av anbuden för respektive kriterium Stockholms stad år 2000 och 2005 Avancerade ”matematiska” modeller Bedömningspoäng Viktning Absoluta jämförelsetal Kvotberäkning

Resonerande utvärdering ”Vi satte kvalitet som främsta krav i upphandlingen. Tieto vann genom att erbjuda bästa kvalitet. Det intressanta var att de också, genom att visa ett effektivt sätt att arbeta hade samma prisnivå som sina konkurrenter” Apoteket AB Inga poäng Ingen viktning

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet - IT-området

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Anbud med uppfyllda villkor och lägsta pris vinner ”Lägsta pris med hänsyn till föreslagen lösning” 25 av 28 outsourcingaffärer har valts med lägsta pris En vändning är på gång! Kvalitet och relationer… Apoteket: ”Marriage Counselling”

Prisets betydelse – viktning i procent

Prisets betydelse – några exempel Almi 21 % Vägverket 21 % SVT 30 %

Poängsättning av priset Vanligaste metoden Bästa pris erhållet högst poäng Övriga anbud erhåller poäng i proportion till bästa pris Förutbestämda prispoäng Anbudspris Anbudspris Poäng 6-8 milj kr 3 poäng 8-10 milj kr 4-6 milj kr 2 poäng 10-11 milj kr 2-4 milj kr 1 poäng >11 milj kr <2 milj kr 0 poäng

Matematisk modell 1 Utvärderingskriterium 1 Poäng x vikt x poäng Poäng x vikt y poäng Utvärderingskriterium 3 Poäng x vikt z poäng Prisutvärdering Här finns ett stort antal w poäng metoder och tekniker Summa poäng q poäng

Utvärdering i poäng – högst poäng vinner Exempel på poängmodellen Utvärdering i poäng – högst poäng vinner Anbudspris Poäng Fujitsu 34 Logica 33 QBranch 32 Tieto 29 CSC 23 Funktioner och kvalitet Poäng Tieto 33 CSC 33 QBranch 28 Logica 23 Fujitsu 22 Summa utvärdering Poäng Tieto 29 + 33 62 QBranch 32 + 28 60 Logica 33 + 23 56 Fujitsu 34 + 22 56 CSC 23 + 33 56 Slutsats: det kan vara framgångsrikt att satsa på ett bra anbud även om priset inte är bäst

Matematisk modell 2 Formel för beräkning av grundpris med justering för index

Matematisk modell 4 Funktionalitet prissätts Steg 1 Uppfyllda Bör-krav 1 Poäng för Uppfyllda Bör-krav 2 x 50 % + x 40 % + x 10 % = X S:a Bör-krav 1 införande S:a Bör-krav 2 Steg 2 1 + 1 - = K Steg 3 Offererat pris x K = Utvärderingsvärde X 100

Matematisk modell 5(1) Exponentialfunktion med logaritmtänkande KK:s algoritm

Matematisk modell 6(2) Upphandling av e-tjänster - Exponentialkurva

Professorsmodellen Kvalitet prissätts Justerade jämförelsetal Priset poängsätts inte Kvalitetskriterier prissätts Poängsättning 0-3 Till offererat pris läggs ”straffkronor” då 3 poäng inte erhålles i utvärderingen. T ex 13 000 kr – 7,5 miljoner kr Offererat pris Fråga 1 straffkronor Fråga 2 straffkronor Fråga n straffkronor Justerat jämförelsetal

Avtalsarbetet

Fördelning av avtalsmodeller - procent

Avtalstider inkl optioner om förlängning

Några exempel i närtid Stockholms stad Outsourcing 2006 4+2+2 = 8 år Skatteverket Outsourcing 5+2+2 = 9 år Göteborg Lönesystem 4+2+2 = 8 år Upplands-Bro Outsourcing 3+2+2 = 7 år Sundsvall Datordrift sociala system 6+2+2 = 10 år

Några trender

Förberedande marknadsanalyser Studiebesök hos ett antal lämpliga leverantörer Analys av marknadens produkt- och tjänsteutbud Tips och idéer Fallgropar Anlita speciella ”koppleri-företag” T ex Business Connection Kopplar samman ett antal lämpliga företag Arrangerar möten och frågebatterier till företagen

Ökat utrymme för kreativitet 1(2) Ej fullständiga kravspecifikationer och tjänstebeskrivningar Endast utkast Leverantören ges möjlighet att komplettera och justera Viss frihet att påverka utformningen av tjänsten Fullständigt färdiga texter för huvudkontrakt och samtliga bilagor Inga skall-krav Leverantören ges möjlighet att Lägga till 100 Plus Reducera 100 Minus

Ökat utrymme för kreativitet 2(2) Funktionell kravställning Egna lösningsförslag Ger stor frihet för leverantören att utforma leveransen enligt egna idéer Arkitekttävlingar Tilläggsmöjligheter i traditionell upphandling Kreativa hörnet Fritt fram Utvärderas inte Kan avropas senare

Hur lång tid tar en upphandling? Outsourcingtjänster

Hur lång tid tar en upphandling 1(2) Antal månader från utskick av ansökan till tilldelningsbeslut

Hur lång tid tar en upphandling 2(2) Antal månader från utskick av ansökan till tilldelningsbeslut

Ansökningar och anbud

Kostnader för anbudsgivaren

Leverantörens upphandlings-kostnader 1(2) Liten Upphandlingskostnader; 1 400 tim á 800 kr 1,1 milj kr Intäkter under 5 år 3 milj kr Andel upphandlingskostnader/intäkter 37 procent Medelstor Upphandlingskostnader; 1 600 tim á 800 kr 1,3 milj kr Intäkter under 5 år 60 milj kr Andel upphandlingskostnader/intäkter 2,2 procent Rejält stor Upphandlingskostnader; 12 300 tim á 800 kr 9,8 milj kr Intäkter under 5 år 2 800 milj kr Andel upphandlingskostnader/intäkter 0,35 procent

Leverantörens upphandlings-kostnader 2(2)

Slut!