Miljödiplomsutbildning (nystart) 2013 09 10 Jessica Lindqvist jessica.lindqvist@jarfalla.se, 08-580 291 36 Morgan Pettersson morgan.pettersson@jarfalla.se , 08-580 291 28 Per Nordenfalk per.nordenfalk@jarfalla.se, 08-580 287 06 För att en verksamhet ska kunna visa upp för kunder, anställda och allmänhet att de tar ansvar för miljön och kontinuerligt minskar sin miljöpåverkan finns det olika certifikat de kan få om de har ett bra miljöledningssystem. Järfälla kommun har ett eget miljöledningssystem, anpassat för små och medelstora företag, som vi kallar Järfälla kommuns miljödiplom. Det bygger på samma kriterier som andra kända system såsom ISO 14001 och EMAS. Företag, föreningar och verksamheter i Järfälla kommun kan tilldelas Miljödiplom. De företag som miljödiplomeras får stöd och utbildning för att utveckla sitt miljöarbete. Miljö- och bygglovsnämnden är huvudansvarig för arbetet och garanterar att de företag som tilldelats Miljödiplom har ett långsiktigt och seriöst miljöarbete. Miljödiplomeringen är även kommunens verktyg för att minska miljöpåverkan från den egna organisationen. Miljödiplomet finns i tre valörer brons, silver och guld med stigande krav på miljöanpassning. Järfälla kommun deltar i ett samarbete kring en nationell standard för miljödiplom som heter Svensk Miljöbas. När ett företag i Järfälla når guldnivå klarar det också kraven i Svensk Miljöbas. Startade 1997. Finns ca 100 diplomerade verksamheter idag. www.jarfalla.se/miljodiplom
Miljödiplomerarna Jessica Lindqvist Morgan Pettersson Per Nordenfalk Kontaktuppgifter på hemsidan. Alla företag/kommunala enheter har en kontaktperson.
Vad är Järfälla kommuns Miljödiplom? Miljöledningssystem för små och medelstora företag, föreningar och kommunala verksamheter Startade 1997 Drygt 100 deltagare idag Drygt 35 företag, drygt 65 kommunala? Järfälla kommun har ett eget miljöledningssystem, anpassat för små och medelstora företag, som vi kallar Järfälla kommuns miljödiplom. Det bygger på samma kriterier som andra kända system såsom ISO 14001 och EMAS. Företag, föreningar och verksamheter i Järfälla kommun kan tilldelas Miljödiplom. Miljödiplomet finns i tre valörer brons, silver och guld med stigande krav på miljöanpassning. Järfälla kommun deltar i ett samarbete kring en nationell standard för miljödiplom som heter Svensk Miljöbas. När ett företag i Järfälla når guldnivå klarar det också kraven i Svensk Miljöbas. År 2000 fick konsultföretaget SEMKO i uppdrag av kommunen att göra en jämförelse mellan miljödiplomeringen och kraven som finns i ISO 14001 och EMAS. Resultatet blev väl godkänt, den stora skillnaden är dokumentstyrning och antalet skriftliga rutiner som miljödiplomeringen har mindre av men som är viktiga inslag i ISO standarden. Sedan jämförelsen har miljödiplomeringssystemet utvecklats och omarbetats. Vid revisionen läggs det nu större tyngd på företagets rutiner och hur de följs. 3
Ständiga förbättringar Ledningens beslut Avtal Inspektion Utbildning Miljöutredning Miljöaspekter Ständiga förbättringar Vidareutbildning Miljömål Miljöpolicy Genomförande av miljömål (ev. intern revision) Extern revision Miljödiplom 4
Diplomnivåer
Behöver ni nya mallar? http://jarfalla.se/naringsliv-och-arbete/miljodiplomering/dokument-och-mallar.html Vissa av mallarna (ex laglistan och miljöplanen) har förändrats, finns tomma mallar att hämta från vår hemsida.
Innehåll – arbetet inför revision Utvärdera er ”gamla” miljöplan Uppdatera er miljöutredning, inklusive kemikalie- och laglista Värdera era miljöaspekter Formulera nya miljömål Se över er miljöpolicy Ledningens genomgång Bolla med er miljödiplomerare Upplägget för idag! Bilderna kommer vi lägga ut på vår hemsida. Hur gången är inför revison. Detta är bra att börja arbeta med i god tid innan diplomet går ut. Tiden går snabbt, och många gånger kan man behöva träffa (eller ha annan kontakt) med sin miljödiplomerare innan man lämnar in för revision.
Utvärdera er ”gamla” miljöplan Sidan 151 i handboken Den ”gamla miljöplanen” ”Gamla miljöplanen”
Fyll i resultaten ”Gamla miljöplanen” På silver och guldnivå börjar man alltid med att utvärdera sin tidigare miljöplan, alltså om man ska jobba mot ett silver utvärderar man sin plan man hade för bronset. Man beskriver hur det har gått med målet och fyller i det i resultatkolumnen. Om man inte lyckats uppfylla målet ska det förklaras varför. Man måste ha en bra anledning till att man inte uppfyllt det. Kanske behöver det omformuleras för att kunna uppnås. Eller att verksamheten förändrades under perioden att målet inte ens varit aktuellt. ”Gamla miljöplanen”
Uppdatera er miljöutredning Sidan 53 i handboken inklusive kemikalieförteckning (s 69) och laglista (s 59) Miljöutredning
Miljöutredningen: Miljöutredningen kan kännas väldigt tung att arbeta på när man ska ta sitt första diplom, när hela mallen är tom. Men sedan på silver och guld ska man ”bara” uppdatera den. Se till att det är en beskrivning om hur er verksamhet ser ut idag. Kemikalieförteckning: Man fyller i hela listan om man har kemikalier som en betydande miljöaspekt, annars endast 1-7-- Detta gör man för att få full kontroll över sina kemikalier. Det ger en bra överblick över vad man köper in för produkter. Kanske har ni många olika produkter för samma användningsområde? Kanske har ni många produkter som inte är miljömärkta som ni kan byta till bättre? Det är ofta jobbigt första gången, men inför revison går man ”bara” igenom sina kemikalier igen, vissa har kanske försvunnit, vissa har kanske tillkommit. Man kan ofta se också när man fyller i förbrukinng och förvaring att man kanske köper in för mycket som bara står, kan man köpa in mindre mängder? Eller kanske helt ta bort produkten? När man arbetar med listan ¨måste man även fylla i om produkten har någon farokod (eller faropiktogram), om den har det måste man ha ett säkerhetsdatablad till produkten (lättast att Googla). Säkerhetsdatabladen anger vilka beståndsdelar produkten har samt hur den påverkar hälsa och miljö. Det bästa är att ha dessa blad i en separat pärm där ni förvarar era kemikaler. Laglista: de viktigaste lagarna för den ”yttre miljön” finns samlade i Miljöbalken (som trädde i kraft 1999). På bronsnivå ska man identifiera vilka lagar ens verksamhet går under. På silver och guld-nivå ska man även beskriva hur man uppfyller lagstiftningen. Ex produktvalsprinipen, Miljöutredning
Värdera era miljöaspekter CO2 Miljöaspekter Sidan 137 i handboken
Miljöaspektsvärdering Utifrån miljöutredningen (och kem och lagar) ska man nu identifiera hur ni påverkar eller riskerar att påverka miljön = miljöaspekter. Det är oftast lättast att identifiera själva aktiviteten (det man gör) – ex köra bil. Då är miljöaspekten utsläpp av koldioxid till luften (dock kan det finnas flera miljöaspekter på en aktivitet). Exempel: Aktivitet: Måla med lösnigsbaserad färg. Miljöaspekt: utsläpp av lösningsmedel till luften. Aktivitet: leverera varor till kund. Miljöaspekt: utsläpp av luftföroreningar från lastbilen. Aktivitet: undervisa om miljö i skolan. Miljöaspekt: ändrat miljöbeteende hos eleverna. Genom att göra detta kan man hitta det viktigaste att prioritera i verksamheten, så man inte arbetar med ”fel” saker. De miljöaspekter som värderas som ”höga” sätter man sedan mål för. Miljöaspekter
Formulera nya miljömål i miljöplanen Sidan 151 i handboken Nya miljömål
Syftet med miljömål Minska sin miljöpåverkan! Steg för steg bli lite bättre! Syftet med miljömål är att ständigt sträva efter förbättringar. Genom att formulera miljömål visar ni dessutom för anställda, kunder och övriga intresseter ambitionsnivån på ert arbete. Miljömålen skall grunda sig på den information som har framkommit under miljöutredning och i första hand fokusera på de områden som anses extra miljöbelastande. För varje högprioriterad miljöaspekt ska det finnas minst ett mätbart miljömål. Målen ska överrensstämma med miljöpolicyn, inklusive åtagandet om att förebygga miljöstörningar, samt med gällande miljölagstiftning. Ni kan även sätta upp mätbara mål för de övriga miljöaspekterna, och ska göra det om ni planerar att göra något åt dem. Nya miljömål
SMARTA miljömål Specifika Mätbara Accepterade Realistiska Tidsatta Ambitiösa Bra mål kan beskrivas enligt modellen SMART: - Specifikt, målet ska vara konkret och tydligt. Fokusera på resultat, inte aktiviteter. - Mätbart, det skall uttryckas på ett sätt som medger mätning av målet. Hur mycket? Hur många? - Accepterat, människor inom organisationen ska acceptera målet som sitt eget. - Realistiskt, målet skall kunna nås och vara affärs- och strategianpassat. - Tidsbundet, man skall tala om när målet skall nås. Sätt upp milstolpar för bättre överblick av framskridandet. Nya miljömål
Mål = En önskvärd framtida situation. Svarar på frågan: ”Hur ska vi ha det?” Åtgärd= Det som behöver göras för att målet ska uppnås. Svarar på frågan: “Vad ska vi göra?” Det är viktigt (och svårt att skilja på mål och åtgärder). Målet är dit vi vill komma (ex 80 % av våra fordon ska drivas på förnyelsebar energi senast 2014 / en fungerande och fullständig källsortering ska fungera senast dec 2013), åtgärder är vad man behöver göra för att nå dit (ex köpa in två nya bilar, undersöka vilka bensinstyationer som har förnbyelsebar energi att erbjuda / köpa in sorteringskärl och informera personalen om nya rutiner). Nya miljömål
Nyckeltal Kunna följa upp och mäta sina mål Till exempel: Avfall: mängd som återvinns / total mängd Energieffektivitet: omsättning /total energianvändning Utbildning: antal utbildningstimmar i miljökunskap / antal anställda Ett sätt att få en kontinuerlig kontroll över miljöarbetet ör att skapa olika nyckeltal som talar om hur verksamheten har fungerat under en given tid. Nyckeltalen bör mätas och beräknas regelbundet. Man kan använda vår indikatortabell (finns på hemsidan) att fylla i nyckeltal. Antingen har man den för sig eller så klipper man in det i miljöutredningen. Nyckeltalen kan fungera som intern motivation eftersom miljöarbetet och dess resultat blir tydligare. Man sätter det som gynnar verksamheten och miljön i täljaren (ovanför bråkstrecket), och ex den totala förbrukningen av en råvara eller energi i nämnaren (nedanför bråkstrecket). Nya miljömål
Tips! Börja smått och låt det växa med tiden - Ett fåtal realistiska mål är bättre än alltför många ambitiösa miljömål Deltagande - Låt medarbetarna vara med - Sprid informationen Skilj på rutiner och miljömål Börja smått: hur många mål beror helt på. 3-5 måål brukar ofta va normalt. Deltagande: info på AP-möten, låt policy sitta uppe. Kanske att varje avdelning har en miljöplan uppsatt. Vet alla vad de ska göra? Skilj på rutiner och mål: en rutin kan man inte ha som mål (många sätter mål för att upprätthålla något som funkar = inte ok). Mål ska sättas för något nytt eller något som brister (=ständiga förbättringar). Nya miljömål
Vad som ska finnas med i miljöplanen Miljöaspekt Miljömål Åtgärder Ansvarig Resursbehov Uppföljning Resultat Om vi tittar på vad man ska beskriva i miljöplanen så är det detta. Miljöaspekt: den miljöpåverkan, eller risk för miljöpåverkan, som en aktivitet kan medföra. Miljömål: en framtida önskvärd situation – hur ska vi ha det? Åtgärder: hur ska vi nå målen – vad ska vi göra? Ansvarig: vem är ansvarig för mål och åtgärder? Miljöansvarig? Chefen? Kökspersonal? Resursbehov: De som har en gammal mall har inte kolumnen ”Resursbehov”, den är tillagd för att det ska bli tydligt vad som krävs för målet. Kanske kostar det pengar att köpa in något? (eller mer pengar för en annan produkt). Eller kommer det krävas många personaltimmar? Uppföljning: hur ska vi mäta? Hur ofta? Vem är ansvarig? Resultat: Resultatkolumnen lämnas tom och fylls i när man närmar sig nästa revision. Nya miljömål
Miljöplan Nya miljömål Ex = Cylindergränds förskola Miljöplanen beskriver ert kommande miljöarbete. Den bygger på miljöutredningen och den prioritering ni gjort bland miljöaspekterna. Detta område tänkte jag att vi pratar lite mer om, det är särskilt viktigt med bra miljömål – detta är ju det som man ska jobba med under året (åren) och många i personalstyrkan kanske bara ser detta dokument. Nya miljömål
Övning - miljöplan Nya miljömål Nu ska ni få testa om ni kan fylla i en miljöplan! Nya miljömål
Övning - miljöplan Nya miljömål
Övning - miljöplan Nya miljömål
Övning - miljöplan Nya miljömål
Se över er miljöpolicy Sidan 145 i handboken Miljöpolicy
Vad er miljöpolicy ska innehålla En översiktlig beskrivning av er verksamhet, man ska förstå vad det är för typ av verksamhet Att ni minst följer gällande miljölagstiftning samt andra regler och krav Att ni arbetar mot ständiga förbättringar och förebyggande av föroreningar Vilka som är era högprioriterade miljöaspekter Den ska vara väl förankrad hos ledning och personal (gärna hur den har förmedlats till personalen) En miljöpolicy visar vad ni strävar mot som företag. Alla anställda ska både känna till och förstå den. Den ska visa vad ni strävar mot, vilka principer och visioner ni har med ert miljöarbete. Policyn ska grunda sig på de betydande miljöaspekterna. Den ska va relevant och man ska i princip förstå vad ert företag arbetar med genom att läsa policyn. Vänta gärna med policyn tills miljöutredningen är klar och ni vet var ni står i dagsläget. Policyn ska antas på hög ledningsnivå. Den ska vara skriftlig och undertecknad av chefen. Man kan titta på hur andra skrivit sin policy. Miljöpolicy
Miljöpolicy
Ledningens genomgång Sidan 171 i handboken Ledningens genomgång
Ledningens genomgång Utvärdera miljöledningssystemet minst en gång per år Genomgången ska dokumenteras och visas upp på revisionen Har lagkraven ändrats? Kan miljöledningssystemet förbättras? Hur väl funkar miljöledningssystemet? Har uppsatta miljömål uppnåtts? Ledningens genomgång ska ske minst en gång per år. Det kan vara bra att vid fler tillfällen per år redovisa för ledningen hur det går med miljöarbetet. Det kan vara saker som ledningen måste få ta del av. Eller så kanske det är så att resurserna inte räcker till för en beslutad åtgärd och då måste ledningen självklart få reda på detta så att man kan tillskjuta mer resurser alternativt omprioritera. Ledningen bör minst en gång per år gå igenom miljöledningssystemet för att granska följande saker: - hur väl fungerar miljöledningssystemet? - har uppsatta miljömål uppnåtts? - lever vi upp till fastställd miljöpolicy eller bör policyn omformuleras? - kan miljöledningssystemet förbättras på något sätt? - fungerar upprättad miljöorganisation? - vad har hänt på marknaden sedan förra miljörevisionen och hur påverkar detta vårt miljöarbete? - har det tillkommit lagar och krav som påverkar oss? - Är mål och åtgärder tillräckligt väl formulerade och har ansvariga utsetts samt finns det resurser för genomförandet? - Ledningen ska även fastställa den nya miljöplanen. - Miljörapportering till ledningen kan vara bra att göra oftare så att ledningen har god kännedom om hur miljöarbetet går. Ledningens engagemang och delaktighet är mycket viktigt för att ett miljöDIPLOM ska fungera! Det är den verkställande ledningen som har det yttersta miljöansvaret och det är på den nivån i företaget som man kan överblicka de krav och resursbehov som miljöarbetet innebär. Miljöarbetet kräver ledningens stöd och engagemang eftersom: 1. Alla medarbetare omfattas, vilket kräver nya kunskaper på alla nivåer. 2. De anställda kommer att ha höga förväntningar och ställa krav. 3. Miljöarbetet är en process utan egentligt slut. Ledningens åtagande måste hela tiden omsättas i praktisk handling, i form av bland annat miljöutbildning, satsningar på miljöanpassad teknik, miljökrav på underleverantörer. Miljöarbetet ska inte bedrivas skilt från den övriga verksamheten, utan tvärtom integreras med alla andra verksamhetsområden. Miljöarbetet bör vara en del i fö retagets långsiktiga strategi och affärsidé. Om miljöarbetet förknippas med företagets långsiktiga överlevnad handlar det om självklara ledningsbeslut. Ledningens genomgång Är nya miljöplanen genomförbar? Lever vi upp till miljöpolicyn? Behöver den omformuleras? Fungerar miljöorganisationen?
Information, organisation och ansvar Miljöansvarig: hur är miljöarbetet organiserat? Vem kallar till möten? Vem ser till att ledningen informeras regelbundet om hur det går med miljömålen? Egen uppföljning och ständig förbättring: Hur ofta görs uppföljning? Hur ska den dokumenteras? Intern och extern kommunikation: Hur och när får alla anställda information? Kunder? Leverantörer? Vid ledningens genomgång också se över: Ansvar: i standarden – ”ledningen ska utse en miljöansvarig och tillsammans med miljöansvarig definiera dennes roll, ansvar och befogenheter.” ledning, miljöansvarig, miljögrupp. Egen uppföljning och ständig förbättring: i standarden - ”minst en gång per år ska man följa upp miljöarbete, uppdatera miljöutredningen och göra en bedömning av om det skett en förbättring sedan föregående år och att åtagandet i miljöpolicyn är uppfyllt. Företaget ska innan revision visa att ständiga förbättringar skett. Detta kan ske genom att uppfylla åtaganden som ställs i miljöplanen” ni arbetar med X antal mål, hur går det med dom? Man kanske har möten med sin miljögrupp X antal gånger per år och då kan man stämma av hur det går med målen. Mötesprotokoll? Skriva direkt i resultatkolumnen i miljöplanen? Vem gör vad? Information: i standarden – ”all personal ska få information om varför företaget deltar i miljödiplomeringen och en grundläggande orientering om de viktigaste miljöfrågorna på företaget.” ”företagets medarbetare ska informeras om det egna miljöarbetet. Miljöarbetet ska kommuniceras till övriga intressenter om det efterfrågas.” bäst att ha miljö som en stående punkt på era personalmöten. Finns en hemsida kan man ha en flik om miljö, kanske visa upp sin policy och giltigt diplom där. I lokalen kan man ha sitt diplom och sin policy väl synlig för medarbetare, kunder och besökare. Ledningens genomgång
Bolla med er miljödiplomerare Maila, ring, besök! Kan vara med i alla led av ert arbetet. Kanske behöver ni ha stöd på ett miljögruppsmöte? Det finns inga dumma frågor! Miljödiplomerare