Introduktion till FYRA STEG FÖR BÄTTRE ARBETSMILJÖ – 4-stegsmetoden Välkommen till metoden Fyra steg för bättre arbetsmiljö – arbetsplatsens egen metod för arbetsmiljöutveckling. I fortsättningen kallar vi den för enkelhetens skull ”4-stegsmetoden”. I den här presentationen kommer du få en översikt av 4-stegsmetoden, vilka resultat du kan vänta dig av den och hur du och din arbetsgrupp kommer att arbeta steg för steg. Men först lite om bakgrunden till att 4-stegsmetoden tagits fram. FYRA STEG FÖR BÄTTRE ARBETSMILJÖ ARBETSPLATSENS EGEN METOD FÖR ARBETSMILJÖUTVECKLING

Varför och hur har 4-stegsmetoden tagits fram? Varför och hur har vi tagit fram 4-stegsmetoden?   Vi på Arbetsgivaralliansen har upplevt en allt större efterfrågan på förbättrade arbetsmiljökunskaper från våra ca 2 500 medlemsföretag, varav flertalet har tämligen få anställda. Vår möjlighet att möta denna efterfrågan har inskränkt sig till vår hemsida, en endags arbetsmiljöutbildning, telefonrådgivning från våra rådgivare samt sidorna om arbetsmiljö på vår hemsida. Målgruppen för 4-stegsmetoden är i första hand små och medelstora medlemsorganisationer som ännu inte hunnit så långt i sitt arbetsmiljöarbete. Men vår förhoppning är naturligtvis att även övriga medlemsorganisationer ska kunna dra nytta av den. 4-stegsmetoden är en vidareutveckling av en metod som tagits fram av Småföretagsenheten vid Arbets- och miljömedicinska kliniken vid Universitetssjukhuset i Örebro. Sedan mitten av 1990-talet har metoden i den formen använts av ca 2 000 små och medelstora företag. Utvecklingen av 4-stegsmetoden i dess nuvarande webbaserade form har skett inom ramen för AFA Försäkrings arbetsmiljöprogram Bättre hälsa i ideella sektorn.

Vad ger 4-stegsmetoden er? Tillsammans … … kommer ni fram till vad som är viktigt för att ni ska trivas och må bra på arbetet … undersöker ni arbetsförhållandena på er arbetsplats och gör en riskbedömning … planerar ni åtgärder i en handlingsplan … ser ni till att ni har de rutiner som behövs … följer ni upp och hittar sätt att förbättra arbetsmiljöarbetet … ser ni till att ni följer de arbetsmiljökrav som finns Men, vad ger er arbetet med 4-stegsmetoden? Med stöd av metoden kommer ni tillsammans att Komma fram till vad som är viktigt för att ni ska trivas och må bra på arbetet Undersöka arbetsförhållandena på er arbetsplats, identifiera vad som fungerar bra respektive mindre bra och göra en riskbedömning av det som fungerar mindre bra Planera åtgärder i en handlingsplan Se till att ni har de rutiner som behövs Följa upp och hitta sätt att förbättra arbetsmiljöarbetet På detta vis bygger ni upp det som brukar kallas Systematiskt arbetsmiljöarbete, d v s ni skapar ordning och reda i ert arbetsmiljöarbete.

Hur lång tid tar arbetet med metoden? FEBRU -ARI För att göra de fyra stegen behöver ni träffas minst fyra gånger under ett år, d v s ett möte för varje steg i metoden. De tre första mötena bör genomföras rätt så tätt för att inte tappa tempo. Ca en månad mellan mötena kan vara lagom. I och med dessa tre första steg/möten har ni satt formerna för ert arbetsmiljöarbete och det är dags att tillämpa dessa i den dagliga verksamheten. Det sista steget i 4-stegsmetoden är en uppföljning och utvärdering av ert arbetsmiljöarbete och bör genomföras ca ett år efter det första steget/mötet. Räkna med att varje möte tar 2-3 timmar och att det kommer krävas en del arbete mellan träffarna. Totalt under det första året kommer arbetet med metoden att ta ca ta 4-6 dagar av chefens tid och 2-3 dagar/person för medarbetarna. Nu följer en översiktlig beskrivning av de fyra stegen i metoden. JANUARI MARS JANUARI 10 15 20 15 4

Arbetet görs i 4 steg FÖLJA UPP OCH UTVÄRDERA VÅRT ARBETSMILJÖARBETE RUTINER FÖR VÅRT ARBETSMILJÖARBETE ARBETSMIJÖARBETE I VARDAGEN HUR ÄR VÅR ARBETSMILJÖ OCH VAD BEHÖVER VI GÖRA? Dessa är de fyra stegen. För varje steg får ni mer och mer av det som ingår i ett fungerande arbetsmiljöarbete på plats och börjar samtidigt att tillämpa det. VÅR VISION FÖR ARBETSMILJÖN OCH HUR VI KOMMER DIT

VÅR VISION FÖR ARBETSMILJÖN OCH HUR VI KOMMER DIT Steg 1 FÖLJA UPP OCH UTVÄRDERA VÅRT ARBETSMILJÖ- ARBETE ARBETSMILJÖARBETE I VARADAGEN RUTINER FÖR VÅRT ARBETSMILJÖARBETE HUR ÄR VÅR ARBETSMILJÖ OCH VAD BEHÖVER VI GÖRA? I steg 1 kommer ni tillsammans fram till vad ni tycker är viktigast för en god arbetsmiljö. Det som är viktigast blir er ”vision för arbetsmiljön”. Ni ska sedan tillsammans diskutera vad ni behöver göra för att närma er visionen. VÅR VISION FÖR ARBETSMILJÖN OCH HUR VI KOMMER DIT 6

Varför är visionen viktig? Syftet med en vision är att ha något att sträva mot, ett idealtillstånd som man kanske aldrig helt och fullt kan nå, men som kan vara en vägvisare för oss när vi ska fatta beslut. Utan en vision, en riktning man bestämt sig för att gå i, kan man frestas ta genvägar i vardagen som kanske fungerar på kort sikt, men straffar sig i längden. Det är därför bra att ofta återvända till visionen när man står inför olika typer av beslut, så att man ser om man följer den eller medvetet gör avsteg från den. Om chef och medarbetare gemensamt tar fram en vision och hur man ska arbeta för att närma sig den, känner sig var och en mer motiverad att delta i arbetet och är beredda att lägga ner tid och kraft. Detta resonemang stämmer lika bra för arbetsmiljöarbete som för verksamhetsutveckling i stort. 7

Det här händer i steg 1 UNDERSÖKA HUR VI VILL HA DET SKAPA VISION 1) Inför mötet ska alla fundera över hur man vill ha sin arbetsmiljö. Detta görs genom att var och en rangordnar ett antal arbetsmiljöfaktorer. Chefen sammanställer rangordningarna innan mötet. 2) Utifrån sammanställningen samtalar ni på mötet samtalar om vad som är viktigast för er när det gäller arbetsmiljön. Det som är viktigast för er blir er vision för er arbetsmiljö. Visionen skriver ni in i ett samlingsdokument, ”Vårt arbetsmiljöarbete”, där ni successivt dokumenterar de olika delarna av ert arbetsmiljöarbete. 3) Nästa punkt på mötet är att samtala kring och bestämma vad ni konkret ska göra för att uppnå eller i vart fall närma er visionen. Det ni kommer överens om skrivs in i ”Vårt arbetsmiljöarbete”. 4) Innan ni skiljs åt ska ni gå igenom vad som ska göras inför mötet i steg 2. Fram till dess ska var och en ska undersöka arbetsförhållandena på er arbetsplats med hjälp av en checklista. UNDERSÖKA HUR VI VILL HA DET SKAPA VISION VÄLJA IDEER FÖR ATT NÅ VISIONEN FÖRBEREDA UNDERSÖKNING AV ARBETSMILJÖN FÖRBEREDELSER ARBETE PÅ MÖTET 8

Steg 2 ARBETSMILJÖARBETE I VARDAGEN FÖLJA UPP OCH UTVÄRDERA VÅRT ARBETSMILJÖ- ARBETE ARBETSMILJÖARBETE I VARDAGEN RUTINER FÖR VÅRT ARBETSMILJÖARBETE GENOMFÖRANDE HUR ÄR VÅR ARBETSMILJÖ OCH VAD BEHÖVER VI GÖRA? I steg 2 arbetar ni med att: - identifiera vad i arbetsmiljön som fungerar bra och vad ni kan göra för att bibehålla och förstärka det. - identifiera alla risker i arbetsmiljön som kan leda till att någon skadar sig eller drabbas av ohälsa p g a sitt arbete. prioritera vilka risker som är viktigast att åtgärda för att förbättra er arbetsmiljö och bestämma vem som gör vad. Det ni kommer fram till att åtgärda sammanställer ni i en handlingsplan. VÅR VISION FÖR ARBETSMILJÖN OCH HUR VI KOMMER DIT 9

Varför är det viktigt att undersöka arbetsmiljön och upprätta en handlingsplan? Det gäller att ha koll, både på sin arbetsmiljö och på verksamheten i övrigt. Om ni inte har bestämt hur och när ni ska vara observanta på er arbetsmiljö, och framför allt inte följer det ni bestämt, kan ni missa att upptäcka något som kan komma att utgöra en risk för olycksfall eller ohälsa. Ta för vana att göra en årlig undersökning då var och en får ge sin bild av vad som fungerar bra respektive mindre bra i arbetsmiljön. Dessutom har chef och medarbetare en skyldighet att hela tiden vara observanta på missförhållanden i arbetsmiljön. Alla funderingar om eventuella missförhållanden i arbetsmiljön ska anmälas, dokumenteras och analyseras utifrån sannolikheten att något ska inträffa samt hur allvarligt det skulle vara om det inträffade. En skriftlig handlingsplan gör det också lätt att följa upp att saker blir gjorda och inte glöms bort. Ett annat argument för att dokumentera är, att även om en nyckelperson i arbetsmiljöarbetet plötsligt slutar, ska övriga kunna hitta information om vad som pågår och ska ske i arbetsmiljöarbetet. På detta vis säkras kvaliteten i arbetsmiljöarbetet och sårbarheten minskar. 10

Det här händer i steg 2 UNDERSÖKA ARBETSMILJÖN BEDÖMA & PRIORITERA Inför mötet i steg 2 undersöker alla arbetsmiljön för att identifiera vad som fungerar bra respektive mindre bra. Detta gör ni med hjälp av en checklista. Chefen sammanställer de olika checklistorna till en gemensam före mötet. 2) På mötet går ni igenom sådant ni upplever fungerar bra och samtalar kring hur detta kan bibehållas eller förstärkas. Ni går också igenom det som fungerar mindre bra och bedömer om detta kan innebära en risk Tillsammans gör ni en prioritering av i vilken ordning olika saker ska åtgärdas. 3) Det ni kommer fram till ska dokumenteras i en handlingsplan. Handlingsplanen skrivs in i ”Vårt arbetsmiljöarbete”. 4) Innan ni skiljs åt ska ni även gå igenom vad som ska göras inför mötet i steg 3. Var och en ska fundera över vilka rutiner som finns på arbetsplatsen och hur dessa fungerar. UNDERSÖKA ARBETSMILJÖN BEDÖMA & PRIORITERA TA FRAM HANDLINGSPLAN FÖRBEREDA INVENTERING AV RUTINER FÖRBEREDELSER ARBETE PÅ MÖTET 11

Dags att börja åtgärda enligt handlingsplanen … Nu är det är dags att göra det som ni planerat i handlingsplanen! Handlingsplanen är ett levande dokument som kommer följa med er under en lång tid framöver. Den ska stämmas av och uppdateras kontinuerligt allt eftersom saker blir åtgärdade, vid förändringar eller när nya aktiviteter eller risker uppstår. Gör fr o m nu handlingsplanen till en stående punkt på agendan för era arbetsplatsträffar, personalmöten eller motsvarande. 12

Steg 3 FÖLJA UPP OCH UTVÄRDERA VÅRT ARBETSMILJÖ- ARBETE RUTINER FÖR VÅRT ARBETSMILJÖARBETE ARBETSMILJÖARBETE I VARDAGEN HUR ÄR VÅR ARBETSMILJÖ OCH VAD BEHÖVER VI GÖRA? I steg 3 ska ni utveckla och dokumentera de rutiner som ni behöver för att ert arbetsmiljöarbete ska fungera så bra som möjligt. VÅR VISION FÖR ARBETSMILJÖN OCH HUR VI KOMMER DIT 13

Varför är rutiner viktiga? Grundtanken bakom rutiner är att man ska tänka efter före, så att alla vet vad man ska göra i en viss situation, om något händer eller för att inte något oönskat ska hända. En rutin är alltså ett på förhand bestämt tillvägagångssätt i en viss situation, en slags ledstång att hålla sig i. Det behövs rutiner för hur man gör saker på ett säkert sätt, hur ofta man ska göra saker, vilka som ska delta i olika aktivteter eller vad man ska göra om ”något” har hänt. Ett annat sätt att se på rutiner är som en manual, i vårt fall för arbetsmiljöarbetet. 14

Det här händer i steg 3 UTVECKLA RUTINER FÖR ARBETSMILJÖARBETET 1) Inför mötet i steg 3 inventerar alla vilka rutiner som finns på arbetsplatsen och hur dessa fungerar. Chefen sammanställer detta före mötet. Chefen ska också gå igenom en lista på situationer som lagstiftaren har bedömt extra viktiga att ha rutiner för och se vilka som gäller er verksamhet. 2) Ni inleder mötet med att följa upp handlingsplanen. Detta är förhoppningsvis numera ett stående inslag på era arbetsplatsträffar. 3) På mötet går ni igenom era rutiner och ser om de fungerar. Ni ser också över vilka rutiner som ni saknar och kommer överens om hur ni ska gå vidare med att förbättra och upprätta rutiner. Det ni kommer överens om att göra skrivs in i handlingsplanen. De färdiga rutinerna skrivs in i ”Vårt arbetsmiljöarbete”.   INVENTERA RUTINER UPPFÖLJNING HANDLINGSPLANEN UTVECKLA RUTINER FÖR ARBETSMILJÖARBETET FÖRBEREDELSER ARBETE PÅ MÖTET 15

Arbetsmiljöarbetet i vardagen Efter mötet i steg 3 kommer det att dröja ca nio månader till steg 4. Men fram till dess arbetar ni med att förverkliga er handlingsplan. Nu har ni också tagit fram rutiner som det är dags att börja tillämpa och leva efter. Och både chef och medarbetare har en skyldighet att vara vaksam och uppmärksamma sådant i vardagen som kan innebära en risk för någons hälsa och säkerhet. Denna vaksamhet ska också gälla när man ska köpa in något eller ändra något i arbetet. Då ska en analys av möjlig påverkan på arbetsmiljön alltid finnas med. Det handlar helt enkelt om arbetsmiljöarbete i vardagen. 16

Steg 4 FÖLJA UPP OCH UTVÄRDERA VÅRT ARBETSMILJÖARBETE RUTINER FÖR VÅRT ARBETSMILJÖARBETE ARBETSMILJÖARBETE I VARADAGEN HUR ÄR VÅR ARBETSMILJÖ OCH VAD BEHÖVER VI GÖRA? Syftet med Steg 4 är att följa upp hur arbetsmiljöarbetet har fungerat under året, alltifrån visionen och rutinerna för hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas, till arbetet med handlingsplanen och arbetsmiljöarbetet i vardagen. Är ni nöjda eller behöver ni göra några förändringar inför kommande år? VÅR VISION FÖR ARBETSMILJÖN OCH HUR VI KOMMER DIT 17

Varför är det viktigt att följa upp och utvärdera? Är visionen bra? Har vi de rutiner som vi behöver? Hur har arbetet med handlingsplanen fungerat? Att följa upp och utvärdera är ett lika viktigt instrument för att säkra och utveckla kvaliteten på det man gör som att ha rutiner. Det kan vara frestande att starta nya projekt och aktiviteter när tidigare avslutats, men utan uppföljning och utvärdering riskerar vi att i framtiden upprepa tidigare misstag. 18

Det här händer i steg 4 BESLUTA OM EV FÖRÄNDRINGAR AV POLICY, ARBETSSÄTT OCH RUTINER Det här händer i steg 4 1) Inför mötet i steg 4 gör alla göra en en utvärdering av ert arbetsmiljöarbete. 2) På mötet följer ni upp handlingsplanen. Ni går igenom utvärderingen av arbetsmiljöarbetet, konstaterar vad som fungerat bra, vad ni behöver ändra och vad som kanske behöver läggas till. 3) Utifrån denna genomgång beslutar ni om ändringar och dokumenterar dessa i ”Vårt arbetsmiljöarbete”. 4) Sedan ska arbetsmiljöarbetet fortsätta att ”rulla på”. Ni gör en ny undersökning av hur ni upplever er arbetsmiljö, lägger in det som behövs i handlingsplanen, åtgärdar, gör en ny uppföljning och utvärdering om ett år osv. UTVÄRDERA ARBETSMILJÖARBETET ANALYSERA UTVÄRDERINGEN FÖRBEREDA NY UNDERSÖKNING AV ARBETSMILJÖN FÖRBEREDELSER ARBETE PÅ MÖTET 19

Arbetsmiljöarbetet i vardagen Det handlar helt enkelt om arbetsmiljöarbete i vardagen, med vissa bestämda inslag under året. 20

Arbetsmiljöarbetet kan rulla vidare Nu har ni fått ett antal saker på plats som skulle kunna ses som nav och ekrar i arbetsmiljöarbeteshjulet. Ni behöver inte göra en ny vision för er arbetsmiljö varje år, däremot se över den ni har och eventuellt göra ändringar. Ni har en handlingsplan, i vilken det hela tiden kan plockas bort sådant som blivit åtgärdat och sättas in sådant ni kommer på behöver göras något åt. Ni har rutiner för hur ni vad ni ska göra om något händer eller så att inte något oönskat ska hända. Och ni arbetar hela tiden i samverkan, chef och medarbetare. Vad som ska göras en gång per år är en mer grundlig undersökning av arbetsmiljön samt en uppföljning och utvärdering av arbetsmiljöarbetet. Så nu kan ert arbetsmiljöarbeteshjul rulla vidare. 21

SLUT FYRA STEG FÖR BÄTTRE ARBETSMILJÖ Lycka till med ert arbetsmiljöarbete! FYRA STEG FÖR BÄTTRE ARBETSMILJÖ ARBETSPLATSEN EGEN METOD FÖR ARBETSMILJÖUTVECKLING