LOKALPLANERING Tidiga skeden

Vad är LOKALPLANERING?

VAD ÄR LOKALPLANERING… Lokalförsörjningsplanering: Långsiktig strategi för arbete med försörjning av lokaler till verksamhet (lokaltyp, storlek, plats, tid) Lokalplanering: Programskrivning av enskilda projekt i tidiga skeden

Programskrivning av projekt; FÖRHÅLLANDE: Lokalförsörjning - Lokalplanering Strategisk Lokalförsörjningsplanering Att på kort och lång sikt ha en balans mellan tillgång och efterfrågan på lokaler – dvs veta var, när och hur LOKALPLANERING; Programskrivning av projekt; Programhandling

VARFÖR ska vi lokalplanera? VAD ska vi göra? NÄR ska vi göra? VEM ska göra? HUR ska vi göra?

VARFÖR ska vi lokalplanera? VAD ska vi göra? NÄR ska vi göra? VEM ska göra? HUR ska vi göra?

Varför ska vi lokalplanera? Vad kunden vill ha: 7

Vad kunden vill betala för: Varför ska vi lokalplanera? Vad kunden vill betala för: 8

Varför ska vi lokalplanera? Vad arkitekten ritar: 9

Vad konstruktören beräknar: Varför ska vi lokalplanera? Vad konstruktören beräknar: 10

Vad entreprenören offererar: Varför ska vi lokalplanera? Vad entreprenören offererar: 11

Varför ska vi lokalplanera? Vad kunden får: 12

Därför! Nöjd kund? Kostnader? Varför ska vi lokalplanera? Vad kunden vill ha: Vad kunden vill betala för: Vad arkitekten ritar: Därför! Vad konstruktören beräknar: Vad entreprenören offererar: Vad kunden får: Nöjd kund? Kostnader? 13

VARFÖR ska vi lokalplanera? VAD ska vi göra? NÄR ska vi göra? VEM ska göra? HUR ska vi göra?

med begränsade resurser - UPPGIFTEN Vad är UPPGIFTEN? Att involvera, i rätt tid och rätt, personer för att göra det möjligt att beskriva produkten: på en begränsad tid med begränsade resurser - - men tillräckligt noggrant för att kunna göra en korrekt bedömning hurvida projektet är genomförbart eller inte! Vad är SYFTET? Att leverera produkten: i rätt tid! till rätt kostnad! i rätt kvalitét! För att detta ska vara möjligt att genomföra krävs en strukturerad metod!

VARFÖR ska vi lokalplanera? VAD ska vi göra? NÄR ska vi göra? VEM ska göra? HUR ska vi göra?

PROGRAM PROJEKTERING PRODUKTION FÖRVALTNING PÅVERKANSMÖJLIGHETER 2007-04-30 Påverkan Kostnader Påverkan Kostnader PROGRAM PROJEKTERING PRODUKTION FÖRVALTNING

En strukturerad process… TIDPLAN: En strukturerad process… PROGRAM PROJEKTERING PRODUKTION FÖRVALTNING PROGRAM PROJEKTERING PRODUKTION FÖRVALTNING En strukturerad process…

Möjlighet att påverka! TIDPLAN med möjlighet att påverka! PROGRAM Kostnader PROGRAM PROJEKTERING PRODUKTION FÖRVALTNING PROGRAM PROJEKTERING PRODUKTION FÖRVALTNING Påverkan Möjlighet att påverka! Den totala tiden är densamma… men hur är det med resultatet ?

VARFÖR ska vi lokalplanera? VAD ska vi göra? NÄR ska vi göra? VEM ska göra? HUR ska vi göra?

ORGANISATION och SKEDEN BYGGHERRE Fastighetsägare Vid avvikelser från beslutade program tas ärendet tillbaka till styrgruppen Behovs-program STYRGRUPP Strategisk nivå PROJEKTLEDNING Ansvaret för projektet Beslut PROGRAM-GRUPP Övergripande ansvar för verksamhet Interna konsulter Sakkunniga Externa konsulter Sakkunniga Lokal-program Beslut tas där konsekvenser för tagna beslut finns! Beslut Uppgifter lämnas alltid från det ställe kunskapen finns. PROGRAM-GRUPP Sakkunniga i berörd verksamhet Funktions-program Beslut Genomförande…

VARFÖR ska vi lokalplanera? VAD ska vi göra? NÄR ska vi göra? VEM ska göra? HUR ska vi göra?

PROGRAMSKRIVNING HANDLAR OM ATT: göra rätt från början! bygga eller inte… erfarenhetsåterföra! inte uppfinna hjulet på nytt eller upprepa gamla misstag… ge möjligheter till utveckling! skapa metoder, system och verktyg för att tillvarata de idéer och den kunskap som kommer upp i enskilda projekt… hitta avstämningspunkter! hitta jämförelsepunkter och ge möjligheter till eftertanke… styra! hitta kontrollpunkter i olika skeden, för ekonomi och verksamhet… ta tillvara alla aktörers kunskap och erfarenhet! på rätt ställe!

Bra beslutsunderlag - vid tydliga beslutstillfällen! SYFTET Att på kort tid, med begränsade resurser, få tillräckligt med kunskap och underlag för att kunna besluta om inriktning och ekonomiska ramar för ett specifikt lokalbehov. Vägen till rätt beslut går via en strukturerad planeringsmetod…! Bra beslutsunderlag - vid tydliga beslutstillfällen!

Strategisk LOKALFÖRSÖRJNINGSPLAN Dokument Strategisk planering tex politiska intentioner, ekonomiska ramar, verksamhetsstyrningar Strategisk LOKALFÖRSÖRJNINGSPLAN Att hitta en kort- och långsiktig balans mellan behov och tillgång på lokaler – att veta när, var och hur! Planeringsförutsättningar för enskilda projekt: LOKALPLANERING Olika typer av övergripande styrande dokument och förutsättningar Programhandlingar…. 25

Programhandlingar Construction Design Documents BEHOVSPROGRAM Övergripande strategier Förutsättningar och direktiv BEHOVSPROGRAM Lokalförteckning LOKALPROGRAM Gränsdragningar Programhandlingar Sambandskrav FUNKTIONSPROGRAM Beskrivning över enskilda rums unika funktioner 26

Förslag till huvudalternativ Construction Design Documents Övergripande strategier Förutsättningar och direktiv BEHOVSPROGRAM Innehåller: Bakgrundsfakta och beslut som är relevanta för projektet Strategiska bedömningar gällande aktuellt projekt Beskrivning av nuläge, framtidsplaner, analyser av behov, dimensionerande uppgifter Riskbedömning Tidplaner Ekonomiska ramar och styrningar, investeringar och verksamhetskostnader Alternativ med beskrivningar av konsekvenser Förslag till huvudalternativ Lokalförteckning LOKALPROGRAM Gränsdragningar Programhandlingar Sambandskrav FUNKTIONSPROGRAM Beskrivning över enskilda rums unika funktioner 27

Övergripande direktiv Konsekvensbeskrivningar Föreslagen inriktning Construction Design Documents Lokalförteckning Gränsdragningar Sambandskrav BEHOVSPROGRAM LOKALPROGRAM FUNKTIONSPROGRAM Övergripande strategier Förutsättningar och direktiv Beskrivning över enskilda rums unika funktioner Innehåller: Övergripande direktiv Bakgrundsmaterial Tekniska utredningar Riskbedömning Lokalförteckning Sambandsanalyser Alternativa lösningar Konsekvensbeskrivningar Föreslagen inriktning Programhandlingar 28

Programhandlingar Construction Design Documents BEHOVSPROGRAM Övergripande strategier Förutsättningar och direktiv BEHOVSPROGRAM Lokalförteckning LOKALPROGRAM Gränsdragningar Programhandlingar Sambandskrav Innehåll: En beskrivning av nödvändig inredning och utrustning i varje enskild rum Lista över alla avvikelser från programhandling FUNKTIONSPROGRAM Beskrivning över enskilda rums unika funktioner 29

Ett sätt att hålla ordning och HUR HÅLLER VI ORDNING? Databas Ett sätt att hålla ordning och ett sätt att ha kontroll i enskilda projekt

De olika projektdatabaserna skickas tillbaka och jämförs med mallen: HUR HÅLLER VI ORDNING? Kopieras och skickas till konsulterna som lägger in var sitt specifikt projekt. De olika projektdatabaserna skickas tillbaka och jämförs med mallen: En AVVIKELSELISTA genereras automatiskt Avvikelserna utvärderas och vid behov ändras mallen. En SAMBANDSSKISS genereras automatiskt DATABAS (mall) ”Färdigskriven” Databas, kopia (projekt 1) Databas, kopia (projekt 2) Databas, kopia (projekt 3)

Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram HUR JOBBAR VI? Generella program Projektanpassning Lokalprogram skapas Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram Gränsdragningslistor Avvikelselistor

Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram HUR JOBBAR VI? Generella program Projektanpassning Lokalprogram skapas Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram Gränsdragningslistor Avvikelselistor

Utgångspunkt: 1. Generella program Generella lokal- och funktionsprogram En grundstandard som tillåter kreativa lösningar (Kök, boende, utemiljö…) Att för ofta förekommande lokaler skaffa sig en rimlig utgångspunkt, Hur dessa, utifrån lagar, regler, förordningar och rekommendationer bilda sig en uppfattning om hur dessa ska utformas till en rimlig kostnad.

Att skapa generella, flexibla lokaler för förskola och skola. 1. Generella program Mål: Att samla olika professioners uppfattningar och kunskaper om pedagogiska lokalers utformning. Att skapa generella, flexibla lokaler för förskola och skola. Att kunna organisera verksamhet i olika antal grupper och gruppstorlekar oberoende av ålder. Att skapa lokaler som möjliggör samarbete mellan olika typer av barn- och elevgrupper.

1. Generella program – generella anvisningar Dokumentation av anvisningar och krav som gäller i alla projekt. 1. Allmänna anvisningar Programunderlag / Projekteringsanvisningar / Samråd / Säkerhet / Handikappanpassning / Integrationsanpassning / Konstnärlig utsmyckning / Arkitektur, formgivning och design 2. Dimensionerande och lokaliseringspåverkande krav Orienterbarhet / Lokalisering / Storlekar / Avstängning / Utbyggnadsmöjlighet / Mått / Beläggning och nyttjande 3. Tekniska krav Allmänt / Störningar och ljud / Ljusförhållanden / Akustik / El-Tele-Data / Larminstallationer / Specialmedia / Stomkompletteringar / Städbarhet 4. Inredning och utrustning Allmänt / Arbetsytor / AV-kommunikation / Belysningsarmaturer/ Bord / Förvaring / Hygienutrustning och inredning / Hälsovård / Idrottsutrustning / Köks- och hushållsutrustning / Labutrustning / Larm och akustiska signaler / Musikinstrument / Plats för… / Sittmöbler / Textilier och upphängning / Tillgång till / Utomhus / Vagn / Verktyg och arbetsmaskiner / Övrigt 5. Utemiljö 6. Livsmedelshantering 7. Övrigt Skyltning / Rumsnamn och positionsbeteckning 36

Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram HUR JOBBAR VI? Generella program Projektanpassning Lokalprogram skapas Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram Gränsdragningslistor Avvikelselistor

… till befintlig fastighet … till verksamhet … till ekonomiska ramar 2. Projektanpassning … till befintlig fastighet … till verksamhet … till ekonomiska ramar … till personella resurser … till tidplaner…

Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram HUR JOBBAR VI? Generella program Projektanpassning Lokalprogram skapas Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram Gränsdragningslistor Avvikelselistor

Ur en färdig struktur, med färdiga rum: Typer Yta Antal 3. Lokalprogram skapas Ur en färdig struktur, med färdiga rum: Typer Yta Antal Antal per avdelning – bedömning av lämpligt antal rum Sambandskrav till andra lokaler Samtliga lokaltyper, och antal TOTALT

Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram HUR JOBBAR VI? Generella program Projektanpassning Lokalprogram skapas Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram Gränsdragningslistor Avvikelselistor

Exempelvis elev/kvm, SEK/elev total kostnad… 4. Optimering av nödvändig yta Ur en färdig struktur, med färdiga rum: Typer Yta Antal Antal per avdelning – bedömning av lämpligt antal rum Sambandskrav till andra lokaler Samtliga lokaltyper, samtliga avdelningar och bedömning om projektets TOTALA OMFATTNING Nyckeltalskontroll: Exempelvis elev/kvm, SEK/elev total kostnad…

Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram HUR JOBBAR VI? Generella program Projektanpassning Lokalprogram skapas Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram Gränsdragningslistor Avvikelselistor

Skiss över lokalernas inbördes krav och önskemål om samband SAMBANDSSKISS Skiss över lokalernas inbördes krav och önskemål om samband

Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram HUR JOBBAR VI? Generella program Projektanpassning Lokalprogram skapas Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram Gränsdragningslistor Avvikelselistor

6. Funktionsprogram En beskrivning över varje enskild lokaltyps innehåll: Dimensionerande krav - Belastning, nyttjande, dimensionering, mått… Tekniska krav - El, tele, data, larm, stomkompletteringar, störningar, ljus, ljud… Inredning och utrustning - Installationsbunden inredning och utrustning - Lös inredning och utrustning FUNKTIONSPROGRAM Funktionsblad för samtliga lokaler väljs ur en färdigskriven databas Funktionerna är redan ifyllda men gås igenom och ändras vid behov (rumsblad)

Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram HUR JOBBAR VI? Generella program Projektanpassning Lokalprogram skapas Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram Gränsdragningslistor Avvikelselistor

7. Gränsdragningslistor Listan redovisar vilka objekt och uppgifter som är hyresgästens ansvar respektive vad som är hyresvärdens ansvar. Handlingen är upprättad i enlighet med Aff-dokumentet Gränsdragningslista 99 och korresponderar med drift- och underhållsinstruktioner. Gränsdragningen utgår ifrån att Uppsala kommun som lokalhållare äger, bekostar och ansvarar för föremål som hör till byggnad/mark (fastighet) medan hyresgästen äger, bekostar och ansvarar för föremål som hör till verksamheten. Gränsdragningslistan är inte en förteckning av föremål som skall finnas i ett visst objekt. I listan markeras vem som står för kostnaden och vem som står för genomförandet, för skötsel, tillsyn och underhåll respektive för ersättning och återanskaffning.

Funktionsblad för samtliga lokaler skapas med automatik 7. Gränsdragningslistor FUNKTIONSPROGRAM Funktionsblad för samtliga lokaler skapas med automatik Funktionerna är redan ifyllda men gås igenom och ändras vid behov Ansvarslista: stor hjälp för verksamheten!

Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram HUR JOBBAR VI? Generella program Projektanpassning Lokalprogram skapas Optimering av nödvändig yta Sambandsskisser Funktionsprogram Gränsdragningslistor Avvikelselistor

... Du får sällan precis det du önskat … 9. Avvikelselistor Avvikelselistor … … om möjligt redovisas endast avvikelser från generellt program ... Du får sällan precis det du önskat … Gå igenom vilka konsekvenser skillnaderna mellan önskemålen i programmet får jämfört med föreslagna alterantiva lösningar – innan du beslutar om den slutgiltiga utfromningen av lokalprogrammet!

KLART!?

Vi erfarenhetsåterför! Vi utvecklar! FÖRDELAR – med system Vi gör rätt från början! Vi vet om vi ska bygga eller inte… Vi erfarenhetsåterför! Vi uppfinner inte hjulet på nytt eller upprepar gamla misstag… Vi utvecklar! Vi skapar metoder, system och verktyg för att tillvarata de idéer och den kunskap som kommer upp i enskilda projekt… Vi styr! Vi hittar kontrollpunkter i olika skeden, för ekonomi, verksamhet… Vi hittar avstämningspunkter! Vi hittar jämförelsepunkter och ger möjligheter till eftertanke… Vi tar tillvara alla aktörers kunskap och kreativitet! På rätt ställe! Vi tillåter idéer och testar olika förslag på lösningar för att lösa uppgiften!

Hur kan vi hitta ett sätt att använda all vår gemensamma kunskap och energi i syfte att hitta flera olika kloka lösningar på ett problem? Genom att låta flera olika aktörer lösa samma uppgift - baserad på våra programhandlingar! 54

ÄLDREBOENDE – Situationsplaner…

ÄLDREBOENDE – Planer…

ÄLDREBOENDE – Boenderum, en person…

ÄLDREBOENDE – Boenderum, två personer…

ÄLDREBOENDE – Situationsplaner…

ÄLDREBOENDE – Planer…

ÄLDREBOENDE – Boenderum, en person…

ÄLDREBOENDE – Boenderum, två personer…

Programskrivning av projekt; FÖRHÅLLANDE: Lokalförsörjning - Lokalplanering Strategisk Lokalförsörjningsplanering Att på kort och lång sikt ha en balans mellan tillgång och efterfrågan på lokaler – dvs veta var, när och hur LOKALPLANERING; Programskrivning av projekt; Programhandling

ETT STÄNDIGT PÅGÅENDE ARBETE EN DEL AV HELHETEN… ETT STÄNDIGT PÅGÅENDE ARBETE UPPDRAGSGIVARE Politik Styrgrupp Styrgrupp Beslut Politik Info Ledningsgrupp Uppdrags-beskrivning Förändringar i underlag Lokalresurs-inventering Beskrivning av nuläge Behovs-bedömning Kort- och långsiktigt Kopplingen mellan enskilda projekt och den strategiska lokalförsörjningsplaneringen! Helhetsgreppet – det finns inga fristående projekt…! Alternativ Med konsekvensbeskrivning Lokalberedningsgrupp Ledningsgrupp Beslut Erfarenhetsåterföring Förslag till Strategisk Lokalförsörjning BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER Politik Beslut Genomförande Överlämning - Entreprenad - Projektering - Tidigt skede Förvaltningsobjekt

KOMMUNIKATION och INFORMATION!

ORGANISATION och SKEDEN BYGGHERRE Fastighetsägare Vid avvikelser från beslutade program tas ärendet tillbaka till styrgruppen Behovs-program STYRGRUPP Strategisk nivå PROJEKTLEDNING Ansvaret för projektet Beslut PROGRAM-GRUPP Övergripande ansvar för verksamhet Interna konsulter Sakkunniga Externa konsulter Sakkunniga Lokal-program Beslut tas där konsekvenser för tagna beslut finns! Beslut Uppgifter lämnas alltid från det ställe kunskapen finns. PROGRAM-GRUPP Sakkunniga i berörd verksamhet Funktions-program Beslut Genomförande…

Och hur får vi alla att förstå vad vi gör…? Intresse och tidsperspektiv Intressenter och/eller ansvariga Och hur får vi alla att förstå vad vi gör…? LOKALBEREDNINGS-GRUPP Planering på en strategisk nivå Förslag till strategisk lokalförsörjning Kommunfullmäktige och Nämnder Kontor och förvaltningar Produktionsledning Grundskolans chefer Rektor Biträdande rektor Medarbetare (lärare, övrig personal) Elever, föräldrar NU – minst 100 år framåt Framtidsfrågor, stadsplanering, fastigheter m.m. Beslut STYRGRUPP Verksamhetsledning Övergripande ansvar för verksamhet Behovs-program NU – ca 50 år framåt Elevnytta, arbetsmiljö, långsiktig planering, likvärdiga villkor för alla elever, fastigheter, skattepengar Det måste hänga ihop… Vem frågar? Vem svarar? Vem samlar informationen? Vem beslutar? Vem har ansvar? Rollfördelning? Vem har kunskap? Respekt för andras kompetens? Förtroende? Tillit? Öppenhet? … Vi måste lita på varandra – enighet utåt!? Beslut PROGRAMGRUPP Övergripande ansvar för verksamheten Lokal-program NU – ett antal år framåt, så länge jag har tjänsten Elevnytta, stimulerande yrkesutveckling, god arbetsmiljö, ekonomi i balans Beslut NU - så länge jag jobbar här Elevnytta, stimulerande yrkesutveckling, god arbetsmiljö PROGRAMGRUPP Sakkunniga i den faktiska verksamheten Funktions-program Beslut Genomförande… NU - så länge jag/mitt barn går i skolan här Kunskaper, trygg miljö, en god undervisning

KOMMUNIKATION OCH INFORMATION Hantering av lokalfrågor! Hur man når ut med information och kunskap till rätt personer och målgrupper kan vara avgörande för hur frågan i framtiden kan behandlas. Det politiska modet, möjligheterna till beslut, är beroende av riktigheten i våra underlag och av vårt sätt att kommunicera dessa!

är det svårt att hålla sig inom dem… STYRNING? Stark styrning? - vem styr och till vilken nytta? - är det bra eller dåligt? - klarar vi av att styra? Om man inte har ramar är det svårt att hålla sig inom dem…

Tack för uppmärksamheten! Kontaktuppgifter Lena Lundqvist lena.a.lundqvist@lul.se Tack för uppmärksamheten! 70