HSA Organisation – Delkurs 1 Introduktionsföreläsning 20100901 Roy Liff

HSA Organisation – Delkurs 1 Kursens syfte är att studenter ska kunna: analysera organisatoriska förhållanden med hjälp av teorier och modeller inom organisationsämnet tillämpa teori i pratiska sammanhang utifrån ett ledningsperspektiv analysera processer i verksamheter inom hälso- och sjukvården

Delkursens innehåll Kursdeltagaren ges möjlighet att förvärva förtrogenhet med såväl klassiker som moderna teorier inom organisationsämnet, samt förståelse för olika teoriers användning inom olika tankesystem. Kursdeltagaren ska kunna analysera organisatoriska förhållanden och fenomen med hjälp av de teorier och modeller som behandlas inom delkursen. Ett viktigt perspektiv är ledningsperspektivet. För att underlätta kursdeltagarens förståelse för såväl teori som praktik, varvas teoretiska resonemang med praktiska övningar och omtalade exempel i hälso- och sjukvården.

Kursens mål Kunskap och förståelse Redogöra för klassiska och moderna organisationsteorier; deras grundläggande begrepp, förklaringsmodell och användning.

Kursens mål Färdighet och förmåga Jämföra och indela studerade organisationsteorier efter huvudlinjer hur organisationer styrs.

Kursens mål Värderingsförmåga och förhållningssätt Välja olika teoretiska perspektiv för att analysera ledningsprocesser/-problem i praktiska sammanhang vid ledningsuppdrag inom hälso- och sjukvård, värdera de analytiska resultaten i förhållande till tidigare egen förståelse och dra slutsatser om tillvägagångssätt i praktiken. Visa förmåga att identifiera sitt behov av ytterligare kunskapsutveckling i rollen som arbetsledare samt klargöra hur detta kan tillgodoses.

Varför vetenskap? Varför teorier? Teori = en utsaga om vissa definierade fenomens orsaksrelationer till varandra. Med en teori vill vi förklara, förstå något. Normativa teorier uttalar sig om hur verkligheten bör vara och prövas i relation till andra teorier (konsistens, giltighet, korrespondens)

Varför vetenskap? Varför teorier? Deskriptiva teorier uttalar sig om hur verkligheten är och prövas empiriskt. Teorier är ofta en blandning av normativa och deskriptiva; psykoanalytisk teori, Marxistisk historiematerialism

Varför vetenskap? Varför teorier? Teoriutveckling Teorikritik; begreppsanalys, logisk analys Deduktivt; hypoteser härleds ur teori och prövas; verifieras/falsifieras Induktivt; empiriska iakttagelser, i skenet av en förförståelse, leder till en empirisk generalisering, hur det brukar vara, återkommande samband

Varför vetenskap? Varför teorier? Teoriutveckling sker genom en blandning av dessa tre tillvägagångssätt. En gradskillnad i hur mycket forskare anser sig veta inför en empirisk studie. Nya teorier inom samhällsvetenskap läggs till tidigare, men ersätter inte dessa; nya fenomen, nya förutsättningar, nya aspekter. Teorier ackumuleras på varandra.

Varför vetenskap? Varför teorier? Generaliseringar och kontext Ingen vetenskap utan generaliseringsanspråk. Teorier är generaliseringar. Men i samhällsvetenskap en fråga om att rimliggöra, inte att formulera lagbundenheter. Människors agerande i ett visst sammanhang (kontext) studeras. Både beteenden och sammanhang är föränderliga. Mänskligt agerande styrs inte enbart av regler. Teorier kan påverka framtida beteenden så att teorierna stämmer bättre/sämre. Språket i sig för att beskriva ett fenomen är en konstruktion. Rimliggörande bygger på att accepterade metoder används och att språket med sina begrepp och sin analytiska stringens övertygar

Varför vetenskap? Varför teorier? Generaliseringar från en fallstudie genom att ett s.k. kritiskt fall studeras. Det svåra fallet för teorin; det som gäller för detta fall gäller också för övriga fall. Verifiering. Det lätta fallet för teorin; det som inte gäller för detta fall gäller inte för övriga heller. Falsifiering.

Organisationsmomentets innehåll: Introduktion Centrala bidrag och skolbildningar inom organisationsteorin Organisationens uppgifter och struktur Organisationens styrning Organisationens resurser - mångfald Organisationens resurser – ledare och medarbetare Organisationens processer Hälso- och sjukvårdens speciella organiseringsproblem

Vad menas med organisation? ”Organisation är ett socialt system som är medvetet konstruerat för att uppnå bestämda mål.” (Jacobsen & Thorsvik, 2002, sid10)

Viktiga aspekter hos fenomenet ”organisation” Identitet (namn, gränser, självständighet, egna resurser) Hierarki (ledning, ordergivning, samordning) Rationalitet (intentioner som förverkligas på ett förnuftigt och systematiskt sätt) (Enligt Brunsson & Sahlin-Andersson, 2000)

Vad menas med organisation? Identitet (namn, gränser, självständighet, egna resurser) Hierarki (ledning, ordergivning, samordning) Rationalitet (intentioner som förverkligas på ett förnuftigt och systematiskt sätt) (Enligt Brunsson & Sahlin-Andersson, 2000)

Varför finns organisationer? Därför att hierarki (anställningskontrakt) ibland är billigare än köpekontrakt. Därför att människan är ett socialt djur.

Organisationer - rationella, naturliga och öppna system. (Scott)

Rationella system ”Organizations are collectivities oriented to the pursuit of relatively specific goals and exhibiting relatively highly formalized social structures.” (Scott 2003)

Rationella system Kännetecken Väldefinierade mål med kriterier för måluppfyllelse Målhierarki, mål-medel-kedjor, målnedbrytning Formaliserad struktur, roller och ledningsprinciper Regler, standardiserade och rutiniserade procedurer Studier som bygger på organisationen som rationellt system fokuserar på de formella förhållandena i organisationen, den normativa strukturen, mål och formalisering av roller och regler, styrning.   Kritik Försummar de beteendemässiga aspekterna, hur det faktiskt är.

Rationella system Scientific Management (F. Taylor) Centrala bidrag och skolbildningar som betonar formella förhållandens betydelse: Scientific Management (F. Taylor) Administrativa skolan (H. Fayol) Byråkratiskolan (M. Weber) Teori för administrativt beteende (H. Simon)

Scientific Management (rationaliseringsrörelsen) Upphovsman: Frederick W Taylor, am ingenjör. Anställdes 1880 vid Midvale Steel Situation: Låg produktivitet, tendens till ökad specialisering/mekanisering. Problem/hinder: 1. Ökad produktion uppfattades som risk för arbetslöshet, 2. Stelbent hierark org, 3. Rutiner skapades av vanor, dålig kunskap om systematiska metoder Lösning: Standardisering av arbetsmoment 1. Arbetsstudier: 17 grundrörelser. 2. Bonuslöner (ej ackordlöner). 3. Funktionell organisation i stället för strikt hierarkisk org Kritik mot Sc Man: 1. Mekanistisk människouppfattning, alienation 2. Auktoritär: man utgår från att ledningen vet bäst 3. Oklart ansvar med flera chefer.

Den administrativa skolan Upphovsman: Henri Fayol, fransk ingenjör, samtida med Taylor. Problem: Principer för företagsledning saknades Lösningar: 1. ”Tjänstevägen” 2. Linje-stabsorganisation Fayol beskrev hur planerings- och budgeteringssystem skall införas och hur organisationsscheman ritas. Ej överens med Taylor om funktionellt ledarskap.

Den byråkratiska skolan Upphovsman: Max Weber, tysk sociolog och ekonom Weber formulerade allmänna teorier om organisationer i allmänhet. Byråkratin en idealtyp, till skillnad från Taylor och Fayol var Weber deskriptiv. Enligt Weber är organisationen underkastad järnhårda ödeslagar: Samhällets rationaliseringsprocess  Kunskap får större betydelse som auktoritetsgrund vid organisering Enligt Weber kännetecknas den ideala organisationen av: 1. Långt driven specialisering och arbetsfördelning 2. Strikt ansvarsfördelning 3. Hierarkisk uppbyggnad av organisationen 4. Samordning tjänstevägen mellan organisationens olika avdelningar 5. Utnyttjande av auktoritet som inflytelsemedel, där auktoriteten har sin grund i den överordnades högre formella status. 6. Programstyrning, dvs noggrann specifikation av normer och regler för beteendet. 7. Opersonliga kontakter och kommunikation mellan befattningshavare. 8. Säkerhet i anställning och befordran, dvs reglerad befordringsgång.

Teori för administrativt beteende Förgrundsfigur: Herbert Simon (1945, 1958) Problem:  ”The economic man” är ett orealistiskt antagande och ersätts med ”the administrative man”, full rationalitet ersätts med begränsad rationalitet, optimering ersätts med satisfiering i kritik mot Fayol och Taylor Deskriptiv, inte normativ, strukturens påverkan på aktörer    Lösningar: Styra genom att tillhandahålla resurser, information, standardisera roller och arbetsmetoder, införa träningsprogram, istället för att ge order och bestraffa för att uppnå organisationens mål. ” Individual choice takes place in an environment of ”givens” – premises that are accepted by the subject as bases for his choice; and behavior is adaptive only within the limits set by these ”givens” (Simon in Administrative Behavior, 1945/1997)

Naturliga system Organizations are collectivities whose participants share a common interest in the survival of the system and who engage in collective activities, informally structures, to secure this end.” (Scott 2003)

Naturliga system Kännetecken Komplexa och motstridande mål Målkonflikt mellan officiella och faktiska mål Målkonflikt mellan organisationens mål och anställdas mål Vissa av företagets mål handlar om att företaget ska bevaras   Organisationen är som en organism som söker anpassa sig och överleva, ej ett instrument för måluppfyllelse. Organisationen är ett självändamål, ett socialt system som behöver få sina behov tillgodosedda som en levande organism. Aktiviteter inom organisationen syftar till att upprätthålla organisationens funktioner.

Naturliga system Centrala bidrag och skolbildningar som betonar informella förhållandens betydelse: Human Relations-skolan (E. Mayo) Organisationskulturteori (P.Selznick)

Human Relations-skolan Förgrundsfigurer: Elton Mayo (1945) samt Roethlisberger & Dickson (1943) ”Hawthorne-experimenten” Problem: ”Något saknas i klassikerna: Vad påverkar egentligen produktiviteten?” Lösningar: 1. Uppmärksamma personalen 2. Uppmärksamma icke ekonomiska faktorers betydelse 3. Stöd informell organisation 4. Ledarskapet omdefinieras

Organisationskulturteori Upphovsman Philip Selznick (1948)   Problem: Organisationens formella aspekter kan aldrig hantera de icke-rationella aspekterna av organisationens beteende. Individerna har egna intentioner som dessutom påverkas av åtaganden som ligger utanför organisationen ”persons bring certain characteristics to the organization and develop other commitments as members that restrict their capacity for rational choice.” (Selznick 1949)

Organisationskulturteori Lösning: Institutionalisering som process där organisationen ges ett värde, en mening, för medlemmarna som går utanför det tekniska syftet med organisationen. När medlemmarna får en gemensam uppfattning om sitt uppdrag och dess syfte skapas en stark organisation. Det gäller för ledningen att omtolka och förnya organisationens uppdrag så att organisationen kan bestå i en föränderlig och ofta fientlig omvärld. Institutionalisering är en process där organisationen impregneras med värderingar så att en organisationskultur skapas för att organisationen likt en organism ska kunna överleva. Kritik: Från ett rationellt perspektiv underskattas möjligheten att designa en organisation. Den kan inte utvecklas som den önskar. Det naturliga perspektivet ger för stor betydelse åt motivationsfaktorer och beteenden som är ovidkommande ur organisationens perspektiv.

Organisationskulturteori Förgrundsfigurer: Peters & Waterman (1982), Ouchi (1981), Deal & Kennedy (1982), Schein (1985) Kulturella förhållanden (t ex entreprenörsanda)  Framgång Organisationskultur = Summan av symboler i en organisation Symboler: t ex myter, ritualer, ceremonier, fester, logotyper, kläder. ”Det visade sig undantagslöst att en dominerande och sammanhängande kultur var en viktig egenskap i alla framstående företag. Dessutom fann vi att ju starkare kulturen var, och ju mer den fokuserades på marknaden, ju mindre var behovet av riktlinjer, organisationsdiagram eller detaljerade procedurer och regler. Alla företagens anställda vet hela vägen ner vad de ska göra i de flesta situationer eftersom en handfull ledande värderingar är kristallklara.” (Peters & Waterman, 1982: 75-76)

Öppna system ”Organizations are coalitions of shifting interest groups that develop goals by negotiations; the structure of the coalition, its actvities, and its outcomes are strongly influenced by environmental factors.”

Öppna system Kännetecken Organisationer betraktas som öppna system, med ömsesidiga kopplingar mellan organisation och omvärld. Omgivningen ger organisationen alla dess förutsättningar och är källan till hur organisationen ska ordnas. Komplexiteten i organisationen motsvarar omgivningens komplexitet. Omgivningen avgör organisationernas variation och differentiering. Organisationen är kapabel till att underhålla sig själv och till utveckling genom import av resurser utifrån. Delar av en organisation kan vara olika hårt kopplade till omvärlden och löst kopplade internt. Delsystem kan vara klustrade med stark intern sammanhållning men med lös koppling sinsemellan. Flöden och nätverk betonas som verklighetstrogna beskrivningar av produktionsprocesser . Kognitiva aspekter betonas som organisatorisk aktivitet  

Öppna system Centrala bidrag och skolbildningar som betonar omvärldens betydelse: Situationsteorin (Contingencyteori) (Lawrence & Lorsch) (Resursberoendeteorin) (Transaktionskostnadsteorin) (Populationsekologi) Institutionell teori (Meyer & Rowan)

Situationsteorin (Contingencyteori) Förgrundsfigurer: Burns & Stalker (1961), Woodward (1965), Lawrence & Lorsch (1967), Mintzberg (1979,1993) Varför har framgångsrika organisationer så olika strukturer? Långsam utveckling  Mekanistisk av marknader och teknologier struktur Snabb utveckling  Organisk

Institutionell organisationsteori Förgrundsfigurer: Selznick (1949), Meyer & Rowan (1977), Scott (1987) Organisationers överlevnad avgörs inte enbart av deras effektivitet (i betydelsen utbytesförhållanden med omgivningen) utan också av deras legitimitet. (Meyer & Rowan, 1977) Teknisk omvärld = faktorer i omvärlden som direkt påverkar hur (effektivt) en organisation löser sina uppgifter. Institutionell omvärld = Kulturella faktorer som påverkar organisationen och dess beteende, och därmed också dess legitimitet.

Organisationsteorins historiska utveckling 1920-talet: Organisationer som maskiner Effektivitet, mål, strategi, formell struktur, belöningssystem, styrning och kontroll 1930-talet: Organisationer som sociala system Motivation, mänskliga behov, grupprocesser 1950-talet: Organisationer som beslutsarenor Information, beslutsfattande 1960-talet: Organisationer som politiska arenor Intressen, makt, konflikt 1960-talet: Organisationer som öppna system Omvärld, osäkerhet, beroende, legitimitet 1960-talet: Organisationer som dynamiska system Förändring, lärande 1980-talet: Organisationer som kulturer Organisationskultur, identitet 1990-talet- : Organisationer som nätverk Nätverksorganisation, virtuella organisationer, ”outsourcing”

Övningsuppgift 1 Vad talar för att den organisation du arbetar i kan ses som ett rationellt, naturligt respektive ett öppet system? Vilket synsätt förefaller huvudmannen ha? Verkar en förskjutning i synsätt ske?