Produktions- och kapacitetsplanering på Sahlgrenska 2012-05-10 Levi Siljemyr och Johan Snygg Sahlgrenska sjukhuset, Område 5 Sahlgrenska Universitetssjukhuset

2017-04-05 2

Enligt forskningen krävs Huvudplanering Regional modell Lokala anpassningar Fokus på köer Enligt forskningen krävs Beslutsprocess Metod Informationssystem Organisation Kompetens 2017-04-05 3

Kapacitetsplanering i flera steg Planerings-horisont Lång Verksamhets-planering Huvudplanering Detaljplanering Utförandeplanering Kort Detaljerings-grad Liten Stor 2017-04-05 4 4 4

Huvudplanering en strukturerad beslutsprocess Utfall Antal väntande & prognoser Upp- följning Produktions- planering Kapacitets- planering Beslutande möte Huvudplan och handlingsplaner Huvudplaneringen leder fram till Beslutad produktionsplan (dvs planerat antal som ska produceras per planeringsperiod). Beslutad kapacitetsplan (dvs planerat resursbehov per planeringsperiod). Beslutade handlingsplaner (dvs planerade åtgärder för att påverka kapacitet eller efterfrågan). 2017-04-05 5

Historik 2017-04-05 6

Fakta om An/Op/IVA 34 operationssalar, 3-5 interventionslab 14 beställare av operations-/narkosuppdrag Vårdar 24 IVA-patienter/dygn Rambudget 540 MSEK 727 anställda

Verkligheten

Projektidé Syfte: Att skapa en helhetssyn och förbättra planeringen av opererande verksamheter, för optimalt resursutnyttjande. Metod: Skapa långsiktig planeringsprocess som stödjer/banar väg för den kortsiktiga planeringen. Planeringen av opererande verksamheter kan göras bättre, om man gör detta med en helhetssyn samt har möjligheten att testa olika scenarier.

Verksamhets-planering Kapacitetsplanering i flera steg Planerings-horisont Lång Verksamhets-planering Huvudplanering Detaljplanering Utförandeplanering Kort Detaljerings-grad Liten Stor

Prognosmetoder Flytande medelvärde Exponentiell utjämning Bedömningsmetoder (kvalitativa) Statistiska metoder (kvantitativa) Tidsserieanalys Förklarande metoder Flytande medelvärde Exponentiell utjämning Holts linjärmetod Extrapolering Trenduppskattning ARIMA X11ARIMA / X12ARIMA Regressionsanalys Variansanalys Diskriminantanalys Multipel regression Artificiella neurala nätverk Fuzzy- Net Enkätundersökning Delphimetoden Scenariemetoden Simulerad interaktion Expertsystem

Visning av prognosverktyg och planeringsverktyg

Resultat från workshop Huvudplanering Resultat från workshop Uppf ö ljning Produktions - planering Kapacitets Beslutande m te Handlingsplan Handlingsplan o produktionsplan o kapacitetsplan Huvudplan utfall Remisser o prognoser Ett möte per månad – beslutande möte och uppföljning. Produktionsplanering och kapacitets-planering ses som förberedande arbete inför det månatliga mötet.

Sammanställ justerade prognoser och önskat antal operationer Sammanställ inflöde av op-anmälan föregående månad samt inneliggande kö, köpt och producerat antal Godkänn sammanställning och justera prognos samt önska antal operationer Sammanställ justerade prognoser och önskat antal operationer Lägga produktionsplan (antal) och kapacitetsplan (timmar) Beslutande möte och uppföljning Koordinator Verksamhetschef/ produktfamilj Verksamhetschef, An/Op/IVA Råd 1 3 2 4 5 1:a tisdagen Måndagen efter Måndagen efter Torsdagen efter Måndagen efter

Sen är det dags för synkronisering genom samtliga VO och primärvården… Fas 3 Fas 2 Fas 1 2017-04-05 15

2017-04-05 16

Projektarbete – workshop Innehåll Vad förväntas komma ut? 1. Start Projektupplägg Teoretisk bakgrund till planering Visning av verktyg Identifiera flödet och resurser som ska planeras Identifiera produktfamiljer Projektorganisation Förståelse för hierarkisk planering Förståelse för verktyg Identifierat flöde Identifierade produktfamiljer 2. Informationsbehov Fastställ flödet och resurser som ska planeras Fastställ produktfamiljer Fastställ informationsbehov Fastställ produktfamilj att samla information till Detaljerad förståelse av informationsbehov Informationsbehov för vald produktfamilj Konfigurerat verktyg Läxa: ta fram överenskommen information 3. Beslutsprocess och implementering Testa verktyg med information från den egna verksamheten Fastställ beslut- och rollfördelning Fastställ plan för implementering Fastställ beslutsprocess Implementeringsplan 4. Första planeringstillfället Enligt uppsatt process Första huvudplanen 2017-04-05 17

1 mån 3 mån 6 mån 9 mån 12 - 18 mån Huvudplanen integrerad med budget. Jämnare produktionsplaner. Anpassade scheman. Korrekta registreringsrutiner införda. Standardiserad beslutsprocess och beslutsunderlag. 1 mån 3 mån 6 mån 9 mån 12 - 18 mån Uppstartsmöte med verksamhetschef. Projektet avslutas. En produktfamilj igång. Första beslutsmötet har hållits. Två –tre produktfamiljer har lagts till. Regelbundna beslutsmöten hålls. Ytterligare produktfamiljer har lagts till. Huvudplanen nedbruten på FOKUS tavla. Hela verksamheten planeras, styrs och följs upp. Resurser fördelas om inom verksamheten. 2017-04-05 18

Hur långt har vi kommit?

Fakta 2009-12-16—2012-04-24 Gemensamma produktionsplaneringsmöten startades i december 2009 Kvartalsvis initialt, månadsvis från mars 2011 Hittills har 20 möten genomförts varav 14 beslutsmöten med områdeschefer närvarande. Varje möte har omfattat 2 tim och i genomsnitt har 15 personer deltagit varje gång. 600 mantimmar.

Tydliggjort var kapacitetsbristen är Under förutsättning att An/Op/IVA klarar att effektivisera och öka salstiden med 4 procent. Tidigare klarat 1-2 procent ökning per år, med oförändrade resurser. 2,2 månaders inflöde 3,1 månaders inflöde Givet kapaciteten blir det 3 831 i kö dvs 3,7 månaders inflöde Systemet tror 11 800 Ca 360 timmar/månad

Många frågor har väckts

Hur ser uppdragen ut per specialitet avseende rikssjukvård/regionvård/länssjukvård? Hur ser fördelningen ut inom respektive specialitet? Är våra data avseende vårdnivå tillförlitliga? Ska vårdnivå inverka på fördelning av operationsutrymmet?

Hur ska beredningsprocessen se ut vid införande av nya metoder som påverkar alla eller delar av An/Op/IVA-kedjan? Hur får vi till uppdraget med ökad andel dagkirurgi utan delningseffekter? Är det möjligt att tillämpa horisontell rangordning avseende medicinska indikationer som grund för tilldelning av operationsutrymme?

Stämmer detta? Rätt registrering?

Här stämmer inte registreringen. Rutiner behöver ändras.

Hur ska vi rangordna mellan olika operationer? Testiscancer, 19 år Ovarialcancer, 65 år Prostata hyperplasi, 55 år Bröstcancer, 39 år Pankreascancer, 73 år Gallsten, 45 år

Den individuella rangordningen baseras på åtgärdens nytta för patienten och konsekvensen för patienten om operationen inte genomförs.

Konstateranden som gjorts Behovet av operationer är större än vad vi får ut med nuvarande resurser och arbetssätt. Den medicinska prioriteringen är överordnad vårdgarantin – väntetider. Den medicinska prioriteringen har inte varit avgörande historiskt vid tilldelningen av operationsutrymme till respektive verksamhet. Den medicinska prioriteringen bör avgöra tillgången till operation.

... forts Konstateranden som gjorts Horisontell rangordning baserad på medicinska indikationer som grund för tilldelning av operationsutrymme är komplicerad. Tillfälle för lärande! Gå igenom material insamlat för v 46-47. Lämpligt ST-projekt. Gemensamma förbättringsförslag krävs. Skarpa beslut kopplat till huvudplanering kräver tydligare principer för tilldelning av operationsutrymme

Resultat och lärdomar, hittills Samsyn, relevanta beställningar Tydliggjort var kapacitetsbristen är Produktionsförändring sommar Konsekvenser av anställningsstopp Formella produktionsbeslut sedan nov 2011

Framtiden… 2017-04-05

Hur lösa resursbrist operation? Minska antal patienter/operationer Effektivisering ca 10 procent totalt Öka öppettiden Rangordning och prioritering Inte möjligt sluta göra det som skulle bli konsekvensen ST-läkarprojekt eventuellt L/N/R-vård Beroende av VGRs inställning och arbete Öka kvaliteten på indata Kommer bli viktigt Operera 10 procent fler antal operationer Team Temadagar Engagemang Dagkirurgi (hemtagning, resursöverföring) Öka tillgänglig salstid ca 48min/sal/dag Starttid Bytestid Lunch Öka öppettiden Nej, kostnadskontroll Sommar Håller jämn takt med op-anmälningar vt och ht Öka öppethållande sommar 1,2månader (5 veckor) = 10 procent 2013 års sommarplanering!?

CRP – huvudplanering öka och bibehålla kvalitet Uppdateras 1 gång/månad Gemensam och VO specifik bild Förändringar Vad klaras med befintlig resurs? Hur hantera resursförändring alternativt förändrat uppdrag? Versionsbyte

Beslutande möte, huvudplanering Kommer behöva skapas Formerna ses över Ht 2012

Förbättringsförslag Större delaktighet i kommande veckas operationsplanering Operatörer komma i god tid (kalla/överenskommelse) Operatör och assistent på operationsavdelningen hela op-dagen och mer delaktiga i salens planering. Temadagar – likartade ingrepp på samma sal. Avdelningsrutiner, kommunika-tion med op-avd inför operation ses över/påskyndas. TRIMA-funktionen/kapaciteten på avd förbättras i samarbete med IVA/postop. Vid akuta kapacitetsproblem deltar alla berörda bakjourer i gemensam priodiskussion med anestesibakjour.

Tack!