Kommunikativa workshop – tips på sätt att stötta chefer och ledare Karlstad 2013-08-29 Bruttoförslag på bilder vi använder när vi håller workshops med kommunikationsstrategiskt fokus. Man/du får plocka, välja ut och välja bort, allt utifrån målgrupperna – och den avsatta tiden för workshopen (en, två eller tre dagar?). Detta dokument utgår från att man håller en workshop vid tre tillfällen, à 3-4 timmar, under cirka en dryg månads tid.

Ett verktyg för kommunikatörer Utgår från metod i Chefens verktygslåda Är gratis, tidsbesparande, effektiv och rolig Förutsättning 1: att du gillar facilitera/leda möten Förutsättning 2: ett väl genomfört förarbete: Analysera väl Ha ett första inledande samtal Kartläggningen av kommunikationssystem är en kvalitetssäkrad metod utvecklad av Nordisk kommunikation (NK). Är ett av alla verktyg i ”Chefens verktygslåda”, som går att köpa från NK. Med det verktyget som utgångspunkt har vi i Västra Götalandsregionen utvecklat vårt eget arbetssätt för att omsätta detta till ett verktyg för kommunikatörer. De delar av vårt arbetssätt som är copyright Nordisk kommunikation finns av förklarliga skäl inte med i denna presentation.

Är en metod för att: Ha ordning och reda på er kommunikation Skapa en struktur i ert sätt att kommunicera Bli mer effektiv i användandet av era kanaler Lättare nå fram med era budskap Tydliggöra kommunikationsansvaret Bygger på ett verktyg från Nordisk kommunikation. Detta är presentationen av NK:s kvalitetssäkrade metod.

Sex steg för att utveckla ert kommunikationssystem De sex stegen i Nordisk Kommunikationsverktyget

Efter genomförd kartläggning … har man förhoppningsvis följande Ett system som berörda aktörer förstår Kanaler med tydliga syften Ett system som motsvarar både kartläggarens och aktörernas behov av information och kommunikation Systemet ska funka: både i det dagliga, vid förändringar och i kris i kommunikationen med valda grupper i dialog med valda grupper som återkoppling från grupperna När hela jobbet är klart så har vi förhoppningsvis det här…

Exempel Så jobbar vi Halvdag 1: Identifierar och prioriterar aktörer, beskriver kommunikationen med dessa (nuläge) Halvdag 2: Analyserar nuvarande kommunika-tionssystem, identifierar förbättringar (analys) Halvdag 3: Beskriver ett önskat kommunika-tionssystem och tar fram en handlingsplan (framtid) Viktigt att man tar sig tid att fundera mellan mötena annars kommer det att ta lång tid att bli klara. Vi kommer dock inte att hinna gå igenom alla aktörer, men vi kommer förhoppningsvis att kunna ta de allra viktigaste.

Inledning Enskilt och i grupp – fundera över hur stor del av ert arbete går åt till att kommunicera med andra? (De flesta svarar minst 70 procent, många svarar 100) Om ni kommunicerar så mycket – varför inte göra det på ett strukturerat sätt och bättre uppnå nå önskad effekt? (Brukar vara ett övertygande argument) Följande bilder beskriver vad vi tar upp under en workshop, oavsett om det är en halvdag eller tre halvdagar. Fokusera på effekten de vill ha ut. Låt dem reflektera enskilt i fem minuter. Gå inte in på lösningar utan fokusera på hur det ser ut idag. Skriv ned några punkter och så drar vi dem i storgrupp. Detta kommer att ta en liten stund. Poängen är att bli medveten om hur mycket tid man lägger på kommunikation, börja reflektera över frågeställningen. Då får vi också upp de i deras ögon viktigaste frågeställningarna på agendan. Fråga gärna efter effekten – där kommer er kommunikationskompetens in. Denna bild kan man återkomma till i slutet av workshopen, och man kan titta på den igen om man följer upp deras arbete. Vi styr dem därmed in på nästa samtal. Vilket är syftet med gruppens kommunikation? Tror ni att ni kan förbättra den kommunikation som du just angett? frågar vi. Allt som sägs antecknas.

Snabbkurs i kommunikation: Nu vet de att de kommunicerar mycket, och deltagarna vill bli bättre på att kommunicera effektivt. Då är vi tydliga med vad vi menar med kommunikation – så att vi har samma bild. Varför? Jo, för att deltagarna ska veta vilken effekt man kan uppnå med olika kommunikationsformer, så att de själva kan välja rätt.

Mycket lätt Lätt Svårt Mycket svårt Effekt: Engagemang, ägarskap. handling Ingen effekt, rykten, spekulation Effekt: Kännedom, förståelse, kunskap Dialog: vad, varför och hur Dialog: vad och varför Muntlig information och svar på frågor Muntlig information via möten, telefon… Tryckt info, intranätet, hemsidan, e-post Vår utgångspunkt. Det är utifrån denna bild vi arbetar. Återkommer ständigt till denna. Den visar vad man kan uppnå med olika kommunikationsformer. Ambitionstrappan – var ska man lägga ambitionsnivån? Bra att ha med sig i arbetet så att vi har rimliga förväntningar på vad vi kan uppnå. Ingen information

Vi kommer ihåg 10 procent av det vi läser. 20 procent av det vi hör. 30 procent av det vi ser. 50 procent av det vi ser och hör. 70 procent av det vi diskuterar. 80 procent av det vi gör. 95 procent av det vi lär andra Nils Simonsson, kirurg och hjärnforskare Ett sätt att illustrera att rätt kommunicerat så ökar man effekten. Genom att välja rätt kanal, eller komplettera kanaler, så ökar man möjligheten för aktörerna att verkligen ta till sig budskapet.

Begrepp Kommunikation Information Aktör Målgrupp Budskap Kanal Kommunikationssystem Vi definierar vad vi menar med olika begrepp

Exempel kommunikationssystem VEM HUR VAD Privata vårdcentraler Offentliga vårdcentraler Ägarna till privata resp. offentliga vårdcentraler Allmänheten/Patienter HSA HSU Andra avd. på RK Andra aktörer i VGR Andra landsting Press/media Intresseföreningar Politiker Kommuner HSK Prata i telefon Svara på mejl Dialogmöten Informationsmöten Nyhetsbrev Webbplats Mejlutskick I-linjen Linjen Informella möten Inbjudna möten Operativa Sociala Strategiska Instruktioner Nya riktlinjer Återrapportering Peppning Nyhetsförmedling Krav på agerande Värderelaterade Polisroll (?) Förvissa sig om att information förståtts Vi ger exempel på vad ett kommunikationssystem är. Det är summan av alla aktörer man har (i den grupp som deltar i workshopen, vilket kan vara allt från ledningsgrupper till projekt eller avdelningar), och vilka kanaler man kommunicerar med dem i – och på vilket sätt.

Kommunikation Vårdgivare VGPV-kontoret HSK Webb Politiker Patienter Riksdagen Lokalradio Region- kansliet Webb Vårdgivare Politiker HSN Patienter Nyhetsbrev Intresse- förening Radio Mail Soc styrelse Sociala medier Press Fack Vi vill visa att kommunikation skiljer sig från begreppet information (sändare-mottagare) genom att vara mer komplext och till vissa delar opåverkbart. Personal TV

Syftet med er kommunikation? Vilket är ert uppdrag? Vilket är ert uppdrag? Vad ska kommunikationen stötta? Är ni överens? Alla förbättringar som föreslås ska knyta an till ert uppdrag. Är till exempel ”alla medborgare” eller ”alla medarbetare” verkligen nödvändiga att kommunicera med för att utföra ert uppdrag? Den första gemensamma uppgiften för gruppen är att gemensamt bestämma vilket uppdrag man har. Antingen är det tydligt, eller så är det inte det. Överraskande ofta är grupper (ledningsgrupper, projekt eller tom förvaltningsledningar) oense om exakt vilket uppdrag man har. För att kunna tydliggöra med vem man behöver kommunicera för att uppnå önskat syfte så är det avgörande att man först slagit fast vilket syfte man har.

Mycket lätt Lätt Svårt Mycket svårt Effekt: Engagemang, ägarskap. handling Ingen effekt, rykten, spekulation Effekt: Kännedom, förståelse, kunskap Dialog: vad, varför och hur Dialog: vad och varför Muntlig information och svar på frågor Muntlig information via möten, telefon… Tryckt info, intranätet, hemsidan, e-post Denna är så viktig att man kan ha med den här bilden både en och tre gånger. Ingen information

Workshopen genomförs Nuläge: vilka aktörer har ni? Aktörerna prioriteras och betygssätts. 3-5 granskas noga: hur kommunicerar ni med dem och vad vill ni? Analys: Varför kommunicerar ni på det sättet ni gör? Vad funkar och vad funkar inte? Förslag till förbättring: Hur kan ni göra annorlunda? Vad kan ni förändra direkt och vad är mer komplicerat? Vem ansvarar för vad? Hur ser ert önskade kommunikationssystem ut? Till nulägesanalysen använder vi tabeller och mallar som utgår från Nordisk Kommunikation. Vi är alltid två kommunikatörer vid workshopparna. En håller i workshopen och en antecknar. Vi brukar genomföra hela workshopen och därefter sitta ner endast kommunikatörerna. Vi tar sedan fram ett förslag till deltagarna – som med fördel först kan presenteras för chefen/ledaren.

Heureka Kunskapen om vad medveten och effektivt använd kommunikation kan ge för effekter – bidrar till målen Gott kommunikationsarbete utgår aldrig ifrån en kanal, utan från önskad effekt. Den smärtsamma insikten att skickad information inte garanterar mottagen eller förstådd information Kommunikationsansvaret ligger inte hos mottagaren, utan hos avsändaren Bättre ett mejl i rättan tid, än tio vid fel tillfälle. Man förändrar inte beteenden via kanalen mejl Här är återkommande reaktioner vi fått under workshops

Kommunikatörseffekter Synen på vad en kommunikatör kan bidra med förändras. Genom att samla alla viktiga deltagare i ett rum snabbar man upp nödvändiga processer Blir tydligt att det inte är kommunikatören som ansvarar för att saker kommuniceras Nödvändiga med ibland obehagliga frågor kan diskuteras under den mer harmlösa kommunikationsrubriken Här är reaktioner vi fått under workshops

Förändringskommunikationens fyra faser Bra bild att visa när kommunikationssystem ska analyseras i samband med större förändringar. Denna och nästkommande bild finns i verktygen från Nordisk kommunikation, men utgår från generella bilder som finns i olika varianter i annan litteratur/media.

Vilka är vinnare, förlorare, skeptiker och ambassadörer? Att gå igenom vinnare och förlorare vid t ex större förändringar kan ge input till vilken kanal man behöver välja för just den aktuella målgruppen/aktören.

Förändringskurvan Hur folk reagerar på förändring har betydelse för vilken kommunikation man behöver ha med dem, vilka kanaler man väljer och vilka budskap.

I fas?

Lycka till! Annika Mattsson Lena Alexanderson Jeanette Karlström Regionkansliet, Västra Götalandsregionen