Eskilskällans framväxt och vedermödor FALK 2012-05-10

Vad är Eskilskällan? En ingång – fysiskt och digitalt , en tidskrift och en registrering- och digitaliseringscentral. Eskilstuna stadsarkiv Eskilstuna stadsbibliotek (Svenska Deckarbiblioteket) Eskilstuna stadsmuseum Eskilstuna konstmuseum (Svenskt barnbildarkiv) Företagens arkiv i Sörmland Föreningsarkivet i Sörmland Eskilstuna-Strängnäs släktforskarförening Sverigefinländarnas arkiv

Utvecklingen En ingång! Fysiskt och digitalt! 1999 Släktforskning hos flera, förstudie, kunskapsrum, lokalmässig samverkan 2002 Stadsarkivet till kultur- och fritid 2003 – 2006 KulturArv Eskilstuna 2004 Handlingsplan -

Utvecklingen En ingång! Fysiskt och digitalt! 2007 Projektet ABM Eskilstuna 2009 eskilstuna.se/eskilskällan, Arkivhuset 2011 fysiska delen invigs, tidskriften kommer ut

Fallgropar Förankring ”Det där är någon annan som gör” Bristande insikt om de andra Vi har fullt upp ändå Vilja för mycket Många teorimöten, lite handling Besvikelser Rädslor

Framgångsfaktorer En ingång! Nyckelpersoner som aldrig släppt Låt det ta tid Personkemi En chef, en nämnd för flertalet Fysiska förutsättningar, gemensam fikahörna

Den fysiska miljön Tidskriften Webbsidan Eskilskällan Den fysiska miljön Tidskriften Webbsidan

Den fysiska miljön Eskilskällanrummet Arkivhuset Förbindelsegången

Eskilskällanrummet Invigdes 27 mars 2011 Gemensam information och forskarservice Forskarsal, släktforskarrum och läsesalar Eskilstuna-Strängnäs släktforskarförening Mindre utställningar Besöksmätning v. 16 Infopunkten i bibliotekshuset invigs 2009

Samarbete Samordnare Möte en gång i månaden Internutbildningar Gemensam statistik Marknadsföringsgrupp Tidigare en gång i veckan

Marknadsföring ”Upptäck Eskilskällan” Kampanj under två veckor på våren samt hösten Stora reklamskyltar, evenemang och föreläsningar

Arkivhuset Invigdes 25 oktober 2009 Förbindelsegången mellan biblioteket och Arkivhuset byggdes under 2010, klart början av 2011 Personal och material från Stadsmuseet, Stadsarkivet, Företagens arkiv, Föreningsarkivet och Sverigefinländarnas arkiv Material även från Svenskt barnbildarkiv Klimatarkiv

Arkivhuset

Gången

Tidskriften Eskilskällan Redaktion från Stadsmuseet, Stadsarkivet, Stadsbiblioteket och Svenskt barnbildarkiv Från och med 2011 Tidskriften ersatte Lokalhistoriskt forum Två nummer per år Pdf på hemsidan Temanummer 1200 ex Externa och interna skribenter Vatten och eld tidigare givits ut av Lokalhistoriska sällskapet i norra Södermanland

Eskilskällan Nr 1/2012

Webbsidan www.eskilstuna.se/eskilskallan Historiska artiklar (av personalen) Historiska kartor Dialekter och minnen Insänt material Urval dokumentationer Webbutställningar Info om släktforskning Skämtsamma historier Databas stadsfullmäktige Fotosök

Digitaliseringsprojektet

Bakgrund Samlingar i A, (B) och M Foto Efterfrågat Arkivmaterial Oregistrerade / oförtecknade Ovårdade Ej förtecknad placering (foto) Efterfrågat Eftersatt

Historik Tidigare digitaliseringsprojekt Kulturarvs-IT (föremål) Kulturarv Eskilstuna (fotografier) Lades ner 2006 Ingen dokumentation Olika magasinsflyttar under de senaste decennierna

Stadsmuseets Fotosamlingar 300 000 - 500 000 bilder Daguerrotyper, glasplåtar, dia, plastfilmer, fotofiler och filmer Daguerrotyp – spegelvänd bild, kunde ej mångfaldigas- Enskilda arkivbildare (privatpersoner, fotografer, Företag) Museets egen verksamhet Inga sammanhållna samlingar Har tidigare blivit ämnesindelade Har ingen förteckning från sittningar.

Stadsarkivets ”fotosamlingar” 10 hyllmeter ”Modellverkstaden” ca. 25 000 diabilder (olika format och material) 16 hyllmeter från föreningsarkiven (enskilda arkivbildare) 10 hyllmeter kommunalverksamhet

Olämplig förpackning och lagring och skador

Nytt projekt 2011-2012 Syfte/Mål Öka tillgängligheten till fotosamlingarna (internt och externt) Genom: Digitalisering/skanning Registrering i Sofie Publicering på webben Fotosamlingarna efterfrågat framför allt av publiken/brukare och eftersatt (se ovan)

Nytt projekt 2011-2012 Syfte/Mål Säkra långsiktig förvaring av originalmaterialet och de producerade digitala filerna Genom Rengöring Ändamålsenlig förpackning Lagring i klimatarkiv Enhetligt format och struktur Lagring på server

Organisation Personal Uppdragsgivare 6 assistenter (FAS 3) 1 arbetsledare Uppdragsgivare Stadsarkivet Stadsmuseet

Skanning (Högupplöst arkivbild Liten jpg bild för webb och basen) Vård (Rengöring Förpackning) Foton Registrering Inmatning av uppgifter i Sofie (Minimikrav styrs av obligatoriska fält i registreringsanvisningen) Slutkontroll Slutförvaring i klimatarkiv Publicering på webben

Kvalitetssäkring Anvisningar Standardbaserat (t.ex. SS-EN15946:2011 Conservation of cultural property - Packing methods, BSI PAS197:2009: Code of Practice for Cultural Collections Management, RA-FS 2009:1 och 2009:2) Best practice baserat (t.ex. MINERVA Guidelines, Våga välja vård - vårdplan för upplandsmuseet)

Kvalitetssäkring Vård Miniminivå genom rengöring, numrering och ompackning i lämpliga förpackningar Skanning Miniminivå genom specifika profiler för olika sorts material och storlekar Registrering Miniminivå genom obligatoriska fält i registreringsanvisning

Kvalitetssäkring Extern Entydig definition av kvalitetsmål Regelbunden avstämning med uppdragsgivare (Stadsmuseet, Stadsarkivet) Regelbunden uppföljning/kontroll av resultat Samarbete med e-arkiv

Kvalitetssäkring Intern Förankring av anvisningarna hos personalen Kontroll efter varje arbetssteg Slutkontroll Arbetsro Utbildning av specialister Kontinuitet hos personalen

SAMSÖK Samsök – ett samlat källmaterial på webben

BOOK-IT Visual Arkiv Access Sofie SAMSÖK BOOK-IT Visual Arkiv Access Sofie SAMSÖK

Tillvägagångssätt Samsök – en del av eskilstuna.se Sogeti Arbetsgrupp Våra krav: enkel, användarvänlig och snabb Etapp 1 - Eskilstuna stadsmuseums fotosamling

FOTOSÖK – etapp 1 Urval av bilder Upphovsrätt Inget som strider mot Personuppgiftslagen Godkända poster Urval av information Valda fält från Sofie Interaktion Kommentarsfält

Problem Bildexporten direkt till Sogeti Enbart en bild i Fotosök Kommentarsfältet ej kopplat till bildposterna

Resultat Lansering 1 november 2011 Positivt gensvar Hög statistik användare

Användning av bilderna Ladda ner bilderna för privat bruk. Möjlighet att beställa högupplösta bilder. Publicering på hemsida ok efter klartecken från museet. Viktigt att länka sidan. Ideella upphovsrätten – alltid sätta ut fotografens namn.

FÖREMÅL – etapp 2 Samma layout och fältantal som Fotosök Urval av föremål Enbart föremål med tillhörande bild Spridda kategorier

Problem Enbart en bild på webben Inte alltid användarvänligt innehåll Fortfarande ingen bra lösning för bildexport

ARKIV – etapp 3 Dokumentsamlingen Förteckning över arkivmaterial Material på flera nivåer

Etapp 4, 5 och 6 Eskilstuna konstmuseums samling Svenskt barnbildarkivs samling Bibliotekets katalog

Framtidsvision Webbutställningar Möjlighet till översättning Kopplingar mot andra webbaserade databaser

Kontaktuppgifter Nils Mossberg Susanne Nickel Cecilia Ahlqvist Chef för Stadsarkivet och Stadsmuseet nils.mossberg@eskilstuna.se Cecilia Ahlqvist Bildarkivarie cecilia.ahlqvist@eskilstuna.se Susanne Nickel Projektledare susanne.nickel@eskilstuna.se Susanne Cassé Antikvarie, Databasadministrator susanne.casse@eskilstuna.se