Ekonomisk styrning Avancerad nivå This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Nivå: Avancerad Område : Ekonomisk styrning Under kursen kommer du att förbättra dina kunskaper i budgetering, redovisning och rapportering i ekonomiska termer och ur ett icke-finansiellt perspektiv som tar hänsyn till hållbarhet och aspekter som ansvarsskyldighet som är allt viktigare inom den ideella sektorn. Dessutom presenteras några avancerade insamlingstekniker och metoder som er organisation kan använda er av. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 1 Budgetering Projektdeltagarnas deltagande i budgetsprocessen En budget av ett projekt är ett dokument som avslöjar en organisations ”riktiga strategi” för att uppnå specifika mål, detta trots det som är skrivet i en verksamhetsplan eller i andra projektdokument. En budget är alltså ett uttryck för en organisations verkliga prioriteringar. En budget av ett projekt identifierar de resurser som behövs för att uppnå satta mål inom den identifierade tidsramen. Modul 1: Budgetering REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Identifieringen av samarbetspartners går hand i hand med definitionen av ett projekt som uppstår vid ett möte mellan arbetare och volontärer. Utbytet av idéer bland de ledande medlemmarna i en projektplanering borde utgå ifrån att identifiera samarbetspartner som kan spela en strategisk roll i ett projekt. Frågor som ”Vad kan vi förvänta oss om vi involverar oss i denna organisation? Kommer projektets förmåga att påverka att öka? Om de går med i projektet, blir det lättare att marknadsföra projektet?” hjälper oss att förstå hur mycket var och en av samarbetspartnerna kan tillföra projektet. Preliminära överseenden kan ge en bild av vilka typer av samarbetspartners som borde delta (en skola, ett forskningsinstitut etc.). Därefter kan man ta hänsyn till dessa potentiella samarbetspartners för att se om de uppfyller särskilda kriterier som; kunskap och erfarenhet som de kan medföra till projektet Modul 1: Budgetering REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Intressenternas deltagande i den årliga och långsiktiga planeringen De typiska intressenterna som är involverade i en ideell organisation är följande: kolleger, volontärer, samarbetspartners, bidragsgivare, användare, familjer, offentliga förvaltningar, lokalsamhället, andra organisationer etc. Det är viktigt att involvera intressenterna i processen för att ta fram årliga och långsiktiga verksamhetsplaner och inte bara betrakta dem som mottagare av ett budskap. Intressenternas deltagande i verksamhetsplaneringen kan ske genom att: • Delta i lokala möten med berörda parter • Samla in data genom frågeformulär Intressenternas deltagande i planeringen för verksamhetsplanen kan ske enligt “Focus-Group” – metoden: 1. Dela med sig av den bakomliggande processen av de årliga och fleråriga verksamhetsplanerna. 2. Behovsanalys 3. Påtala riktlinjerna 4. Definiering av program. Modul 1: Budgetering REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 2: Redovisning och bokföring Modul 2 Redovisning och bokföring Redovisningsprocessen Redovisningsprocessen är en rad aktiviteter som leder till olika transaktioner som i sin tur leder till ett bokslut. Eftersom denna process upprepas under varje rapporteringsperiod kallas detta för redovisningscykeln och inkluderar några viktiga steg. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 2: Redovisning och bokföring Del 1: De olika steg som uppstår under redovisningsperioden när transaktioner sker 1.1 Identifiera transaktionen eller andra relevanta aktiviteter. 1.2 Förberedd transaktionens källdokument, exempelvis en faktura eller en lönespecifikation. 1.3 Analysera och klassificera transaktionen. 1.4 Registrera transaktionen genom att föra det in i en journal (ex. kassajournal). 1.5 Att bokföra generella journaler under huvudbokskonton. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 2: Redovisning och bokföring Del 2: De steg som utförs i slutet på redovisningsperioden: 2.1 Förbered balansomslutningen för att försäkra sig om att debet är lika med kredit. 2.2 Att rätta till eventuella avvikelser i balansomslutningen 2.3 Förbered de finansiella rapporterna. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 2: Redovisning och bokföring 2.5 Prepare the financial statements. •Income statement (referred also as ‘Statement on activities’): prepared from the revenue, expenses, gains, and losses. •Balance sheet (referred also as ‘Statement on financial position’): prepared from the assets, liabilities, and equity accounts. •Cash flow statement: derived from the other financial statements using either the direct or indirect method. 2.6 Prepare closing journal entries that close temporary accounts such as revenues, expenses, gains, and losses. 2.7 Post closing entries to the ledger accounts. 2.8 Prepare the after-closing trial balance to make sure that debits equal credits. 2.9 Prepare reversing journal entries (optional). REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 2: Redovisning och bokföring Social redovisning Den största skillnaden mellan social redovisning och finansiell redovisning är att den förstnämnda bygger på att analysera de aspekter som rör organisationens ledning som ansvarar för företagets etiskt-sociala perspektiv. Det finns olika indikatorer som tillför syntetisk information om de event och fakta som observerats från olika perspektiv: skapad och fördelad socialt värde, etik, filantropi, miljö etc. Indikatorerna måste vara: •Signifikanta, är relevanta gentemot organisationen i sig och dess intressenter. •Delade av gruppen organisationens medlemmar. •Mätbara, möjligt att kvantifiera observerade aktiviteter. •Standardiserade, möjligt att jämföra med liknande organisationer. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 3: Finansiell rapportering Modul 3 Finansiell rapportering Analys av finansiella rapporter: Ekonomiska och finansiella indikatorer Med uttrycket “analys av finansiella rapporter” syftar vi på analysen av en organisations operationella resultat genom att läsa och analysera organisationers balansräkning samt andra data av olika slag. Ekonomiska och finansiella analyser av företagsledningens aktiviteter i form av de finansiella rapporterna karaktäriseras av följande operationella steg: 1.Sök igenom organisationens finansiella rapporter och andra relevanta redovisningsdata; Data kan även hämtas från övriga dokument inom organisationen (officiella dokument etc.) och från externa källor. 2.Översyn av balansräkningen och identifiering av de olika principer som används för att forma balansräkningen. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 3: Finansiell rapportering 3. Reclassification of the asset and liability statement and profit and loss account on the basis of specific criteria supporting the analisys’ aims. Reclassifying the financial statement allows the organisation to re-elaborate and present its balance sheet through a set of schemes extremely useful for its economic and financial analysis; 4. Kalkylera olika index. Detta är kärnan av finansiell analys. Det finns två olika typer av index som ibland fungerar som alternativ till varandra och ibland som komplement till varandra.  The Location Quotient Technique – Studerar organisationens ekonomiska situation genom att använda sig utav olika nyckeltal utvärderar balansräkningen.  The Cash Flow Technique – Studerar olika operationers finansiella dynamik. 5. Korrekt och lämplig tolkning av ovanstående punkter/steg. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 3: Finansiell rapportering Här nedan finner du några ekonomiska och finansiella indikatorer som du borde utveckla för att genomföra jämförande analyser genom att starta utifrån de estimeringar som gjordes i början på periodens start. Följande indikatorer: •Graden av beroendeskap av en specifik sponsor och/eller ett begränsat antal sponsorer. •Den procentuella ökningen av resurser och den faktiska användingen under redovisningsperioden. •Förekomsten av avgifter avsedda för varje ledning och aktivitetsområde. •Effektiviteten av olika insamlingsaktiviteter. •Effektiviteten av eventuella tilläggsaktiviteter. •Förekomsten av eventuella avgifter för stödverksamheter. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 3: Finansiell rapportering Social rapportering Förutom finansiella rapporter har ideella organisationer på senare tid valt att fokusera på andra områden som hållbarhetsutveckling för att bedöma och utvärdera sina prestationer. In ethics and governance, accountability is answerability, blameworthiness, liability, and the expectation of account-giving. As an aspect of governance, it has been central to discussions related to problems in the public sector, non-profit and private (corporate) worlds. Redovisningsskyldighet (accountability) är bekräftelsen och antagandet om ansvarsfullhet för olika åtgärder, produkter, beslut och olika policyn om administration, styrning, och genomförandet av åtgärder och innefattar rapporteringsskyldigheten och att kunna förklara och stå för följderna av eventuella konsekvenser. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 3: Finansiell rapportering Social hållbarhet - för att verkligen bli ett innovativt verktyg som kan tjäna sitt "ansvar" och få en betydande roll inom ledning och kommunikation - måste vara resultatet av en väl strukturerad process som involverar en stor mängd ämnen/enheter. Här nedan hittar du en typisk struktur för rapportering, som består av sex olika steg: • Förberedelse och planering; • Analys och modellering; • Datainsamling; • Utarbetande och godkännande; • Kommunikation; • Finjustering REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 3: Finansiell rapportering Här nedan hittar du den sociala hållbarhetsredovisningens typiska struktur och innehåll: • Presentation och metoder som använts; • Identitet; • Ledning och mänskliga resurser, • Ekonomiska och finansiella resurser och ärvda kapitalförsäkringar • Utövande av uppdraget; • Instrumentala aktiviteter; • Andra frågor/problem av betydelse för intressenterna. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling Modul 4 Insamling Företag och ideella organisationer: samarbetsstrategier Många företag donerar till ideella organisationer på olika sätt. Donationer från näringslivet spelar en allt viktigare roll för ideella organisationer när det gäller kapitalanskaffning. Men varför är företag intresserade av den ideella sektorn? Innan man börjar leta efter ett samarbete med företag som verkar inom den ideella sektorn bör man inom den ideella organisationen ta hänsyn till följande: aktör bör den ideella organisationen: 1. FASTSTÄLLA REGLER 2. FÖRSTÅ AFFÄRSMEKANISMER 3. TALA DERAS SPRÅK 4. GÖR ALLTID ETT SAMARBETSAVTAL REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling Det finns olika typer av donationer från vinstdrivande företag till ideella organisationer: – FILANTROPISK GÅVA Det är en ren gåva (kontant eller varor) från en kommersiell aktör till en ideell organisation och ofta är den bunden av ett avtal om målen för den finansierade verksamheten. – GEMENSAM MARKNADSFÖRING Företaget erbjuder den ideella organisation marknadsföring för att synas tillsammans, för att främja den ideella organisationen som helhet genom insamlingar och upplysningskampanjer etc. Till exempel: En bank sätter annonsmaterial för en ideell organisation i ett kuvert som skickas till kunderna. – SPONSRING Sponsringen är stödet till en ideell organisation i form av resurser (finansiella, organisatoriska, i form av managementkunskaper) för genomförandet av ett initiativ. Sponsringen skapar en indirekt koppling till orsaken. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling INITIATIV TILLSAMMANS MED ANSTÄLLDA Företaget fungerar som mellanhand för att samla anställda som väljer att donera till en ideell organisation med ett månatligt belopp genom att dra av beloppet på lönen. – Gåvomatchning Företaget väljer att donera dubbla av det som donerats av anställda. – Volontärprogram Företaget uppmuntrar sina anställda att spendera ett par timmars arbete att volontärarbeta på arbetstid. – Lojala kortsystem Företaget kan erbjuda kundklubbsmedlemmar i företaget möjligheten att ersätta gåvocheckar med en donation till en ideell organisation. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling ORSAKSRELATERAD MARKNADSFÖRING (Cause Related Marketing, CRM) Det är en marknadsförings aktivitet som innebär ett partnerskap mellan ett företag och en ideell organisation. Företaget har åtagit sig att donera en viss summa för en speciell orsak/syfte/initiativ för varje produkt eller tjänst som säljs. Funktioner: – Det är ett verktyg som syftar till att främja försäljningen – Den använder marknadsföringsmetoder – Donationer sker endast genom en transaktion (Du donera bara om du köper) – Det engagerar konsumenter REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling SLUTSATSER: 10 regler för effektiva samarbeten 1.Delade mål med partners är viktigt; 2.Det måste finnas en stark koppling och konsekvens mellan de värderingar som den ideella organisationen och det vinstdrivna företaget står för. 3.Ideella organisationer bör ha särskild sakkunskap (t.ex. marknadsföring) för partnerskapets förvaltning, 4.Utvecklingen av alliansen måste stödjas av både organisationens och företagets 5.ledning; Det är nödvändigt att fastställa ett särskilt projektteam; 6.Det är bra att aktivt försöka involvera personalen från företaget; 7.Värdet av donationen för att stödja ett projekt bör avtalas mellan parterna för att skapa en balans mellan de sociala (ideella) behoven och företagens behov; 8.Kommunikationen måste överensstämma med varandra och genomföras på ett integrerat sätt, för att generera en synergieffekt. 9.Den externa kommunikationen från partnerskapet måste vara sanningsenlig, tydlig och konsekvent med det aktiva engagemanget från företaget, 10.Partnerskapet bör präglas av en evolutionär process, som syftar till att förbättra och förnya samarbetets vidtagna åtgärder. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling Använda utskick i insamling Utskick är en skriftlig begäran om donationer som distribueras och levereras per post. Det är den mest effektiva metoden för att bygga en bred bas av donatorer och öka intäkterna för tusentals ideella organisationer, stora som små. Du måste använda vissa grundläggande begrepp och strategier som är lämpliga för er ideella organisation. Insamling via utskick berör tre huvudområden: 1. Potentiella givare: skaffa nya givare 2. Förnyelser: förnya eller öka nuvarande donationer 3. Extraordinära ändamål: söka donationer för extraordinära ändamål. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling Genomförbarheten av en utskickskampanj bör inte bedömas på grund av ett enda utskicksomgång. Försändelsen är ett kumulativt och kontinuerlig kampanj som måste upprätthållas under flera år. Det kan ta tre eller fyra år innan kampanjen når sin balans. Dess grundläggande komponenter är: - Förvärvet av nya givare - Förnyelse och extraordinära händelser Genom att kombinera dessa två komponenter kommer med tiden att producera en lista över tillförlitliga givare, öka antal donatorer och kvaliteten på donationerna. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling Insamling via nätet Donationer kommer bara om du frågar efter dem! World Wide Web (Internet) är en stor resurs för dem som utför kommunikationsaktiviteter inom ideella organisationer – och i det ingår sådant som rör insamlingskampanjer -. Även om online-insamling är i genomsnitt 2 % av de totala insamlingsaktiviteterna, är det värt att skapa och genomföra "Skänk Nu" kampanjer En organisations webbplats måste berätta! Vad som måste framträda på hemsidan är: VILKA VI ÄR. VAD VI GÖR (och HUR), VAD DU KAN GÖRA. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling Vad bör din " Donera nu "-sida innehålla och vilka egenskaper bör den ha? A. INNEHÅLLET 1. Den har din organisations varumärke 2. Det finns ett “Donera nu”- alternativ i epost-nyhetsbrevet. 3. Den har möjligheten att starta ett givande månadsvis eller kvartalsvis. 4. Den har möjlighet att skänka i någon annans namn 5. Den är konstruerad med hög säkerhet. REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling B. FORM 1. Stora knappar: Använd stora "Donera Nu" knappar. 2. Färger spelar en viktig roll: 3. Be bara om den information som du behöver 4. Påminn människor varför du vill att de ska donera 5. Testa alltid dina verktyg och val REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Modul 4: Insamling "Donera Nu” kampanjer Denna typ av kampanjer blev tillgängliga för den ideella sektorn först Användarna i början av 1999 var övertygade om “donera nu- knapparna” skulle revolutionera insamlingssektorn. Det är först nu som tekniken äntligen börjar nå sin potential och får ett effektivt resultat på insamlingarna som via nätet växer snabbt för varje år som går. Det finns en uppsjö av leverantörer och erbjudanden. Det viktigaste för dig i ditt val av leverantör är att göra en grundlig genomgång av tillgängliga leverantörer och att ta referenser från andra, vad de använder och vad som har fungerat för dem REVEAL Avancerad kurs Ekonomisk styrning

Tack! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.