Vad är det egentligen som gör ett team effektivt? Göteborg 2013-04-10

Vad är det egentligen som gör ett team effektivt? Produktiva team skapar affärsvärde för företagets kunder. Självständiga, självgående teammedlemmar är en förutsättning för produktiva arbetsgrupper. På det här seminariet får du en inblick i hur du skapar de bästa förutsättningarna på din arbetsplats. Välkommen på ett frukostmöte som ger svaret på frågan: Vilka faktorer får mitt team att vara mer produktivt än ett annat? Under två intensiva morgontimmar går vi igenom, både teoretiskt och praktiskt, vad som egentligen är det viktigaste för att ditt team ska vara produktivt och effektivt. Bland annat tittar vi på hur var och ens eget agerande i teamet förstärker eller förhindrar effektivitet och blir plattformen för gruppens utveckling. Under seminariets första del koncentrerar vi oss på teorier och erfarenheter. När vi blivit lite varma i kläderna, omsätter vi våra nyvunna kunskaper under praktiska former. Agenda 08.30 - 09.00 Kaffe/te & registrering 09.00 - 11.00 Seminarium

Seminarieledare Freddie Hahn Stephan Svensson Kommunikation & Feedback Projektledning Agila metoder Change management Personligt ledarskap Coaching Team Ledarutveckling

Vad ser du som viktigast…. För att medarbetare ska fungera bra i grupp? Har du varit med i grupper där allt bara stämmer? Vad berodde det på? Har du varit med om motsatsen? Vad berodde då det på? 09.15 The Big Buy-in för kursen! Påverkar känslor och deras undermedvetna kommunikationen med andra människor? !!! Vad är viktigt för att ett agilt team ska fungera? Har vi kontroll över våra attityder och beteenden? Är de alltid bra för oss? Är det värt att anstränga sig för att förändra attityder och beteenden? Vill du lära dig mer om hur vi egentligen fungerar? Effektiva, snabbrörliga team

Från vattenfall till Gerilla “Any customer can have a car painted any color that he wants as long as it is black” Henry Ford ”- Vad gör de, behövs inte jag längre?” Snabba, flexibla cykler; nära kundens verklighet; kortast möjliga beslutsväg Ramverk viktigt och ständig process, men inte dagens ämne Oljan, med rätt viskositet ;-)

Teamet som företag Raison d’être – Medlem och team Vision Mål Mätbarhet Beslutsfattande ∞ Kommunikation & Feedback

Vem är du? Arbetsminnet (Hippocampus) kan hålla ca 4 – 9 saker i minnet Vilka karaktärsdrag känner vi igen dig på? Skriv ned dina tre tydligaste egenskaper på papper Försök sätta ”Jag är..” framför Har ni varit på en kurs och var och en presenterar sig, från höger till vänster, med Namn, Avdelning och Titel (Kanske varför du är här eller vad du förväntar dig) Lyssnar du, hur länge lyssnar du? Förbereder du din egna minut i rampljuset och inte lyssnar alls? Så, hur märker vi av dig när vi jobbar tillsammans? Varit på anställningsintervju? Fått frågan om ”Tre styrkor”? Kanske t o m ”tre förbättringsområden”? *Arbetsminnets kapacitet är mycket begränsad, där det "magiska talet 7, plus eller minus 2" har föreslagits av Miller som kapacitetsbegränsning, medan Cowan menar att vi egentligen bara kan hålla 4 olika informationsenheter i minnet. De olika angivelserna går i sär då det är oklart vad som egentligen utgör en minnesenhet. Är till exempel siffran "8" en jämförbar enhet med ordet "bil" eller den visuella representationen av en kvadrat? Källa: Cowan, Nelson (2001). "The magical number 4 in short-term memory: A reconsideration of mental storage capacity". Behavioral and Brain Sciences 24: 87–185. Miller GA (1956). "The magical number seven plus or minus two: some limits on our capacity for processing information". Psychological Review 63 (2): 81–97.:

Gör dig tydlig! Hjärnan undviker obehag -> Tillit En väl känd personlighet ger en tydlig roll Gruppens dynamik förutsätter tillit Resultatskapande kommunikation OCH arbetsglädje

Kommunikation är < 10% ord! Du själv är det viktigaste verktyget i ditt personliga ledarskap – vägen dit går genom självkännedom. Hitta din egen flexibilitet Styrkor och svagheter Drivkrafter Värderingar Beteende- och kommunikationsmönster Källa: Mehrabian och Ferris. ”"Inference of Attitude from Nonverbal Communication in Two Channels"”. The Journal of Counselling Psychology Vol.31, 1967: s. .248-52.: Det finns tre huvudsakliga typer av mänsklig kommunikation vid personliga möten: kroppsspråk, röstkvalitet och ord. Enligt forskare [1] består sådan kommunikation: till 55% av kroppsspråk - ställning, gester och ögonkontakt till 38% av röstkvalitet till 7% av innehållet eller orden som används De exakta procentsatserna kan variera med deltagare, kultur, etc, men proportionerna är ofta till förmån för kroppsspråk, något som studeras av antropologer och kinesikforskare såsom Ray Birdswhistell.

Värderingar, värdegrund Ser vi lika på saker och ting? Hur får vi reda på vad andra tänker? Vet jag vad jag själv står för? Förstår vi krav och förväntningar? Går vi med på dem? Vågar du släppa in andra? Spelregler (VAR ÖVERTYDLIG; det finns ofta någon som vill vara ”duktig” och ”skvallra”, ”Jag vet, Jag vet!”) Ingen får utbyta information i gruppen Ingen får antyda med kroppsspråk ingen får säga någonting! Ni får bara räcka upp handen när ni upptäckt det jag frågar om….. Frågan: “På bilden finns 10 individer, räck upp handen när du upptäckt den tionde individen!” Låt det gå nån minut, be dem som sett det räcka upp handen, berätta högt hur många som är klara (Tanken är ett skapa lite prestationsångest och,beroende på personlighetstyp,lite blockeringar! Det gör att de inte längre kan förändra sitt seende! Ett sätt att se på värderingar är vad vi tycker och tänker inombords kring viktiga frågor; Vad är rätt och vad är fel, för mig? Vilken är min moral och etik? Värderingar bygger relationer, organisationer, politik, samhällen, länder…. Freddie! Fick inte plats med den text som finns i deltagarpärmen inom ramarna här! Kolla i ett deltagarex om de ev har nån fråga där!

Utgångspunkt för bra kommunikation “Jag ogillar vad du säger, men jag kommer till min död att försvara din rätt att säga det” – Voltaire

Vill du få ett lättare liv? Aktivt lyssnande Berätta inte egna upplevelser, ta inte över! Ge inte råd, även om det är goda råd! Värdera inte! Lyssna istf att tänka ut eget svar Lägg inte till något Använd frågeteknik för att checka av budskap (Menar du att…, Jag hör dig säga.., Har jag förstått dig rätt, om…) Aktivt lyssnande Att visa att man lyssnar och inte tar över Att lyssna bakom orden och använda alla sina sinnen Att visa uppmärksamhet med kroppsspråket Repetera – stäm av Omformulera – stäm av Återspegla känslor, beskriv vilka känslor som uppfattas Fördjupning – ställ följdfrågor, ställ öppna frågor

Rätt fokus Det är nyttigare att fokusera på det som fungerar än på det som inte fungerar, och beteenden som ägnas uppmärksamhet har en tendens att upprepa sig. Langslet, 2000

Våga ge beröm Utmana dig själv Du bygger upp kollegans självförtroende Hitta det som andra uppfattar som (ganska) naturlig feedback från dig Försök att hitta ett halvspontant tillfälle (direkt när du ser personen på morgonen, kanske) Träna på att vara ”visuellt lyhörd” m a o lägg märke till saker du kan kommentera positivt. Leta efter saker du gillar hos kollegan, så underlättas naturligheten Se till att de inte tror att du har en baktanke, m a o separera berömmet från t e x ett delegerande av en rutinartad uppgift

Konflikt, vad är det? ”Ju mer jag tänker på det, desto mer kommer jag att förstå att konflikter och samarbete inte är skilda ting, utan faser i en process som alltid involverar något av de båda.” C.H.Cooley Övergripande och kort genomgång av konflikt-teorier Konflikter och samarbete Se t ex Anders Engquist Förstånd och missförstånd. Till synes handlar de flesta konflikter om olika sakfrågor, allt ifrån hur man tar smör ur en smörask till storpolitik. Men konflikter handlar också om känslor. Vi har alla ett starkt behov av att bli sedda och tagna på allvar av vår omgivning. Hela vår existens går ut på att vara en del av en grupp och betyda något för gruppen. Jag kan välja olika sätt att skapa min position i en grupp. Jag kan tillägna mig yttre attribut och status i form av bilar, kläder och liknande. Jag kan försöka få kontroll över vad som sker i gruppen via makt och inflytande. Jag kan söka gemenskapen i gruppen för att känna mig behövd. Jag kan också sträva efter att utveckla mig själv och andra eller arbeta för att uppnå resultat. Sätten att skaffa en identitet i en grupp är många vare sig gruppen är en projektgrupp eller ett ungdomsgäng. Upplever jag att min position i gruppen är hotad kommer starka känslor att väckas. Känslorna kan vara svåra att hantera och kan få mig att göra saker jag aldrig kunnat föreställa mig. När jag börjar agera utifrån dessa känslor mot andra människor, då har jag skapat en konflikt. I en väl fungerande grupp finns alltid en viss friktion, en energi som gör gruppen högpresterande. Denna energiskapande friktion är gruppens hjärta. Deltagarna kommer att ha olika åsikter, som mäts mot varandra och skapar nya idéer vilket öppnar för att gruppen kan prova nya vägar. Om gruppens medlemmar inte står för sin åsikter är de fripassagerare vars medverkan i gruppen är betydelselös för resultatet. En meningsmotsättning kan lätt trappas upp och bli en destruktiv konflikt vilket kommer att märkas på det resultat som gruppen producerar. Är resultatet enligt, eller rent av över, förväntan är gruppen i balans. Skulle gruppen däremot producera ett dåligt resultat är detta en stark signal på att minst en destruktiv konflikt pågår i gruppen.

Konflikthantering Formlösa Formbundna Asymmetriska Symmetriska Förebygga och åtgärda! Formlösa Formbundna Asymmetriska Symmetriska Konflikthantering Formbundna konflikter karaktäriseras av att det finns spelregler för hur konflikten ska hanteras som är erkända av båda parter. Det kan t ex vara ett medlingsförfarande eller utslag från högre instans. I formlösa konflikter saknas regler. Det blir därmed svårare för parterna att överblicka hur motparten kan tänkas agera. Detta väcker oro och misstanke vilket kan leda till en snabb upptrappning av konflikten. Formlösa konflikter kan omvandlas till formbundna genom att parterna enas om hur konflikten ska hantera. Därigenom har läget stabiliserats och möjligheten att komma fram till accepterade lösningar avsevärt förbättrats. I symmetriska konflikter har parterna jämbördig status. I asymmetriska konflikter däremot finns stora skillnader i makt mellan parterna. Den starke är ofta ovillig att inleda förhandlingar eftersom denne kan lita på sin överlägsna position för att driva igenom sina intressen. För den svagare parten återstår då att använda sabotage och gerillakrig. För att möjliggöra konfliktlösning måste den starkare parten förmås att delta och acceptera den svagare parten. I en upptrappad konflikt styrs parterna av starka känslor så som rädsla och vrede. För att en konfliktlösning ska komma till stånd måste känslorna kylas av så att parterna förmår hantera och kontrollera dem. Parterna måste få ventilera sina starka känslor, någon måste lyssna. Via aktivt lyssnande kan en tredje part kyla ner känsloläget och därmed skapa förutsättningar för konfliktlösning. Upptrappade Avkylda rs.350

Den perfekta teammedlemmen

Nu börjar resan – Handling gör skillnad! Vad vill DU göra annorlunda i morgon?