Utvärdering av anbud

LOU 12 kap § 1 En upphandlande myndighet skall anta antingen 1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten, eller 2. det anbud som innehåller det lägsta priset.

LOU 12 kap § 1 Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, skall myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd.

LOU 12 kap § 2 Den upphandlande myndigheten skall ange hur sådana kriterier kommer att viktas inbördes vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Kriterieviktningen får anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning.

Dokumentation om utvärderingsmodeller Konkurrensverket – Forskningsrapport 2004 NOU – Yttrande i mål 0024-26 (2005) SKL - PM 2008 Utvärdering i offentlig upphandling (del 1) –Pernilla Norman 2008 Regelverk och praxis i offentlig Upphandling - Per Molander Konkurrensverket – Yttrande i mål 3014-09

Domar om utvärderingsmodeller KamR Sthm 3014-09 (SL/Veolia) KamR Sthm 4979-06 (Lt Västmanland) KamR Sundsvall 3372-07 (Vägverket) KamR Jönköping 1557-08 (Livsmedel) KamR Gbg 6212-07 (V Götaland) LänsR Östergötland 3828-06 (Luftfartsv.) RÅ 2002 ref. 50 (Migrationsverket) KamR Sthm 5512-08 (Täby kommun) KamR Sundsvall 237-08 (Vägverket)

Utvärderingskriterier

Utvärderingskriterier ”…när en upphandlande enhet fastställer andra utvärderingskriterier än enbart pris är det ofrånkomligt att kriterierna i viss mån bedöms subjektivt vid utvärderingen.” ”Det finns heller inga krav i LOU eller gemenskapsrätten på att varje steg i en poängskala ska beskrivas i ord i förfrågningsunderlaget:” Länsrätten i Stockholm, mål 1790-09 (Veolia-målet)

Poängskala för kriterier Det kan vara svårt att beräkna hur stor den uppfyllda andelen är när man använder poängskalor som inte börjar på noll.

Orättvisa poängskalor? (proportionalitetsprincipen) Högsta kriterieuppfyllnad får 4 poäng och lägsta kriterieuppfyllnad får 1 poäng (stor skillnad 33,3 % mellan stegen) Högsta kriterieuppfyllnad får 5 poäng och lägsta kriterieuppfyllnad får 0 poäng (hur fungerar det om man bara får två anbud)

Relativa poängskalor ”Anbud med högsta kriterieuppfyllnad för ett kriterium får 10 poäng. Det anbud som är nästan lika bra får 9 poäng osv.” Två anbud kan inte få högsta poäng för ett kriterium med denna skrivning Kammarrätten i Göteborg 8022-08

Utvärdering av optionsår ”Om någon av parterna inte säger upp avtalet förlängs det automatiskt i ett år.” eller ”Avtalet kan förlängas med ett år under förutsättning att parterna är överens om detta.” När det inte föreligger någon skyldighet för leverantören att tillhandahålla tjänsten under optionsåren får optionstiden inte räknas in vid beräkning av kostnaden. Kammarrätten i Göteborg 7304-08

Otydliga kriterier Produkten skall vara försedd med… Produkten bör vara försedd med… Produkten bör kunna förses med… Det bör vara möjligt att förse produkten med…

Poängsättning av kriterier Innebär det någon skillnad vilken poängsättningsmodell man använder och hur kriterierna utformas? Några exempel följer!

Exempel på kriterier Exempel på kriterier för höjdhopp Bör kunna hoppa minst 2,00 m Bör kunna hoppa 2,20 m Bör kunna hoppa 2,00 m Anbud Kalle kan hoppa 2,10 m Bättre än kriteriet Sämre än kriteriet Uppfyller kriteriet

Poängsättning modell 1 Vilken poäng får man om man uppfyller kriteriet eller är bättre eller sämre än kriteriet? 5 Mycket bättre än kriteriet 4 Bättre än kriteriet 3 Uppfyller kriteriet 2 Något sämre än kriteriet 1 Mycket sämre än kriteriet 0 Saknas Anm: Fåtal kriterier som kan ge 4 – 5 poäng

Poängsättning modell 2 Vilken poäng får man om man uppfyller kriteriet eller är bättre eller sämre än kriteriet? 5 Uppfyller kriteriet 4 Högt mervärde 3 Acceptabelt mervärde 2 Visst mervärde 1 Litet mervärde 0 Mervärde saknas Anm: Man kan aldrig bli bättre än kriteriet

Poängsättning modell 3 Vilken poäng får man om man uppfyller kriteriet eller är bättre eller sämre än kriteriet? 5 Bättre än kriteriet 4 Uppfyller kriteriet 3 Högt mervärde 2 Acceptabelt mervärde 1 Litet mervärde 0 Mervärde saknas Anm: Man kan bli bättre än kriteriet

Viktning av kriterier styrs av: Viktning av kvalitet i procent, poäng eller SEK Viktning av kvalitet mot pris i procent eller genom en omräkningsfaktor Antalet underkriterier Modell för poängsättning Relativa eller rangordnade poängskalor Relationer till andra anbud alt eget anbud Beräkningsmodell för utvärderingen (jämförelse med lägsta pris, medelvärde, absoluta värden mm)

Den enklaste utvärderingsmetoden Lägsta pris!

Lägsta pris - Exempel Den artikel med lägst pris som uppfyller alla kriterier på ett godkänt sätt kommer att väljas.

Utvärderingsmodeller Vilken modell bör man använda för att bestämma vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga?

Endast rangordning Är det en fördel att använda rangordning av kriterierna i ett matematiskt perspektiv, eftersom inga kriterier kan vara lika mycket värda vid rangordning?

Utvärderingsmodeller LOU och EG-direktiven innehåller inga formregler för hur en utvärdering ska gå till. Det finns inte heller några regler om hur en utvärderingsmodell ska vara konstruerad.

Vilken metod använder man i andra länder? Använder endast metoder som relaterar till andra anbud, i regel till lägsta pris eller till medelvärdet av inkomna anbudspriser Anm: Inkl sökning på Internet 2009

Vilken metod använder andra landsting Vilken metod använder andra landsting? Jämförelsen omfattar upphandlingar av tung medicinteknisk utrustning under 2006 resp 2008 för samtliga landsting.

Landsting 2006 Rangordnade kriterier 7 st Relaterar till lägsta pris 10 st Jämförelsetal (VFM) 1 st Fast poängskala för pris 1 st Jämförvärde – Absolut påslag 1 st

Landsting 2008 Rangordnade kriterier 2 st Ofullständig (endast viktning) 7 st Relaterar till lägsta pris 5 st Relaterar till medelvärde 1 st Jämförvärde – Relativt påslag 1 st Jämförvärde – Absolut påslag 4 st

Landstinget Sörmland 2002 Relation till lägsta pris (kvot) 2002 D:o (relativ beräkning) 2002 D:o inkl relation till högsta kriterieuppfyllnad 2003 Justering av lutning för kostnadsskalan 2004 Anders Lunanders forskningsrapport 2005 Variant av Value-for-Money 2005 Absolut påslag för ej uppnådda kriterier 2006 Relation till fastställt lägsta pris 2006 D:o med utökad poängskala 2006 Absoluta påslag för ej uppnådda kriterier (fördelat per kriterium)

Krav på utvärderingsmodeller Modellen ska vara transparent och förutsägbar Modellen ska behanda alla anbud lika Modellen ska inte kunna manipuleras Ett anbud ska inte påverka resultatet för andra anbud Utfallet ska stämma med angivna förutsättningar Modellen ska vara matematiskt konsistent (logiskt utfall)

Checklista för utvärderingsmodeller Förutsägbar Fastställs kriteriernas värde innan förfrågningsunderlaget skickas ut eller först när anbuden har kommit in? Stämmer angiven viktning med det verkliga utfallet? Likabehandling Är kriterierna lika mycket värda för alla anbud? Proportionalitet (fri prövningsrätt?) Vilket värde har kriterierna i förhållande till priset? Ger en ändring av kvalitet eller pris en proportionell ändring av erhållen poäng (rangordning resp fasta betygssteg)? Hur mycket kan viktningen justeras vid utvärderingen? Matematisk korrekt Fungerar modellen alltid så att ett högre pris eller sämre kvalitet minska möjligheterna att vinna upphandlingen? Inte möjlig att manipulera Kan ett anbud påverka resultatet för de andra anbuden?

Fördelning av totalkostnad Kostnad obligatoriska krav + Värdet av kriterierna Totalkostnad för produkten Anm: Får kriteriernas värde vara större än kostnaden för produkten?

Problem med utvärderingsmodeller De flesta problem handlar om… Relationsproblem!

Några olika utvärderingsmodeller Förutbestämt pris (jämför bara kvalitet) Poängsätta pris och kvalitet Prissätta kvalitet och beräkna ett jämförvärde

Förutbestämt pris Utvärderingen baseras enbart på att köparen ska få så mycket som möjligt för ett förutbestämt pris. Jämförelse mellan offererade priser behöver inte göras. Vid utvärderingen behöver anbuden inte relateras till varandra.

Exempel på förutbestämt pris När priset är förutbestämt Upphandling av vårdtjänster där ersättningen är lika i hela landstinget, t ex via kapitering per listad patient. När man väljer fast pris Upphandling av en produkt där landstinget i förväg bestämmer priset.

Exempel på förutbestämt pris När man väljer att bestämma priset i förväg Landstinget XX betalar 10 mkr för att få en MR-utrustning installerad och klar för drift inkl två års garanti. Leverantörerna får ange vilka funktioner och tillbehör som ingår baserat på landstingets önskemål i kravspecifikationen. Den leverantör som erbjuder den bästa utrustningen med flest av önskade funktioner och tillbehör vinner upphandlingen.

Ska man egentligen använda För- och nackdelar? Ska man egentligen använda Förbestämt pris? eller Takpris?

Problem med förutbestämt pris Ett av de få objektiva kriterierna försvinner Vilket värde har ev erbjudanden som man har/inte har efterfrågat? Ska man åstadkomma ett lågt pris eller få så mycket som möjligt för pengarna?

Poängsätta pris och kvalitet I regel får man kostnadspoäng i förhållande till anbudet med lägsta pris

Metoder som poängsätter pris och kvalitet Modeller som relaterar till priser i andra anbud Modeller som relaterar till kvalitetsuppfyllnad i andra anbud Kombination av detta

Jämförelser med lägsta pris Användare av utvärdering som 2009 relaterar anbuden till lägsta pris: Arbetsförmedlingen Fortifikationsverket Konkurrensverket Försvarets Materielverk Rikspolisstyrelsen Naturvårdsverket

NOU om utvärderingsmodellen NOU anser att en utvärderingsmodell som låter det anbud som har lägst total poäng påverka vilket av de andra anbuden som kommer att vinna upphandlingen inte kan anses vara utformad på ett sådant sätt att den leder till ett rättvist resultat. Inte heller kan en sådan modell säkerställa att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet antas.

Parametrar vid poängsättning av pris Vilken poängskala ska gälla för prisets poäng? Vilken lutning ska poängskalan ha? Vad händer utanför den fastställda skalan? Jämföra med lägsta pris, medelvärde, medianvärde, högsta pris eller…? Heltal eller decimaler vid poängsättning? Rangordnade eller relaterade poäng? Relativ beräkning eller kvotberäkning? Viktning av pris mot övriga kriterier? Fast värde för lägsta alt högsta pris?

Jämförelse med lägsta pris Poängskalans lutning för kostnad påverkar viktningen

Kvotberäkning vid kostnadsjämförelse Lägsta pris dividerat med Anbudets pris Användare av modellen 2009

Kvotberäkning vid kostnadsjämförelse Olinjär poängskala för kostnadens poäng Anm: Normalt används en linjär skala för kriteriernas poäng. Reducerar kostnadens påverkan på utfallet av upphandlingen genom att kostnadspoängen aldrig kan bli mindre än 0.

Normal beräkning vid jämförelse med lägsta pris Anbudets pris – Lägsta pris dividerat med Lägsta pris

Normal beräkning vid jämförelse med lägsta pris Linjär skala för kostnadens poäng. Kostnadens påverkan på utfallet av upphandlingen upphör när kostnaden blir 2 x lägsta kostnad eftersom kostnadens poäng normalt aldrig tillåts bli mindre än 0.

Jämförelse med lägsta pris Vikten för kvalitet i förhållande till prisets vikt

Problem vid jämförelse med ”lägsta pris” Påverkan av annat anbud Orimligt utfall

Jämförelse med lägsta pris Kan en upphandlande enhet manipulera en procentuell viktning av pris mot kvalitet?

Jämförelser med andra anbuds kvalitetsuppfyllnad Bästa kvalitetsuppfyllnad får maximal poäng Angiven vikt för kvalitet ändras beroende på inkomna anbud Heltal eller decimaler vid poängsättning? Rangordnade eller relaterade poäng?

Jämförelse med lägsta pris Grundmodell Maximal modell

Min slutsats! Använd inte modeller som betygsätter anbudspriser och/eller kvalitet i förhållande till andra anbud.

Prissättning av kvalitet Value-For-Money (pris/kvalitet) Jämförtal genom avdrag för uppfyllda eller pålägg för ej uppfyllda kriterier i relation till anbudets pris, oftast justerat med någon form av omräkningsfaktor. D:o med fast pålägg utan omräkningsfaktor.

Synpunkt på utvärderingsmodellerna ”Det går endast att utvärdera verkliga anbud – detta innebär att det inte är möjligt att beställaren omvandlar leverantörernas utvärderingskriterier exempelvis till pengar. Gör man det blir anbuden och utvärderingen fiktiv. Detta innebär att några av de modeller som under de senaste åren vunnit terräng i sin helhet strider mot upphandlingsrätten och är olagliga.” Pernilla Norman Doktorand i upphandlingsrätt vid juridiska institutionen, Stockholms universitet Debattartikel i På gång i Upphandlarsverige (April 2009)

Prissättning av samtliga utvärderingskriterier ”Metoden innebär att den upphandlande enheten värderar varje utvärderingskriterium i pengar. Uppfyllelse av börkrav m.m. åsätts ett pris. Exempelvis i en konsultupphandling kan språkkunskaper värderas, varvid två språk är värt 3 000 kr medan tre språk är värt 4 000 kr. Denna metod har blivit vanligare, men den strider mot upphandlingsrättens grundprinciper eftersom utvärderingen blir påhittad av den upphandlande enheten och inte är verklig. Dels blir den diskriminerande genom att ett anbud som uppfyller många börkrav får ett högre pris än ett anbud som uppfyller färre börkrav. Metoden kan alltså innebära att en leverantör straffas istället för premieras för hög uppfyllelsegrad av börkrav. Denna metod strider alltså i sin helhet mot upphandlingsrätten.” Pernilla Norman Doktorand i upphandlingsrätt vid juridiska institutionen, Stockholms universitet Utvärdering i offentlig upphandling – Konsten att behålla verklighetsanknytning 2008

Domar på utvärderingsmodellerna ”Länsrätten finner att då det i rättskällorna inte närmare finns beskrivet hur viktningen ska genomföras finns det ingenting som talar för att den form av viktning som SL har använt sig av inte skulle vara godtagbar så länge metoden garanterar nödvändig öppenhet och likabehandling mellan anbudsgivarna.” Länsrätten i Stockholm, mål 2305-08 (Swebus-domen) om prispåslag för kvalitetsbrister. Anm: Inget prövningstillstånd beviljades i Kammarrätten i Stockholm eller i Regeringsrätten

Domar på utvärderingsmodellerna ”… då förfrågningsunderlaget innehåller en tydlig information om hur sammanvägningen mellan totalpris och kvalitet skall göras föreligger ingen grund för ingripande mot upphandlingen på grund av att utvärderings-modellens sätt att vikta totalpris och kvalitet skulle strida mot LOU och Gemenskaps-rätten.” Länsrätten i Stockholm, mål 1790-09 (Veolia-målet)

Konkurrensverket 2009 ”Den av SL tillämpade metoden att inbördes vikta tilldelningskriterierna genom monetära termer i form av kvalitetsbristpåslag är enligt Konkurrensverkets bedömning förutsägbar och medför att alla potentiella anbudsgivare behandlas lika och ges möjlighet till insyn.” Konkurrensverkets yttrande över SLs upphandling av driften av tunnelbanan i Stockholm till Kammarrätten i Stockholm

Konkurrensverket 2009 ”Den absoluta utvärderingsmodell som använts av SL får vidare anses uppfylla kraven på likabehandling och transparens minst lika bra som, eller bättre än, de mer allmänt förekommande relativa utvärderingsmodellerna.” Konkurrensverkets yttrande över SLs upphandling av driften av tunnelbanan i Stockholm till Kammarrätten i Stockholm

Modeller som relaterar till leverantörens egna anbud Value-For-Money eller Beräkning av ett jämförtal genom ett pålägg för ej uppfyllda kriterier eller avdrag för uppfyllda kriterier, i regel justerade med någon form av omräkningstal

En enkel modell som relaterar till leverantörens egna anbud Value-For-Money

Jämförtal - Relation till leverantörens eget anbud Pålägg för ej uppfyllda kriterier eller Avdrag för uppfyllda kriterier

Jämförtal - Relation till leverantörernas egna anbud Påläggets reps avdragets storlek bestäms av: Uppfyllda/ej uppfyllda kriterier (%) Anbudets kostnad Omräkningstalets storlek (viktningen)

Jämförtal - Relation till leverantörens eget anbud Måste värdet av att uppfylla ett kriterium vara lika stort för alla anbud? Tänk på likabehandlingsprincipen!

Jämförtal - Relation till leverantörens eget anbud Pålägg för samma kriterieuppfyllnad: Anbud A Anbud B Anbud C 1 500 kr 2 000 kr 2 400 kr Anm: Är det acceptabelt att använda metoder som fungerar på detta sätt eller strider det mot likabehandlingsprincipen i EG-rätten?

Jämförtal - Relation till leverantörens eget anbud Ska man använda avdrag eller pålägg när utvärderingsmodellen relaterar till leverantörens eget anbud? Anm: Påverkar utfallet av upphandlingen.

Jämförtal - Relation till leverantörens eget anbud Om man använder avdrag i stället för pålägg skulle det kunna vara bättre att lämna ett högre pris om två anbud uppfyller kriterierna lika bra. Därför bör man aldrig använda avdrag!

Min slutsats! Använd inte modeller som relaterar pålägg eller avdrag för kvalitetsuppfyllnad till leverantörens eget anbud.

Jämförtal - Relation till leverantörernas anbud Om man relaterar pålägget till en fast punkt, som inte behöver vara känd i förväg, t ex medelvärdet av kostnaderna för inkomna anbud, uppstår inte problemet med att värdet av att uppfylla ett kriterium inte är lika stort för alla anbud

Omräkningsfaktor eller viktning? Är det samma sak att vikta kvalitet till 80 % som att använda en omräkningsfaktor på 80 %? Nej!

Omräkningsfaktor eller viktning? Andel av pris (normalt 0 – 100 %) Exempel: Om kvalitet är 80 % av anbudets pris. Anbud på 1 mkr = 0,8 mkr Kriterierna är totalt värda 0,8 mkr

Omräkningsfaktor eller viktning? Viktning av kvalitet mot pris Vikt av pris + kvalitet = 100 % Exempel: Om kvalitet är 80 % är priset 20 %. Kvalitet är 4 gånger mer värt än pris. Anbud på 1 Mkr = 4,0 Mkr Kriterierna är totalt värda 4,0 mkr

Hur bör man göra då? Vikta kriterier med hjälp av absoluta tal (fasta mervärde) och beräkna ett jämförvärde.

En utvikning till friidrott Hur påverkas resultatet om en idrottare inte försöker göra sitt bästa vid: Poängsättning vid mångnationskamp (relativ poängsättning för placering) jämfört med Poängsättning vid mångkamp (absolut poängsättning för prestation)

Fast pris med viktning Beräkning sker på samma sätt som en normal jämförelse med lägsta pris En max tillåten kostnad anges i förfrågnings-underlaget Anbuden får lägsta betyg om man uppnår max tillåten kostnad och högsta kostnadsbetyg om anbudet är gratis (0 kr) Ger samma utfall som en mervärdesberäkning

Fast pris med viktning Det är i regel svårare att fastställa en högsta tillåtna kostnad för anbuden än att bestämma ett värde för kriterierna. Modellen fungerar bra om det handlar om upphandling av investeringsvaror, där detta värde bestäms av budgeten.

Absoluta mervärden – Två alternativ Pålägg för kvalitetskriterier som inte är uppfyllda (rekommenderas) Avdrag för kvalitetskriterier som är uppfyllda

Bestämma kriteriernas mervärde Hur gör man? Beräkna totalkostnaden på samma sätt som vid utvärdering av anbuden Bestäm kriteriernas andel av totalkostnaden Beräkna kriteriernas totala mervärde Fördela mervärdet på kriterierna

Bestämma kriteriernas mervärde Hur viktar man pris mot kvalitet? Det finns ingen anledning att vikta pris mot kvalitet med denna metod. En omräkning av ett fast pålägg med ett omräkningstal ger bara ett nytt fast pålägg.

Exempel absolut pålägg Poäng Procent SEK

Viktning av kriterier som ett intervall Möjlighet att ange viktning som ett intervall för att kunna justera viktningen i samband med utvärderingen

Problem med metoden Skillnad mellan produktens kostnad och kriteriets värde för köparen? För tydligt? Hur liten får skillnaden vara mellan jämförelsevärdena för två anbud? Kan man använda justering av viktning vid utvärdering för att öka avståndet mellan anbuden?

För- och nackdelar med att vikta i SEK Kriteriets vikt blir tydligt för alla Väcker engagemang Miljökrav får ett tydligt värde Ger ofta helt ny viktning Inte lämplig vid massupphandling

Egen jämförelse 2004 - 2009 Upphandling av datortomograf i Sörmland Skillnader mellan 2004 och 2009 beroende på vald modell

Massupphandlingar

Mervärde vid massupphandling Normalt inte möjligt att prissätta varje kriterium i SEK för varje produkt Gäller det köp av enskilda produkter eller en varukorg? Gäller samma utvärderingskriterier för hela produktgruppen? Kriteriernas andel av kostnaden

Mervärde vid massupphandling Exempel massupphandling

Varukorg Obligatoriska produkter i varukorgen Minsta antal godkända produkter som varukorgen måste omfatta Ej godkända produkter hanteras som om de inte offererats och utgår ur varukorgen Tidigare eller uppskattat pris krävs för alla produkter för att beräkna kriteriernas värde Pålägg på tidigare alt uppskattat pris för produkter som inte offereras eller som inte godkänns Lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga

Saknad produkt i varukorgen Man får inte ta bort produkter, som någon annan anbudsgivare inte har offererat, ur ett anbud (KamR Jönköping) Man får inte lägga på högsta pris från de andra anbuden för en saknad produkt (KamR Jönköping) Man får lägga på ett fastställt pålägg på högsta pris från de andra anbuden för en saknad produkt (KamR Göteborg)

Saknad produkt i varukorgen Hur ska pålägget beräknas när man utvärderar ekonomiskt mest fördelaktiga anbud? Fast pålägg i SEK? och/eller Pålägget för ej uppfyllda kriterier?

Varukorg Exempel på principer för upphandling med hjälp av varukorgar för lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud

Ett ord på vägen Ska man använda den bästa metoden och riskera att oftare drabbas av överprövningar eller är det bättre att använda en sämre metod som ger det resultat verksamheten önskar?

Lösenord för skyddade EXCEL-filer gg