Att leda workshops

Workshopledaren stöttar och uppmuntrar gruppen Workshopledarens roll är att leda arbetet framåt och hjälpa gruppen att behålla fokus på ämnet för workshopen, så att resultat jobbas fram Under workshopen stödjer workshopledaren alla deltagare att göra sitt bästa genom att uppmuntra alla att delta samt betona var och ens ansvar för helheten

Före workshopen Träffa processledaren, och eventuella andra workshopsledare för att planera workshoparna i detalj Definiera vilken process som ska analyseras Säkra att lokal är bokad, och att ni har all utrustning som krävs för att genomföra en workshop Skicka ut agendan och annan relevant information till deltagarna i förväg, så att de kan förbereda sig Avgränsa processens start- och slutpunkt samt andra avgränsningar ifråga om tid och resurser som är tillämpbara Fastställ vad som ger värde – sett utifrån kundens synpunkt Identifiera och definiera kritiska nyckeltal för värdeströmmen

I do art I = Intention Vad är syftet med dagens workshop? D.O = Desired Outcome Vad är målet med dagens arbete? Vad är det bästa som skulle kunna komma ut? A = Agenda Hur ser agendan ut för förmiddagen? Vad ska du säga och i vilken ordning? Vilka ämnen och frågor ska du ta upp? R = Roles Vilka roller har vi? Vem är du och vem är den du pratar med? Behöver vi sätta upp några förhållningsregler/ramar för dagen? T = Time Hur lång tid får de olika momenten ta? För att få ut det mesta av förmiddagen bör du sätta en tidsgräns. Vi arbetar ofta effektivare under tidspress helt enkelt.

Under workshopen Håll gruppen fokuserad på uppgiften Parkera känsliga (eller irrelevanta) diskussioner på ett blädderblock Se till att gruppen håller tiderna Sammanfatta diskussionen när du känner att det är motiverat eller du vill få gruppen att gå framåt Håll koll på om någon ser förvirrad ut, så att du kan förtydliga diskussionen Sammanfatta efter varje delmoment, för att få gruppen med dig

Problemanalys Förståelse för ursprunget, rotorsaken till problemet Diagnostisera problemet grundligt genom att fokusera på orsaken och inte konsekvenserna (verkan) Ställ frågor för att försöka hitta och förstå var det kan gå fel, vilka konsekvenser det får och vilka som påverkas. Fungerar det här alltid som det ska? Vad är det som skulle kunna gå fel? Hur ofta händer det? Vilka följder kan det få på andra områden, eller för kunderna? Vad tror du är orsaken till att det blir fel? Vad tror du man kan göra för att undvika felet, eller rätta till rotorsaken?

I slutet av workshopen Sammanfatta hela dagen, och gå även igenom de parkerade frågorna. Berätta för gruppen hur dessa frågor kommer hanteras. Gå igenom eventuella to-do’s och dead-lines om några sådana har delats ut under dagen Bekräfta tid och plats för nästa workshop, eller nästa steg I processen Fråga gruppen vad som gick bra, och vad vi kan göra bättre nästa gång vi träffas

Praktiska tips för en lyckad workshop Var uppmärksam Lyssna aktivt Led tillbaka deltagarna till huvudspåret när diskussionerna flyter ut Var uppmärksam på när processteg saknas Undvik att hamna i lärarrollen Dra nytta av din egen okunskap Försök formulera problem positivt Att använda "Hur” istället för "Varför det"

Tips för att engagera deltagarna Ställ öppna frågor Spegling Lyssna aktivt Beröm gruppen och deltagarna när de jobbar bra Var tyst Returnera frågor och bolla vidare Sammanfatta delmoment och ställ sedan en fråga som för processen framåt

Tips för att stimulera diskussion Föreslå en bensträckare Ställ dumma frågor Gör en snabb undersökning T.ex: Håller alla med om att…? Gå ner på detaljnivå med en idé som du får från en deltagare Försök komma på frågor som du tror att gruppen skulle vilja ställa Var stödjande Be en av deltagarna summera Omformulera frågeställningar

Erkänn konflikter och skapa insikt Ibland uppstår olika former av konflikter under en workshop. Behåll lugnet och försök förstå parterna. Så här kan du göra om: Någon/några dominerar workshopen – bjud aktivt in alla att bidra och ge alla lika mycket uppmärksamhet Personliga konflikter uppstår – fokusera på mötets syfte och engagera resten av gruppen Workshopen eller arbetssättet ifrågasätts – var tydlig med plan och syfte och förklara hur arbetssättet ska leda till resultat Gruppen fastnar i detaljdiskussioner – fråga hur diskussionen bidrar till workshopens syfte eller föreslå att frågan ”parkeras” Total förvirring uppstår i gruppen – ta en paus och reflektera över anledning och andra angreppsvinklar

Dela gärna på rollen som workshopledare En kan leda gruppen framåt medan den andra dokumenterar och fokuserar på gruppens interaktion – Under workshopen kan rollerna med fördel bytas Uppstår oklarheter eller problem kan workshopledarna bolla idéer och lösningar med varandra – ta en paus! Arbete i mindre grupper leds lättare av flera personer

Driv processen framåt med stöd av ett antal grundläggande tekniker Brainstorma Ange syftet med momentet klart och tydligt och upprepa det löpande Uppmuntra alla att delta Kritisera och värdera inte- alla idéer är värdefulla Ändra processen före och efter men inte under själva brainstormingen Gruppera och sortera Om möjligt, sätt grupperingsrubriker på förhand – helst av gruppen. Gruppera det som kommit fram – låt gärna gruppen göra det själv; var annars noga med att grupperingen är förankrad. Vid behov, sätt nya rubriker för ökad tydlighet Prioritera Låt gruppen definiera kriterier för vad som är viktigt. Knyt an till syfte/mål med workshopen. Vid skiljaktigheter använd t.ex. prickar.

Varva arbetsformer för bästa dynamik Enskilt arbete Bikupa Grupparbete Arbete i plenum

Dominanta deltagare Söker ofta bekräftelse, så försökt bekräfta dem, eller visa att du respekterar deras åsikter på Säg att det också kan finnas andra åsikter i gruppen, så att alla känner sig respekterade Uppmuntra andra deltagare att säga sina åsikter Sätt gränser på ett trevligt sätt Om det är nödvändigt, prata med personen under en bensträckare Låt det inte bli en tävling

Ointresserade deltagare Tillåt inte någon att bara vara en passiv deltagare Försäkra dig om att de inser fördelarna med att delta Betona (för alla) vikten av att alla deltar Visa att du är intresserad av dem och deras åsikter Uppmuntra dem att delta så tidigt som möjligt Be om just deras åsikt (fast utan att överbetona deras inflytande) Ge dem positiv feedback när de deltar

Deltagare som är tysta, blyga, beroende av andra eller tröga Försök få deras förtroende och ge dem självförtroende Se deras styrkor och svagheter Ge dem uppgifter som du vet att de klarar av Ställ frågor som du vet att de kan svara på Ge dem tillfälle att visa att de kan inför de andra deltagarna Coacha dem utanför workshopen OBS: Ställ dem aldrig framför gruppen!!!

Deltagare som bara ser problem Bekräfta hans eller hennes problem Om klagomålet är rimligt, visa att du förstår problemet och berätta vad du ska göra åt det Om du känner att problemet inte är rimligt och inte hör hemma i processen kan du fråga om det är något de andra deltagarna också känner Om den som klagar fortfarande insisterar, bekräfta hans/hennes rätt till sin åsikt och fokusera gruppen på nästa steg i processen Parkera problemet på ett blädderblock Prata med personen utanför workshopen

Pratiga deltagare Dra in dem i den workshopen som du leder Använd kroppsspråket: ögonkontakt och små gester som visar ditt missnöje Flytta fysiskt närmare, det brukar avskräcka de som pratar Utnyttja när någon annan pratar, och be dem vara tysta så att andra kan göra sina röster hörda Gör det alltid på ett trevligt sätt Om du delar upp gruppen, skilj pratarna åt Prata med dem under en paus vid behov

Om deltagare blir osams Bekräfta vad de som är osams har sagt, sammanfatta och gå vidare, eller gå tillbaka till utgångspunkten Påminn deltagarna om varför de är där, vilken roll de har och vad ni har för uppgift Ta en bensträckare

Att hantera en aggressiv grupp Bekräfta gruppens känslor i början av mötet Ge gruppen möjlighet att berätta varför de känner som de gör, även om du redan tror att du vet varför Räta ut eventuella missförstånd eller missuppfattningar som kan vara grunden för deras missnöje; de kanske är felinformerade! Bekräfta missnöjet om det finns giltiga skäl Om det är saker som ligger utanför gruppens kontroll, kan du visa empati för gruppens känslor - men också berätta att det inte kan hanteras på det här sättet i workshopen Inrikta gruppen på uppgiften

Vad behöver du hjälp med?