Det händer inom kommunala hälso- och sjukvården i Ödeshög Lars-Gunnar Almén Selma Malic

Ödeshög – Mitt i södra Sverige? Mitt emellan Linköping och Jönköping

Ödeshög – Mitt i södra Sverige? Mitt emellan Stockholm och kontinenten

Ödeshög – Mitt i södra Sverige? Ca 5 300 invånare Östergötland 13 kommuner 460 000 invånare Ödeshög Mitt emellan Stockholm och kontinenten

Ödeshög – Natur och kultur Alvastra kloster Tåkern Rökstenen Omberg Vättern

Ödeshögs bidrag till Västra Götalands och Sveriges fotbollsframgångar

Våra nätverk ITSAM Procapitakommunerna i Östergötland E-hälsonätverket Termer och begrepp (Östgötaträdet)

Ödeshög – en del av kommunalförbundet ITSAM Medlemskommunernas gemensamma IT-avdelning Boxholm 5 300 Ydre 3 700 Vimmerby 15 600 Kinda 9 800 Åtvidaberg 11 600 ------------------------------- 51 300

Ödeshög – en del av kommunalförbundet ITSAM Samma verksamhetssystem/likartad miljö Gemensamma vägval – åt samma håll fast kanske olika fort Upparbetat samarbete mellan systemförvaltare/IT-strateger i medlemskommunerna I gruppen olika kompetenser

Ödeshög – en del av Östergötland Procapita HSL Ödeshög initierade samarbete - samtliga Procapitakommuner” i Östergötland – 9 kommuner (inkl Vimmerby) Första möte maj 2018 Syfte – samsyn kring dokumentationen (HSL)

Ödeshög – en del av Östergötland Procapita HSL Samma verksamhetssystem/likartad miljö Erfarenhetsutbyte Gemensamt arbete med anpassning av journalsystemet utifrån nya riktlinjer kring dokumentation av vårdprocessen samt krav på statistik

Ödeshög – en del av E-hälsonätverket i Östergötland 13 kommuner

Ödeshög – en del av E-hälsonätverket i Östergötland Parter Region Östergötland (Landstinget) Kommunernas socialtjänst IT-chefsnätverket IT-e. Driver gemensamma utvecklingsinsatser utifrån antagen handlingsplan. Gemensam E-hälsosamordnare Är under omorganisation

Termer och begrepp – arbetsgrupp för en enhetlig sökordsstruktur i Östergötland (ICF/KVÅ) MAS-nätverk såg behov av strukturerad dokumentation Beslut av socialchefer – projekt att alla kommuner ska ha samma sökordsstruktur = ”Östgötaträdet” 2012-2013 Startade arbetet med termer och begrepp i Östergötland Tog fram urval från Socialstyrelsens dokument gällande ICF och KVÅ Urval gällande administrativa sökord Förvaltas i en länsgemensam databas Alla 13 östgötakommuner ingår i detta arbete (Procapita, Treserva, Viva)

Termer och begrepp – Hur ser det ut idag? Beslut att endast använda de sökord som finns i databasen (”Östgötaträdet”) Inventering av alla kommuners träd – kommuner hade gjort egna förändringar som inte följde Östgötaträdet Uppdatering av databasen Förvaltningsgrupp bildas (4 pers) Nya krav från Socialstyrelsen – Östgötaträdet behöver utökas /uppdateras.

Ödeshög – vi testar och delger Positiv inställning till digitalisering från politik/chefer/medarbetare Införandet i t ex Ödeshög – pilot för hela ITSAM/Östergötland ”Lagom stor” – greppbara volymer men helhetseffekter för kommunen

Några länsgemensamma projekt NPÖ – konsument Panorama Remisser och svar (ROS) ”Pensionera faxen” --> Säker e-post NPÖ - producent

NPÖ – konsument Infört ca sedan flera år Liten användning p g a Panorama

Panorama Vårdöversikt i Region Östergötlands journalsystem Cosmic Togs fram i samband med kommunernas övertagande av hemsjukvårdsansvaret (2014) Ger den kommunala hälso- och sjukvården i Östergötland möjlighet att se en översikt över viss information i Cosmic En tillfällig lösning

ROS Kommunaccess till ”Remisser och svar” Ödeshög – en av tre pilotkommuner Mål I samtliga patientärenden inom den kommunala hemsjukvården kunna skriva ut provtagningsunderlag samt signera provtagningar innan leverans till laboratoriet. Region Östergötland: Minska laboratoriepersonalens arbete i med att bistå kommunerna med att skriva ut provtagningsunderlag och (felaktigt) signera prover vid inlämning till lab. Kommunerna: Ökad patientsäkerhet rörande labprover. Projektet avslutas – övergått till förvaltning april 2017

NPÖ – producent ett projekt inom E-hälsonätverket Förstudie – juni 2016 Beslut (socialchefer) september 2016 om att alla kommuner skulle bli producenter Projektstart mars-2017 (Länsgemensam projektledare) Målet - alla kommuner anslutna under 2017 (Ödeshög var ”pilot”)

NPÖ ska leda till: ökad vårdkvalitet genom bättre beslutsunderlag ökad patientsäkerhet som minskar risken för felbehandling/felmedicinering ökad effektivitet genom minskat dubbelarbete, förbättrad samplanering och samordning

Effektmålen för projektet Förutsättningar för likvärdig vård och omsorg för patienterna Ökad upplevd nytta av info från kommunerna Minska administrativ tid hos personal i Region Östergötland

NPÖ – producent ett projekt inom E-hälsonätverket Tre olika journalsystem Procapita (Hade en färdig lösning vid projektstart) Viva Treserva Genomgång/revision av HSA-katalogerna Anslutning via agent Gemensam utbildning i spärr- och logghantering

Informationsmängder Funktionsnedsättning ADL Vård- och omsorgsplan (Uppmärksamhetssignaler)

Mappning informationsmängd NPÖ mot rubrik i sökordsträdet

Konsekvenser för sökordsträdet Sökordsträd enligt ICF/KVÅ Mappning mot ADL – krävde en mer detaljerad nivå på bedömning (status, ICF) f f a på kapitel Personlig vård Ökade detaljnivån på alla ICF-rubriker

Konsekvenser för sökordsträdet Tidigare: Kapitelnivå med nivå 2 som frastexter Efter ”ombyggnad”: Rubrikerna är på nivå 2

Arbetet med godkännandeprocess Agenten (Tieto) hade en införandeprocess Ändrade regler för testgodkännande gjorde att processen drog ut på tiden Ödeshög var pilot – medförde lite extra jobb Projektledare E-hälsonätverket samt projektledare hos leverantör hade mycket stor betydelse Problem med avtalsskrivande för en av de tre leverantörerna

Arbetet i verksamheten Framtagande av rutiner Information till patienter Spärr/logg Samtycke Produktion av informationsmaterial Distribution av information till befintliga patienter Utbildning av legitimerad personal Rensning i journalerna

Rutin - sammanhållen journalföring Inhämta samtycke till att kunna läsa via sammanhållen journalföring 1. Informera den enskilde om vad ni avser att inhämta samtycke om och tillfråga om samtycke, lämpligtvis vid ankomstsamtalet. 2. Den enskildes ställningstagande (samtycke eller ej samtycke) dokumenteras i verksamhetssystemet enligt lokal rutin. 3. Inom hemsjukvård och korttidsvård ska tidsbegränsningen för samtycket sättas till ett år. För övrig verksamhet gäller samtycket tills vårdrelationen avslutas ex. vid utförarbyte. Information till den enskilde angående tillgängliggörande av journaldokumentation via sammanhållen journalföring Informera den enskilde om att viss information från Ödeshögs kommuns hälso- och sjukvårdsjournal blir tillgänglig för andra vårdgivare och hur den skyddas så att obehöriga ej får tillgång till den. 2. Informera den enskilde om möjligheten att spärra uppgifter så att andra vårdgivare inte kan läsa dessa. Information ska också lämnas om att den enskilde när som helst kan häva denna spärr. 3. Informera den enskilde om vad det innebär att t ex personal hos annan vårdgivare inte kan ta del av Ödeshögs kommuns vårddokumentation via sammanhållen journalföring. Viktigt att skilja mellan samtycke för att läsa och information om att producera!

Checklista - sammanhållen journalföring Checklista information/samtycke gällande sammanhållen journalföring Ny patient till hemsjukvård, korttidsboende, inflyttning till vårdboende/LSS-boende. Vid första kontakt. 1. Informera om att viss information från Ödeshögs kommuns hälso- och sjukvårdsjournal blir tillgänglig för andra vårdgivare. 2. Informera om möjligheten att spärra uppgifter så att andra vårdgivare inte kan läsa dessa. Information ska också lämnas om att den enskilde när som helst kan häva denna spärr. 3. Informera den enskilde om att om hen väljer att spärra sin information ansvarar hen själv för att informera vårdpersonalen om vad de behöver veta för att ge en god och säker vård. 4. Lämna ut broschyren ”Bättre överblick – ännu bättre vård” 5. Fråga den enskilde om vi får ta del av journaluppgifter från andra vårdgivare via sammanhållen journalföring (NPÖ). 6. Dokumentera under Observera/Samtycke att den enskilde blivit informerad om tillgängliggörandet av vissa uppgifter via sammanhållen journalföring. Använd frastext. 7. Dokumentera under Observera/Samtycke om den enskilde accepterar eller motsätter sig inhämtande av journaluppgifter via sammanhållen journalföring (NPÖ). Använd frastext. Om den enskilde vil spärra sin information – se rutin för spärr och hävning av spärr. Viktigt! Om du inte hunnit informera patienten innan journalen öppnas- gör så här: 1. När du väljer organisation för journalen – välj den underliggande nivån med EJ NPÖ i namnet. 2. När information enligt ovan är given – flytta upp journalen till den ordinarie organisationsnivån Om patienten direkt vid informationstillfället väljer att spärra – gör så här: 2. Låt patienten fylla i blanketten för spärr. 3. Dokumentera under Observera/Samtycke att patienten har begärt spärr av informationsutbyte till sammanhållen journalföring (NPÖ). Använd frastext. 4. Lämna ifylld blankett till Selma Malic/Lars-Gunnar Almén

Information till patienter Broschyr Brev till alla befintliga patienter Affischer/ hemsida Affischer på äldreboende Affisch på vårdcentralen Information på odeshog.se

Spärr/hävning Blanketter för spärr och hävning av spärr

Driftstart Okt 2017 Planerad driftstart/Ödeshög färdiga Ytterligare arbete med dokument för att bli godkända som producent okt 17 – april 18 2018-04-18 Skickade in det sista dokumentet till Inera 2018-04 18 Är lite trött och skriver till projektledaren 2018-04-20 Godkända av Inera! Allt är förlåtet 2018-04-23 Data blir synligt i NPÖ (Problem med vårdplanerna) 2018-05-03 Allt fungerar som det ska! ”Den som tyckte att Dallas var en långlivad dokusåpa har inte försökt bli godkänd av Inera ”

Nationell patientöversikt (NPÖ)

Nationell patientöversikt (NPÖ)

Nationell patientöversikt (NPÖ)

Nationell patientöversikt (NPÖ)

Nationell patientöversikt (NPÖ)

Kostnader Kostnad enligt Tietos prislista Startkostnad ca 150 000 kr Månadskostnad ca 6 000 kr Projektledning (länsgemensam) bekostas av E-hälsonätverket Interna kostnader för implementationsansvar, utbildning, projektmöten m m.

Nytta av produktion till NPÖ NPÖ – spindeln i nätet för informationsutbyte mellan olika vårdgivare Landsting/region kan få direktåtkomst till aktuellt hälsotillstånd Steg mot att ge patienter tillgång till sina kommunala journaler via nätet Vi som kommuner kan/bör ställa krav på landsting/region att använda NPÖ Ett utvärderingsprojekt är beställt Utvärdering av upplevd nytta Utvärdering av effektmålen

Projekt - Pensionera faxen Gemensamt projekt för att digitalisera utbyte av information Vårdcentral – Kommunala hälso- och sjukvården. Projektstart 2016 Kommunikationslösningar E-post NPÖ Kommunikation mellan funktionsbrevlådor Säker e-posttransport (TLS) Rutiner/riskbedömning OK från jurister Start 6/2 -2017

Det finns en hel del behov av kommunikation… Analys av informationsutbyte Mätning av faxanvändning mellan vårdcentral och kommun Kommunen står för merparten av skickade fax Efter införandet av säker e-post faxas endast vårdplaner och brytpunktsbedömningar En del av informationsmängderna finns att läsa i NPÖ

Länsprojekt – Digital rörpost Ödeshögsprojektet mynnade ut i ett länsprojekt Alla kommuner ska börja kommunicera mellan (minst) en funktionsbrevlåda i kommunen och en funktionsbrevlåda på en vårdcentral Gemensamt framtagna regler för konfigurering och namnsättning

Vad gör vi nu i Ödeshög? På grund av Socialstyrelsens krav på statistik har vi beslutat att bygga om journalträdet I samband med detta försöker vi tydliggöra dokumentationsprocessen och anpassa den till Socialstyrelsens processmodell Projekt för framtagande/användande av standardvårdplaner (3 kommuner)

Anpassning till processmodellen för hälso- och sjukvård (Nationell Informationsstruktur)

Dokumentationsprocess B5 (Behandlande vårdplan startas samtidigt med en utredande plan) Ej utredd orsak Utredande ordinationer (KVÅ) Skriv bedömning i ICF/status Beslut: Utredande och Behandlande vårdplan Utredande vårdplan Behandlande vårdplan Behandlande ordinationer (KVÅ) Vi har identifierat 7 olika vårdprocesser. Detta är ett exempel.

Förändring av sökordsträdet – utökning utredande ordinationer m m

Projekt - Standardvårdplaner Tre kommuner (Ödeshög, Boxholm och Vadstena) Två journalsystem – Procapita och Viva Syfte Tydliggöra och förenkla dokumentationen Kvalitetssäkra vård och dokumentation I Ödeshög har man under en längre tid dokumenterat i vårdplaner i journalsystemet. Standardvårdplaner innebär en förenkling. Vårdplanerna är en viktig del av den producerade informationen till NPÖ Standardvårdplan innebär ett färdigpaketerat urval av KVÅ-ordinationer kring ett specifikt problem

Tack! Lars-Gunnar Almén lars-gunnar.almen@odeshog.se Selma Malic selima.malic@odeshog.se Tack för uppmärksamheten!