Fördjupning i ledning och styrning – arbetet med budget och uppföljning Politikerutbildning 2011

Agenda – dag 1 Område Syfte Göteborg stads styrmodell 2019-01-15 Område Syfte Göteborg stads styrmodell Återkoppling till stadens styrmodell och sammanfattning av politikerutbildning våren 2011 Rollfördelningen i arbetet med ledning och styrning Fördjupad reflektion om den praktiska rollfördelningen för att säkra bra ledning och styrning Dialogen som metod för ledning och styrning Fördjupad reflektion om hur dialogen används idag som en metod för att leda och styra verksamheten Helhetsperspektiv – vad är det? Fördjupad reflektion om vad helheten står för och hur vi förväntas bidra

Stadens styrmodell Politikerutbildning 2011

Styrnivåer i Göteborgs Stad Kommunfullmäktige (KF) Kommunstyrelsen (KS) Omvärldsanalys, Vision, Ledningsidé, Finansiering, Verksamhetsvolym Budget Nämnd Reglemente Mål & Inriktning: vision förhållningssätt inriktningar prioriterade mål Bolagsstyrelse Ägardirektiv Mål & Inriktning: vision förhållningssätt inriktningar prioriterade mål Dialog Nämnd/Bolagsstyrelse Förvaltningsledning Övergripande vision Strategier, mål Åtgärder, nyckeltal Budget Bolagsledning Övergripande vision Strategier, mål Åtgärder, nyckeltal Affärsplan/budget Dialog Förvaltnings-/Bolagsledning Styrnivåer i Göteborgs Stad Ovanstående bild visar på ett generellt sätt stadens styrnivåer i ett kommunövergripande perspektiv. Kommunfullmäktige (KF)/Kommunstyrelsen (KS) - Arbetar med frågeställningar och tar beslut i frågor som rör hela Göteborgs Stad, t ex vision för staden som helhet, finansieringsfrågor, utfärdande av direktiv samt ramar, inriktningar och prioriterade mål som publiceras i KFs budget etc. Nämnd/Bolagsstyrelse - Arbetar i första hand med att fastställa strategier för enhetens verksamhet, säkerställa att förvaltningen/bolaget har en effektiv ledning, organisation och verksamhetsstyrning som bidrar till att KF: s mål och direktiv kan uppfyllas. Vidare skall nämnden/bolagsstyrelsen följa upp förvaltningschefens respektive VD: s förvaltning av enheten samt säkerställa att det finns en god och fungerande intern kontroll. Förvaltningar/Bolagsledningar - Förvaltningschef och VD skall sköta den operativa verksamheten för förvaltningen respektive bolaget, följa nämndens respektive bolagsstyrelsens mål, riktlinjer och anvisningar samt tillse att överordnad styrnivå får den information och de fakta som erfordras för att fatta välgrundade beslut. - Alla styrnivåer i staden, KF, Nämnder/bolagsstyrelser måste arbeta med flera olika tidshorisonter, lång sikt (över 3 år), medellångsikt (1-3 år) och kort sikt (upp till 1 år). Varje forum behöver sin egen planeringsprocess med dokument vars innehåll blir resultat av arbetet. Verksamhetsområde/avd Verksamhetsövergripande vision Förhållningssätt Strategier, mål Åtgärder, nyckeltal Verksamhetsområde/avd Verksamhetsövergripande vision Förhållningssätt Strategier, mål Åtgärder, nyckeltal Dialog Verksamhetsområde/avd Augusti 2009

Styrande dokument Kommunfullmäktige (KF) har antagit ett antal dokument som reglerar styrning och uppföljning inom staden. Dessa är: Kommunalfullmäktiges årliga budget Riktlinjer för budget och uppföljning Riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad Allmän stadga för Göteborg Stads nämnder Reglementen för nämnder och kommunstyrelse Göteborgs Stads ägardirektiv för direkt och indirekt ägda bolag Bolagsordning och ägardirektiv Riktlinjer för Göteborg Stads styrdokument Övriga planer, program, riktlinjer och policies etc som KF har antagit är underordnade budgeten och har därmed en stödjande funktion Styrande dokument KF har antagit ett antal dokument som reglerar styrning och uppföljning inom staden. Dokumenten innehåller direktiv för nämnder och bolagsstyrelser samt hur rapportering skall ske för att KS skall kunna fullgöra sin uppsiktsplikt. Se även Riktlinjer för Göteborgs Stads styrdokument. Kommunfullmäktiges årliga budget - Utgör Göteborgs Stads övergripande styrdokument - Fastställer ekonomiska ramar, mål och inriktning för den kommunala verksamheten oavsett organisationsform. De inriktningar, mål och uppdrag som beskrivs i budgeten ska konkretiseras och omsättas i praktik av nämnder och bolagsstyrelser Riktlinjer för budget och uppföljning - Anger nämnders och bolagsstyrelsers ansvar i det arbete som ska ske inom ramen för budget- och uppföljningsprocessen Riktlinjer för intern kontroll inom Göteborg Stad Allmän stadga för nämnder Reglementen för nämnder och kommunstyrelse - Reglerar uppdrag och sammansättning av ledamöter mm Göteborg stads ägardirektiv för direkt och indirekt ägda bolag - Direktivens syfte är att möjliggöra aktiv styrning av bolagen samt underlätta för staden att följa verksamheten Bolagsordning och ägardirektiv - Reglerar bolagets uppdrag mm 5 5

Ledningsfilosofi Indirekt styrning (målstyrning) Fokus på vad-frågor Sker med visioner, strategier, mål, värderingar och dialog Styrning av organisationens mål och resultat. Styrning genom delaktighet, kompetens och engagemang. Indirekt styrning (målstyrning) Fokus på hur-frågor Sker med detaljmål, aktiviteter, regler, riktlinjer, instruktioner… Styrning av verksamhetens aktiviteter och genomförande. Styrning genom vad som skall göras, när och hur. Direkt styrning (detaljstyrning) Ledningsfilosofi vi tror på att medarbetare som vet vart vi ska och får vara med och arbeta med hur genom ökad delaktighet och inflytande trivs och bidrar till måluppfyllelse Målstyrning, en kulturförändring Viktiga punkter till denna bild - Skillnaden mellan detaljstyrning och målstyrning - Alla kommuner påstår sig arbeta med målstyrning men vad innebär det I praktiken för styrning och uppföljning? - Många använder begreppet mål i detaljstyrningen - Ta ett exempel, KF har beslutat att minskad sjukfrånvaro är ett prioriterat mål – hur styr man mot det målet? - Uppföljning av resultatet 6

Gemensamma förhållningssätt Vi vet vårt uppdrag och vem vi är till för Vi bryr oss Vi arbetar tillsammans Vi tänker nytt 7

Budget och uppföljning Budgetprocessen Mål och inriktning Budget/affärsplan Verksamhetsplan/ avdelningsplan Uppföljningsprocessen Uppföljning till KS Uppföljning till N/S Uppföljning inom Fv/Bo

Nämnd/Bolagsstyrelse Ansvar och roller Styrning (mål) KF Rev KS Nämnd/Bolagsstyrelse Uppsikt SLK Förvaltning/Bolag Avdelning Enhet Uppföljning (mätning) Inledning ansvar och roller För att få en effektiv och ändamålsenlig styrning är det viktigt att ha ett helhetsperspektiv på styrning och uppföljning. Styrning sker uppifrån och målbilden för helheten bryts ned till de olika nivåerna. För att uppnå de övergripande målen är det viktigt att målen för de olika nivåerna är länkade till varandra. Uppföljningen och återrapportering av mål och ansvar sker nerifrån. Den uppföljning som görs på de olika nivåerna skall vara kopplad till ansvar och roll. Uppföljningen skall visa måluppfyllelse för både delarna och helheten. För att minimera finansiella, verksamhetsmässiga och legala risker bör väsentlighets- och riskanalyser genomföras regelbundet inom kommunens verksamheter (nämnder och bolag). I de följande bilderna beskrivs de olika ansvaren och rollerna från KF till förvaltning/bolag, och KS beskrivs i sin roll som beredningsorgan för KF. Det är väsentligt att alla olika verksamhetsdelar hänger ihop och att alla involverade ser sin del och sin roll i helheten, vilket ger en ökad förståelse som leder till ökat engagemang och ökad kvalitet. Beskrivningen av ansvar och roller har fokus på styrning och uppföljning. Genomförande

Citat från KF:s budget - avseende uppföljning och rapportering ”Rapportering ska ske utifrån risk och väsentlighet vilket innebär att det i första hand är särskilt viktiga resultat, utvecklingsområden och händelser som ska rapporteras.” ”Rapporteringen ska innehålla dels viktiga mätresultat men framförallt analyser, slutsatser och kommentarer som förklarar varför resultatet ser ut som det gör och vad det betyder för den egna verksamheten och Göteborgs stad som helhet.” 10

Rollfördelning i arbetet med ledning och styrning

Dokument i budgetprocessen Innehåll Kommunfullmäktiges budget VAD är viktigt för staden Nämndens/styrelsens mål och inriktning VAD är viktigt för den egna nämnden/styrelsen utifrån uppdrag och unika förutsättningar Nämndens/styrelsens budget/affärsplan HUR ska Fv/Bo arbeta för att nå nämndens/styrelsens mål och inriktning. Förvaltningens/bolagets verksamhets/avdelningsplaner HUR ska verksamhetsområdet/avdelningen arbeta för att nå budgeten

Rekommendationer - rollfördelning i budgetprocessen Politiker: VAD-frågor N/S vision och förhållningssätt N/S inriktningar och prioriterade mål Ur ett medborgar/befolkningsperspektiv Tjänstemän: HUR-frågor Resursfördelning/budget Resultatmål och indikatorer Strategier för att nå målen Arbetssätt och åtgärder/aktiviteter för måluppfyllelse Ur ett verksamhetsperspektiv

Utgångspunkter för Mål och inriktningsdokument - för nämnden/styrelsen Nämndens/styrelsens reglemente/ägardirektiv KF:s budget Nulägesanalys Nominering Prioritering Formulering Mål och inriktnings dokument

Prioritering Att prioritera handlar om att lyfta fram vissa mål som viktigare än andra utifrån uppdraget – ett aktivt val. Aktivt värdera alla mål – ev bortprioritering alt att motivera varför ett mål är prioriterat Ökad prioritering ger ökad styrning. Minskad prioritering ger minskad styrning. Mycket är viktigt men allt kan inte vara viktigast. Hur bidrar vi till ökad måluppfyllelse utifrån ett hela staden perspektiv?

Antal prioriterade mål Prioritering av mål Nivå Hela staden Nämnd/ styrelse Förvaltning/ bolag Antal prioriterade mål Ca 20 mål för hela staden (ur ett befolkningsperspektiv) Ca 5 prioriterade mål (rekomendation) Ca 3 övergripande för Fv/Bo Därutöver ca 3 per verksamhetsområde Därutöver 3 per enhet

Skillnaden mellan mål och aktiviteter 17

Stund för reflektion Hur har vi lyckats med vår styrning avseende: Rollfördelningen mellan politiker och tjänstemän? Kommunikation med medborgarna Framtagande av mål och inriktningsdokument Budgethandling Arbetsgivarrollen Facklig samverkan Har vi lyckats skilja på VAD och HUR frågor? Har vi lyckats åstadkomma en prioritering för ökad styrning?

Dialog som metod för ledning och styrning

Arbetsprocessen för ledning och styrning Mål och budget Utveckling/ förbättring Mätning/ utvärdering Dialog Analys och rapportering

Glöm inte dialogen i budget och uppföljning När kan avstämningsmöten planeras in? Hur kan delaktighet säkerställas? Vilka frågor kan vi samarbeta kring? Vilken information behöver politikerna ha för sitt uppdrag som medborgarföreträdare? Hur utvärderar vi våra arbetsformer?

Exempel ifrån staden - dialogen i arbetsprocesserna Inplanerade avstämningsmöten i budgetprocessen - inom nämnden/styrelsen och med förvaltnings- /bolagsledning - möjlighet att ställa frågor och komma med förslag Skiljer mellan beslutsmöten och dialogmöten - eller mellan dessa på ett möte Möten mellan ordinarie sammanträden - fördjupat samtal utifrån olika teman - frivilligt Frågan ska vara uppe på minst två möten före beslut - beslut på tredje mötet

Stund för reflektion Hur har vi säkerställt dialogen i budget och uppföljningsarbetet: Dialogen inom nämnden/styrelsen? Dialogen med förvaltnings-/bolagsledningen? Dialogen med befolkningen? Erfarenhetsutbyte – hur gör andra?

Helhetssyn- vad är det? Hur kan vi bidra?

Har vi rätt nivå på frågorna i nämnden/styrelsen? Medborgarnivå: Behov och efterfrågan Kvalitetstyrning Nytta för målgrupper Samhällsutveckling Övergripande resursfördelning Verksamhetsnivå: Utbud och tjänster Produktionsstyrning Personalfrågor Organisationsfrågor Detaljbudget och kostnader

Stund för reflektion Hur har vi säkerställt dialogen i budget och uppföljningsarbetet: Dialogen inom nämnden/styrelsen? Dialogen med förvaltnings-/bolagsledningen? Dialogen med befolkningen? Erfarenhetsutbyte – hur gör andra?

Stund för reflektion Hur har vi säkerställt helhetssynen i vår styrning avseende: Samverkan mellan nämnder/styrelser för ökad måluppfyllelse Medborgarnivå eller verksamhetsnivå Stadenövergripande mål och nämndens/styrelsens egna mål