Välkomna till Ungoteket! Dagens tema: Information & kommunikation Presentera dagens tema och ställ om du vill frågan: vad tänker ni på när ni hör ”information & kommunikation”? Vad har det för koppling till orientering?

KOMMUNIKATION INFORMATION = = FRAM OCH TILLBAKA BUDSKAP I EN RIKTNING Föreläsningen består av två delar, 1. Information och 2. Kommunikation. Här förklarar du kort skillnaderna mellan begreppen.

Då och nu Föreningarnas informations- och kommunikationskanaler har verkligen förändrats. Från att ha klubbstugans anslagstavla och snigelpost som huvudsaklig informationsplattform till att ha webben som grund. Men oavsett hur tiderna förändras kommer det personliga mötet alltid att vara en överlägsen informations- och kommunikationskanal. Oavsett kanal är det viktigt att uppföra sig. Inte minst när man representerar föreningen och inte sig själv.

Vilken information behöver föreningen sprida? Övning 1: Vilken information behöver föreningen sprida? Genomför övningen ”Vilken information behöver föreningen sprida?”. Ta fram en bunt lappar (gärna ”post-it-lappar”) och be deltagarna skriva ner vilken information en klubb behöver sprida. Dessa rangordnas efter hur viktiga de är genom att placera lapparna på ett bord eller på golvet. Bestäm vilken sida av bordet/golvet som representerar det som är viktigast och vilken som är mindre viktig. I detta fall kan man ha klubbens hemsida i åtanke för att fundera ut hur viktig informationen är (hur välexponerad respektive dold informationen är på hemsidan). Övningen finns även digitalt och den hittar du här: https://docs.google.com/presentation/d/1eiAA90y0HtgOYrnaSj5jLqc2CVFkCpepVLSmWzQFMYk/edit?usp=sharing

Nivå 1 - Tydligast på hemsida Nivå 2 - Efter skrollning eller klick Logga + namn + bild/bildspel Bli en del i gänget, du också! Så funkar orientering Så blir du medlem Så mycket kostar det Nyhetsflöde Sponsorer Aktivitets- / träningskalender Föreningens arrangemang Länkar Sociala medier Eventor, SISU, SOFT, Livelox, Winsplits, Ungoteket, VOF m.fl. Klubbstugan Hitta hit Hyr stugan Kontakt Mötesinformation Protokoll m.m. Föreningsinfo Historia Styrelse / kommittéer Stadgar Uppförandekod Detta är våra tränare/ledare Medlemsinfo Medlemsförmåner Klubbkläder Bildarkiv Dessa är våra elitlöpare Den här sidan kan du välja att visa. Det kanske räcker med att du har den själv för att kunna ge deltagarna tips om de fastnar/inte kommer på mer. Eller så tittar ni på den här sidan tillsammans när deltagarna känner sig klara, för att se om de vill lägga till något.

Informationskanal: Hemsidan = BUDSKAP I EN RIKTNING Nu går ni igenom olika typer av informationskanaler. Du behöver inte gå in så djupt på respektive kanal, viktigast är att ni går igenom exempel på vilka kanaler som finns. Efter genomgången kommer en övning om när de olika kanalerna passar att användas och då finns chans att prata lite mer. Hemsidan är föreningens ansikte utåt och där ska all information om föreningen och dess aktiviteter finnas. Medlemmar ska kunna hitta information om t.ex. träningsläger och träningstider, icke-medlemmar ska kunna läsa om hur de blir medlemmar och när den eventuella nybörjargruppen startar och andra föreningars medlemmer ska hitta information om era arrangemang. Det ska gå att komma åt informationen direkt eller så ska det finnas länkar till var man hittar den, t.ex. till Facebook eller Eventor. Hemsidan får även gärna kombineras med Eventor. Hemsidan behöver hållas levande med nya inlägg och nyheter och att någon ser till att uppdatera så att all information stämmer.

Informationskanal: Annonsering = BUDSKAP I EN RIKTNING Sprid ert budskap och nå deltagare genom att annonsera! Var ni annonserar beror på var målgruppen (de ni vill ska vara med) finns. Olika sätt att annonsera på: - Annonsering i tryckt format så som affisch på anslagstavlor, annonser i tidningar mm. Bra kanaler för att inte exkludera någon målgrupp. - Annonser på webb, exempelvis Eventor, föreningens hemsida och andra lämpliga annonsplatser där målgruppen finns.

Informationskanal: E-post / nyhetsbrev = BUDSKAP I EN RIKTNING Anpassa efter den egna ambitionsnivån. All info-spridning är bättre än ingen.

Informationskanal: Facebook = BUDSKAP I EN RIKTNING Det går att använda Facebook på flera olika sätt: Facebook-sida, långvarig offentlig info-kanal som representerar hela eller en del av föreningen Facebook-grupp, antigen dold eller offentlig där man samlar en smalare målgrupp. Används oftare som forum (kommunikationskanal) än informationskanal. Facebook-event, en kortvarig informationskanal kopplat till ett specifikt event och en specifik facebook-sida.

Informationskanaler: Telefonsamtal & SMS = BUDSKAP I EN RIKTNING När man vill nå ut med målinriktad specifik information. Exempelvis, startplatsen för eftermiddagens träning har tvingats flytta. Det finns hemsidor och appar där man kan få hjälp att skapa SMS-grupper. Denna kanal bör dock inte missbrukas då man når personer på ett mycket personligt plan.

Bonuskanaler: Blogg, youtube, instagram, twitter m.m. INFORMATION = BUDSKAP I EN RIKTNING Exempelvis elitaktiva som bloggar. Kanske föreningens aktiva som vloggar?

Vilken kanal passar bäst? Övning 2: Vilken kanal passar bäst?

Vilken kanal passar bäst? Vilken eller vilka kanaler skulle du använda för att informera om: Ändrad träningstid imorgon. Vilka kan vara funktionärer på vår tävling? Information om föreningens träningsläger. Information till allmänheten om start av nybörjargrupp. Dags att betala medlemsavgiften. Bilder från träningen igår. Information till andra föreningars medlemmar om vår tävling. Sms Telefonsamtal Anslagstavla Brev Mail Diskutera vilken eller vilka kanaler som passar bäst att använda vid de olika situationerna (1-7). Antingen alla tillsammans eller gruppvis. Efteråt kan ni gå igenom tillsammans och nedan hittar du tips på vad du kan säga kring de olika kanalerna: Sms Ett sms går oftast fortare än ett telefonsamtal men blir inte lika personligt och du vet inte säkert om personen läst ditt meddelande. Sms kan vara väldigt effektivt om du vill meddela något “akut” som t.ex. ändrad träningstid imorgon eller kanske till och med ikväll. Du kan nå många samtidigt genom en sms-grupp och andra kan även svara i gruppen. Sms är också bra då den som får sms:et kan läsa det och svara när den vill. Telefonsamtal Det är svårt att endast informera i ett telefonsamtal, det handlar oftast om kommunikation eftersom den man pratar med tenderar att svara. Men som informationskanal är telefonsamtal personligt och väldigt effektivt när du verkligen vill få svar på en fråga eller säkerställa att informationen gått fram, t.ex. om personen kan vara funktionär eller om du ska meddela att träningstiden för imorgon är ändrad. Ska du ringa väldigt många personer tar det så klart väldigt lång tid, jämfört med att skicka ett mail eller ett meddelande på Facebook. Men den tiden kan vara väl investerad, det är svårare att säga nej till ett funktionärsuppdrag om du får en personlig fråga på telefon! Brev eller mail Nuförtiden är det ovanligare att få ett brev med information än ett mail. Därför kan det kännas mer personligt och sannolikheten att man läser ett brev är större än om man får ett mail. Det är dock krångligare att skicka ett brev än ett mail: du måste skriva ut brevet (kanske väldigt många), stoppa i kuvert, köpa frimärken och det tar tid innan det kommer fram. Ett mail är gratis och skickas direkt, till hur många du vill. Betalning av medlemsavgift, inbjudan till aktiviteter eller funktionärsförfrågan är exempel då det passar att använda brev eller mail. Mail är också bra då det är en kanal som de flesta kan hantera (i stort sett alla har en mail). Med mail kan föreningen skicka ut nyhetsbrev som föreningens medlemmar kan prenumerera på, ungefär som en tidning, och där kan all aktuell information om föreningen stå. Anslagstavla Det kanske finns en anslagstavla i er klubbstuga eller vid motionsspåret där ni tränar? Där passar det att sätta upp lockande affischer eller inbjudningar till föreningens träningsgrupper, tävlingar och läger, till exempel. Både för medlemmar och icke-medlemmar som har vägarna förbi. Det är svårt att veta om någon läser det som står på anslagstavlan, så informationen som står där bör vara allmän och gälla under längre tid (så att du slipper ta ner och sätta upp ny information så ofta). Hemsidan Hemsidan är föreningens ansikte utåt och där ska all information om föreningen och dess aktiviteter finnas. Medlemmar ska kunna hitta information om t.ex. träningsläger och träningstider, icke-medlemmar ska kunna läsa om hur de blir medlemmar och när den eventuella nybörjargruppen startar och andra föreningars medlemmer ska hitta information om era arrangemang. På hemsidan kan det även finnas länkar till t.ex. föreningens nyhetsbrev eller Facebook-sida. Hemsidan får även gärna kombineras med Eventor. Facebook Hemsidan

Kanalkvalitétavlan Övning 3: En diskussionsövning kring de olika kanalernas roll. Vilken information ska man sprida i vilken kanal?

Oviktigt Viktigt Facebook (event) Facebook (sida) Facebook (grupp) INFORMATION = BUDSKAP I EN RIKTNING Oviktigt Viktigt Facebook (event) Facebook (sida) Facebook (grupp) Snabbt SMS Telefonsamtal Personligt möte Instagram Youtube Snapchat E-post Fråga deltagarna var på Kanalkvalitétavlan de olika kanalerna borde placeras. Här finns inga direkta rätt och fel. Hur tavlan ser ut beror på vilka deltagarna är och placeringarna kan förändras över tid. Ta bort och/eller lägg till kanaler om du vill. Genomför övningen antingen med hjälp av dator och projektor eller om du har möjlighet att rita på tavla eller papper. Ett förslag på svar kan du se här: https://docs.google.com/presentation/d/1qgZE6XnhqjLpp85FIsXIVOLxclZEceanLAj5raa7058/edit?usp=sharing Hemsidan Anslagstavla Långsamt

Vilka kommunikations- och fildelningskanaler känner vi till? Övning 4: Vilka kommunikations- och fildelningskanaler känner vi till? Gör en enkel brainstorming kring vilka kommunikationskanaler som deltagarna känner till. Kommunikation via tal Telefonsamtal Kommunikation via skrift + bild + länk SMS E-post Forum: Ex gästbok på hemsida Chat. ex: Facebookchatt / whatsapp / skype Kommunikation via skrift + bild + videosamtal Kommunikation via fildelning Google drive (filer, kartor och realtidsuppdaterade dokument) Onedrive / sharepoint (microsoft) Icloud (mac) Dropbox Wetransfer / sprend

Genomgång av kommunikations- och fildelningsverktyget Google Drive = FRAM OCH TILLBAKA Google drive är så kallat “molnbaserat”. Det innebär att alla filer sparas på en server någonstans och därmed behöver man inte ha dem lokalt på datorn om man inte vill. Google drive För att använda Google drive behöver man har ett Google-konto Här kan man skapa dokument som uppdateras i realtid (motsvarande dokument som excel, powerpoint, word osv.) Kalkylark/Spreadsheet - motsvarighet Excel Dokument/Docs - motsvarighet Word Presentationer/Slides – motsvarighet Power Point Formulär/Forms - perfekt som anmälningsformulär, enkäter m.m. Mina kartor/Maps [aktivitetskarat O-EVENT]: https://drive.google.com/open?id=1PBKEYM3Y9n3sBvP-7ziOQ97Ws8s&usp=sharing Teckningar/Draw - Perfekt för att skissa upp saker Gå igenom Google drive: Visa hur man skapar ett konto Vad man kan göra (dokument, kalkylark, presentationer, formulär osv.) Hur man kan dela dokument med andra och hur man bestämmer vad de som delar dokumentet ska få göra (visa, kommentera eller redigera). Berätta att minst en i teamet behöver ett Googlekonto, bara den som har ett konto kan skapa dokument. Uppmuntra till att använda Google drive som kommunikationsverktyg vid arbetet med föreningsprojektet. Berätta att det finns guider på Ungotekets hemsida för hur de olika funktionerna i Google drive fungerar: https://docs.google.com/presentation/d/1exiARWaLnkTfbMtDQOeOXZc1_qexRgDgtZApp6K4TMQ/edit?usp=sharing

Gör en inbjudan! Övning 5: Avsluta med att göra (åtminstone börja med) en inbjudan till ert föreningsprojekt. Har deltagarna inte bestämt sig än kan de göra en inbjudan till en påhittad aktivitet. Tips på vad man kan tänka på när man gör en inbjudan hittar ni här: https://docs.google.com/presentation/d/17GgKk0fcE-iwY1roBODvdOubC1k3HdO-H3gb7Z2Gjos/edit?usp=sharing Ni hittar även andra tips och övningar på www.klubb.ungoteket.se/information-kommunikation/