Chefens kommunikativa uppdrag Dag 2 Stadsdelsförvaltningen Centrum Arbetsmaterial Inledning m en berättelse Presentation av mig och dem

Budskapsmodell VAD

Vilka delbudskap och argument kan förstärka huvud-budskapet Vilka delbudskap och argument kan förstärka huvud-budskapet? Svar på frågor som kommer att ställas. Vad innebär detta? Hur påverkas verksamheten och medarbetarna? Vilka är de konkreta konsekvenserna? Vilket är huvud-budskapet? Vad handlar detta om? Vad är det viktigaste? VAD ”Vad innebär det för mig?” Vad innebär budskapet för gruppen och specifika målgrupper? Vad är bakgrunden? Orsaker? Varför? Vad ska göras möjligt? Vilka problem ska lösas? Vad kan komplettera, fördjupa eller nyansera? Vilka exempel kan förstärka huvudbudskapet?

Exempel på budskapets byggstenar Sid 48 i boken Exempel på budskapets byggstenar

Övning: Formulera ett budskap Arbeta runt borden med att formulera ett budskap utifrån casen Välj en av de ”mycket viktiga” målgrupperna utifrån ”piltavlan”. Vilken effekt vill du uppnå med budskapet? Formulera ett budskap med stöd av budskapsmodellen. Reflektera kring arbetet med att formulera budskap. Förbered en presentation av budskapet Det du skrivit på ditt första arbetspapper Bakgrund ska skrivas in i orsak/varför? Om ni inte hinner med alla delar, ha fokus på mittlinjen, orskak, huvudbudskap och konsekvenser. Mest hurvudbudskapet. Tänk er att ni är en ledningsgrupp. Ni ska sälja in ett vitkigt budskap. Börja med att enas kring vilken målgrupp från Mycket viktig som ni ska vända er till. Nu ska ni enas kring budskapet till denna målgrupp. Använd modellen. Här går vi vidare med caset vi hade i nedbrytning mål (strategiavsnittet). Utifrån en kritisk målgrupp ska vi här formulera budskap utifrån budskapsmodellen. Om ni hinner kan ni även precisera utifrån …veta, känna, och göra samt ambitionstrappan. Har alla fått en syl i vädret? Hur fungerade dialogen? Kan du stå för budskapet om du inte varit delaktig i dialogen? Har alla lyssnat till varandra?

Grupp 3 ÄO-HS, case 1 Tvingande att cykla i hemtjänsten (mål att få ekonomi i balans) För att spara tid och pengar inom hemtjänsten inför arbetsgivaren ett förändrat arbetssätt med cykelscheman. Tidigare har personalen promenerat alternativt använt bil men problem med att få parkering medför att det ibland tar längre tid än att gå. Personalen och facket är i delar inte positivt inställda till det tvingande cykelschemat.

Grupp 3 ÄO-HS, case 2 Stadsdelen inför optimerad bemanning vilket betyder att medarbetaren behöver arbeta på fler arbetsplatser än sin egen (mål heltider) För att bättre planera och utnyttja den arbetade tiden införs optimerad bemanning. Det betyder att en anställd emellanåt kan täcka upp för andra på andra arbetsplatser. Det saknas rutiner för hur man tar emot en medarbetare från annan arbetsplats och många medarbetare känner en oro för att inte känna sig välkommen och komma tillrätta i nya miljöer. Personalen ifrågasätter också nyttan med det nya systemet och på vilket sätt det ska gagna våra brukare att det kommer ny personal. Tidigare har personalen kunnat lägga sina scheman ”som de vill” men nu blir planeringen styrd utifrån verksamhetens behov.  Införandet av optimerad bemanning ska bidra till att det blir större andel heltidsanställda och färre antal timvikarier.

Budskapsmodell

Exempel på handlings-/kommunikationsplan Tidpunkt Aktivitet Kanal Målgrupp Syfte/mål Ansvariga Status Ge grundläggande kunskap om förändring 14 jan Kl.13 Länspolismästare, informationschefen Lokal bokad. Bilder och manus klart Stormöte Möte Alla medarbetare Uppdrag till chefer att hålla dialoger i sina arbetsgrupper, t.ex. på APT Mötena ska ge medarbetarna tillfälle att prata om förändringen och ställa frågor Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls i resp. organisation. Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls. Bilder och manus klart. Mejl ska skrivas och skickas. 14 jan (Pågår till slutet av feb) Mail (bilder och manus som bilaga Alla chefer 24 jan 25 feb 28 feb 1 mars

Dialogövning enligt trestegsmodellen Medarbetar- och arbetsmiljöpolicyn i Göteborgs Stad har nyligen beslutats och ska nu kommuniceras ut och efterlevas i vår organisation. Utse en samtalsledare som följer processen nedan: Individuellt: (5 min) Reflektera över vad detta innebär för dig och din enhet utifrån: Vilka olika typer av kommunikationsinsatser som behövs på din enhet för att öka kunskapen om policyn och leda till att alla medarbetare agerar efter den? Gruppen: (15 min) Beskriv era förslag på på kommunikationsinsatser för varandra och ställ klargörande och öppna frågor . Gruppen: (10 min) Välj max 5 kommunikationsinsatser som bidrar till en bra förankring av vår nya medarbetar- och arbetsmiljöpolicy. Var beredda att presentera svar på frågor under ”Summering” (se nästa sida) i storgrupp. Övning II: Att skapa dialog med medarbetarna (3-stegsmetoden) Dialog kring aktiviteter Uppdrag: Kom fram till max fyra aktiviteter till medarbetarna. 1. Individuell reflektion på notisar vad detta konkret innebär för mig (5 min) 2. Upp på tavla/vägg/bord och samtalsledaren kategoriserar, max 4 grupper. (10 min) Dela upp alla i grupper som tar var sin kategori och prioriterar 1 förslag per kategori(10 min) Sammanfattning av samtalsledaren – 4 prioriterade aktiviter kring värdeorden (5 min) 5 min reflektion över övningen i gruppen - hur fungerade den här metoden jämfört med förra? 10 min uppsamlig av reflektioner i storgrupp

Summering Summera det som sagts och vad ni har kommit överens om. Reflektera över hur ni lyckades med dialogen och om processen fungerade. Hur kändes det att vara samtalsledare? Hur fungerade rollerna? Fick alla komma till tals? Följde ni spelreglerna? Nådde ni syftet?

Uppgift till nästa gång: Formulera och kommunicera i en aktuell fråga Välj en aktuell fråga som du behöver kommunicera med dina medarbetare om Fundera på hur dina medarbetare fungerar Vad vill du ska hända när du har kommunicerat (veta, känna, göra) Formulera ditt budskap och pröva att kommunicera det med hjälp av budskapsmodellen - Reflektera över hur det fungerade och ta med till nästa utbildningstillfälle

Några aha-upplevelser? Min handlingsplan Några aha-upplevelser? Några idéer om hur du kan stärka dig som ledare med hjälp av strategisk kommunikation? Tips! Skriv ner några punkter i din ”handlingsplan”. Minst tre saker du ska: börja göra, sluta göra, förändra och/eller göra mer av.