1177:s e-tjänster & vårdplan Öppenvård Dialogseminarium - Vårterminen 2018 Tänk på: för att ändra skärmdelning tryck Fn+F8. Det är enklast att visa bildspelet i ”speglingsläge” och ha manustexten utskriven på papper. Information till UL: När texten i manus är i ”kursiv” är tanken att texten är menad som stöd till vad som faktiskt sägs under dialogseminarierna.  När texten i manus i ”vanlig” form är texten menad mer som bakgrundsinformation till hur själva bilden presenteras eller som bakgrundsinformation om bilden. Nämn mycket kort: seminariet sker denna gång inom ramen för ett gemensamt projekt för hela sjukvården i SLL – eHälsalyftet. Projektet pågår mellan 2016-2019 och är finansierat av Europeiska socialfonden, det är därför EU-flaggan finns med på bilderna.

Agenda 1177:s e-tjänster Fika Journal via nätet och vårdplaner Introduktion: Betona att det är psykiatrins ledningsgrupp, PLG, som har beslutat att genomföra dialogseminarierna och att tema 3 ska innehålla 1177:s e-tjänster, journal via nätet och vårdplaner i Tema 3. Om deltagarna är ovana vid dialogseminarier – påminn om följande: Alla bör vara prestigelöst inställda för att få en bra dialog. Belys att det är en vinst om gruppen är tvärprofessionell. Alla får komma till tals oavsett åsikt. Processen och samtalet är målet. Dialog - inte debatt. I den goda dialogen ska det inte finnas någon tävlan (jämför debatt). Stäng av era mobiltelefoner. Närvarolistan ska fyllas i med deltagarens HSA-ID och underskrift. Måste redovisas till projektet eHälsalyftet för att vi ska få de ersättningar vi har rätt till. Minnesanteckningar förs av en utsedd person (på dialogseminariet) och sammanställs av PHL och delges verksamheten. Se näst sista bilden i bildspelet dvs Vad ska föras vidare?

eHälsalyftet – ett socialfondsprojekt För att säkerställa att projektmedlen används effektivt samt att projektet når önskade resultat ställer ESF krav på att uppgifter om projektdeltagare i socialfondsprojekt samlas in. På uppdrag av Svenska ESF-rådet ansvarar Statistiska centralbyrån (SCB) för upprättandet av ett deltagarregister och att ta fram statistik. eHälsalyftet tar fram uppgifter om deltagare via EK och redovisar dessa till SCB. Uppgifterna skyddas av sekretess enligt 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Mer information finns på Insidan samt på ESF:s hemsida: https://www.esf.se/sv/Varafonder/Socialfonden1/Genomfora/Hur-ska- mitt-projekt-utvarderas/ Om information önskas om hur insamlingen av uppgifter går till eller om en person inte vill att uppgifter skickas till SCB för det här ändamålet kan personen höra av sig till projektledningen. VIKTIG information som ska läsas upp: eHälsalyftet – ett socialfondsprojekt För att säkerställa att projektmedlen används effektivt samt att projektet når önskade resultat ställer ESF krav på att uppgifter om projektdeltagare i socialfondsprojekt samlas in. På uppdrag av Svenska ESF-rådet ansvarar Statistiska centralbyrån (SCB) för upprättandet av ett deltagarregister och att ta fram statistik. eHälsalyftet tar fram uppgifter om deltagare via EK och redovisar dessa till SCB. Uppgifterna skyddas av sekretess enligt 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Mer information finns på Insidan samt på https://www.esf.se/sv/Vara-fonder/Socialfonden1/Genomfora/Hur-ska-mitt-projekt-utvarderas/ Om information önskas om hur insamlingen av uppgifter går till eller om en person inte vill att uppgifter skickas till SCB för det här ändamålet kan personen höra av sig till projektledningen. /

- på tider som passar dem? 1177:s e-tjänster och Webbformulär Tillgängligheten förbättras genom att våra patienter kan ge och få information digitalt - på tider som passar dem. Effektivare arbetssätt om medarbetarna kan ta emot och ge information digitalt - på tider som passar dem? Bilden är animerad i två steg Bilden avser att förtydliga syftet med att använda 1177:s e-tjänster – att använda 1177:s tekniska lösningar för att underlätta för både patienter och medarbetare. Användningen av e-tjänster är inget värde i sig men det ger möjlighet till nya arbetssätt som kan innebära förenklingar och förbättringar.

Psykiatrins ledningsgrupp - mål Via 1177 ska det vara möjligt för patienten att: kommunicera med mottagningarna via meddelandefunktionen förlänga ett recept boka om en tid begära ett intyg möjligt att få veta om ens remiss kommit fram göra egenanmälan Majoriteten av patienters inloggning i webbformulär sker via 1177 Som ett led i utvecklingen av arbetssätten inom psykiatrin i SLSO har Psykiatrins ledningsgrupp, PLG, har satt upp mål för ökad användning av 1177s e-tjänster. Bland annat har följande mål formulerats. Bilden är animerad i 8 steg

Psykiatrins ledningsgrupp - mål Via 1177 ska det vara möjligt för patienten att: kommunicera med mottagningarna via meddelandefunktionen förlänga ett recept boka om en tid begära ett intyg möjligt att få veta om ens remiss kommit fram göra egenanmälan Majoriteten av patienters inloggning i webbformulär sker via 1177 På samtliga kliniker pågår eller förbereds piloter av Webbtidboken med möjlighet till av- och ombokning av besökstider. Animering I denna och de två följande bilderna nämns kortfattat med ”pratbubblor” arbeten som pågår inom VO men som inte berörs mer i detta dialogseminarium.

Psykiatrins ledningsgrupp - mål Under 2018 inleds ett pilotprojekt för att pröva egenanmälan som en e-tjänst via 1177 Projektet ska genomföras under medverkan av remissportaler och motsvarande funktioner. Via 1177 ska det vara möjligt för patienten att: kommunicera med mottagningarna via meddelandefunktionen förlänga ett recept boka om en tid begära ett intyg möjligt att få veta om ens remiss kommit fram göra egenanmälan Majoriteten av patienters inloggning i webbformulär sker via 1177 Animering

Psykiatrins ledningsgrupp - mål Via 1177 ska det vara möjligt för patienten att: kommunicera med mottagningarna via meddelandefunktionen förlänga ett recept boka om en tid begära ett intyg möjligt att få veta om ens remiss kommit fram göra egenanmälan Majoriteten av patienters inloggning i webbformulär sker via 1177 Flera nya funktioner finns i Webbformulär, detta kan ge effektivare arbetssätt. Ett bildspel har tagits fram för att introducera dessa på APT eller motsvarande. Animering

Upptäck 1177:s e-tjänster Upptäck 1177:s e-tjänster Bilden är "klickbar" och länkad till 1177:s hemsida där ni kan visa vilka tjänster som finns tillgängliga. Scrolla igenom sidan och visa deltagarna vilka tjänster som finns. T.ex. journal, kontakta en mottagning, ladda ner intyg, håll koll på läkemedel. Utvecklingsledaren bör själv gå igenom detta innan första dialogseminariet och tänka igenom vad som är mest relevant att visa Understryk vikten av att medarbetarna själva skaffar sig kunskap om e-tjänsterna så att de kan guida patienterna. Vi kommer nu att gå igenom några exempel av 1177:s e-tjänster. Nedanstående är information som kan användas om frågan kommer upp. 1177 Vårdguiden på telefon 1177 är ett nationellt telefonnummer till sjukvårdsupplysningen. Du kan lätt få kontakt med en sjuksköterska som bedömer vårdbehovet och ger rådgivning. De kan även hjälpa till att lotsa invånaren till rätt vårdmottagning när det behövs. De har öppet dygnet runt.

Hur ser vår mottagning ut på 1177? Bilden är klickbar och länkar till SCÄ:s mottagning för vuxna (SCÄ=Stockholms centrum för ätstörningar) Visa gärna hur er egen enhet ser ut på 1177. Förbered dig i så fall så att du vet hur du snabbt hittar er enhets sida. Om du vill, gör en länk till er egen enhets sida på 1177 Vilken information finns på er enhets sida på 1177 – borde den kompletteras?

Kan 1177:s e-tjänster underlätta arbetet inom psykiatrisk öppenvård? Holger Thomas och Linda Karlbom, mottagning för ADHD 1, NSP, berättar om sina erfarenheter. Bilden är animerad Innan du visar filmen – kontrollera att tekniken fungerar, inte minst viktigt att kontrollera att ljudet hörs. Filmen visas på YouTube, tänk på att din aktuella YouTube-historik visas när filmen är slut. Nedanstående är en kort sammanfattning (kan användas om ljudet inte fungerar) Mottagningen hade otroligt mycket telefonsamtal om banala frågor (när har jag tid, intyg för utlandsresa etc). Detta tog värdefull arbetstid för erfarna specalistsjuksköterskor. Strategi – använda 1177 så mycket som möjligt. Antalet telefonsamtal har minskat från upp till 120 /dag till 60-80/dag. Mottagningen hänvisar i alla sammanhang konsekvent till 1177 som förstahandsval för kontakt. (I telefonsvarare, på besök, i kallelser etc) Ibland har personal gått igenom med patienten hur 1177 används. Patienter som inte har tillgång till 1177 har fortsatt att ringa som tidigare. https://www.youtube.com/watch?v=zpugooWUd-k

Dialog Vad av det man berättade om i filmen skulle kunna användas på vår mottagning? Hur arbetar vi idag med 1177:s e-tjänster? Syftet med dialogen är få en diskussion om hur 1177 används idag och om e-tjänsterna skulle kunna användas för att göra kommunikationen mellan patient och medarbetare effektivare.

Patientmeddelande från 1177: handläggning av ärendet Nu kommer bilder som visar hur ett ärende handläggs av sjukvården. Vissa enheter har skapat andra rutiner men den som beskrivs här är den rekommenderade. Syftet med att visa ärendets handläggning är att förmedla att det är enkel process. Om frågor kring behörigheter i 1177 kommer upp så är följande de viktigaste behörighetsrollerna. ”Administratör”, har behörighet att ändra inställningar och dela ut behörigheter till andra. ”Ärendemottagare”, delar ut ärenden till ”vårdgivaren” som ska handlägga ärendet. ”Vårdgivare”, svarar patienten elektroniskt och avslutar ärendet.

Meddelande i ärendemottagarens inkorg Meddelande till enhetens ärendemottagare om att det finns ett nytt ärende på 1177. När en patient lämnat ett meddelande till mottagningen på 1177:s meddelas (”notifieras”) mottagningens ärendemottagare via e-post

Logga in som vårdpersonal Ärendemottagaren loggar in som vårdpersonal i 1177 ANIMERING Det görs via ”Mina vårdkontakter personal” i menyn ”Verktyg”

Fördela ärende till behandlare Ärendemottagaren fördelar ärendet till aktuell behandlare. Bilden visar ärendemottagarens vy i 1177. Här kan ärendemottagaren fördela ärendet till lämplig behandlare.

Meddelande i behandlares mailkorg Klicka på länken i inkorgen och logga in i MVK Den behandlare som ärendet har fördelats till får via mail ett meddelande om att det finns ett ärende i 1177.

Besvara ärende Medarbetaren klickar på länken i meddelandet, loggar in som vårdpersonal på 1177 och besvarar ärendet.

Meddelande direkt i mailen eller via SMS Animering För att invånaren ska få meddelande via sms eller mail när det kommit ett meddelande från sjukvården ska uppgift om mobilnummer och mailadress registreras i 1177. Uppgifterna registreras under ”Inställningar” i 1177 i inloggat läge Så här kan ett meddelande från 1177 se ut i invånarens e-post. Meddelanden från patienten ska besvaras inom 3 dagar.

Meddelande finns i patientens inkorg i 1177 När patienten loggat in i 1177 kan meddelandet läsas i Inkorgen. (På bilden finns inga olästa meddelanden i inkorgen)

Hur kan vi använda 1177:s e-tjänster för att underlätta för både patienter och medarbetare? Ett tips är att dokumentera de vanligaste frågorna som kommer via telefon eller besök och de vanligaste svaren på dessa frågor. Med detta som underlag kan nya e-tjänster skapas. En kvinnoklinik i Västerbotten skapade efter ett sådant analysarbete av inkommande samtal följande e-tjänster. Bilden är animerad i två steg

1 2 3 E-tjänster: Blödning under tidig graviditet Framfall (prolaps) Förnya recept för klimakterie-behandling Oönskat gravid och vill göra abort Recept för mens-förskjutning Rådgivning blödning och smärta i underlivet Rådgivning klåda och sveda i underlivet Rådgivning vid klimakteriebesvär Övriga frågor Invånare, frågor att besvara: Beskriv dina besvär. När hade du din senaste mens? Övrigt 2 Färdiga svarsalternativ för personalen: Vi har tagit emot ditt ärende och behöver mer information. Vänligen ring under vår telefontid 090 XXX Vi har tagit emot ditt ärende och vill komma i kontakt med dig. Vi har försökt nå dig utan resultat. Ring igen under vår telefontid, 090 XXX välj knappval 1. Vissa kan ha små blödningar från underlivet tidigt i graviditeten. Många blir oroliga om det händer, men en mindre blödning behöver man inte oroa sig för. Läs mer under vanliga graviditetsbesvär på 1177.se. För det här ärendet rekommenderar vi att du kontaktar barnmorskemottagningen. 3 Här är de nya e-tjänster som skapades på kvinnokliniken. Animering Vid valet ”Blödning under tidig gravitet” får invånaren besvara dessa frågor. Beroende på patientens svar kan dessa färdigformulerade svar användas

Har remissen kommit fram Jag har sån ångest vad ska jag göra? Hur skulle motsvarande kunna se ut på en psykiatrisk mottagning? Problem kring intyg Egenanmälan Har remissen kommit fram Omboka tid? Hur lång är väntetiden? Avboka tid? Vart ska jag vända mig? Beställa recept Vilka är de vanligaste frågorna som kommer via telefon på mottagningen? Animering Genom att identifiera frågor kan underlag för att ta fram egna e-tjänster fås fram. Jag har sån ångest vad ska jag göra? Akuta besvär Sjukskrivning

Tänkbara e-tjänster vid en psykiatrisk enhet 1 E-tjänster: Min bokade tid + Av- och ombokning Har min remiss kommit fram? Förnya recept Frågor om biverkningar Intyg för mediciner inför utomlandsresor Rådgivning gällande sömnproblem Rådgivning gällande ångest Rådgivning vid depressiva besvär Övriga frågor Invånare, frågor att besvara: Vilka läkemedel tar du? Tar du dos enligt förskrivning eller har du ändrat något? Vilka symptom har du? När startade dina symptom? Övrigt 2 Färdiga svarsalternativ för personalen (flera kan väljas): Vi har tagit emot ditt ärende och behöver mer information. Vänligen ring under vår telefontid XXX Vi har tagit emot ditt ärende och vill komma i kontakt med dig. Vi har försökt nå dig utan resultat. Ring igen under vår telefontid, välj knappval 1. Vissa kan ha biverkningar i form av XXX. Många blir oroliga om det händer, men det är inget man behöver oroa sig för. Det brukar gå över efter cirka 2 veckor Läs om effekten av läkemedel på 1177.se. För det här ärendet rekommenderar vi att du kontaktar din vårdcentral. Annat. 3 Bilden visar exempel på tänkbara e-tjänster på en psykiatrisk mottagning. Utifrån respektive enhets behov kan egna e-tjänster formuleras Animering Under ”frågor om biverkningar” skulle t.ex. dessa frågor kunna ställas. Här ges några förslag på möjliga färdigformulerade svar.

Dialog Vad på mottagningen skulle kunna göras enklare och bättre med hjälp av e-tjänster? Vad kan patienterna vinna på att använda e-tjänster? Vad kan jag vinna på att vi använder e-tjänster? Dialog (10 min) Dela gärna in deltagarna i mindre grupper (2-3). Efter dialogen sammanfattas gruppernas diskussion i hela gruppen. Var noga med att notera goda idéer som framkommer.

Kaffe

Journal via nätet inom psykiatrin i SLSO Breddinfördes 7 november 2017 ”Uppgifter som kräver särskild menprövning” Sökordet har använts 138 gånger, 98 patienter (2017-11-07 till 2018-04-07) Försegling av direktåtkomst på sjukvårdens initiativ Vi kommer nu att ägna en stund åt att följa upp införandet av journal via nätet. Animering Journal via nätet breddinfördes 7 november 2017. Undantagssökordet ”Uppgifter som kräver särskild menprövning” har använts 138 gånger, för 98 patienter. Det finns inget som talar för överanvändning av sökordet. Varje vecka skickas automatiskt en rapport om sökordets användning tll respektive chefsöverläkare. För att hantera vissa sällsynta situationer med bibehållen patientsäkerhet är det viktigt att medarbetarna känner till möjligheten att använda ”Försegling av direktåtkomst på sjukvårdens initiativ”. Information om detta och blanketter för att beställa försegling finns på Insidans sida om journal via nätet.

Information om vårdplan och e-tjänster i kallelsen Du är välkommen till: Läkare Kim Testsson onsdag den 7 mars kl. 15:00. Besöket hos läkare kostar 350 kr respektive 150 kr med remiss från vårdcentral. Frikort gäller. OBS! Medtag legitimation. På 1177.se finns e-tjänster som mottagningen använder: Självskattningar är bokade och görs om möjligt inför besöket. I inkorgen på 1177 finns meddelanden med länkar till skattningsformulären. I Journalen kan du via nätet läsa din läsa hela din journal, bland annat den vårdplan som upprättas vid besöket. Kallelsen är en av de vägar som kan användas för att ge patienten viktig information om mottagningens arbetssätt. Här kan t.ex. information ges om e-tjänster på 1177 samt om möjlighet att ta del av vårdplan och övriga delar journalen via JVN (journal via nätet) ANIMERING Såhär skulle en kallelse kunna se ut..

Journal via nätet som verktyg ”Genom att utveckla vårt arbetssätt så att vårdplanen upprättas i samarbete med patienten, och via e-tjänsten Journalen kan användas som ett centralt redskap i den gemensamma vårdplaneringen, skapar vi bättre förutsättningar för patienter att ta aktiv del i beslutsfattandet kring sin vård.” Vårdplanen som journalmall (Individuell plan) i kombination med Journal via nätet har av psykiatrins ledningsgrupp identifierats som en central fråga för utveckling av vården. Formuleringen på bilden är hämtad ur den av psykiatrins ledningsgrupp, PLG, antagna digitaliseringsplanen för 2018.

Katarina Andersson och Ulrika Westerdahl, Avdelning M79 , Psykiatri sydväst, berättar ”Vi har ett arbetssätt där vårdplanen skrivs tillsammans med patienten medan patienten kan läsa på skärmen vad som skrivs. Vår erfarenhet är att många patienter läser dagligen om det skett några förändringar i journalen. Vid några tillfällen har vi fått erfara att patienter kommit till oss och berättat att de läst om ändringar gällande medicineringen som läkaren gjort utan att de erhållit information. Detta har gjort att vi blivit ännu mer tydliga om att alla ändringar ska göras i samråd med patienten. Vi signalerar direkt ”prata med patienten först”.

Dialog – erfarenheter av journal via nätet (JVN) som verktyg i vården Hur har jag använt JVN som ett verktyg för patientens delaktighet? Hur har patienterna använt JVN för delaktighet och stöd i sin vård? På vilket sätt har JVN underlättat för mig? Dialog ( 5-10 min) Dela gärna in deltagarna i mindre grupper (2-3). Efter dialogen sammanfattas det viktigaste som kommit fram i gruppernas diskussion i hela gruppen. Notera gärna goda exempel – kan föras vidare! Observera att dialogen gäller erfarenheter av JVN som redskap för patientens delaktighet i vården och för vårdens genomförande. Ev. negativa erfarenheter ska inte få för mycket utrymme. Om det kommer frågor kring hur negativa erfarenheter ska förmedlas kan UL hänvisa till att det kommer att genomföras en utvärderingsenkät. Händelsevis ska användas då det är befogat.

Vårdplaner – praktiska tips Kopiera till ny Specifik planering= planerade åtgärder Stöd för underskrifter Var finns information? Nu följer ett avsnitt med 3 praktiska tips om hur mallen Individuell plan används för att skriva vårdplaner. UL kan gärna stämma av med seminariedeltagarna kring hur ämnena ska prioriteras. Alla behöver inte gås igenom. Som ett alternativ kan funktionerna visas i TakeCare – tänk dock på att det kan ta längre tid. Genomgången av praktiska tips ska inte gå ut över de avslutande dialogerna.

Tips 1: Kopiera till ny Vid överföring mellan enheter kan vårdplan upprättas på mottagande enhet med funktionen ”kopiera till ny”. Arbetssättet kan bidra till kontinuitet i vårdplaneringen i samband med överföringen. Tänk på att gå igenom texten i den nya vårdplanen och ta bort alla inaktuella uppgifter. Bilden är animerad i 4 steg.

Tips 2: Specifik planering = planerade åtgärder Alla planerade åtgärder skrivs under sökordet ”Specifik planering”. Åtgärderna skrivs i fältet ”Planerade åtgärder”. Det finns då möjlighet att till varje åtgärd koppla ett problem, ett delmål, osv. Texten kan kompletteras fritt i sökordets kommentarsfält. Där kan också åtgärder som inte passar in i tabellstrukturen skrivas Bilden är animerad i 3 steg.

Tips 3: Stöd för underskrifter Med funktionen ”lägg till innehåll” kan du lägga till stöd för underskrifter i mallen ”Individuell plan”. Det finns två olika varianter att välja på. För vissa slags individuella planer är det önskvärt att planen undertecknas. Det finns nu ett stöd för att lägga in underlag för underskrifter i journalen. Detta beskrivs i de följande bilderna. Bilden är animerad.

Tips 3: Stöd för underskrifter Såhär ser det ut när du har klickat på ett av valen under ”Lägg till innehåll.” OBS All text inom < > ska ersättas eller tas bort. De texter som inte används ska tas bort.

Tips 3: Stöd för underskrifter Såhär kan den färdiga texten se ut.

Tips 3: Stöd för underskrifter Såhär ser det ut i utskrift.

Hitta information om vårdplaner Den här bildens syfte är att repetera var information om vårdplaner finns. Hur mycket tid som ska ägnas åt detta bero på hur väl insatt gruppen är. Bilden innehåller flera animeringar Animering Denna meny nås via ”jordgloben” i TakeCare, under ”Psykiatri” har samlats länkar till viktiga dokument etc. Den blå ramen visar länkar för pappersunderlag för att formulera vårdplan tillsammans med patienten Gemensamma dokumentationsriktlinjer (markerat med röd ram) är en länk till sidan med psykiatrins dokumentationsriktlinjer på Insidan. Sidan inleds med en klickbar innehållsförteckning. Den röda ramen markerar avsnittet om vårdplaner. Här finns flera olika dokument om vårdplaner: Instruktionsdokument, Introduktionsbildspel och Frågor och svar (FAQ).

Dialog - praktiska frågor Hur samverkar olika yrkesgrupper kring vårdplanen? Vad är oklart kring hur vi ska arbeta med vårdplanen på vår mottagning? Hur minimerar jag dubbel- dokumentation i samband med vårdplaner? Dialog i mindre grupper (ca. 5-10 min) Återsamling efter detta, där frågorna diskuteras i grupp. Notera goda ideer och tips om smarta arbetssätt som framkommer. Möjliga kompletterande frågor När skrivs vårdplanen? Hur samverkar olika yrkesgrupper kring vårdplaner? Följer vårdplanerna processkartorna? Kan vårdplanen ha en standardiserad del för viss diagnosgrupp? Finns det oklarheter kring vad en vårdplan ska innehålla?

Dialog – delaktighet och nytta Hur gör jag patienten delaktig? Hur använder jag Journal via nätet? Hur använder vi vårdplanen i behandlingsarbetet på bästa sätt? Kan en vårdplan skrivas i jagform? Dialog ( 5-10 min) Dela gärna in deltagarna i mindre grupper (2-3). Efter dialogen sammanfattas det viktigaste som kommit fram i gruppernas diskussion i hela gruppen. Notera goda ideer och tips om smarta arbetssätt som framkommer. Kan vårdplanen skrivas i jagform? Hur tydliggörs vårdplanen för patienten? Hur marknadsför jag vårdplanen för patienten?

Vad ska föras vidare? Finns det: behov av förtydliganden? behov av nya eller reviderade lokala rutiner? behov av utbildning med anledning av dagens tema? förbättringsförslag? Vad ska föras vidare: till ledningsgruppen? till APT? till våra representanter i psykiatrins INKA-grupp? Var noga med att anteckna det som ska föras vidare.

Tack för idag!