Göteborgs universitet förnyas Implementeringsarbete – ny administrativ organisation och nytt arbetssätt Fakultetsperspektivet Kompetensutveckling Rektors chefs- och prefektmöte 2012-06-11 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg Vision 2020 – handlingslinjer och prioriteringar för perioden 2013-2020 Ny arbetsordning och ny delegationsordning från och med 1 juli 2012 Ny funktionell administrativ organisation och nytt arbetssätt på plats i januari 2013 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Utforma Arbetsordning Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt gällande Arbetsordning och Delegationsordning samt funktionell administrativ organisation Maj-sep 2011 A-D 1/7 2012 Input Okt-dec 2011 Utforma Arbetsordning Resultat Arbetsordning Delegations-ordning Resultat Nya dekaner Nya prefekter Resultat Beskrivning av framtida gemensamma arbetssätt Definition av kompetenskrav Input Okt 2011- apr 2012 Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav 1/1 2013 Input Vår-sommar 2012 Resultat Insikt om respektive förändringsresa Acceptans Detaljerad plan för hösten Höst 2012 Mar-apr 2012 Utforma struktur för den administrativa organisationen Resultat Beskrivning av framtida administrativ funktionell organisation och forum Etapp 2,5 Implementering Resultat Nytt arbets-sätt Ta emot resultaten Bedöma resursbehov i processerna Genomföra riskanalys Specificera respektive nuläge Definiera eventuellt kompetensgap Utforma modell för bemanning Realisera Apr-maj 2012 Specificera befintlig kompetens Resultat Beskrivning av befintlig kompetens Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Tidplan Implementering Nya chefer valda/utsedda 2012 2013 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q1 Q2 26/4 Information i styrelsen Ny administrativ organisation Budgetarbetet startar Rektors beslut om ny administrativ organisation Förutsättningar inför implementering Implementering av organisation och arbetssätt Nya chefer valda/utsedda Detaljering av organisationsförslag Samordna administrativ organisation och stödprocesser Genomföra kompetenskartläggning Definiera konsekvenser och skapa förutsättningar Utforma utbildningspaket Beslutsunderlag om processverktyg Utforma tillvägagångssätt för bemanning av administrativ organisation Genomföra riskanalys Formera organisation för realisering, samordning och införandegrupper Information till berörda nyckelpersoner Bedöma resursbehov i processer och organisation Definiera eventuellt kompetensgap Bemanna organisationen Etablera administrativ organisation Etablera roller och arbetssätt för processutveckling, inkl. processansvar Genomföra utbildning Fortsatt utveckling av stödprocesser Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Syfte och kännetecken Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar Ändamålsenliga samordningsfunktioner Effektiva ledningsfunktioner Stöd till processorienterat arbetssätt Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Implementerings-organisation Universitetsledning Implementerings-organisation Ledningsrådet Samordningsledare Samordningsgrupp Samordningsforum Förvaltningschef/ samordningsledare Kanslichefer/samordnade chefer Fakultet Kanslichef Administrativ organisation Införandegrupper Fakultet Kanslichef Gemensamma förvaltningen Fakultet Kanslichef Modell för bemanning FUS PEM INFRA STAB Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Information och utbildning Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Samordningsgrupp Lars Nilsson Anna Lindholm Håkan Berg Marina Ghersetti Peter Kim Hannah Saldert (student) Karoline Axelson Ytterligare stödresurser kan adjungeras efter behov Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Rektors beslut 2012-05-02 och 2012-05-23 Beslut om principer för ny administrativ organisering av stödprocesser inom Göteborgs universitet Dekaner, prefekter och förvaltningschefen ges i uppdrag att organisera stödverksamheten för respektive nivå Samordningsgruppen ansvarar för att en mer detaljerad beskrivning tas fram i samverkan med institutioner, fakulteter och den gemensamma förvaltningen Att införandet av den nya administrativa organisationen ska påbörjas snarast och vara genomförd senast i januari 2013 samt Hantering av övergångsperioden 1 juli till 31 december 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Ämnen/verksamhetsindelning Institution Prefekt Proprefekt Viceprefekt Administrativ chef Ekonomi PA/HR Utbildning/forskning/samverkan Kommunikation Infrastruktur Allmän administration Ledningsgrupp Institutionsråd Teknisk chef Ämnen/verksamhetsindelning Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Fakultet Dekanus Prodekanus Vicedekanus Kanslichef Strategisk verksamhetsplanering och budget Utbildning Forskning/samverkan Kvalificerat stöd till lärarförslagsnämnden Kommunikation Övrig fakultetsrelaterad administration Prefektråd Ledningsgrupp Fakultetsstyrelse Institution Institution Institution Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Gemensamma förvaltningen Övergripande uppgifter Samordning Normering Effektivisering Expertis Planering Förvaltningschef Forskning/Utbildning/ Samverkan Forskning- och innovation Rekrytering av studenter Antagning Examina Studie- och karriärvägledning Kommunikation Internationalisering Analys och utvärdering Samordnande chef Personal/Ekonomi/ Myndighet Personal Ekonomi Kommunikation IT-stab Projektkontor Miljöenhet Myndighetsstöd Samordnande chef Infrastruktur IT-avdelning Servicecenter Lokaler Investeringar Vaktmästeri Facility Management Säkerhet Lokalvård Kommunikation Samordnande chef Universitetsledningens stab Samordning Kommunikation Verksamhetsplanering Intern styrning och kontroll Ägarstyrning Stöd till universitetsledningen Chef Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Gemensamma förvaltningen – arbetssätt – principskiss Forskningsservice/Utbildning/ Samverkan Personal/Ekonomi/Myndighet Infrastruktur 3. Vid behov tar teamet frågan vidare. F U S P E M I IT L Team Team Team 2. Teamet svarar direkt eller tar hand om frågan. Team 1 Personal Ekonomi Team 3 Personal Ekonomi Team Campus Team 2 Personal Ekonomi Service- center 1. Institutioner och fakultetskanslier vänder sig till sitt team. FK Inst Inst FK Inst Inst Inst Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Verksamhet Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande Mål PERSPEKTIV LEDNING OCH STYRNING Mål Strategier Styrmodell Policies Kultur Linje Forum Roller Individ/kompetens Beställning Utförande Vision och mål Begäran om åtgärd Direktiv ORGANISATION Leverantör Kund PROCESS Input Output Abc... STÖD Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen Avstämning i ledningsrådet 2/5 AC/KC-möte 4/5 Information om kompetenskartläggningen till alla chefer 9/5 Kompetenskartläggningen genomförs 14/5-27/5 Alla införandegrupper bemannande och startade senast 15/5 Nulägesanalys av resurser och kostnader 22/5 Informationsmöten till chefer och medarbetare 16/5, 21/5 och 28/5 Samordningsforum har sitt första möte 29/5 Resultat av kompetenskartläggningen MBL-samverkan om bemanning m.m. Rektors chefs- och prefektmöte 11/6 Erbjudande om informations- och dialogmöten till tillträdande prefekter m.fl. 13/6, 14/6, 18/6, 19/6, 20/6, 21/6 – 7 tillfällen Dessa möten kan ni boka här idag! Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning Kommunikationsarbetet i den nya organisationen Tjänstebenämningar i den nya organisationen Införandegrupper detaljerar organisationsförslaget senast 20/6 Resursbedömningar enligt organisationsförslaget senast 20/6 Samordna stödprocesser och administrativ organisation Normerande beslut succesivt från och med 1 juli Beslut om processverktyg och processansvariga i september för fortsatt utveckling av stödprocesser Ledar- och kompetensutvecklingsinsatser startar i augusti/september Lokala arbetsmiljökommittéer klara med riskanalyser 24/9 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning Chefsseminarium 10-11/9 Utbildningspaket för olika roller framtagna i september 2012 Bemanningsarbetet fortsätter augusti-oktober 2012 Budgetarbetet för 2013 påbörjas september/oktober 2012 E-handelssystem implementeras med start i oktober Instrument för kostnadskontroll tas fram senast i december 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Information och kommunikation Fortsatt information och nyheter via www.gu.se Fortsatt information via rektors nyhetsbrev E-postadress direkt till samordningsgruppen gufornyas@adm.gu.se Informationsbrev till alla chefer och införandegrupperna en gång per vecka Informationsmöten för chefer och administrativ personal har genomförts under maj – fem tillfällen 16/5, 21/5, 28/5 Tillgänglighet för prefekter och dekaner m.fl. efter 11/6 Ytterligare informationsmöten för all personal under hösten 2012 Boka idag! Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Rutin för transparent bemanning GF Fak Inst Gruppen hanterar förslaget med en övergripande överblick och informerar de fackliga organisationerna. Bemannings- och omdisponeringsbehov anmäles till ”bemanningsgruppen” GF Flera alternativ: Komptensutveckling Intern annonsering Extern annonsering Kompetenskartläggningen Annat Rutin för transparent bemanning Fak Åtgärder t ex: Medarbetarportalen Introduktions-/utvecklingsåtgärd Till Dekan för beslut om extern annonsering Inst Institutionen/motsvarande ansvarar för formalia. Omdisponering inom Institutionen/motsvarande Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Andra frågeställningar Enstaka fakultetsspecifika förutsättningar Fortsatt dialog mellan rektor och dekan Organisatoriska lösningar utanför linjeorganisationen Lokalfrågorna (Campus, Servicecenter). Arbete pågår IT-styrelse och beställarutskott för IT-verksamheten Utbildningsnämnden på plats i början av höstterminen Vi har ett ”nyrekryteringsstopp” Vi kan hamna i en situation där vi både har rekryteringsbehov och en slags övertalighet Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Kontroll över utvecklingen Vi har tagit fram tre nyckeltal som ger oss en bild över personalsituationen före och där vi kan mäta efter SUHF:s ekonomiredovisning nedbrutet på institution/avdelning andelen administrativ personal i relation till samtliga anställda per institution/motsvarande BESTA-kodningen på ett antal familjer vilket ger en bild av kompetensflöden Instrument för fortlöpande kostnadskontroll av stödverksamheten ska finnas framme i december 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Fakultetsperspektivet Några tankar och erfarenheter utifrån Handelshögskolan och dekanus Per Cramér Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Kompetenskartläggningen Resultat 1 234 besvarade enkäten av 1 961 mottagare (63 %) Flest svar från Handelshögskolan (82 %) Utbildningsnivå: eftergymnasial utbildning inkl. forskarutbildning (77 %) Intresse av andra arbetsuppgifter (31 %) Intresse av att byta arbetsplats (26 %) Genom kompetensutveckling (43 %) Vill inte ta ställning nu (42 %) Används till utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare samt som underlag i det fortsatta bemanningsarbetet. Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Kopmetensutvecklingsfrågor Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Ledar- och kompetensutveckling Obligatoriska chefsutbildningar Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds Individuellt stöd till chefer/ledare Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Ledar- och kompetensutveckling Obligatoriska chefsutbildningar: Arbetsmiljö för chefer – 2 dagar Arbetsrätt för chefer – 2 dagar Förvaltningskunskap för chefer – 2 dagar Ekonomi för chefer – 2 dagars ekonomispel Chefsutvecklingsprogrammet, ca 13 dagar under ett läsår Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Ledar- och kompetensutveckling Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen: Arbeta i ledningsgrupp Leda och kommunicera i förändring Arbetsgivarrollen (¾ dagar) Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Ledar- och kompetensutveckling Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds: Chef, ledare eller både och – vad innebär det för mig? (4 dagar) Konflikthantering för ledare – 1 heldag och 5 halvdagar Nödvändiga (svåra) samtal Utvecklingssamtal Grupputveckling Att arbeta i styrgrupp Beställa projekt Affärsjuridik (planeras) Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Ledar- och kompetensutveckling Individuellt stöd till chefer/ledare: Handledning/coaching/stödsamtal (Coachingpool finns – interna och externa personer) ----- Kartläggning av ledningsgrupp (GDQ) Stöd i ledningsgruppsutveckling Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Ledar- och kompetensutveckling Utbildning för administrativ personal: Utbildningsadministration HR Ekonomi Kommunikation Ledning (administrativa chefer på institution) Ledning inom utbildning (studierektorer) Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Ledar- och kompetensutveckling Mer info och anmälan på: http://www.pa.adm.gu.se/kompetensutveckling Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Boka informations- och dialogmöten idag! Frågor Kom i håg! Boka informations- och dialogmöten idag! Innehåll Inledning Stödprocess; exempel Utbildningsadministration Processöversikt Nivå 1-beskrivning Nivå 2-beskrivning Administrativ organisation; förslag Institution Fakultet Gemensamma förvaltningen, struktur Gemensamma förvaltningen, arbetssätt Allmänt om implementeringen Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16