Utbytesavtalshantering Översyn av utbytesavtalshantering vid Lnu Verksamhet och kvalitet i fokus

Bakgrund Under 2010 kom signaler att såväl Rektor som prefekter ansåg att institutionerna skulle ta ett större ansvar för sina internationella utbytesavtal Rektors delegationsordning ändrades från 2011- Rektor delegerar till prefekt att ”teckna utbytesavtal med annat lärosäte” (endast undertecknande, inte ansvar för innehållet i avtalet) IR (projektledare Charlotte Skoglund) fick av Vicerektor Nils Nilsson i juni 2011 ett uppdrag som”…innebär en översyn av hanteringen av utbytesavtal samt en rutin för kvalitetssäkring vid upprättande och utvärdering av dessa” Policy för internationalisering från 2012- ”…antalet samarbetspartners skall minska snarare än öka”, ”…avtalsarbetet skall följa närhetsprincipen så att kunskap om avtalet finns nära studenter och anställda”

Bakgrund- antal utbytesavtal Maj 2011- Lnu har ca 710 utbytesavtal Maj 2012- Lnu har 761 utbytesavtal- En ökning med 51 utbytesavtal på 1 år Alla utbytesavtal administreras idag av IR Av de 761 avtalen är 556 Erasmusavtal och 155 bilaterala övergripande avtal. Resten är bilaterala institutionsavtal, Linnaeus Palme, MoU, Nordlys, Nätverksavtal (ISEP, USAC) Institution och antal avtal DE- 23 SA- 28 DFM- 117 ELNU- 194 HV- 32 SJÖ- 4 KV- 14 SOL- 42 NV- 11 SV- 68 PPI- 48 TEK- 55

Syfte Belysa alternativa arbets- och ansvarsrutiner för att: uppnå att institutionsspecifika avtal skall knytas närmare verksamheten med syfte att uppnå ökad kvalitet och mervärde för utbildning och forskning. - införa en systematisk kvalitetssäkringsrutin vid upprättande och utvärdering av samtliga internationella utbytesavtal.  

Problemformulering Hur skall gränssnittet se ut mellan gemensam förvaltning och institution gällande utbytesavtalshantering? Skall utbytesavtalshantering ske centralt eller skall delar av hanteringen ske på fakultets-/institutionsnivå? Utifrån gränssnittsdiskussionen ovan; hur skall de olika momenten i avtalsarbetet hanteras? (Urval, upprättande, kvalitetssäkring (upprättande av en systematisk kvalitetssäkringsrutin för utbytesavtal), hur passar enskilda satsningar in i det stora sammanhanget (Lnu) och vad innebär satsningar för den operativa verksamheten på olika nivåer (personella resurser, bostäder, mottagning, pedagogiska hänsynstaganden etc.), undertecknande, förvaltande/förnyande (vad det innebär att förvalta ett avtal), hantering av student- och personalmobilitet (vem gör vad?), hantering av annat samarbete som beskrivs i avtalet, utvärdering). Hur säkerställs kompetensöverföring från central nivå till fakultets-/institutionsnivå?

Organisation Projektgrupp: Charlotte Skoglund, IR (projektledare) Camilla Lundqvist, IR Ingela Åberg, IR Referensgrupp: FED- Anders Hytter FHSAB- Björn Albin FHS- Joacim Martinsson FNT- Gösta Sundberg ELNU- Daiva Balciunaite Håkansson

Tillvägagångssätt Utskick gjordes till övriga universitet i Sverige samt universitet inom Nordlysnätverket angående deras arbetssätt med frågorna definierade under problemformuleringen (svar inkom från 11 lärosäten). Svaren sammanställdes och utifrån detta gjordes en konsekvensanalys av respektive del i avtalsarbetet utfört på central eller decentraliserad nivå. Platsbesök vid Lunds universitet. IR och referensgruppen träffades vid 5 tillfällen under sommaren och hösten 2011. Förslag skrevs på en ny utbytesavtalshantering vid Lnu. Kvalitetssäkringsdokument för avtalsprocessen är framtagna.

Förslag på utbytesavtalshantering vid Lnu- generellt Universitetsövergripande avtal och flerinstitutionsavtal administreras fortsatt av central förvaltning (finns redan en central utbytesavtalsdatabas som är knuten till studentutbytet). Ämnes- eller institutionsspecifika avtal administreras av institution/fakultet. Kvalitetssäkringsrutinen skall användas vid upprättande och utvärdering av samtliga internationella utbytesavtal oavsett var avtalet administreras. Central förvaltning ansvarar för att upprätta nya utbytesavtal i Lnu’s utbytesavtalsdatabas samt lägger in om avslut av avtal. Institutioner skall ha tillgång till information i utbytesavtalsdatabasen.

Förslag på utbytesavtalshantering vid Lnu- forts. Kontaktpersoner som skall vara knutna till utbytesavtal: För universitetsövergripande avtal skall det finnas en kontaktperson på central nivå och gärna en på institutionsnivå. För flerinstitutionsavtal skall det finnas en kontaktperson på central nivå och en akademisk och administrativ kontaktperson vid respektive institution/fakultet. För ämnes- eller institutionsspecifika (fakultet) avtal skall det finnas en administrativ och en akademisk kontaktperson vid institution/fakultet.

Förslag på utbytesavtalshantering vid Lnu- forts. Ett kontinuerligt samarbete skal ske mellan central förvaltning och institution/fakultet vad gäller utbytesavtalssamarbete. Central förvaltning kan stötta, hjälpa, utbilda, stå för rutiner etc. Central förvaltning ansvarar för stöd på alla nivåer gällande avtalshantering (rutiner, utbildning och generellt stöd samt kompetensöverföring i samband med att institution/fakultet tar ansvar för sina egna avtal).

Kvalitetssäkringsdokument Mallar- Utbytesavtal (olika nivåer och omfattning) och Memorandum of Understanding (MoU) Mallarna är genomgångna av avtalsjurist. Övriga kvalitetssäkringsdokument- -Handbok för etablering av internationella utbytesavtal- steg-för-steg beskrivning av framarbetandet av utbytesavtal -Institutional information (from partners) -Institutional information (to partners) - Underlag för utvärdering av potentiellt partneruniversitet

Framtiden Formellt beslut behövs på avtalsrutiner/gränssnitt/fortsatt användning av en central utbytesavtalsdatabas/handläggningsordning. Formellt beslut om var handläggning av studentutbytet skall ske (uppdelning IR/fakultet). Funktionen ”utbytesavtalsansvarig” behövs vid respektive fakultet. Implementering Utbildning Utveckling av utbytesavtalsdatabasen. Utvärdera process och samarbete och kontinuerligt hålla process och rutiner levande och uppdaterade.