SUHF:s kvalitetskonferens 24 augusti 2017 Sammanställning av enkät om lärosätenas kvalitetsarbete inom administrationen/stödverksamheten SUHF:s kvalitetskonferens 24 augusti 2017

Fakta om enkäten Enkät skickades ut under hösten 2016 SUHF:s expertgrupp för kvalitetsfrågors undergrupp för kvalitet i administration avsändare 23 lärosäten svarade Enkäten innehöll tre frågor: Hur definierar ni kvalitet i administrationen/stödverksamheten? Hur arbetar ni med kvalitetssäkring av administrationen/ stödverksamheten? Hur utvärderar ni kvaliteten i administrationen/stödverksamheten?

Lärosäten som besvarat enkäten Konstfack Kungliga Tekniska högskolan Lunds universitet Malmö högskola Mittuniversitetet Mälardalens högskola Stockholms konstnärliga högskola Södertörns högskola Umeå universitet Uppsala universitet Örebro universitet Chalmers Gymnastik och idrottshögskolan Göteborgs universitet Högskolan Borås Högskolan Dalarna Högskolan Gävle Högskolan i Halmstad Högskolan i Skövde Högskolan väst Jönköping University Karlstads universitet Karolinska institutet

Några centrala begrepp var viktiga att beskriva Kvalitet – optimalt utnyttja resurser och tillfredsställa krav, behov och förväntningar Kvalitetssäkring – säkra att ovanstående inträffar Kvalitetsutveckling –så att arbetet blir än effektivare och ger större nytta och tillfredsställelse Kvalitetsarbete – uppföljning och analys och utveckling i förhållande till definierad kvalitet Kvalitetssystem/kvalitetssäkringssystem – riktlinjer för kvalitetsarbete Kvalitetskultur – den verkliga inställningen till kvalitetsarbete

och några aktiviteter Audit – kollegial uppföljning Uppföljning – löpande insamling av information Utvärdering – värdering av insamlade data om en aktivitet eller verksamhet Benchmarking – jämförelse av verksamhet eller prestanda – lära av förebilder Enkät – ett antal ställda frågor för att följa upp eller utvärdera

Hur definieras kvalitet i administration/stödverksamheten? Vanligast förekommande svar är att kvalitet i administration innebär att de uppdrag och mål som formulerats utförs och uppnås Korrekt myndighetsutövning och regelefterlevnad Stöd och service på ett ändamålsenligt och resurseffektivt sätt så att lärosätets mål uppnås Tydlighet i uppdrag och mål är viktigt för att avgöra kvaliteten Tjänstekataloger Processbaserat synsätt Jussi Kivistö & Elias Pekkola

Några exempel Jönköping university skriver: ”Definition av kvalitet i administration/stödverksamhet: Att de tjänster som erbjuds efterfrågas och uppskattas Resurseffektivitet i administrationen Likvärdiga servicenivåer inom målgrupper Uppfyller lagstiftning och regelverk Attraktiv arbetsplats och lärosäte”

Vid Göteborgs universitet anges att uppdraget är att: ”stödja kärnverksamheten och om detta görs med lyhördhet för organisationens behov och ett gott resultat uppnås kan administrationen sägas hålla hög kvalitet i sin verksamhet. Uttryckt i förutsättningar och förhållningssätt antas administrationen bidra till god kvalitet enligt ovan genom t ex: en god och tydlig servicenivå en effektiv och flexibel organisation en hög tillgänglighet ett modernt och kostnadseffektivt arbetssätt en snabb och effektiv hantering av frågor och uppgifter”

Konstfack skriver: ”Vi talar om ett systematiskt kvalitetsarbete som dels säkerställer att interna och externa kvalitetskrav uppfylls (kvalitetssäkring), dels stödjer kontinuerlig förbättring av verksamhetens kvalitet (kvalitetsutveckling)”. I det ligger kvalitet i administration egentligen i att följa systematik i administrativa processer, samt i stödpersonalens kompetens. I detta ska stödverksamheten (citat ur VP) bidra till att: uppfylla Konstfacks roll som ledande konstnärlig högskola inom bild- och formfältet, uppfylla högskolans roll som statlig myndighet, genom att säkerställa rättssäkerhet, informationssäkerhet, insyn och ett effektivt resursutnyttjande, utveckla och upprätthålla enhetlighet och samordning i det administrativa arbetet, vara stöd för planering, beredning, kvalitetskontroll och uppföljning samt verka för att samordna och förenkla administrationen samt anvisa lösningar, ge stöd och kvalificerad service”

Hur arbetar ni med kvalitetssäkring av administrationen/stödverksamheten? En handfull refererar till beslutade kvalitetssystem som innefattar hela verksamheten eller pågående arbete med ett sådant

Vanligt förekommande komponenter i det systematiska kvalitetsarbetet Komponenterna syftar till: Att säkra/kontrollera kvaliteten Att utveckla kvaliteten Att understödja kvalitetskultur Tydliga och transparenta modeller för hur arbetet ska genomföras Att säkerställa kompetens Primär, sekundär och latent kvalitetssäkring – (Quality in HE administration)

Verksamhetsplan är utgångspunkt för kvalitetsarbetet. Uppföljning, analys, förbättringsarbete/utveckling, ny plan, genomförande Samtalsfora ger löpande avstämning och uppföljning och ger underlag för både kontroll och utveckling. Behovsanalyser specifika aktiviteter med syfte att kartlägga och förstå behov Enkäter frågor som direkt eller indirekt berör administrationen. Talas om återhållsamhet

Benchmarking jämförelse med andra lärosäten, andra branscher eller olika delar av den egna verksamheten. Ensidig/ömsesidig Reflektionsövningar tillbakablickar för att lära och förbättra Indikatorer och nyckeltal beskriver utfall av uppföljning – HDa har indikatorer för uppföljning av uppdraget till förvaltningen Kontroller tillsynsrapporter, revisionsrapporter, riskanalys, dubbelkontroller Audits/peer review kollegial uppföljning Bygga kvalitetskultur och säkerställa kompetens utbildning, nätverk, information, uppskattning, gemensamma aktiviteter Modeller och metoder systemförvaltning, projektmodeller, ärendehantering, processdokumentation etc.

Hur utvärderar ni kvaliteten i administrationen/stödverksamheten? Många hänvisar till sitt svar på fråga 2 Exempel som lyfts fram gäller såväl enskilda aktiviteter som mer holistiska utvärderingar av hela verksamheten. Exempel på det senare är AQUA – Assuring Quality in University Administration - GU och AAE – Administrative Assessment Excersise - KTH