VISA DENNA BILD: INLEDNING Presentera dig själv, dagordningen och eventuell information om möteslokalen. BESTÄM DISKUSSIONSNORMER Gå igenom “grundregler” för diskussionen och inkludera att erkänna varandras erfarenheter; att hålla det som sägs på mötet konfidentiellt; och att delta fullt ut i diskussionen. ANVÄNDANDE AV FÖRETAGSINFORMATION INLEDNING VISA DENNA BILD:

VISA DENNA BILD: FALLÖVERSIKT Denna bild “berättar en historia”, som du eller en frivillig deltagare ska läsa högt. DISKUSSIONSÄMNEN Som facilitator måste du se till att du går igenom medarbetarens situation och påföljande handlingar innan du går över till nästa bild. Se till att eventuella personliga upplevelser som deltagarna vill berätta om har samband med det visade scenariot. ANVÄNDANDE AV FÖRETAGSINFORMATION FALLÖVERSIKT VISA DENNA BILD:

VISA DENNA BILD: ANVÄNDANDE AV FÖRETAGSINFORMATION INLEDANDE FRÅGOR SVAR PÅ FRÅGOR Vad skulle du göra om du var Sofia? Instruktion till facilitatorn: Låt deltagarna svara fritt och diskutera i gruppen. Handlar Sofia på ett lämpligt sätt? Nej. Det är inte rätt av Sofia att ta med sig information om befintliga eller potentiella kunder till ett nytt jobb. Information som hon skapar, skaffar eller tar emot under arbetstid såväl som företagets utrustning är Tycos egendom, också efter att hon har slutat på företaget. Vilka potentiella problem och konsekvenser finns med detta handlingssätt? Så här långt är hennes enda handling att e-posta rapporten till sitt privata e-postkonto. Det innebär att intern information löper risk att spridas och kan innebära brott mot lagar om skydd och integritet. E-postmeddelanden är lätta att stjäla, kopiera eller kapa, så Sofia får inte skicka skyddade uppgifter såsom konto- och kontaktinformation via e-post. Om Sofia verkligen bestämmer sig för att ta med informationen för att använda den på sitt nya jobb, är det stöld av Tycos egendom. Hennes beslut kan resultera i rättsliga åtgärder från Tyco. Skulle omständigheterna vara annorlunda om: enheten var under omstrukturering och hon visste att hon skulle förlora sitt jobb? Nej, det ändrar inte omständigheterna. Att lämna företaget fritar inte Sofia från skyldigheten att följa lagen och handla etiskt korrekt. Det är fel att ta konfidentiell eller intern information såsom kunduppgifter, även om hon vet att hon kommer att förlora sitt jobb. hon ville skicka informationen till sitt privata e-postkonto så att hon skulle kunna jobba hemifrån? I så fall är Sofias avsikter goda, men det ändrar inte situationen. Hennes intentioner saknar betydelse om informationen hamnar i fel händer. Uppgifter om kunder eller intern information får inte skickas utanför Tycos nätverk. hon nyligen hade blivit anställd på Tyco och tagit med sig kundinformation från sin förra arbetsplats? Nej. Den informationen är då hennes förra arbetsgivares egendom och hon ska skydda den som sådan. Tyco kommer aldrig att skaffa affärsfördelar eller uppnå sina mål genom stöld av intern eller konfidentiell information från en annan organisation. hon hade skrivit på ett avtal om tystnadsplikt? Nej. I vilket fall bröt Sofia mot Tycos etikregler och kanske också lagen. Om hon hade skrivit på ett avtal om tystnadsplikt skulle hon också ha brutit en bindande överenskommelse mellan henne och Tyco och riskerat att hamna i en rättstvist. ANVÄNDANDE AV FÖRETAGSINFORMATION INLEDANDE FRÅGOR VISA DENNA BILD:

VISA DENNA BILD: DISKUSSIONSÄMNEN: Understryk att Tycos fysiska tillgångar och interna information är tillgångar som är nödvändiga för våra affärer och det är vår skyldighet att skydda den. Vi måste sköta företagets dokumentation med omsorg och skydda såväl privat som intern och konfidentiell information, oavsett om den tillhör oss, en affärspartner, en kund eller en anställd. Hänvisa medarbetarna till Tycos Records Management Program och Data Privacy policies för mer information. ANVÄNDANDE AV FÖRETAGSINFORMATION RIKTLINJER VISA DENNA BILD:

VISA DENNA BILD: DISKUSSIONSÄMNEN Gör några avslutande kommentarer som du tycker passar med tanke på deltagarnas reaktioner och diskussioner kring det här ämnet och fallstudien. Sammanfatta de diskussioner som varit. Ta tillfället i akt att betona de viktigaste punkterna från tidigare om en medarbetare som agerar enligt Tycos värderingar och etik. Påminn en gång till om Tycos Records Management Program och Data Privacy policies eftersom de handlar om de problem och konsekvenser som diskuterades i fallstudien. ANVÄNDANDE AV FÖRETAGSINFORMATION VAD HAR VI LÄRT OSS? VISA DENNA BILD:

VISA DENNA BILD: DISKUSSIONSÄMNEN Påminn de anställda att de inte är ensamma i sitt beslutsfattande och att det är viktigt att ta upp problem när de uppstår. Förstärk de resurser som är till för medarbetarna om det uppstår ett problem som behöver trappas upp. ANVÄNDANDE AV FÖRETAGSINFORMATION TA UPP ETT PROBLEM VISA DENNA BILD: