GUL-ADM – ett samarbetsprojekt mellan tre universitet om kvalitet i administrationen Delprojekt 1 (Malin Östling, GU): Stöd kring extern forskningsfinansiering, affärsjuridik och innovation Metod: ömsesidig benchmarking Delprojekt 2 (Cilla Häggkvist, UU): Studentservice Metod: ensidig benchmarking med två externa lärosäten Delprojekt 3 (Karin Ekborg-Persson, LU): Projekthantering Metod: Critical friends

Forsknings- och innovationsstöd – projektets process Inledande möte (heldag) Hemläxa: nulägesanalyser, läsa underlag, skriva frågor, förbereda svar Lunch-lunchmöte: systematisk benchmarking Hemläxa: utarbeta handlingsplaner och läsa de andra Möte om handlingsplaner (videokonferens) 1-års-uppföljning (januari 2016)

Vid benchmarking Använd frågelistan som struktur Koncentrera er på arbetssätt och processer Öppna era sinnen – var ödmjuka – ta till er Avfärda aldrig tankar och idéer direkt Håll tiden Första analysen direkt efter mötet: Vad har vi lärt oss av X?

Delprojekt 2 Studentservice

Studentservice Definition: Hur studenter och presumtiva studenter hittar in i universitetet. Ingången kan vara antingen fysisk eller virtuell, ske genom ett besök eller via e-post, telefon eller webb.

Nulägesbeskrivning Ensidig benchmarking med Umeå universitet - besök 8-9 september University of Minnesota - besök 9-10 oktober Referensgrupp Handlingsplan Upplägg: ensidig benchmarking

Reflektioner kring projektet och metoden Vissa åtgärder genast Diskussionerna i referensgrupperna: projektet spridits utanför gruppen Nyttigt med handlingsplan – och bred spridning Metoden extern benchmarking fungerade mycket bra Benchmarking med andra typer av organisationer? Ensidigheten trots allt inte helt ensidig

Delprojekt 3 Projekthantering METOD: Extern utvärdering

 Kunskap om sakfrågan, sektorn och även lärosätet viktig  Krävs tid från extern utvärderare  Viktigt att vara tydlig med förväntningarna/uppdrag mot extern utvärderare  Lätt glida över i best-practise/benchmarking  Dialog viktig för att kunna ställa följdfrågor  Lärosätesbeskrivning var värdefull REFLEKTION KRING METOD

Handlingsplaner Verifierade det vi visste och förstärkte det Väckte intresse för vidare samarbete VILKET RESULTAT FICK VI?

Gemensamma slutsatser Noga planering, tydlighet vad gäller syfte och systematik är nyckeln till att lärandet mellan organisationer blir fruktbart Handlingsplaner avgörande för att föra arbetet vidare till reella förbättringar i verksamheten Kontinuerlig intern kommunikation viktig för ett bra resultat Benchmarking bra och hållbar metod

”Benchmarking innebär att vara ödmjuk nog att medge att någon annan är bättre och att vara vis nog att lära sig hur man själv kan bli lika bra eller t o m bättre”