Slutrapport GITaudit 2.0 för Sollentuna Kommun

2013 GITaudit 2.0 Från Grön IT till Hållbar IT 2007 Gartner: ”Grön IT” 2006 Al Gore, Klimatfrågan 2008 Exido GIT Index™ GITaudit™ 2011 TCO Development tar över GITaudit 2010 SIS TK 550 Ledningssystem för Grön IT 2009 Advania (Kerfi) blir GITaudit partner 2014 SS Hållbar IT

Vad är Grön IT? Direkt - Greening of = göra IT grönare – 2-4% av världens samhällens klimatutsläpp kommer från IT -användning – Fokus på miljöpåverkan från organisationens IT-användning – Minska energianvändning och därmed kostnader – Inom IT-avdelningen Indirekt- Greening by = gör grönare med hjälp av IT – Hela samhällets klimatutsläpp kan minskas med 15-20% med hjälp av ökad IT- användning – Fokus på hela organisationens miljöpåverkan – verksamhetsfokus – Minska på energi, resor, papper mm med hjälp av IT – Verksamhetsfokus

Vad är Hållbar IT? ■ Hållbar IT = Ett miljö- och socialt perspektiv som komplement till det traditionella ekonomiska SOCIAL MILJÖEKONOMI Uthållig Hållbar Utveckling Livskraftig Rättvis

Drivkrafter mot Hållbar IT 16 Nationella miljömål Miljöledningsförordningen 2009:907 Energieffektiviseringsförordningen 2009:1533 Näringsdepartementets IT för en grönare förvaltning 2010 IT i människans tjänst – en digital agenda för Sverige Miljöaktuellts Kommunranking (Sollentuna plats 24)

Fler drivkrafter mot Hållbar IT ■ Miljödebatt ■ Arbetsvillkor i leverantörskedjan ■ Kemikalieinnehåll ■ Konfliktmineraler ■ Elektronikavfall - illegal export till utvecklingsländer ■ Interna drivkrafter ■ Egna mål för klimatpåverkan ■ Transparent hållbarhetsrapportering

Fler drivkrafter mot Hållbar IT ■ Hållbar IT = Kostnadseffektiv IT ▸ Potential att spara 7 miljarder SEK varje år för alla svenska kommuner * * Kommunstudien ”Ökad effektivitet och minskade kostnader genom gröna initiativ”– finansierad av Kerfi, IBM and Telia

Prioriterings- workshop Intervju- Seminarium Analys # 1 Analys # 2 Slutrapport Advania TCO Development Genomgång av enkät Analys Benchmark Presentation av analys Ta fram handlingsplan Prioritera handlingsplan Analys Förslag på mål GITaudit 2.0– processen Kund Planering Presentation Omfattning Deltagare Presentera slutrapport

GITaudit-analys 1 Sollentuna kommun Datum:

Workshop1 Genomlysning Datum för genomlysning Ansvarig Sollentuna kommunCaroline Olsson, Kommunstrateg DeltagareMalin Möller, Miljö och Klimatstrateg Martin Nilsson Fastighetsstrateg Carl-Henrik Johansson, Energicontroller Pierre Carlsson, Avdelningschef Marianne Carlberger, E-strateg Martin Johnsson, IT-arkitekt Kajsa Gradin, Upphandlare Mona Birgetz, Personalchef Katarina Tittelbach, Miljö och hälso- inspektör ProcessledareHelena Nordin, Advania

Utgångspunkter för GITaudit-analysen Båda perspektiven av Hållbar IT, att använda IT för att göra hela verksamheten mer hållbar samt att göra IT-verksamheten mer hållbar är lika angelägna. Systematiskt arbete enligt ledningssystemstruktur är viktigt, annars riskerar arbetet med Hållbar IT att bli en engångsföreteelse utan bestående effekt. Uppföljning är viktigt för att skapa engagemang och kommunicera arbetet med Hållbar IT internt och externt. Det är viktigt att ta ansvar även för det man handlar upp eller outsourcar och inte begränsa sig till det som görs i egen regi. Man kan påverka mycket genom att ställa krav i leverantörsledet.

Utgångspunkter för GITaudit-analysen Det är viktigt att ha ett hållbarhetsperspektiv på sin IT och inte begränsa det till bara miljö. Det finns stora sociala utmaningar i hela livscykeln för IT- produkter och tjänster. I GITaudit har vi valt ut de mest angelägna områden inom socialt ansvarstagande för att området ska bli hanterbart. Förlänga livslängden och återanvända IT-produkter är bättre än att bara återvinna material eftersom en övervägande del av den miljömässiga och sociala påverkan sker i tillverkningsfasen. Som i allt förändringsarbete är delaktighet viktigt för att skapa nödvändig förståelse och engagemang. Processen för GITaudit-analysen är utformad för att skapa delaktighet. Värderingen i GITaudit-analysen ger dubbla poäng för aspekter som har att göra med systematiskt arbetssätt, och tredubbla poäng för faktiska förbättringar som åstadkommits jämfört med övriga aspekter. Max antal poäng på varje område är 100

Fakta webenkät GITindex 2013 RespondentgruppBeslutsfattare inom området IT (CIO, IT-chef, inköpsansvarig för IT samt andra relevanta beslutsfattare) UrvalOberoende slumpmässigt urval om 1500 företag och organisationer med fler än 200 anställda samt ca 3000 företag med färre än 200 anställda. UrvalskällaPAR UndersökningsmetodWebbenkät, unika användarnamn. Totalt antal medverkande företag503 Antal medverkande (>200 anställda)65% Antal medverkande (<200 anställda)35% UndersökningsperiodSeptember-oktober 2013 CIO/IT-chef etc64% Övriga chefsbefattningar23% Privat sektor71% Offentlig sektor29%

Resultat och jämförelse HUR-dimensionen Hur-dimensionen Sollentuna kommun GITaudit 2014 Kommuner / landsting GITindex 2013 Alla organisationer GITindex 2013 Policy Planering4225 Genomförande4027 Uppföljning Medel3426

Resultat och jämförelse HUR-dimensionen

Resultat och jämförelse VAD-dimensionen Vad-dimensionen Sollentuna kommun GITaudit 2014 Kommuner / landsting GITaudit 2014 Alla organisationer GITaudit 2014 Logistik och transporter41618 Resor och möten Fastighetsstyrning Informationsflöden Datorhallar Arbetsplatser Sociala aspekter1046 Upphandling Medel Analyserade områden 888

Resultat och jämförelse VAD-dimensionen

Resultat och jämförelse GITaudit 2014 Sollentuna kommun Sollentuna kommun GITaudit 2014 Kommuner / landsting GITaudit 2013 Alla organisationer GITaudit 2013 GITaudit-värde3437

Slutsatser Sollentuna kommun – Bra! HUR-dimensionen –Det ser ut som att ni har kommit igång med att kartlägga miljöaspekter som kan förbättras med hjälp av IT samt miljöaspekter som kan förbättras i IT-verksamheten. Det är en bra grund för att prioritera insatser. –Det ser ut som att ni har resurser för att arbeta med Hållbar IT, samt att insatser kommuniceras för att skapa engagemang för detta i organisationen. VAD-dimensionen –Det ser ut som att ni har kommit igång med arbetet att energieffektivisera de fastigheter de använder. Det är en bra start att starta energieffektiviseringen i fastigheterna med värme och ventilation, där det ofta finns stora möjligheter att sänka energianvändningen till relativt låga kostnader. –Det ser ut som att ni har kommit en bit på väg med att digitalisera informationsflöden. Det är bra eftersom det både minskar pappersanvändning samt transporter av papper. –Det ser ut som att ni har kommit långt med att minska miljöbelastningen från IT- utrustning på arbetsplatserna genom att förlänga livslängden.

Slutsatser – Möjligheter framåt Policy –Ta fram en policy med mätbara mål för Hållbar IT som innehåller miljöaspekter som kan förbättras med hjälp av IT, miljöaspekter som kan förbättras i IT-verksamheten samt omfattar sociala aspekter. För att få genomförandekraft i arbetet med Hållbar IT är det också viktigt att policyn är förankrad hos kommunledningen. Policyn är en grund för att skapa inriktning och engagemang för arbetet. Planering (kartläggning, mål, handlingsplaner) –Arbeta vidare med att kartlägga potentialen för att minska den miljömässiga och sociala påverkan från kommunen med och av IT. Detta är en bra grund för att prioritera insatserna. Genomförande (organisation, rutiner, kommunikation) –Börja med att tydliggöra ansvar och befogenheter kopplat till arbetet med Hållbar IT och se till att kommunledningen är engagerad i arbetet. Ledningens engagemang är viktig för att få med sig organisationen i arbetet med Hållbar IT, och tydlig fördelning av ansvar och befogenheter är nödvändig för att få genomförandekraft i arbetet. Uppföljning (analys, utvärdering, förbättring) –Börja med att sätta mätbara mål för alla prioriterade insatser och följ upp och rapportera måluppfyllnad. Mätbara mål är nödvändiga för att kunna göra en bra uppföljning.

Slutsatser – Möjligheter framåt Logistik och transporter –Börja med att kartlägga potentialen för att minska miljöpåverkan genom att använda ruttoptimering och samtransporter. Sätt sedan mätbara mål och ställ krav på era leverantörer. Ruttoptimering och samtransporter är en bra början för att minska transporter. Resor och möten –Börja med att kartlägga potentialen för att minska miljöpåverkan från resor genom att använda webb- / videokonferens. Detta är en bra grund för att få underlag för eventuella insatser. Fastighetsstyrning –Undersök möjligheterna att mäta energianvändningen på en mer detaljerad nivå, och se till att fördela ansvar och kostnader till de som kan påverka energianvändningen. Detta är bra för att skapa engagemang på rätt ställen i organisationen. Informationsflöden –Börja med att kartlägga potentialen för att minska miljöpåverkan från användning och transport av papper. Detta är en bra grund för att få underlag för fortsatta insatser.

Slutsatser – Möjligheter framåt Datorhallar –Inled en dialog med era leverantörer hur ni kan komma vidare med att minska miljöbelastningen från datorhallarna samt kartlägg potentialen för att minska miljöbelastningen från er egen datorhall. Detta är en bra utgångpunkt för fortsatt arbete att minska miljöbelastningen från datorhallarna. Arbetsplatser –Inled en dialog med era leverantörer hur ni kan komma vidare med att minska miljöbelastningen från IT-utrustningen på arbetsplatserna. Detta är en bra utgångpunkt för fortsatt arbete att minska miljöbelastningen från IT-utrustningen på arbetsplatserna. Tänk också på att det sker en betydligt större miljöbelastning vid tillverkning än vid användning av IT-utrustningen på arbetsplatserna, så det är viktigt att ställa tuffa miljökrav vid upphandling. Sociala aspekter –Börja med att kartlägga potentialen för sociala risker kopplat till er IT-användning. Detta är en bra grund för att få underlag för fortsatta insatser. En stor del av den IT-utrustning vi använder tillverkas i låglöneländer där det finns en stor risk att det sker brott mot mänskliga rättigheter, så det är viktigt att ställa tuffa sociala krav vid upphandling. Upphandling –Se till att policyn för Hållbar IT omfattar och har mätbara mål för upphandling av IT (alternativt kan detta ingå i upphandlingspolicyn eller hållbarhetspolicyn). Se också till att upphandlingspolicyn omfattar både miljömässiga och sociala aspekter under hela livscykeln (produktion, användning och sluthantering). Ett bra upphandlingskrav kan också vara att kräva att leverantörerna förbättrar sig hållbarhetsmässigt över tiden.

Workshop 2 Handlingsplan Datum för workshop handlingsplan Ansvarig Sollentuna kommunCaroline Olsson, Kommunstrateg DeltagareMarianne Carlberger, E-strateg Kajsa Gradin, Upphandlare Katarina Tittelbach – Miljö och Hälsoinspektör Andreas Cassne– IT-utvecklare, Barn och Ungdomsenheten Camilla Linder – Enhetschef, Internservice ProcessledareHelena Nordin, Advania

Handlingsplan sid 1 1. Policy/styrande dokument för Hållbar IT (17 p*) 1a) Skapa ett fristående styrande dokument eller integrera Hållbar IT i andra styrande dokument där det beskrivs ambition och mål för arbetet runt Hållbar IT. 2. Upphandling av IT (16 p*) 2.a) Säkerställ att hållbarhetskrav för IT finns med i Upphandlingspolicyn, att krav ställs på hårdvara, mjukvara, tjänster och leverantörer och att kraven är på en bra nivå. 2.b) Ta fram en plan för hur uppföljning av kraven ska ske, 2.c) Kartlägg miljöprestandan i de viktigaste datorhallarna Sollentuna använder (outsourcade eller där de ingår som en del av en tjänst) för att hitta relevanta krav vid framtida upphandling (Telefoniupphandling 2015 som pilot?) * Arbetsgruppens viktning, ju högre poäng desto viktigare, minst 6 och max 18 poäng

Handlingsplan sid 2 3. Kommunikation (13p*) 3.a) Utveckla en kommunikationsplan för intern och extern kommunikation av arbetet med Hållbar IT, för att skapa insikt och engagemang hos medarbetare och medborgare i Sollentuna. 4. Utbildning i Hållbar IT (13p*) 4.a) Ta fram och genomför utbildning för medarbetare. Både generell utbildning för att skapa djupare förståelse för allas personliga ansvar för ett Hållbart IT-arbetssätt men även mer riktade utbildningar runt ett digitalt arbetssätt; exempelvis utskriftshantering, mobilt arbete, datalagring/informationsöverföring, video/webmöten. * Arbetsgruppens viktning, ju högre poäng desto viktigare, minst 6 och max 18 poäng

Handlingsplan sid 3 5. Fastigheter (13p*) 5.a) Se över hyresmodellen (kallhyra istf varmhyra) för att möjliggöra detaljerad mätning och fakturering i moderna fastigheter med mätare installerade. 5.b) Kartlägg användande av rörelse- och tidsstyrd belysning i fastigheterna för att bedöma potentialen till energieffektivisering. 5.c) Genomför en förstudie tillsammans med IT-organisationen för att bedöma potentialen med ett gemensamt system för uppkoppling, mätning och effektivisering av IT-utrustning och fastighetssystem. 6. Utskriftshantering (13p*) 6.a) Säkerställ att Follow-me print används överallt där tekniken är implementerad, gör dubbelsidig utskrift till standardinställning. 6.b) Skapa mer detaljerad uppföljning av utskrifter och kostnadsfördelning. * Arbetsgruppens viktning, ju högre poäng desto viktigare, minst 6 och max 18 poäng

Handlingsplan sid 4 7. Digitalisera informationsflöden (12p*) 7.a) Fortsätt arbetet med att utveckla e-tjänster internt och externt och ta med miljöperspektivet vid kartläggningen (kartlägg tex postgången internt mellan olika enheter) 7.b) Se över möjlighetentill elektronisk signering även internt. 7.c) Extra viktigt att kartlägga arbetssätt inom skolan för att möjliggöra minskade utskrifter och effektivare arbetssätt 7.d) Strukturera upp ärendehantering och dokumentlagring för att minska på utskrifts- och datalagringsbehov * Arbetsgruppens viktning, ju högre poäng desto viktigare, minst 6 och max 18 poäng

Handlingsplan sid5 8. IT-arbetsplatsen (10p*) 8.a) Skaffa kontroll över vad som finns (asset management). 8.b) Policy/styrning av vad som köps in och vilken livslängd den ska ha. 8.c) Se över möjligheten till återanvändning internt och externt 8.d) Ställ krav på ansvarsfull återtagning och återvinning. (Telefoniupphandlingen 2015 pilot? ) * Arbetsgruppens viktning, ju högre poäng desto viktigare, minst 6 och max 18 poäng

Handlingsplan sid 6 9. Logistik och transporter (9p*) 9.a) Kartlägg transportbehoven i kommunen för att ta reda på om t.ex. samtransporter och ruttoptimering skulle ge stor effekt. 9.b) Se över möjligheten till övergripande krav på IT- hjälpmedel (ruttoptimering, samtransporter osv) vid upphandling av transporter samt tjänster där transporter ingår * Arbetsgruppens viktning, ju högre poäng desto viktigare, minst 6 och max 18 poäng

Att tänka på ■ Viktigt med ett systematiskt arbetssätt och att för varje aktivitet i handlingsplanen: ▸ Gör en mätning av nuläget ▸ Sätt mätbara mål för aktiviteten ▸ Tydliggör roller, ansvar och resurser ▸ Följ upp genom att mäta resultat, analysera och förbättra arbetssättet

Underlag för nyckeltal (december 2014) VärdeKommentar Antal medarbetare2364 Antal IT-användare i skolanVarav 1600 lärare Antal årsarbetskrafter2260 Antal fysiskt åtskilda kontor 75Inkl skolor, förskolor, LSSboenden Total energianvändning värme MWhKan inte separera värme och VV Total energianvändning kyla 67MWh Total elanvändning24968 MWh Datalagring online TerrabyteFörutom Google som skolan använder

Underlag för nyckeltal (december 2014) VärdeKommentar Antal arbetsplatsdatorer i skolan för lärare + alla elevernas Antal lokala skrivare21 Antal nätverksskrivare346 Antal utskrifter per år Antal scanner Av nätverksskrivarna har scannerfunktion