Presentation 4.0 Avantra den jordnära utmanaren som arbetar med delaktighet, framåtanda och en vilja av stål                      Specialister på UPPHANDLING och AVTAL

Avantras Affärsidé Avantra ska vara ledande europeisk leverantör av högklassiga lösningar inom inköpsområdet och tillhandahålla kvalificerade IT-konsulttjänster.

Avantras utveckling 2 anställda 1997, sysselsätter 25 personer idag Ett stabilt företag med många vinstgivande år. Satsar hårt på delaktighet med medarbetare och leverantörer för kundens bästa. Stora svenska företag och myndigheter som kunder Framgångsrikt IT-stöd för upphandling och avtal för Offentlig sektor och Privat industri med många kunder i drift. Nytt produktionsstyrningssystem för SSAB 2004-2005. STAKO leverantör 2004 i hård konkurrens med hela IT-Sverige Omsättning 23 Msek 2004, 80% ökning.

Ett verktyg för den handlingskraftiga upphandlaren Resultatet av 50 manårs utvecklingsarbete

Några nya kunder Folksam Botniabanan LKAB Kappa Kraftliner Vattenfall Skogsstyrelsen

Sveriges ledande system används idag av

Upphandling och avtal

Övergripande Ett heltäckande IT-stöd som omfattar Varu-, tjänste- och entreprenadupphandlingar Planering och uppföljning Upphandlingsregister Avtalsregister Leverantörsregister Artikeldatabas Publiceringsfunktioner inkl Varukatalog Rapportgenerering Utvärderingsfunktioner Integration mot verksamhetssystem Stöd för centraliserad och/eller decentraliserad upphandlingsorganisation

När avtalet har tidplanerats markeras avtalet för Upphandling ger avtal Tidsvinster vid ajourhållning Omedelbar spridning Ökad avtalstrohet Lägre inköpskostnader                                                                                               När avtalet har tidplanerats markeras avtalet för publicering på intranätet. Sköts av avtalsansvariga. På olika kontor kommer man åt avtalen via Ert intranät.

Basmodul Tilläggsmoduler Registrering Söka/ Lista Tidplanering Översikt Basmodul Tilläggsmoduler Registrering Söka/ Lista Tidplanering Kriterier Dokument Leverantör Utvärdering E-post Publicera förfrågningsunderlag Frågor och svar för anbudsgivare Mängdutvärdering Förrådsintegration Integration adressbok e-post Varukatalog på intranät Avtalskatalog intranät Frågor och svar för avropare Huvudavtal Inköpsnyheter Fler egenskaper Rapportgenerator Kundunika rapporter Mobila dokument Utökat behörighetssystem Single Sign-On E-anbud

Specifika egenskaper Det ledande upphandlingssystemet kännetecknas av: Användarvänlighet & Flexibilitet Säkerhet Driftsäkerhet Yttre och inre säkerhet Väl integrerat med Microsoft Office Bra kommunikation med anbudsgivare och avropare Publicering av förfrågningsunderlag och avtal Särskild funktion för informationsutbyte Utomordentligt verktyg för planering och uppföljning Grafiska översikter Påminnelser via mail Flera alternativa utvärderingsfunktioner Flexibel och kraftfull utvärdering integrerad med Excel Enkelt att använda och Snabbt i skarp drift.

Varför Avantra Upphandling ? Kundnytta Varför Avantra Upphandling ? Spar tid Upprätthåller ordning och säkerhet Underlättar att följa inköpspolicy eller LOU Planera och följa upp verksamheten Enkel informationsspridning, ex vis via Intranät och extern webb Kunskaps- och materialåtervinning Ovanstående ger bättre affärer

Teknisk uppbyggnad Systemet Kan erbjudas med ASP-drift eller lokal installation Är baserat på Modern och driftstabil teknik Åtkomlig via webbklienter Är byggt på modern 3-skikts-arkitektur Baserad på en stabil databas, SQL server Fungerar i 2000 och Windows XP miljö Utvecklingsbart Stor integrationsförmåga Kontinuerlig utveckling i nära samarbete med användarna

Tjänster och support Tjänster och support Supportplattform Telefonsupport Webbsupport ”Avantra On Line” Användarförening Kontinuerlig utveckling Övriga tjänster ”Snabbstart” med minimal insats från kunden Projektledning vid införande Utbildning Anpassningar och kundunik utveckling Integrationer Utredningar, förstudier mm (BIP)

Några nyheter version 4.0 Enklare Prisliste-hantering Länkar till rapporter Bättre Översikt Ny mall-hantering Lättare kopiera från upphandling Målmapp och förenkling Mobila dokument Nytt Behörighets-system E-post: Kvitton Signatur Återanvändning Länkar och diarienr. Webb Leverantörsreg. Personliga vyer Förbättrad mängd-utvärdering Enklare hantering anbudsgivare Lev. kategorier med adm

Kontakta oss www.avantra.se Låter detta intressant? Kontakta någon av våra rådgivare för mer information eller demonstration Staffan Ruuth 0920-228814 / 070-662 8814 staffan.ruuth@avantra.se Roger Eliasson 0920-228832 / 070-662 8832 roger.eliasson@avantra.se Staffan Engelbrektson 08-23 10 00 / 070-662 5586 staffan.engelbrektson@avantra.se Karin Jansson 0920-228887 / 070-522 8894 karin.jansson@avantra.se www.avantra.se

En upphandling steg för steg

Hantera upphandlingar Registrera en ny upphandling Beräknat avtalsvärde styr tillgängliga upphandlingstyper. Öppna upphandling Välj att visa dina egna, enhetens eller alla upphandlingar Direkt åtkomst till: Avtal (kan även skapas direkt från upphandlingen) Behörighet Egenskaper Tidsplanering Utvärderingskriterier Dokument Publicera upphandling (webbsida) Anbudsgivare E-post Utvärdering Mängdutvärdering Rapporter Direktlänk till hjälp

Tidplanera en upphandling Planera framåt eller bakåt Tidplanering Ändra ett datum så ändras även övriga aktiviteters datum automatiskt Fördefinierade grundhändelser/ aktiviteter Lägg in egna händelser/aktiviteter Integrerat med E-posten. Handläggaren kan få påminnelser elektroniskt Stöder Lagen om Offentlig Upphandling (i version för offentlig sektor) Fungerar som checklista Kvalitetssäkrar upphandlingsarbetet

Översikt tidplanering Översikt GANTT-schema Se pågående eller avslutade upphandlingar och avtal. Med olika färger signaleras om aktiviteterna är klara eller ej. Sök bland dina eller allas upphandlingar Välj vilken information som ska visas Genom att klicka på upphandlingen så kan den öppnas direkt. Tidplaneringen kommer ihåg vilka kolumner du vanligtvis vill visa i den översiktliga tidplanen Datum syns när du för musen över kolumnrubrikerna

Publicera upphandling Då du skapat en upphandling kan du publicera den externt. Innan upphandlingen och dess dokument är publicerade

Publicerad upphandling Publicering av förfrågningsunderlag via webb Det blir enklare Leverantörer kan själva hämta förfrågningsunderlag, dygnet runt. Förfrågningsunderlaget publiceras på ER externa webbplats. Leverantören når förfrågningsunderlag både via en allmänt tillgänglig databas (exempelvis Anbudsjournalen) och via er externa webbplats. Leverantören begär in förfrågningsunderlaget och få det skickat till sig automatiskt. Leverantören informeras om det sker förändringar i förfrågningsunderlaget. Leverantören kan prenumerera på förändringar i en upphandling. Nytt i 4.0! Visar diarienummer Möjligt att sortera efter diarienummer, titel eller sista anbudsdag. Läs mer och/eller Beställ

Publicerade upphandlingar Nyheter i 4.0 Direktlänkar till publicerade upphandlingar på webben Direktlänkar till administration av frågor och svar för upphandling Sökväg till dokumentmappar

Leverantörsregister Leverantörsregister I leverantörsregistret sparas all nödvändig kontaktinformation Adresser och liknande hämtas till automatisk brevadressering Anteckningsfält för noteringar av allmän karaktär Möjlighet att ha flera kontaktpersoner per leverantör med olika funktioner Det finns mycket flexibla sökmöjligheter i leverantörsregistret Möjlighet att kategorisera leverantörer Fler egenskaper

Dokumenthantering Dokumenthantering Lättillgängliga mallar, enkla Tidsbesparande med mallar som automatiskt fyller i känd information från databasen. Samt möjlighet att kopiera dokument mellan upphandlingar eller inom en upphandling Projektmapp fylls med de dokument du kopplar till upphandlingen. Klicka på ett dokument och det öppnas direkt i Word, Excel, Acrobat Reader etc. En mapp där alla leverantörsmappar och dokument lagras. Avantra Upphandling skapar ordning. Du kan sätta behörighet på dokument och arbeta med dem offline Lättillgängliga mallar, enkla att hantera Nyheter 4.0! Kopiera till målmapp: Ny funktion för att kopiera enstaka dokument eller hel dokumentstruktur till exempelvis CD-skiva. När man ska ändra namn på ett dokument kom fil-ändelsen med tidigare, nu kan man skriva filnamn utan ändelse. Det görs på samma sätt som i Windows.

Dokumenthantering Skicka dokument per e-post Nyheter 4.0! Möjlighet till leverans- och läskvitto Alla användare kan skapa egna signaturer Tidigare e-postadresser sparas och kan återanvändas Nu kan man förhandsgranska e-post utskick (återinförd funktion). Skicka dokument per e-post Dokument kan skickas elektroniskt direkt från upphandlingen. En historik över upphandlingens alla utskick finns direkt åtkomlig E-post kan skickas till flera mottagare samtidigt. Mottagarna kan inte se vilka som är övriga mottagare av försändelsen. Integration mot adressböckder i bl a Lotus Notes adressbok och Outlook

Sökväg till dokumentet Dokumenthantering Nyhet i 4.0! Kopiering av dokument från upphandling till avtal har fått nytt utseende så att det blir lättare att hitta aktuella dokument. Sökväg till dokumentet

Åtkomst till dokumenten ”offline” Mobila dokument Offlinefiler (Nytt i 4.0!) Modul för användare med bärbar dator Jobba med dokumenten ”offline” Markera vilka dokument du vill ha med dig Synkroniserar dokumenten när man loggar in sig på nätverket Åtkomst till dokumenten ”offline”

Mallar Anbudsspecifikation Mallar tillgängliga i basmodulen: Anbudsprotokoll, Förfrågningsunderlag vara, Förfrågningsunderlag tjänst, Mallprislista, Anbudsmeddelande med logo, Brevmall, Kallelse och Protokoll. Mallarna kan anpassas efter era önskemål med avseende på logotyper, adresser etc. I Avantra Upphandling är det också möjligt att lägga till era befintliga mallar eller lägga in helt nyutvecklade mallar. Anbudsspecifikation Mallar utöver grundmallar Anbudsspecifikation Skickas ut till anbudsgivare som fyller i mallen och returnerar den elektroniskt. Vid inläsningen kontrolleras automatiskt att mallen är korrekt ifylld. Medföljer modulen ”Mängdutvärdering”. Utvärdering med underkriterier Data hämtas direkt ur systemet från ifyllda kriterier, procentsatser, betyg och leverantörer. Mallen gör automatiskt ett eget blad per kriterium, där Ni kan fylla i Era underkriterer med procent och betyg vilket ger en viss poäng som räknas ut automatiskt. Prispoängen som summeras av alla underkriterier visas på Grundutvärderingsbladet. Utvärdering med underkriterier

Länkar Viktiga platser direkt åtkomliga från Upphandlingssystemet Administratören lägger in gemensamma länkar i systemet. Klicka på länken så öppnas önskad sida, ex vis NOU med LOU Anbudsjournalen med CPV-koder Interna handböcker på Intranätet osv.

Anbudsgivare Kontroll över anbudsgivare Kontroll över hela de olika faserna från utlämnat förfrågningsunderlag till färdigt avtal Systemet hjälper dig att hålla reda på: vilka intressenter som deltar i upphandlingen, datum för mottagande av anbudet, om anbudet godkänts och gått vidare till utvärdering samt vilken leverantör som valts ut för avtalstecknande. Det finns utrymme för dig att göra noteringar samt att ange leverantörs/intressents kontaktperson. Nyheter 4.0 ! Lättare att hitta anbudsgivare vid koppla intressent till anbudsgivare eftersom allt grunddata om leverantören visas. Två skilda knappar, en för att skapa en ny leverantörspost och en annan för koppla intressent till existerande leverantör i leverantörsregistret.

Anbudsgivare Både intressenter och befintliga leverantörer behandlas på samma sätt (= anbudsgivare) utan att intressenterna behöver vara registrerade i leverantörsregistret. Avtal kan dock bara tecknas med leverantörer som finns registrerade i leverantörsregistret. Nyhet 4.0! Ingen sökning görs i leverantörsregistret (bakom Välj leverantör) förrän man klickar på Sök. Detta för att det ska gå snabbare.

Utvärdering med möjlighet att kommentera betygsättningen. Utvärdera inkomna anbud 1 De kriterier som valts till upphandlingen utvärderas Du betygsätter leverantörerna och därefter sammanställer systemet utvärderingen med hänsyn till kriteriernas viktning 2 Utvärdering med möjlighet att kommentera betygsättningen. Även vikten visas i betygsättningsfönstret. Möjlighet att sätta betyg med decimaler.

Mängdutvärdering Modulen hjälper er med importering av prislistor, validering av prislistor samt arkivering av prislistor. Här finns funktioner för att: sammanställa produkter, selektera produkter, gruppera produkter enligt egna önskemål, hantera varianter på positionsnummer, selektera bort felaktiga eller icke önskvärda produkter, skapa avtal från valda produkter i en sammanställning, exportera till Excel eller skriva ut på skrivare samt spara sammanställningar och gjorda produktval. Importering av prislistor, validering av prislistor Välj vilken information som ska visas Prissimulering Selektera produkter, produktgrupper och leverantörer Samt även spara gjorda selekteringar Möjligheter att gruppera och sortera. Funktioner för utskrifter till skrivare eller export till Excel.

Mängdutvärdering Modulen har simuleringsfunktioner för produktpriser. Nu kan ni t.ex simulera på bästa pris för leverantör, produktgrupp och produkt. Här finns även kraftfulla selekteringsmöjligheter. Ni kan sortera på kostnad (med en eller vissa leverantörer valda), val av leverantör (som har allt inom en viss produktgrupp) och totalt pris per leverantör. De gjorda simuleringarna går sedan att spara. I modulen kan ni även skapa avtalslistor. Det kan göras på olika sätt: genom val av produkter som ska bifogas ett leverantörsavtal, genom sammanställning av kostnad per leverantör. Modulen kan skapa nya prislistor med valda produkter och fungera som stöd vid avtalsändringar av avtalade produkter. Gör sammanställning: Per produkt Produktgrupper Sammanställningen kan villkoras Gör olika typer av prissimuleringar Leverantörslista Bästa pris

Mängdutvärdering Nyheter 4.0 Utökade analysmöjligheter och snabbval av artiklar. Välj produkt till avtal genom kryssruta i produktvård och sammanställning. Sammanställning: antal rader i gjort urval visas i gula grupperingsrutan Ytterligare status för urval. Alla inkl saknade Alla besvarade positioner Aktiva Uteslutna Avtalade Ej avtalade Positioner som saknar avtal Positioner som ingen svarat på

Enklare hantering av prislistor Nyheter 4.0! Enklare hantering av uppdatering av prislistor. När du ska skapa en ny prislista utifrån en gammal är alla artiklar markerade som standard. I 4.0 finns plus- och minusknappar för att markera alla respektive avmarkera alla artiklar. Enklare att komplettera avtalet med nya produkter och varianter. Redigera artiklar med artikelkort istället för att skrolla mellan många kolumner. Redigering på samma sätt som i Ändra produktdata i Mängdutvärdering i upphandling. Man behöver endast välja startid för prislista. Sluttid är avtalets sluttid. När en ny prislista skapas är starttid som standard dagens datum. Export av prisfil kan skickas per e-post till mottagande system. (Ny modul) Möjlighet att ändra information som kommer från anbudsspecifikationen. Ändring görs i så fall på alla artiklar som hör till den positionen.

Avtal Objektnummer ärvs som standard mellan upphandling och avtal. Nyheter 4.0 Avtalsnamn ärvs från Upphandlingsnamnet Objektnummer ärvs som standard mellan upphandling och avtal. Dokument i avtal kan kopieras på samma sätt som dokument i upphandling.

Avtalshantering Öppna avtal ”Utgångsfönster för avtalsarbete”. Avtalet kan skapas automatiskt utifrån ditt förfrågnings-underlag eller från en avtalsmall. Koppla dokument och planera avtalstiden. Gör löpande prisjämförelser. Påminnelse per E-post. Skicka E-post Avtal publiceras enkelt på intranätet Fler egenskaper Den nya knappen finns tillgänglig både för upphandlingar, avtal och leverantörer

Huvudavtal och underavtal Ett avtal kan bestå av ett eller flera underavtal

Skapa avtalskatalog Skapa en avtalskatalog direkt på Intranätet Markera de dokument som ska publiceras eller tas bort. Avtalskatalog skapas med automatik på ert Intranät

Avtalskatalog på Intranätet Skapa en avtalskatalog på Intranätet En lättanvänd och praktisk avtalskatalog som tillhandahåller all information inklusive avtalsdokument (avtal, prislistor, produktblad, miljökrav etc.) Grafiskt utseende anpassas efter er organisations grafiska profil. Avtalskatalogen görs tillgänglig på ert intranät. Enkelt att hitta avtal. Funktioner för att sortera!

Varukatalog på Intranätet Ersätter den traditionella ”papperskatalogen” Enkel att uppdatera Alltid senaste informationen tillgänglig för användaren Enkel att distribuera Lätt att använda Visar både text och bilder till produkter

Utökade sökmöjligheter Kan söka på avtalsvärde! Sökfunktioner Leverantörsregister på intranätet. Möjlighet att visa hela leverantörsregistret på intranätet. Ytterligare urval, exempelvis kommande avtalsleverantörer, före detta avtalsleverantörer, alla leverantörer. Personliga vyer Systemet kommer ihåg gjorda inställningar i leverantörsregistret. Gör en sökning och välj att visa organisationsnummer och leverantörsnummer. Nästa gång du kommer in i sökfönstret kommer systemet ihåg att du vill visa organisationsnummer och leverantörsnummer. Snabbare system Ingen sökning görs i leverantörsregistret förrän man klickar på ”Sök” för att systemet ska bli snabbare. Sökfunktionalitet Definiera vad du söker. Sökning kan göras på såväl upphandlingar som avtal och leverantörer. Sökfunktionen presenterar både nutid och historik! Nytt i 4.0! Utökade sökmöjligheter Kan söka på avtalsvärde!

Rapportgenerator-Skapa rapport Enkelt att skapa rapport Urvalsområden och selekterings- möjligheter I rapportgeneratorn finns möjlighet för dig att utforma dina rapporter så som du vill ha dem genom att selektera samt att visa eller dölja fält             Användaren kan själv välja vilka fält som ska visas/döljas                     

Rapportgenerator-Rapport Rapportgeneratorn innehåller kraftfull funktionalitet som enkelt presenterar snygga rapporter för dig! Alla rapporter går att exportera till andra format så som t.ex Excel Nyheter 4.0! Nya rapporter har tillkommit. Exportfunktioner mot andra system. Export av rapport utan att behöva förhandsgranska. Genväg till rapporter från upphandlings- och avtalsfönstret. Aktuell upphandling respektive avtal är också förvalt som urvalsvillkor för rapporten.

Rapportgenerator-Administratör Administratören styr vilka rapporter som ska finnas tillgängliga för organisationen Administratören kan även göra vissa justeringar av rapporterna                     

Utskrifter Rubrik vid utskrift till skrivare. Namn på upphandlingen och ansvarig upphandlare skrivs ut som rubrik på utskrifter till skrivare.

Nyhetsfunktion på Intranätet Nyheter på intranätet Nyhetssida där användare kan lägga ut information av allmänt intresse. Lättanvänd nyhetsspridare med utrymme för text, bilder och länkar

Användare kan enkelt ställa sina frågor FAQ på Intranätet Användare kan enkelt ställa sina frågor Kommunikationsplats Utvecklad för att användare ute i organisationen enkelt ska kunna ställa sina frågor till upphandlarna och för att svaret på de vanligaste frågorna ska finnas lättillgängligt. Här kan upphandlare svara på vanliga användarfrågor och publicera svaren så att de visas för alla intresserade.

Smidig administration Användare Administratören kan lägga till nya användare, sköta register osv. Stöder både centraliserad och decentraliserad organisation. Fyra olika behörighetsnivåer Gäst Användare, den vanliga inköparen Handläggare, begränsad behörighet (kan ej se eller komma åt andras material) Administratör, fulla rättigheter

Leverantörskategorier Administration av leverantörskategorier Administratören kan redigera/lägga till/ta bort leverantörskategorier. Användarna kan sedan använda dessa kategorier för klassificering och sökning.

Enkelt att redigera mallar Enkelt att redigera mallar Administratören kan redigera mallarna direkt i systemet. Upphandlingsunika mallar Möjlighet att skriva egna mallar som kan anpassas för en speciell upphandling. Möjlighet att redigera en dokumentmall och sedan massproducera densamma till exempelvis 10 leverantörer.

Mallar Enklelt att hitta rätt leverantör att koppla dokument till vid ”Skapa från mall” eftersom leverantörsdata data visas för varje avtalspart. Lätt att hitta rätt mall eftersom både namn och beskrivning av mallen visas Man kan välja flera mallar samtidigt för att i nästa steg välj flera leverantörer.

Behörighetssystem Behörighetssystem Nya och större krav på säkerheten leder till utveckling. Integration mot befintligt behörighetssystem, katalogtjänster är möjligt SSO – ”Single sign on”. Innebär att man endast behöver logga in en gång. Flexibelt inställbar access till upphandling, avtal och dokument

Behörighetssystem-Inloggning Med SSO loggas man automatiskt in, ingen inloggning av användaren krävs.

Behörighetssystem - Grupper Som tidigare - fyra behörighetsgrupper: Administratör – har fullständiga rättigheter. Användare – har (nästan) fullständiga rättigheter. Kommer INTE åt menyn ’Administration’ som visas gråskuggad. Handläggare – har endast rättigheter att se och ändra i de upphandlingar, avtal med mera som personen själv skapat. Gäst – har endast rättighet att läsa i systemet. Grupper Möjlighet att skapa egna grupper Motsvarar våra tidigare grupper administratör, användare, handläggare och gäst. Egna grupper kan endast skapas om man använder Avantra-System Använder man SSO importerar man nätverksgrupperna till avantra upphandling och kan sätta behörighet i Avantra systemet för dem. Exempel på en Avtalsgrupp

Behörighetssystem - Program Program (applikationer) är olika delar i avantra upphandling som man kan sätta behörighet på.

Behörighetssystem – Objekt och dokument Exempel på behörighet på en upphandling. Dokumentbehörighet Bygger på dokumentstatus Dokument kan tilldelas olika status Till varje status kan man koppla olika grupper av användare Använder nätverksgrupper

Hjälp Utökat användarstöd Hjälp om Avantra Upphandling Hjälp / F1 Undermeny under ’Hjälp’ Hjälp / F1 ’Hjälp’-knapp under alla moduler och funktioner. Då kommer du direkt in på aktuellt ställe i handboken.

Hjälp Hjälp - Index Hjälp - Sök Hitta hjälpavsnitt snabbt via ’Index’-funktionen. Hjälp - Sök Hitta avsnitt snabbt via ’Sök’-funktionen.

Extern webbserver/Extranät Övergripande Andra servrar Intranät e-post beställning etc. E-post - utskick av handlingar - kallelser Intranät - avtalskatalog - avtalsdokument Internt Brandvägg Extern webbserver/Extranät Internet Externt Internet - Info till leverantörer - förfrågningsunderlag - annonsera upphandlingar - mm

Kontakta oss www.avantra.se Låter detta intressant? Kontakta någon av våra rådgivare för mer information eller demonstration Staffan Ruuth 0920-228814 / 070-662 8814 staffan.ruuth@avantra.se Roger Eliasson 0920-228832 / 070-662 8832 roger.eliasson@avantra.se Staffan Engelbrektson 08-23 10 00 / 070-662 5586 staffan.engelbrektson@avantra.se Karin Jansson 0920-228887 / 070-522 8894 karin.jansson@avantra.se www.avantra.se