6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Implementering och användning Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska informationssystem

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Agenda Lärande i implementeringen av affärssystem Lärande i implementeringen av affärssystem Förändringsmodeller Förändringsmodeller Föreställningar Föreställningar Användningen av affärssystem Användningen av affärssystem Utbildning Utbildning Lärande i arbetet Lärande i arbetet

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Lärandeperspektiv Vi tänker olika, ser olika saker i samma ting. En implementering av ett affärssystem är en lärande process som aldrig avstannar, där alla som är med lär mera om verksamheten och om det nya affärssystemet. Lärande kring användning av ett affärssystem fokuserar på hur användare förstår hur det kan användas för att bäst hjälpa den enskilda situationen samt även organisationen som helhet. Vi tänker olika, ser olika saker i samma ting. En implementering av ett affärssystem är en lärande process som aldrig avstannar, där alla som är med lär mera om verksamheten och om det nya affärssystemet. Lärande kring användning av ett affärssystem fokuserar på hur användare förstår hur det kan användas för att bäst hjälpa den enskilda situationen samt även organisationen som helhet.

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Reflektion Aktivitet Lärandeprocessen Fundamental för lärande Fundamental för lärande Reflektion

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Lärande och IT Kapacitet till organisatoriskt lärande Informations- teknologi Underlättar användandet av Ökar (Robey et al, 2000)

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Lärande av ny teknik 1. … är starkt kopplade till gamla erfarenheter 2. Kunskapsbarriärer kan överkommas från lärande från andra, metoder osv 3. Formell utbildning bra för att komma över kunskapsbarriärer… men organisatoriskt lärande som kommer informellt kan vara mera effektivt 4. Det finns en dynamik i lärandet. Perioder av stabilitet och förändring. 5. Organisationen måste vara redo (Robey et al, 2000)

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Lära av metoder för Affärssystem Erfarenhet från andra fall är inarbetade … men finns allt i metoden? Metoder är generella tar inte hänsyn till specifika förutsättningar Metoder är generella tar inte hänsyn till specifika förutsättningar Allt ingår inte Allt ingår inte Fokuserar mera på aktiviteter som ska genomföras inte förståelsen för händelser/samband Fokuserar mera på aktiviteter som ska genomföras inte förståelsen för händelser/samband Förutsätter ofta att man vet mycket innan Förutsätter ofta att man vet mycket innan

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Nuläge – planera – genomföra – följ upp NULÄGEFRAMTIDHUR

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Förändringar An Improvisational Model of Change Management over Time Anticipated change Emergent change Opportunity- based change Opportunity- based change Emergent change Anticipated change Typer av förändring (Orlikowski & Hofman 1997)

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Olika modeller Navigation – olika sätt Europén Europén planera, oväntade händelser omplanera planera, oväntade händelser omplanera Turken Turken Sikta på ett mål, respondera på händelser som inträffar Sikta på ett mål, respondera på händelser som inträffar Ett sätt eller båda?

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Föreställningar Alla har inte Alla har inte samma erfarenhet samma erfarenhet samma syn på organisationen, processen, tekniken, förändringar samma syn på organisationen, processen, tekniken, förändringar Kunskap och kompetens Kunskap och kompetens Att förstå dem kan underlätta implementeringen Att förstå dem kan underlätta implementeringen

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Föreställning

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Projektet Hantering av olika syn/vyer Mellan konsulter, leverantörer och kundföretag (Tjäder, 1999) Mellan konsulter, leverantörer och kundföretag (Tjäder, 1999) Mellan ledning och användare, (Gäre, 1999) Mellan ledning och användare, (Gäre, 1999) Mellan olika användargrupper, (Orlikowski) Mellan olika användargrupper, (Orlikowski) Olika vyer ger möjlighet till lärande Olika vyer ger möjlighet till lärande Olika vyer ger bättre förutseende Olika vyer ger bättre förutseende

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Föreställningar om tekniken Tekniken Tekniken Möjligheter/begränsningar Möjligheter/begränsningar Stor liten förståelse för vad den kan göra Stor liten förståelse för vad den kan göra Teknisk strategi Teknisk strategi Vad kan man göra den i organisationen Vad kan man göra den i organisationen Förändra arbetssätt – effektivisera arbetssättet Förändra arbetssätt – effektivisera arbetssättet Teknik i användning Teknik i användning Att använda teknik behövs utbildning Att använda teknik behövs utbildning Det går att lära genom användning/testa Det går att lära genom användning/testa

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Föreställningar – val och krav Davidson 2002

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Förändringsstrategier Inlärningsstrategi Visionsdriven Visionsdriven Strategisk affärsdialog Strategisk affärsdialog Bred problemdefinition Bred problemdefinition Programmatisk strategi Imitationsdriven Importerade metoder Söker jämviktsläge Norrgren et al

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Förändringsstrategier Inlärningsstrategi Top-down-bottom- up Top-down-bottom- up Empowerment Empowerment Många engagerade Många engagerade Successiv breddning Successiv breddning Programmatisk strategi Top-down, formella representanter Expertprojekt Planeringstungt Avgränsat Norrgren et al Varför Vad Hur Varför Hur Vad

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Användarmedverkan Användarrepresentanters medverkan leder till… Användarrepresentanters medverkan leder till… Att motståndet till förändring minskar Att motståndet till förändring minskar Att ett lärande sker (Tjäder, 1999) Att ett lärande sker (Tjäder, 1999) Ofta är vissa med, men andra är fortfarande utanför (Westelius, 1996) Ofta är vissa med, men andra är fortfarande utanför (Westelius, 1996) 2 av 10 tycker de har inflytande 2 av 10 tycker de har inflytande Utnyttja tillfällena till bred medverkan Utnyttja tillfällena till bred medverkan

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Förändring! Införande av affärssystem innebär en organisationsförändring Införande av affärssystem innebär en organisationsförändring Förändringar som enbart ses som ett planeringsproblem är inte effektiva Förändringar som enbart ses som ett planeringsproblem är inte effektiva All kunskap i organisationen är inte känd för alla eller för någon All kunskap i organisationen är inte känd för alla eller för någon Visst är det viktigt att lära av andra och erfarenheter men Visst är det viktigt att lära av andra och erfarenheter men Att ta tillvara en bred kunskapsbas och engagemang är framgång Att ta tillvara en bred kunskapsbas och engagemang är framgång

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU En studie av Implementering Forskning fokuserat på framgångsfaktorer eller effekter Forskning fokuserat på framgångsfaktorer eller effekter Liknande resultat som vid traditionell forskning på projektledning Liknande resultat som vid traditionell forskning på projektledning Förespråkar då en processperspektiv Förespråkar då en processperspektiv 13 st fall av affärssystem 13 st fall av affärssystem Främst telefonintervjuer med uppdragsgivaren, projektledaren och en utanför projektet. Främst telefonintervjuer med uppdragsgivaren, projektledaren och en utanför projektet. Letade efter krafter som motiverade ett inköp, svårigheter, motverkande krafter, händelseförloppet och resultatet Letade efter krafter som motiverade ett inköp, svårigheter, motverkande krafter, händelseförloppet och resultatet

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Resultatet Motiverande till valet Motiverande till valet 2000 problematiken 2000 problematiken Process förbättringar Process förbättringar Gammalt systemsstöd Gammalt systemsstöd Effekter Effekter + Bättre flöde, uppstrukturering + Bättre flöde, uppstrukturering - datanoggrannhet, motstånd från personalen, kunder och förlorade kompetenta medarbetare - datanoggrannhet, motstånd från personalen, kunder och förlorade kompetenta medarbetare

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Implementeringen Fann inga politiska krafter Fann inga politiska krafter Kunskapsbarriärer Kunskapsbarriärer Konfigureringen Konfigureringen Förändringen av arbetsprocesser Förändringen av arbetsprocesser Olika implementeringsstrategier Olika implementeringsstrategier Bara ett teknikbyte Bara ett teknikbyte Organisationsförändring med teknikbyte Organisationsförändring med teknikbyte Inkrementell förändring Inkrementell förändring Olika förändringsstrategier Olika förändringsstrategier Formell utbildning (minimal till omfattande) Formell utbildning (minimal till omfattande) Kulturförändring Kulturförändring (Robey et al, 2000)

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Träning – Utbildning Formell utbildning Formell utbildning –Knapptryckning -träning –Systemets logik –Teoretiska metoder/modeller Situerat lärande Situerat lärande –Testa, prova sig fram –Fråga andra Situerat lärande dominerar användarens lärande Situerat lärande dominerar användarens lärande

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Användares uppfattningar Nästan 5 av 10 Nästan 5 av 10 tycker att arbetet underlättas tycker att arbetet underlättas att IT ger en överblick över arbetet att IT ger en överblick över arbetet 3 av 10 tycker att arbetsorganisationen har påverkats positivt 3 av 10 tycker att arbetsorganisationen har påverkats positivt 2 av 10 2 av 10 är nöjda med utbildning är nöjda med utbildning att samarbetet i organisationen har ökat att samarbetet i organisationen har ökat Att det går att analysera stora datamängder, dvs underlätta lärandet Att det går att analysera stora datamängder, dvs underlätta lärandet

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Användarens uppfattningar om ”utbildningen” Gav inte mycket! Gav inte mycket! Kom för tidigt, innan man hade affärssystemet att testa på – Vi glömde Kom för tidigt, innan man hade affärssystemet att testa på – Vi glömde Var för mycket på en gång – Dom lärde säkert ut mera än vad vi kommer ihåg Var för mycket på en gång – Dom lärde säkert ut mera än vad vi kommer ihåg Det är först efter när du kan använda systemet som du vet vad du vill fråga Det är först efter när du kan använda systemet som du vet vad du vill fråga

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Organisatorisk minne Organisatorisk minne är distribuerat mellan olika individer, teknik och processer Organisatorisk minne är distribuerat mellan olika individer, teknik och processer Formella beskrivningar följs ofta inte på grund av att de är för begränsade Formella beskrivningar följs ofta inte på grund av att de är för begränsade Litar mera på en person som känner till praktiken Litar mera på en person som känner till praktiken En blandning av formella och informella källor ger resultat i praktiken (jfr, Robey et al, 2000) En blandning av formella och informella källor ger resultat i praktiken (jfr, Robey et al, 2000)

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Upplevelser Attityder under implementeringen av affärssystem Attityder under implementeringen av affärssystem (Adams and O´Doherty, 2000) Installation neutrala omotiverade motiverade ValAnpassning Aktiva i projektet Användare (obs uppskattad)

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Modell Organisation System Individual System

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Unlearn and learn New system Knowledge of what to do Knowledge of how to use the system

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Kunskap Tyst - explicit kunskap (Polanyi, 1966 ) Tyst - explicit kunskap (Polanyi, 1966 ) Interntionalisering - externalisering (Nonaka och Takeuchi, 1995) Interntionalisering - externalisering (Nonaka och Takeuchi, 1995) SocializationExternalization InternalizationCombination Tyst Explicit TystExplicit till Från

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Lärande – kompetens Traditionell syn är att lärande fylls på mer och mer i en bägare Traditionell syn är att lärande fylls på mer och mer i en bägare Kunskapen sker i form av att fylla på kunskap i olika “lådor” kompetenser … och människor behöver starta med olika lådor (Askenäs och Westelius, 2000) Kunskapen sker i form av att fylla på kunskap i olika “lådor” kompetenser … och människor behöver starta med olika lådor (Askenäs och Westelius, 2000)

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Vad behövs läras? Att använda affärssystemet Att använda affärssystemet Att förstå sin del i processen/verksamheten Att förstå sin del i processen/verksamheten Att förstå logiken i affärssystemet Att förstå logiken i affärssystemet

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Negativt lärande ”Dåliga” gamla erfarenheter ”Dåliga” gamla erfarenheter Lär sig rätta symtom snarare än orsak Lär sig rätta symtom snarare än orsak Lär sig manipulera systemet Lär sig manipulera systemet Lär sig utnyttja systemet för egna syften snarare än organisationen Lär sig utnyttja systemet för egna syften snarare än organisationen Lär sig suboptimera för sin grupps del Lär sig suboptimera för sin grupps del

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Efter implementeringen Inkrementell förändring av utnyttjande av datasystem. Perioder av förändring och rutin. Inkrementell förändring av utnyttjande av datasystem. Perioder av förändring och rutin. (Tyre och Orlikowski, 1993) Tid från installation Tillgodogörande nivå

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Utnyttjande av möjlighetsfönster Underlättas av: Underlättas av: Att post-implementeringsperioden utnyttjas Att post-implementeringsperioden utnyttjas Rotering av personal Rotering av personal Förändringsaktiviteter under lugna perioder Förändringsaktiviteter under lugna perioder Gör det möjligt att: Gör det möjligt att: Hantera omgivningsförändringar Hantera omgivningsförändringar Utnyttjande av erfarenheter och lärande Utnyttjande av erfarenheter och lärande Svårt genom att: Svårt genom att: Ovana ledare Ovana ledare Sker ofta oplanerat och oväntat för användare Sker ofta oplanerat och oväntat för användare Fast ibland behövs stora förändringar göras Fast ibland behövs stora förändringar göras

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Användningen Det organisatoriska minnet måste hanteras Det organisatoriska minnet måste hanteras Varje användare måste ges möjlighet att utvecklas Varje användare måste ges möjlighet att utvecklas Affärssystemets användande skiljer sig åt (jmf. Orlikowski, 2000) Affärssystemets användande skiljer sig åt (jmf. Orlikowski, 2000) Förståelse för affärssystemets logik i förhållande till den verksamhets det implementeras i. Förståelse för affärssystemets logik i förhållande till den verksamhets det implementeras i. Att det är en mycket känslosam process (Askenäs och Westelius, 2001) Att det är en mycket känslosam process (Askenäs och Westelius, 2001) Måste arbeta aktivt med användningen så länge affärssystemets används Måste arbeta aktivt med användningen så länge affärssystemets används

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Användningen En pågående lärandeprocess En pågående lärandeprocess Men med stagnation i lärandet över tidsperioder Men med stagnation i lärandet över tidsperioder Lärande både om systemet och verksamheten Lärande både om systemet och verksamheten Lärande kring att förena systemet och verksamheten Lärande kring att förena systemet och verksamheten Erfarenhetsuppbyggande för kommande uppgraderingsprojekt Erfarenhetsuppbyggande för kommande uppgraderingsprojekt

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Lärandesynsättet Fördelar   Förändringsprocessen fokuseras   Inte bara en grupps kunskaper tillvaratas   Värderar användarens kunskaper och kompetens.   Alla känner sig delaktiga och ges möjlighet att förstå förändringarna   Förändringarna har större möjlighet att bli beständiga och användare kan komma med bättre förändringsförslag   Underlättar att nya möjligheter kommer upp   Underlättar lösandet av problem, då många olika personer blir involverade Nackdelar Ger inga klara riktlinjer under projektet Bygger på det som varit mera än att se framåt Svårt att förmedla, bygger mera på insikt än logiskt resonemang Har inga tydliga mål som kan kopplas till företagets vinst Tar inte hänsyn till politiska konflikter som kan uppstå när olika grupper har skilda synsätt

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Återblick: Vad handlar det om? Hur vi får organisation, människor och teknik att fungera ihop? en föränderlig organisation en föränderlig organisation en komplex teknik en komplex teknik olika människor med skilda viljor och kompetens olika människor med skilda viljor och kompetens Genom en interaktiv process skapas en ömsesidig anpassning mellan organisation, teknik och människor

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Återblick: Vad handlar det om? Hur vi får organisation, människor och teknik att fungera ihop? Med en stabil, genomtänkt organisation eller processer Med en stabil, genomtänkt organisation eller processer en justerbar, övergripande och strukturerad teknik en justerbar, övergripande och strukturerad teknik Förändringsvilliga och effektiva människor Förändringsvilliga och effektiva människor Med hjälp av planering och metoder Med hjälp av planering och metoder

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU Hur går det? …. …. Får jag be om en sak till? Får jag be om en sak till? Rubrik? Rubrik?

6/24/2015© Linda Askenäs IDA/LIU