Välkomna! Program Vad styr offentlig upphandling? Miljö- och etiska krav i kommunens upphandlingar Vad upphandlar kommunen och hur går det? Kaffepaus 20 min Så enkelt är det att skapa och skicka ett anbud Elektroniska fakturor, en vinst för alla parter. Hur gör man? Umeå kommun Upphandlingsbyrån

Vår bild av läget Få små företag som ger anbud Dålig konkurrens Stora volymer/Många krav Reglerna blir inte enklare Kunskap är makt Juridik i fokus, inte bra affärer Vi kan spara ännu mer

LOU (lagen om offentlig upphandling) Principer likabehandling Leverantörer behandlas lika, samma krav, likvärdiga produkter behandlas lika icke diskriminering Inte särbehandla leverantör/produkt beroende på nationalitet mm

LOU (lagen om offentlig upphandling) Principer proportionalitet Kravnivå ska vara relevant i förhållande till vad som skall upphandlas. transparens (öppenhet, förutsägbarhet) Öppenhet vid redovisning av krav och hur utvärdering görs. ömsesidigt erkännande

Umeå kommuns upphandlingsreglemente Finns på www.umea.se/upphandling Regler för Ansvar och befogenheter, miljökrav, etiska krav, leasing, driftentreprenader, beställning mm

Arbetsgång vid upphandling Anbudsförfrågan utarbetas och publiceras Finns på www.umea.se/upphandling Går att prenumerera utan kostnad Företag utarbetar anbud Utbyte av frågor och svar vid otydlighet Kommunen utvärderar och väljer vinnare Informerar alla anbudsgivare innan avtal skrivs Företag kan överklaga

Hur sker utvärderingen? Kvalificering Formella krav på anbudsgivaren Kompetenskrav Specifika krav på tjänst/produkt Här bestäms lägsta acceptabla nivå Den som inte är kvalificerad utvärderas inte

Utvärdering Lägsta pris Ekonomiskt mest fördelaktiga Fler kriterier (exv kvalitet, miljöpåverkan mm) än priset bedöms Kriterierna viktas i värde Sammantaget bäst vinner

Direktköp utan ramavtal Nu Många små köp Inte alltid konkurrens Risk att gynna någon Köp utanför ramavtal Dyrt Senare Mäta köptrohet Fler ramavtal Konkurrens på småköp Har man en speciell produkt som man vill sälja till kommunen ska man kontakta Upphandlingsbyrån innan man går ut i våra enheter

Nya regler på gång Nya EU-direktiv Nya svenska regler Ny svensk lag på gång, kraftigt försenad Nya svenska regler Mer detaljreglering vid småköp Konkurrensverket tar över från NOU

Miljö och etiska krav

Miljökrav Stark trend mot ökade krav Varor (livsmedel, kemtekniska, fordon) Tjänster (transporter) EKU-delegationen tar fram lämpliga krav Betydligt dyrare Ofta krav som kvalificering för att delta

Exempel på miljökrav Livsmedel Transporter Ekologiskt odlade produkter skall finnas och kunna beställas Transporter ”Miljöbilar” med diverse krav Alkolås på långtidshyrda bilar/nya fordon

Etiska krav Politiskt intresse Kollektivavtal, barnarbete, arbetsmiljö, rättvisemärkt, svart arbetskraft Svårt att kontrollera efterlevnad Kraven är ofta inte relevanta för varan men viktiga ur ett mänskligt perspektiv Kan inte kräva svenska regler utomlands, men att inhemsk lag och internationella överenskommelser följs

Ex på etiska krav Antidiskriminering Kollektivavtal eller liknande villkor Vi ser till att det finns produkter exv rättvisemärkta att välja på bland sortimentet

Hur kontrollerar vi kraven? Skatter och avgifter regelbundet Krav på produkter ofta verifierade av annan (exv kravmärkt) Idag bristfällig kontroll av etiska krav Vi vill öka vår kontroll av etiska krav och att våra avtalsparter är seriösa, men är inte klara över exakt hur vi ska göra det

Vad upphandlar kommunen?

Vi köper för ca 1,2 mdr per år Byggentreprenader 160 mkr Ramavtal 675 mkr Varor 190 Tjänster 485 Rabattavtal 15 mkr Övriga varor o tjänster 340 mkr Ramavtal ger 115 mkr i besparing/år

Ex på driftentreprenader som upphandlats Tekniska området Sophämtning Fastighetsskötsel Väghållning (snö mm)? Vaktmästeri, tryckeri, telefonväxel, internpost, lokalvård Simhall Äldre- och handikappomsorg Företagshälsovård Vi har sänkt våra kostnader varje gång

Omvänd elektronisk auktion

Förutsättningar 530 bärbara PC Tydlig kravspecifikation Lägsta pris vinner

Utgångsläge Lev 1: 4 654 460 Lev 2: 4 502 350 Lev 3: 4 922 110

Villkor för auktionen 3 dagar mellan kl 9-10 Minst ett bud per dag Minsta bud - 0,5%, högsta – 10%

Kl 09:57 -9,83 % Dag 1 Dag 2 Dag 3

Kl 09:57 -9,83 % Kl 09:58 -18,25 % Dag 1 Dag 2 Dag 3

Dag 1 Dag 2 Dag 3 Sista bud 12:02

Resultat Pris sänkning ca 31 % Vinnande Bud 3 081 213 Kr Eller 1 399 937 Kr

Upphandling - beställning Skillnad på upphandling och avrop Upphandlingsbyrån upphandlar 2200 personer beställer Effektiv anskaffningsprocess ger stora besparingar, exv. bra beställningsstöd Vi har ett elektroniskt beställningssystem (BELLA)

Hur klarar vi oss juridiskt? Utvecklingen i Sverige Överprövningar ökar kraftigt Från 113 st år 2000 till ca 1500 st år 2006 Länsrätterna överhopas av ärenden Upphandlingstiden förlängs

OFFENTLIG UPPHANDLING Upphandlande enhet Antal överpröv- ningar 2003-2007 Antal rättelser/ göra om Umeå kommun 22 st 1 rättelse 2 göra om Skellefteå kommun 20 st 3 rättelse 5 göra om V-bottens landsting 36 st 9 göra om Under denna tid har Umeå kommun fått ca 3000 anbud. Av dessa anbud överprövar företagen ca 0,7% Kommunen vinner ca 85% av dessa överprövningar.

Fler överprövningar innebär Risk för Mer omfattande/detaljerade förfrågningsunderlag Hård granskning av formalia Juridik i fokus i stället för att göra bra affärer Vi vill Öka småföretagens möjligheter att delta Arbeta med seriösa företag Effektivisera kommunens anskaffning Se företagen som samarbetsparter

Att skapa och skicka in anbud Vi vill göra det så enkelt som möjligt Bygger på självdeklaration Fyll i och skicka in Vill vi ha annat så begär vi det särskilt

Svarsbilagor Svarsbilaga Kvalificering Svarsbilaga Utvärdering Svarsbilaga Pris

Avslutning

Tumregler för anbud Var noga Svara på det vi begärt få svar på Kan du inte uppfylla våra krav, avstå Kolla nuvarande avtalsvillkor på vår hemsida Kom i tid med ditt anbud Fråga under anbudstiden vid oklarhet

Mer info www.umea.se/upphandling De flesta av våra avtal finns där Vårt upphandlingsreglemente Aktuella upphandlingar upphandlingsbyran@umea.se Anmäla prenumeration på upphandlingar Denna presentations bilder finns där