Effektiva samarbeten – kollektiv intelligens Philip Runsten Boverket 14 mars 2014 Blivit ombedd att prata om medarbetarskap och prestation. Begrepp som vi möter allt oftare, men som kanske egentligen är ganska otydliga. Vad är egentligen medarbetarskap? Och hur fungerar egentligen prestation i en organisation? Det har jag tänkt att vi ska ägna förmiddagen åt. Först vill jag ge er en liten historia ur verkligheten, som kanske kan vara en bra start. En mörk kväll i november 2002…

Agenda och syfte Komplexa projekt Forskning på effektiva grupper Olika huvudmän och intressenter Affärer, politik, kort sikt, lång sikt Vem bestämmer egentligen vad? Vem är chef? Forskning på effektiva grupper Effektiv = hög kunskapsintegration Övning + Verktyg + Diskussion

Mikrosystem – Grunden för kunskapsintegration Strukturer: - mål, planer, organisation, system, rutiner mm Organisation/ Projekt Mikrosystem: grupper, möten, diskussioner, telefonsamtal Jag ska förklara vad jag menar: Vi har traditionellt sett organisationer som strukturer respektive individer. Organisationen när de verkar är mikrosystem. Mikrosystem är slutstegen i allt organiserande. Vi blir allt mer beroende av dessa mikrosystem ju mer komplexa och avancerade organisationer vi skapar eftersom det leder till ”kunskapsdistribution” Sverige är kanske världsledande på att använda mikrosystem. Individer

Stor variation i mikrosystemens effektivitet Antal arbets-grupper Genomsnittligt fokus på uppgift ~ 38%* Genomsnittligt fokus på uppgift ~ 76%* Klassisk indelning eftersom allt samarbete mellan människor är två processer Studier visar stor variation Samarbets-förmåga (* Wheelan, 2005)

Vad kännetecknar effektiva mikrosystem? Uppgift Funderingar över hur andra uppfattar mig Jag vill inte visa vad jag tänker Jag vill ändra andras beteenden, men utan att behöva säga det högt… Sociala processer tränger undan tid för uppgiften. Går inte att vara effektiva om inte de sociala processerna i gruppen är effektiva. När människor arbetar kollektivt med kunskap går det inte att separera detta arbete från sociala processer. Exempel på detta är: Individer utgår ständigt ifrån reflektioner över hur de uppfattas av omgivningen. Det är mycket viktigare än någon uppgift. Jag vill inte visa vad jag tänker eftersom det är mitt sätt att skydda min egen bild av situationen och mig själv Jag vill ändra andras beteende utan att behöva säga något. Slutsatsen blir att effektiva organisationer måste utveckla organisationens förmåga att skapa effektiva sociala processer. Kunskapsintegration är grunden för kollektiv intelligens Kunskapsintegration kan inte separeras från den sociala processen Effektiva mikrosystem är därför beroende av vad vi kan kalla effektiva sociala processer

En samarbetsövning Låt oss studera detaljerna med egna grupper som exempel… Forma grupper runt ett bord, 6-7 personer Utse en observatör

Diskutera i grupperna Hur känner man igen effektivt samarbete? Vad gör om en grupp blir effektiv eller inte? Syftet är att tidigt sätta kartan. Den röriga omvärlden och de sociala interaktionsmönstren bör här illustreras med ett kort exempel.

Instruktioner Lös uppgiften enskilt först – tid 5 min Därefter ska ni I grupp skapa en gemensam lösning – tid 25 min Observatörerna studerar gruppen under övningen och lämnar feedback efteråt

Grupperna reflekterar 10 min över: Reflektion Grupperna reflekterar 10 min över: Fundera över detaljer i ert samarbete? Var ni effektiva? Hur leddes arbetet? Är ni nöjda med resultatet?

Desert survival Genomsnittligt resultat för grupp är på samma nivå som näst bästa individen i samma grupp Upplevd synergi, men ineffektiv kunskapsintegration Driver på objekt eller prioriteting – ibland beräkningar Sociala hänsyn, exempel Subgrupper baserat på sympati Ibland anpassningar för de “utanför” Individuella resultat x x x x x x x Verklig synergi Upplevd synergi Antal poäng y Individuellt genomsnitt

Vad är faktorerna i gruppers effektivitet? Struktur Mål, organisation, roller Chef UPPDRAG HUR Process Beteende Attityder Ledare RESULTAT Två dimensioner – struktur för effektivitet, Vad var VAD i övningen? Vad skapade ni själva för VAD? Vad var HUR i övningen? Vad bestämmer du över som individ?

Tre iakttagelser om hög kollektiv förmåga Effektiva grupper hanterar den sociala processen mer effektivt De får mer tid över för uppgiften och högre kvalitet i sin kommunikation Effektiva grupper lägger mer tid och intelligens på sin problemformulering De förlorar därför inte tid och energi på att lösa fel problem Effektiva grupper är beroende av deltagarnas diskretionära beteende Stödjande beteende för att få gruppen att fungera Vad är det då som gör mikrossystem effektiva? Ni ska få en introduktion till det.

Hur ser kunskapsintegration ut? Andras perspektiv Högpresterande Utforska Förespråka Lågpresterande Effektivt kunskapsutnyttjande = hög kunskapsintegration = hög kommunikativ dynamik = kollektiv intelligens Losada & Heaphy, 2004 Eget perspektiv

Varför blir man effektiv av utforskande? Anta att du ska öppna en burk ”Bullens Pilsnerkorv” till middag. Men så upptäcker du att du saknar en konservöppnare… Hur kan du se på problemet? Tekniskt – ”Burkf-n ska upp!!!” Laga middag – ”Finns det något annat i skafferiet” Äta middag – ”jag åker till McDonalds istället” Filosofiskt – ”Behöver jag middag, jag kanske ska åka och köpa en konservöppnare istället…” Exempel

Vad beror av hög kommunikativ dynamik av? Andras perspektiv Losada & Heaphy, 2004 P/N: 5,625 Högpresterande Utforska Förespråka P/N: 0,375 Hög kommunikativ dynamik är helt beroende av hur individerna i gruppen bemöter varandra (sociala processer) Lågpresterande Deltagarnas interagerande Eget perspektiv

Varför är vi så känsliga? Kunskap går inte att separera från identitet Alla människor har ett “skal av sanningar” Med det kan vi förstå omvärlden… men också anpassa omvärlden (objekt) Våra gener och erfarenheter har gett oss ett filter genom vilket vi tar till oss världen. Detta filter gör det både möjligt att förstå världen… men också anpassa vad vi är beredda att ta till oss av världen, så den blir hanterbar ”vinst”, ”snäll”… (ord) andra ”jag”

Därför är vi kodade att vara försiktiga med lärande ”The curse of knowledge” System 1 och system 2 Förmåga till reflekterande och analytiskt beror av kontext i mikrosystemet: Förståelse Socialt klimat Som skapas av mönster i deltagarnas interaktion Snabbt, effektivt Reflekterande, analytiskt Våra gener och erfarenheter har gett oss ett filter genom vilket vi tar till oss världen. Detta filter gör det både möjligt att förstå världen… men också anpassa vad vi är beredda att ta till oss av världen, så den blir hanterbar

Slutsatser Kunskapsintegration bygger på kommunikation och interaktion Kollektiv intelligens kännetecknas av hög kommunikativ dynamik Dynamiken är beroende av hur individerna i gruppen bemöter varandra Grupper och deras deltagare skapar därför i hög grad sina egna förutsättningar Effektiva grupper kännetecknas av att deltagarna är aktiva, lyhörda, närvarande och omsorgsfulla (Weick & Roberts, 1993; Edmondson, 1999; Losada & Heaphy, 2004; Wheelan, Runsten, 2011)

Verktyg

Hur håller man ett bra möte? Verktyg 1: Kollektiv reflektion Formulera frågeställningen Låt alla tänka enskilt och skriva ned sina tankar Lyssna av en efter en Säkerställ att inte deltagarna stör varandra Om nödvändigt, låt deltagarna visa sina anteckningar Summera och analysera Kompletterande kommentarer? Fortsättning: beslut, fortsatt analys, bordläggning?

Vad krävs för att hålla ett effektivt möte Vad krävs för att hålla ett effektivt möte? Verktyg 2: Ledarens funktion Sätta och bevaka ramar Facilitera kommunikation Formulera reflektionsfrågor Fördela ordet Aktivt lyssnande Normvakta Sortera och summera Säkerställa beslutsfattande Konsensus, majoritetsbeslut, mandatbeslut Upprätta det kollektiva systemet Fördela roller, koordinera och följa upp Kontrollera förståelse och gemensam bild Agera fokalpunkt Därför måste vi återgå till det som förmodligen är den ursprungliga idén med ledare. När människan började samarbete insåg hon ganska snabbt att ledare fyller en funktion ur samarbetsperspektiv Ledare har en uppgift för deltagarna, och inte tvärtom. Vi är nämligen inte effektiva när det gäller: Samordna information (brainstorming inte effektivt, kunskapslikriktning mm) Fatta beslut (olika beslutsmekanismer) Koordinera utan fokalpunkt…

Grupper behöver diskutera hur de samarbetar! Verktyg 3: Time out Reflection (attention switches) Reflection (attention switches) time time Teams with distinct ”time outs” to discuss cooperative issues involved more of the participants, addressed more issues and had higher performance levels (Okhuysen & Eisenhardt, 2002) ”Pulling the string”, Toyota ”Obligation to descent”, McKinsey

Vad behöver grupper prata om Vad behöver grupper prata om? Verktyg 4: Checklista – Struktur för effektiva grupper Rubrik Beskrivning Kommentar Förstå uppgiften Förstår alla i gruppen uppgiften – finns det en samsyn kring vad uppgiften innebär? Tydlig gemensam idé om mål Har gruppen ett gemensamt mål som alla känner till? Analyserar man vad som kommer att krävas för att nå detta mål? Plan och plan B Handlingsplan (finns plan för planeringstiden och för bygget?) Finns tidsplan? Finns plan B – om något går snett Tydlig chef/ledare Finns det en tydlig ledare som alla accepterar? Kompetensinventering Rollfördelning Inventeras vem som kan vad? Görs en tydlig rollfördelning? Beskrivs tydligt vad rollerna innebär? Kommunikation och reflektion Ger gruppens medlemmar varandra feedback Ställs reflekterande frågor? Kvitteras förslag och delegeringar? Personligt ledarskap Visar gruppens medlemmar engagemang – tar initiativ, lyssnar på varandra, samspelar Ställer gruppens medlemmar upp för varandra – stödjer varandra vid behov – visar laganda

Reflektion och diskussion Hur ser förutsättningarna för att tillämpa dessa verktyg ut i era arbetssituationer? Frågor?

Behöver ni hjälp att utveckla er Kollektiva förmåga? kontakta: Closing Behöver ni hjälp att utveckla er Kollektiva förmåga? kontakta: Philip.Runsten@hhs.se 070 545 88 05