Från policy till verksamhetsutveckling via projekt och projektstöd Bakgrund – policy, projektsammanställning och avstämning Projektmodell- Kort genomgång av modellen Virtuellt projektkontoret och projektstöd Modellen på webben Gungerd Johnsson Grip , EU-samordnare

Härnösands internationella arbete och internationella policy Övergripande mål Arbetet med internationella frågor ska bidra till utveckling av kommunen, näringslivet och den offentliga verksamheten i Härnösand

EU projekt och andra samfinansierade projekt under perioden 2009-2013

Avstämning och projektens roll för utveckling kopplade mot politikens framtidsbilder Projekten medför: Investeringar t.ex. nytt resecentrum, bättre gästhamnar,utveckling av kollektivt resande, miljöinvesteringar i företag, nya handelsområden mm. Nya metoder utvecklas inom e-tjänster, rehabilitering av sjuka och arbetslösa, m fl. Aktiviteter som starta-eget-stöd, mässor, kompetensutveckling, forskningsstöd, seminarier och nätverk för olika målgrupper genomförs Arbetstillfällen ca 20 personer har sin anställning via olika projekt enbart inom Härnösands kommun under 2012.

Projektmodeller… Vad saknade vi? Detta fanns.. Arbetsmodell för projekt som sa Projekt ska ha en tydlig målbild av engångskaraktär Åstadkomma förändring Tidsbegränsat Ha egna resurser för genomförande     Vad saknade vi? Projektstyrningsverktyg Tydlighet av beställningar Idéer kopplade mot verksamhetens mål Användarvänligt material Stöd! Idag hjälper projektmodellen till med: Projektstyrning - Checklistor - Projektorganisation Dokumentmallar – Personkontrakt – Verktygslåda

Generell projektmodell Härnösands Projektmodell Modellen är vidare utvecklad av en modell kallad Sundsvallsmodellen. Modellens huvuddrag används idag av flera kommuner i länet. Schemat visar modellens olika steg Beslutspunkt 1 Projektet är värt att genomföra Förutsättningarna är riktiga. Kolla av mot checklista Relevans/Förberedelse. Beslutspunkt 2 Projektplanen leder till projektets mål. Kolla av mot checklista Planering. Beslutspunkt 3 Projektets leverans överensstämmer med målet. Kolla av mot checklista Genomförande. Beslutspunkt 4 Projektet kan avslutas. Kolla av mot checklista Avslut. BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE Relevans/ Förberedelse Planering Genomförande Avslut PROJEKTDIREKTIV PROJEKTPLAN STATUSRAPPORT ÖVERLÄMNINGSBARA RESULTAT PROJEKTSLUTRAPPORT Vad? Varför? Hur? Gör vi rätt? Vad blev det? PERSONKONTRAKT

Checklista Relevans VAD – VARFÖR – VILKA – NÄR – HUR Är min/vår idé om att förbättra en uppgift kopplat till verksamhetens utvecklingsområden? Ex. Omvärldsanalys Målanalys Förankring Presentera din projektidé för kommande beställare/chef.

Checklista Förberedelse Ex. Risker Kostnads och nyttokalkyl Organisation Resurser Projektdirektiv Beslutspunkt 1

Personkontrakt Beställare, Styrgrupp, Projektmedlem Aktuellt projekt:Föräldrastöd Berörd person: Nisse Berg Resursgivardelen Projektmedverkan i antal timmar: 40 tim Under perioden: 2011-01-15—2012-01-15 Resursgivare (verksamhetschef): Bo Andersson Datum: 2011-01-15 Underskrift: Som projektmedlem har jag ett allmänt projektansvar. I ansvaret ingår att jobba mot projektets mål som är uppställda i direktiv/uppdrag, att ha ett aktivt deltagande och att tala positivt om projektet. Att arbeta i projekt innebär att du bidrar med engagemang, samarbetar och att humor och glädje medverkat till ett gott resultat. Projektmedlems ansvar och åtagande Jag accepterar min medverkan enligt ovan och arbetsformerna enligt projektdirektiv. Som projektmedlem i detta projekt ansvarar jag för att: Bedöma förutsättningarna för att genomföra arbetsuppgiften, (kalendertid, resurs/kostnad, egen/gruppens kompetens/vilja. Överenskomma med projektledaren om förutsättningarna för arbetsuppgiften före start. Medverka på fastställda projektmöten (vid eventuellt förhinder rapporteras detta till projektledare) Rapportera tid Ansvara för mina personliga resultat, meddela avvikelser och problem Bedöma resultat och återstående tid Särskild kompetens Mina befogenheter är att: Fatta beslut och göra avvägningar samt kunna ta nödvändiga projektexterna kontakter inom ramen för arbetsuppgiften. Ort Datum Härnösand 2011-01-15 Underskrift av projektmedlem

Checklista Genomförande Ex. Lägesrapporter Aktivitetsstyrning Ekonomistyrning Information Leverans Beslutspunkt 3

Härnösands Projektmodell Schemat Visar Modellens Olika Steg Generell projektmodell Härnösands Projektmodell Schemat Visar Modellens Olika Steg Beslutspunkt 1 Projektet är värt att genomföra Förutsättningarna är riktiga. Kolla av mot checklista Relevans/Förberedelse. Beslutspunkt 2 Projektplanen leder till projektets mål. Kolla av mot checklista Planering. Beslutspunkt 4 Styrgruppen avslutar projektet. Detta innebär att projektet kan avslutas. Kontrolleras mot Checklista Uppföljning - Avslut BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE Relevans/ Förberedelse Planering Genomförande Avslut Beslutspunkt 3 Projektets leverans överensstämmer med målet. Kolla av mot checklista Genomförande. PROJEKTDIREKTIV PROJEKTPLAN STATUSRAPPORT ÖVERLÄMNINGSBARA RESULTAT PROJEKTSLUTRAPPORT Vad? Varför? Hur? Gör vi rätt? Vad blev det? PERSONKONTRAKT

Projektmodellen på webben

Kommunstyrelse-förvaltningen Virtuellt PROJEKTKONTOR     Kommunstyrelse-förvaltningen Samhälls- förvaltningen Skol- förvaltningen Arbetslivs- förvaltningen Social-förvaltningen Virtuellt PROJEKTKONTOR Resurser: EU-samordnare, ekonomer, projektledare, administratörer, förvaltningarnas int.kontaktpersoner samt resurser från upphandling och personal Stötta och granska projekt ansökningar samt bistå i alla led under hela projektet Ge kompetensutveckling till beställare, projektledare, ekonomer, administratörer int. samordnare och övriga   NAV Projektsamordning, ekonomistyrning, stöd till projektarbete enl. projektmodell Administrera och uppdatera projektmodellen Informera om möjligheter med fonder och program Ansvara för projektbank, uppföljning   Mål Utveckla och förbättra kommunens verksamhet genom att underlätta för projektarbete, stödja projektbeställning, projektledare och administratörer. Skapa gynnsammare förutsättningar för verksamheter och förvaltningar att initiera och att ta emot det som projekten levererar. Effekt Fler verksamhetsanpassade, tydligare och mer ekonomiskt effektiva projekt.    

Tack för visat intresse Tack för visat intresse ! Välkommen att kontakta oss på Härnösands kommuns projektstöd! Vill du ha hjälp att starta ett projekt eller har frågor kring detta om projekt? Då ska du kontakta oss så hjälper vi gärna till med vägledning eller svarar på dina frågor. gungerd.johnsson.grip@harnosand.se Gungerd Johnsson Grip EU Samordnare Kommunledningskontoret Tel: 34 82 56 Rolf Bäckman Personalekonom Personalkontoret Tel: 34 89 43 Karin Erlander Folkhälsosamordnare Kommunledningskontoret Telefon: 34 82 54 rolf.backman@harnosand.se Åsa Rönnlund Projektekonom Ekonomikontoret Telefon: 34 80 29 Ulf Fryklund Biträdande ekonomichef Ekonomikontoret Telefon: 34 80 56