Lokalresursplanering LRP Lokalstyrgrupp På uppdrag av Umeå kommun, Kommunstyrelsen SHBK/Fastighet, stadsledning och förvaltningar Arbetar med mål och uppföljning av nyttjande, effektivitet, kostnader och miljöpåverkan Lokalresursplanerare Utses på SHBK/Fastighet Genomför och leder LRP-arbetet med lokalrevisioner och utredningar Lokalresursplan Innehåller fastighetsbestånd, mål, utveckling av framtida lokalbehov, investeringar och effektiviseringar Publiken Konsulten Exempel på vad som behöver klaras ut när det gäller strategin för kommunens fastighetsinnehav. Ägande: Vilka fastigheter ska ägas? Vilka ska hyras in? Ska alla fastigheter vara till för verksamheten eller kan man äga fastigheter av andra skäl? Extern inhyrning: I vilka situationer ska bör man hyra in lokaler av externa fastighetsägare? Ska kommunen hålla på med uhyrning? Om ja, i vilka situationer? När ska fastigheter avvecklas? Långsiktigt inte behövs längre. Hur länge ska kommunen vidmakthålla byggnader och funktioner?

Umeå kommun - Lokalstyrdokument Umeå Kommuns största enskilda fasta förmögenhets-tillgång består av fastigheter. Det bokförda värdet för beståndet som utgörs av ändamålsfastigheter är ca 2600 Mkr. Beståndet omfattar ca 770 000 m2 BTA. Lokaler och bostäder utgör en fundamental förutsättning för att kommunens verksamheter ska kunna ge en god service till sina invånare. Ett fastighetsbestånd av denna storlek kräver stora resurser och långsiktiga och genomtänkta strategier för lokalanvändning, förvaltning och investeringar.

Umeå kommun Lokalstyrdokument Forts. Med lokalförsörjning avses: planering, anskaffning, anpassning/förädling, vidmakthållande och avveckling av kommunens egna fastigheter samt anskaffning och avveckling av inhyrda bostäder och lokaler.

Lokalresursplanering Vision Lokalförsörjningen i Umeå ska planeras i samklang med naturens förutsättningar och samhällets utveckling. Lokalförsörjningen ska bidra till ett optimalt fastighets-bestånd genom omsorgsfull planering av fastigheter, lokaler och ändamålsenliga verksamhetsmiljöer. Det ska ske till lägsta möjliga kostnad och miljöpåverkan över tiden. Genom samverkan i fastighetsfrågor med förvaltningar och kommunala bolag ska lokalförsörjningen också bidra till stadsförnyelse och stödja kommunens satsningar på bra arbetsmiljöer, samt miljöer för kultur och fritid.

Lokalresursplanering Mål Att tillgodose verksamheternas behov av ändamålsenliga lokaler till lägsta möjliga kostnad Att nå balans mellan organisationens behov av och tillgång till lokalresurser (lokalbalans) Att åstadkomma stabilitet och långsiktighet

Påverkansfaktorer Alternativa Omvärlds-förändringar driftformer Ändrad lagstiftning Planerade verksamhetsförändringar som påverkar andra förvaltningars lokalbehov ska tas hänsyn till Volym-förändringar Andra arbetsformer Politiska beslut Grunden för lokalförsörjningsplaneringen utgörs av respektive förvaltnings verksamhetsutveckling och verksamhetsplanering på kort och lång sikt

Flera Påverkansfaktorer Befolknings- utveckling Ny teknik Byggnadernas standard Den stora frågan. Vad påverkar behovet av lokaler och service? Miljökrav Ekonomi

Arbetsmodell för lokalresursplanering Lokal- projekt Lokal- revision Sam- planering Publiken Konsulten Vår erfarenhet är att internhyran måste kombineras med ett systematiskt arbetssätt när det gäller den strategiska lokalresursplaneringen och hanteringen av investeringsbeslut för att man ska få effektiva lokaler. Bilden visar en arbetsmodell för lokalresursplanering som många kommuner arbetar efter. Beskriv kort varje del i modellen.

LRP- Lokalrevision Vart är verksamheten på väg? Kommer lokalbehovet att förändras? Är lokalerna ändamålsenliga? Används lokalerna effektivt? Är lokalerna kostnadseffektiva? Vad kan förbättras?

LRP- Lokalrevision forts. Datainsamling Prognoser över lokalbehov och tillgängliga lokaler Prognoser över investeringsbehov Bedömning av lokalernas lämplighet Bedömning av verksamhetens lokalnyttjande Förslag till förbättringar

LRP - Samplanering Pröva, värdera och besluta om Fördelning av resurser Samordning av lokalanvändningen Omdisponeringar Anskaffning Anpassning Avveckling

LRP - Lokalresursplan Omfattar Planeringsdirektiv Basfakta, analyser och prognoser Planerade och beslutade åtgärder

LRP - Projekthantering Genomförande av projekt Investeringsplan Val av prioriterat projekt Budget / Kalkyl Projektledare Projektgrupp Program – Projektering – Entreprenad Val av nästa prioriterade projekt

Beslutsgång i lokalplaneringsprocessen Lokalförsörjningsplaner samordnas och sammanställes av SHBK/Fastighet till en gemensam plan för hela kommunen. Planen granskas och förankras i lokalbered-ningsgruppen och lokalstyr-gruppen innan politiskt beslut Förvaltningsspecifika lokalförsörjningsplaner KDF Nämndsbeslut SOC Grundskola LOBER granskar varje lokalresursplan för sig innan nämndspolitisk prövning Kommunstyrelsen beslutar årligen om lokalförsörjningsplanen Förvaltningarnas lokalförsörjningsplanering Lober och Lokalstyrgrupp

Tidplan för årlig lokalförsörjningsplanering 15/5 1/10 Dec Dec Verksamheterna får frågeunderlag och övrigt underlag (befolknings-utvecklingsstatistik) för sin planering av lokalbehov. Detta synkroniseras med övrig verksamhets-planering. Fastighets lokalplanerare medverkar i uppstart och med stöd i kalkyler, samordnings-möjligheter, teknik, juridik, ekonomi mm Förankring Nämnd Verksamheterna ska ha sammanställt sina uppgifter avseende lokalbehov till en lokalförsörjningsplan med förankring i Lokalberedningsgruppen och efter beslut i berörd nämnd. Denna plan skickas till SHBK Fastighets lokalplanerare som sammanställer och integrerar planerna i den kommungemen-samma lokal-försörjningsplanen Samtliga lokalförsörjnings-planer sammanställs till en kommun-gemensam plan. Färdig dec Politiskt beslut KS avseende lokalförsörj-ningsplanen För-ankring Lober Förankring Lober Lokalstyrgrupp

LRP ökar resurshushållningen Mer pengar till verksamhet Produktivitetshöjande Minskar miljöbelastningen

Vad behövs för att bli effektivare? Tydliga mål från kommunledningen Samordnade beslut vid förändringar i lokalbeståndet Samordnad planering av lokalanvändningen Samordnad planering av försörjningen med lokalresurser

LRP ger lokaleffektivitet Tydlig styrning Kommunikation med brukarna Strukturerad process Dokumentation (LRP-plan) Utveckla samverkansformer Ekonomiska incitament