Välkommen till KTH KTH, Sveriges största tekniska universitet, ligger i Stockholm Integrerad planering och uppföljning (Ulf Arvidsson och Janette Johansson) IKTH och VIS-projektet IIPlanering IIIUppföljning och analys IVErfarenheter, lärdomar och måluppfyllelse

KTH i Stockholm KTH grundades 1827 och ligger sedan 1917 vid Valhallavägen i centrala Stockholm. Antal studenter – (ca heltidsstudenter) Antal forskarstuderande – Antal anställda – (3 000 heltid) Organiserade i 9 ”skolor” EXAMINATION (2005) examinerade arkitekter och civilingenjörer 318 examinerade högskoleingenjörer 351 teknologie magisterexamina 177 licentiatexamina 224 doktorsexamina

KTHs VERKSAMHETER OCH FINANSIERING 2005 (GRU OCH FOFU) Omsättning Ksek 36 % Grundutbildning 64 % Forskning och forskar- utbildning Finansiering: Statsanslag 55 % Bidrag och uppdrag 45 %

KTH i pressen

VIS projektet Start slut ”Beslutsstödsystem” VIS står för VerksamhetsInformationsStöd Förvaltning – VIS grupp (matrisorganisation)

VIS VerksamhetsInformationsStöd

Syfte Förbättra informationsförsörjningen och göra informationen tillgänglig för hela organisationen. Förse alla nivåer inom KTH med den information som efterfrågas. Skapa en gemensam plattform som gör det möjligt att ställa samman data från de administrativa systemen till en samlad informationsbank eller datalager. Förväntade effekter Bättre intäkts- och kostnadskontroll på alla nivåer Informationstillgänglighet istället för ”informationsjakt” skall ge bättre resursutnyttjande Integrerad information ger bättre beslutsunderlag Samma information på alla nivåer (gemensamt beslutsunderlag) skall underlätta förståelsen och samverkan mellan ledning och verksamhet.

Förutsättningar Stöd från ledning Förankring ute i organisationen Nära samarbete och engagemang från IT och källsystemsägarna Kunskap om källsystemen och tillämpningar Engagerad styr- och projektgrupp Nära samarbete med externa konsulter

Vad har hänt i VIS projektet? Mars - April - Jan - Mars - Okt - Nov - Jan - - Dec Några milstolpar! Beslut 1. Förstudie 2. Prototyp 3. Kravspec. 4. Info analys 5. Upphand- ling Käll-dataanalys och konstruktion av datalager o rapporter GRU- Planning Produktions- start Analyskuber Ca 150 anv. Ny org På KTH Ekonomisk Budget Revision o prognos Projekt- ledar- rapporter, delår o management FörstudieEtapp IEtapp II

Rollen: Avdelningschef Vilken information behöver jag i mitt dagliga arbete ? Vad vill jag få signaler om? När något händer eller inte händer ? Vilka händelser eller icke händelser ? Aktivt hämta information ? Få information automatiskt via mail ?

Borra, kunna se detaljer ur flera system. Ex. EU-rapport. Kunna plocka resor per person och destination osv. Hålla ihop en resa och se alla detaljerna. T & R, HR, Agresso. Tid. Det är dags att rapportera, dags att rekvirera. Gäller både ekonomi och verksamhet. Varningssignal – nu bör du göra det eller det…! Flaggor till avdelningsansvarig: sjukskrivning går ut, provanställning går ut, tjänstledighet går ut, förordnande går ut…. Doktorander. Förordnanden som går ut. Var man ligger på doktorandstegen. Studieplanen i Ladok. Studiestöd. Hur långt har gått av 4 helår..? Bökigt att räkna på när folk varit barnlediga, tjänstlediga etc. Bevakning av sjukfrånvaron. Bevakning när någon är borta länge eller ofta. Måste göra rehabutredning. Projektrapporter: hur mycket pengar har jag kvar…?

LADOKLADOK AGRESSO HR+ DIAK Facility ÄHS Startläge (2004) källsystemen på KTH Vision!

Nuläge (2006) – efter ny kodstruktur i alla källsystem

VIS Webbgränssnitt med rapporter, kuber, mail eller signaler AGRESSO HR+ ToR LADOK GRU UG Person- databas Facility Ex. på ytterligare system: Diak ÄHS etc.. Samlad informationsbank/datalager med gemensam åtkomst genom ”VIS” Planning för budget och prognoser

Ex volymer och laddningsfrekvenser LADOK – ca 5 milj transar (1990- >) AGRESSO – ca 5 milj transar (2003) HR+ ca 2 milj transar (2002) Facility, UG etc. – ca 0,1 milj Varje natt – AGRESSO, LADOK, UG Månad – HR+, Facility Enligt tidplan – Budget och prognoser Lagringsvolymer: Laddningsvolymer vid varje tillfälle: LADOK – ca rader (viss omladdning) AGRESSO – ca rader (viss omladdning) HR+ ca rader UG – 200 rader Facility – 100 rader Frekvenser:

Applikationer och användare

Användare och behörigheter Användare kopplas till roller: Tillgång till en eller flera mappar (ekonomi, personal, verksamhet, planering) Tillgång kuber och / eller rapporter Tillgång till olika planeringsmodeller (läsa, skriva, sända, låsa upp) Tillgång till data ( t ex. viss skola) Tillgång till nivå (t ex skola, kurs, student)

KTH:s planeringcykel KTH:s Planeringcykel skolnivå GRU prognos Budget Bemanning Budget rev Prognos GRU prognos rev Löpande över året projekt- budgetering Budget rev

VIS Utfall, analys Rektors beslut Skol- och institutionsbudget Förutsättningar Institution/avdelning SAMMANSTÄLLNING BUDGETUNDERLAG till KTH och departementet Planning budget, Prognos Skola Ramar Budget Prognoser

 Många versioner  Egna lösningar  ”Vi är så speciella”  Varierande kvalitet  Olika antaganden och förutsättningar  Svår att aggregera och jämföra XLS-träsket

VIS – Användare/målgrupper Rektor o styrelse Skolledning Avdelning / Program Lärare / forskare

VIS-portalen Etapp I – Systeminriktat Etapp II – Funktionsinriktat

VIS Ladok Agresso HR+ Budget Baskub Projektledare Översikt - LI01 ”Kalle” Anställningsstatistik Lönetransaktioner Utfall Utfall med prognos Examen Forskarstuderande antagna i Ladok HÅS och HÅP per skola, avdelning och enhet (ej nivå) HÅS och HÅP per skola, avdelning och enhet Kurser med ny organisationstillhörighet Kurser på skolor och avdelningar Program på skolor Antal anställda Antal anställda per anställningsform Antal anställda per anställningstid Antal anställda per åldersintervall A. Resultaträkning (under uppbyggnad) B. Balanräkning (under uppbyggnad) C. Ekonomisk översikt A1. Kontoplan som används i rapporter och kuber A2. Budgetkonton i Planning och VIS Rapporter för maildistribution (fasta periodval) Rapporter med valfri period B1. Plånbokskonton som används i rapporterna A - Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad (ABE) B - Skolan för bioteknologi (BIO) D - Skolan för datavetenskap och kommunikation (CSC) E - Skolan för elektro- och systemteknik (EES) H - Skolan för teknik och hälsa (STH) I - Skolan för informations- och kommunikationsteknik (ICT) K - Skolan för kemivetenskap (CHE) M - Skolan för industriell teknik och management (ITM) S - Skolan för teknikvetenskap (SCI) Skoljämförelser Ledning Laddas varje natt från de olika källsystemen V/E/P Verksamhet HÅS/HÅP laddas månadsvis Övrigt varje natt Ekonomi Laddas Varje natt Personal Laddas månadsvis Kuber Rapporter översikt Rapporter Projekt Kuber Rapporter Kuber Rapporter

Rapport Fast layout Skräddarsydd för ett ändamål Enkel att ta fram Kan schemaläggas / maildistribution ”Säkrat” urval

Kub Dynamisk / flexibel Flerdimensionell Kompetenskrävande Kraftfullt analysverktyg

A - Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad (ABE) B - Skolan för bioteknologi (BIO) D - Skolan för datavetenskap och kommunikation (CSC) E - Skolan för elektro- och systemteknik (EES) H - Skolan för teknik och hälsa (STH) I - Skolan för informations- och kommunikationsteknik (ICT) K - Skolan för kemivetenskap (CHE) M - Skolan för industriell teknik och management (ITM) S - Skolan för teknikvetenskap (SCI) Skoljämförelser Ledning Laddas varje natt från de olika källsystemen V/E/P Rapporter År 2006 t o m År 2006

Antal examina läsår , och hittills uppdelat på man/kvinna

Antal heltidsbefattningar per befattningskategori hela KTH 1:a kv -05

Resultat per VH Antal doktorander per professor (skoljämförelse)

Antal helårsstudenter och helårsprestationer (utfall o prognos) per Skola

Oväntade effekter Ökat medvetande (hur går det för KTH, min skola, extern finansiering etc.) Ökat engagemang på flera olika nivåer Uteblivet ”ifrågasättande” från organisationen Kvalitetsökning av källdata (tokigheter kommer fram) Kontrollfunktioner genom integration mellan systemen (samkörning av system) ”Ömma tår” och synligare revir Ny information som ”slagträ”

Lärdomar Större komplexitet än väntat ETL verktyg nödvändigt Djup kunskap om de egna källsystemen krävs Samordning mellan verksamhet, ekonomi och personal svårt men nödvändigt Daglig bevakning och support Marknadsföring och utbildning behövs i större omfattning än vi planerat ”Gökunge” naturlig hemvist för förvaltning?

Syfte [måluppfyllelse ] Förbättra informationsförsörjningen och göra informationen tillgänglig för hela organisationen. [ 60% ] Förse alla nivåer inom KTH med den information som efterfrågas. [ 40% ] Skapa en gemensam plattform som gör det möjligt att ställa samman data från de administrativa systemen till en samlad informationsbank eller datalager. [ 100% ] Förväntade effekter Bättre intäkts- och kostnadskontroll på alla nivåer [70%] Informationstillgänglighet istället för ”informationsjakt” skall ge bättre resursutnyttjande [60%] Integrerad information ger bättre beslutsunderlag [40%] Samma information på alla nivåer (gemensamt beslutsunderlag) skall underlätta förståelsen och samverkan mellan ledning och verksamhet. [90%]