Närvårdssamverkan Kommunikationsplan Csadadas Asdas Ksaldjaksld Saldöksaldö Kommunikationsplan För Närvårdsområde X

Varför en kommunikationsplan? Närvårdssamverkan en ny samverkansform. Är komplex i sin struktur. Innefattar många människor i skilda verksamheter med olika språk/begrepp. Ställer krav på en fungerande kommunikation

Varför en kommunikationsplan? För att ringa in vilka som är berörda av närvårdsområdets arbete. För att på så sätt skapa de kommunikationsvägar som behövs. För att tydliggöra och strukturera kommunikationen för att kunna arbeta mer effektivt.

Kartlägg: Vad ska kommuniceras? Till vem/vilka? 3. Vilka kanaler finns? 4. Hur ofta/När? 5. Vad vill vi uppnå?

1. Vad ska kommuniceras? Handlingsplan Aktivitetsplaner för varje målgrupp och målområde Uppföljning av aktivitetsplaner Goda exempel Förslag på förbättrings/utvecklingsområden Upprättade och fastställda lokala rutiner Beslut som tas i Närvårdsområdets ledningsgrupp

Innehållet i kommunikationen Centrala budskap från närvårdssamverkan Anpassat budskap på närvårdsområdesnivå Anpassat budskap på verksamhetsnivå Anpassat budskap på grupp/individnivå Översättning av budskap: Talar målgrupperna samma språk, eller behöver budskapen anpassas? Hur säkerhetsställer vi att våra målgrupper har förstått budskapen?

2. Till Vem/Vilka? Förslag på målgrupper 1. Arbetsgrupp/Informationsbärare för barn och unga vuxna i utsatt situation 2. Arbetsgrupp/Informationsbärare för personer med psykisk ohälsa 3. Arbetsgrupp/Informationsbärare för mest sjuka äldre 4. Utvecklingsråd? 5. Styrgrupp närvård 6. Närvårdskansli 7. Politiskt samrådsorgan 8. Berörda verksamheter (Primärvård, Sjukhus, Kommun, Habilitering etc.) Fundera över målgrupperna Rangordna Vilka är mycket viktiga, viktiga och vilka är mindre viktiga? Hur säkerhetsställer vi kommunikationen med de som är mycket viktiga?

2. Utpekade informationsbärare Vem är mottagaren av information i arbetsgruppen/ och vem i ledningsgruppen kommunicerar den med? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

3. Genom vilka kanaler? På vilket/vilka sätt ska ni kommunicera med dessa målgrupper? Att fundera över vad som påverkar: Tid, är det bråttom att få ut budskapet? Finns det tidpunkter då målgrupperna är mer mottagliga för budskapet Typ av budskap, en attitydförändring kräver mer än informationsspridning Vilka kanaler har vi? Mail, alfresco, hemsida, telefon, möten, vilka kanaler har målgruppen?

Muntlig information från chefen Tryckt information, e-post, hemsida 3. Val av kanaler beror på vilken effekt man vill uppnå Effekt: Involvering och ägarskap Effekt: Ingen önskad effekt, utanförskap Effekt: Förståelse och kunskap Dialog, hur och varför, sätta mål, vara delaktig i att bryta ner målen och uppföljning av mål Dialog hur och varför Muntlig information från chefen Ingen Information Tryckt information, e-post, hemsida 13:22-13:25 Men Allt kan inte ha samma höga ambitionsnivå Ambitionstrappan (Bild) Hur långt ska vi gå? Bered plats för de viktiga frågorna (dialog) Den relativa effekten av varje informationsinsats minskar!! (jmf. Barnuppfostran) Ingen information

Kanal 1. Extern webbplats 2. Alfresco 3. Mail 4. Möten 5.Telefon 6. Närvårdskansliet 7. Informationsbärare Extern Webbplats Den externa webbplatsen är en viktig del i närvårdssamverkans kommunikation eftersom den kan nås av alla. Informationsinnehållet på webbplatsen ska därför i första hand vara ett stöd för verksamheterna för att kunna utföra sitt uppdrag. (www.narvardssamverkan-sodra-alvsborg.vgregion.se) Alfresco En intern webbplats finns som kan vara en plattform för information som är under bearbetning/arbetsmaterial

Resterande bilder tar upp: vad kommunikationspolicyn för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg säger om förhållningssättet kring kommunikation goda exempel på kommunikationsaktiviteter i närvårdsområdena

Taget ur Närvårdssamverkans kommunikationspolicy: Möten Gemensamma möten har stor betydelse för den interna dialogen inom Närvårdssamverkan och för att skapa mening och förståelse för närvårdssamverkans olika frågor. Kommunikation vid möten inom närvårdssamverkan Förslag till dagordning skickas ut 14 dagar före möte. Handlingar skickas ut 14 dagar före möte. Mötesprotokoll/minnesanteckningar läggs upp på Närvårdskansliets hemsida senast 14 dagar efter möte.

Taget ur Närvårdssamverkans kommunikationspolicy: Innehållet i kommunikationen För att underlätta att budskapen kommer fram, är det viktigt att kommunikationen är:   Öppen – Informationen ska vara lättillgänglig Begriplig - Språket ska vara enkelt och tydligt Saklig - Informationen ska vara korrekt och relevant Snabb - Information ska förmedlas utan onödigt dröjsmål

Exempel på kommunikationsaktiviteter Ledningsgruppen bjuder in alla arbetsgrupper till ett uppstartsmöte där man går igenom Närvårdssamverkans syfte och mål samt arbetsgruppernas uppdrag. (Närvårdsområde Ulricehamn) Aktivitetsplanerna för varje målområde redovisas 1g/år då informationsbäraren bjuds in till ett ledningsgruppsmöte, beroende på tema. (Närvårdsområde Alingsås)

Exempel på kommunikationsaktiviteter Handlingsplanen kommuniceras till alla arbetsgrupper via ett dialogmöte i mars då även aktivitetsplanerna för varje målområde förs upp. Den löpande informationsöverföringen mellan ledningsgrupp och arbetsgrupp ansvarar ledningsgruppens ordförande för. (Närvårdsområde Tranemo)

Exempel på kommunikationsaktiviteter Alla arbetsgrupper för protokoll som läggs upp på Närvårdssamverkans hemsida, så att de är lätta att nå för alla. (Närvårdsområde Vårgårda) Alla arbetsgruppers minnesanteckningar läggs upp på Alfresco för att ordförande enkelt ska kunna gå in och se hur arbetsgruppernas arbete fortgår. (Närvårdsområde Alingsås)

Exempel på kommunikationsaktiviteter Ett nyhetsbrev tas fram i närvårdsområdet 2 ggr/år med nyheter om vad som händer i närvårdsområdet, för att på ett enkelt och lättillgängligt sätt synliggöra närvårdsområdets arbete för ex. kommunen, primärvård och sjukhus samt inåt i närvårdssamverkansorganisationen. (Närvårdsområde Tranemo)