KALKYLERING och BUDGETERING 722G82 HT2012 Institutionen för Ekonomisk och Industriell Utveckling IEI Företagsekonomi FEK Mehran Noghabai Tel 013 28 14 86 mehran.noghabai@liu.se rum 3A:857

Intern- och externredovisning Grundläggande företagsekonomiska föreställningar och frågeställningar inom ”externen” och ”internen” Resultat och lönsamhetsbegrepp Ekonomi, produktivitet och effektivitet Centrala kostnadsbegrepp och –begreppspar i internredovisning Kapitalkostnader – avskrivningar och räntekostnader Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader Externredovisning eller affärsredovisning Balans- och resultaträkning: uppställningsformer Bokföring – grundläggande logik

Företaget och det ekonomiska systemet Företagsorganisation Resurser Produkter/ tjänster Kostnader Intäkter Resultat = Intäkter – Kostnader Lönsamhet = Resultat / Resursinsats

Företagsorganisation och beslutsnivåer Vad? För vem? Hur? Med vem? Information (kalkyler som beslutsunderlag) Strategisk ledning Beslut/order Styrimpulser Taktisk styrning Administration Utflöde Inflöde Operativt genomförande

Företags- och ekonomibegreppet Företagande handlar om VÄRDESKAPANDE! Företag ska vara Effektiva (inre och yttre effektivitet) Innovativa (utveckla nya konkurrenskraftiga varor och tjänster) Legitima (ledning som inger förtroende och stöd åt verksamheten) Ekonomi Värdeskapande och styrning av resurser dit de gör störst nytta Hushållning och effektivt utnyttjande av knappa resurser Planering, kontroll och styrning av resurstransformationer Utveckling av befintliga och skapande av nya resurser

Ekonomi - produktivitet - effektivitet Hushållning (ekonomi) kan mätas som den prestation företaget utför i relation till den resursförbrukning verksamheten orsakar. Ett företag måste ha ett positivt förädlingsvärde för att kunna överleva och utvecklas av egen kraft Produktivitet: förmågan att göra saker på rätt sätt Effektivitet: förmågan att göra rätt saker Effektivitet innebär grad av måluppfyllelse, dvs nyttan av den utförda prestationen (ej enbart produktivitet). Kreativitet: att göra nya saker/på nytt sätt, helst med mindre resurser

Produktivitet och effektivitet produktionssystem Produktionsresurs Delprestationer Produktionsresurser Huvudprestation Delproduktivitet Måluppfyllelse nöjda kunder säkra leveranser botade patienter godkända elever uppklarade mål Inre effektivitet Yttre effektivitet

Intressentmodellen Företaget Aktieägare Kommun Leverantörer Kunder Stat Långivare Företagets intressenter – intressenter också till redovisningen, dels genom att externredovisningen beskriver företaget i förhållanden till omvärlden, d v s alla ekonomiska transaktioner mellan företaget och dess leverantörer, staten, kommunen , långivare, kunder etc, -dels genom att man ur redovisningen finner underlag för rapportering till ägare, stat etc o att den offentliga delen av redovisningen (årsredovisningen) utgör underlag när leverantörer bedömer företaget som kund etc Internredovisningen å andra sidan fokuserar på interna processer inom företaget (varuflöden i produktionen, enskilda produkter/investeringars lönsamhet etc. Intressenterna här är därmed främst intressenter inom företaget, företagsledningen, anställda… Gränsen mellan intern- o externredovisning är dock inte knivskarp. Ofta är systemen för dessa integrerade.

Extern- & Internredovisning Aktieägare Kommun Företaget Leverantörer Kunder Stat Långivare Företagets intressenter – intressenter också till redovisningen, dels genom att externredovisningen beskriver företaget i förhållanden till omvärlden, d v s alla ekonomiska transaktioner mellan företaget och dess leverantörer, staten, kommunen , långivare, kunder etc, -dels genom att man ur redovisningen finner underlag för rapportering till ägare, stat etc o att den offentliga delen av redovisningen (årsredovisningen) utgör underlag när leverantörer bedömer företaget som kund etc Internredovisningen å andra sidan fokuserar på interna processer inom företaget (varuflöden i produktionen, enskilda produkter/investeringars lönsamhet etc. Intressenterna här är därmed främst intressenter inom företaget, företagsledningen, anställda… Gränsen mellan intern- o externredovisning är dock inte knivskarp. Ofta är systemen för dessa integrerade. Extern- redovisning Intern- redovisning Extern- redovisning

Externredovisning Internredovisning Företaget i förhållande till omvärlden Obligatorisk Utformas bl a m hänsyn till Bokföringslagens krav Syftar till att visa ftgets resultat o ekonomiska ställning KOSTNADSSLAG Internredovisning Företagets interna förhållanden Frivillig Utformas enbart m hänsyn till interna behov Syftar till att ge underlag för lönsamhetsbedömning o kostnadskontroll KOSTNADSSTÄLLE/ KOSTNADSBÄRARE .. Men externredovisningen o internredovisningen har olika syften och medan internredovisningen enbart behöver fokusera på vad företaget själva sätter för rapportkrav, är externredovisningen reglerad i lag. Ett sätt att lösa behoven av internredovisningen med kraven på externredovisningen är att tillämpa en ”förfinad” redovisningsstruktur med kostnadsställen och ev. kostnadsbärare. Dessa begrepp återfinns i produktkalkyleringen (se sep. föreläsning) och genom att knyta externredovisningen till kostnadsställen etc underlättas uppföljningen och efterkalkyleringen.

Externredovisning -Några begrepp Affärshändelse – ekonomiska händelser mellan företag och dess omvärld Verifikation – fysiskt dokument av affärshändelse

Redovisningsprocessen Faktura Verifikationer Löpande bokföring Års- bokslut Års- redo- visning Räken- skaps- analys Verifikationer är fysiska dokument av affärshändelser, fakturor, kvitton etc, där alltså affärshändelser är ekonomiska händelser mellan företag o dess omvärld. Löpande bokföring innebär att dessa verifikat/affärshändelser registreras kronologiskt, men också att man systematiserar de olika händelserna genom att sammanföra samma typer av utgifter etc till samma konton. Under året sker denna hantering av samtliga affärshändelser, för att sedan i slutet av året/perioden sammanställas I ett årsbokslut. Årsbokslutet beskriver i sammandrag hur företagets resultat uppkommit och hur företagets finansiella ställning ser ut per bokslutsdatumet. Årsredovisning upprättas utifrån bokslutet. Räkenskapanalys handlar om att analysera företagets resultat o ställning, se separat föreläsning med RvE.

Årsredovisning Resultaträkning Balansräkning Företagets vinst eller förlust under perioden Kopplat till frågor om ”Tjänar företaget några pengar?” Balansräkning Företagets ekonomiska ställning Kopplat till frågor om ”Har företaget några pengar?” & ”Är företaget skyldigt några pengar?”

Bokföringsskyldighet Fysiska personer (& dödsbon) som bedriver näringsverksamhet Alla juridiska personer (utom ideella föreningar, stiftelser etc som har begränsade tillgångar) Reglerna om bokföringsskyldighet återfinns i Bokföringslagen. Termerna bokföring och redovisning används ofta som synonymer, men ibland görs distinktion i att bokföringen endast innehåller i Bokföringslagen föreskrivna momenten (se nästa OH), medan redovisning är ett övergripande begrepp för hela redovisningen o därmed även inkluderar internredovisningen. När det gäller begränsade tillgångar för juridiska personer är beloppsgränsen tillgångar < 10 basbelopp (=ca. 400 tkr)

Internredovisning Internredovisning eller ekonomisk styrning innebär bl a precisering av de val man står inför och framtagning av den information som behövs för att fatta ekonomiska beslut Ekonomisystemets beståndsdelar och den interna redovisningen Budgetering Budgetuppställning Budgetuppföljning Kalkyler Förkalkyler Efterkalkyler Analyser Extern redovisning rapportering Bokföring och redovisning

Styrprocessen och ekonomisk styrning Förkalkyler Planering Redovisning (genomförande) Efterkalkylering Uppföljning Insamling och redovisning av ekonomisk info (transaktioner) Bokföring av transaktioner Kontroll av lönsamhet Återkoppling Utarbeta mål och strategier kartläggning av intäkter och kostnader Budget för avdelningar Förkalkyler för produkter Jämförelse mellan redovisning (är-värden) med budget (förväntningar eller bör-värden) t ex i en avvikelseanalys Revidering av planer justering av parametrar eller kalkylmodell!

Centrala begreppspar Utgift och inkomst Utgift avser varans inköpspris och är knuten till anskaffningstillfället (t ex när en kund betalar för en vara). Inkomst är knuten till försäljningstillfället. Utbetalning och inbetalning Begreppen är knutna till betalningstillfället (t ex när företaget betalar en underleverantör för en vara/tjänst). Summan av företagets in- och utbetalningar visar in- och utflöde av likvida medel. Likviditet avser företagets betalningsförmåga på kort sikt, vilket ställer krav på planering och överblick över företagets in- och utbetalningar.

Centrala begreppspar, fortsättning Kostnader och intäkter Kostnad avser förbrukning och användning av företagets resurser över en (kortare eller längre) tidsperiod. Kostnader är periodiserade utgifter. Intäkt speglar företagets prestationer spridd över den tidsperiod produktionen sker. Intäkter är periodiserade inkomster. Resultat eller periodiserad vinst är skillnaden mellan totala intäkter och totala kostnader.

Tidsordning mellan olika grundbegrepp Anskaffning av en resurs innebär att Utgift Utbetalning Kostnad Motsvarande ekonomiska begrepp 60 000 kr 04/02/28 60 000 kr 04/03/28 04/05/01 15 tkr/mån 04/09/01 Produkten levereras med faktura Produkten beställs Produkten betalas Försäljning av en produkt innebär att Intäkt Inkomst Inbetalning Motsvarande ekonomiska begrepp 04/01/01 20 tkr/mån 04/09/01 04/09/30 180 000 kr 180 000 kr

Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader Den externa redovisningen visar bokföringsmässiga kostnader medan internredovisningen arbetar med kalkylmässiga kostnader Bokföringsmässiga kostnader används vid årsbokslut och regleras v lagstiftningen (Bokföringslagen). Företag är bokföringsskyldiga enligt lag! Kalkylmässiga kostnaders syfte är att söka/bestämma de verkliga kostnaderna som är förknippade med verksamheten. Jämför t ex avskrivningar baserade på återanskaffningsvärdet (kalkylmässig avskrivning) med avskrivning enligt plan (bokföringsmässig avskrivning). Skillnaden orsakar ett glapp!

Bokföringsmässiga och kalkylmässiga merkostnader Bokföringsmässiga kostnader Kalkylmässiga kostnader Bokföringsmässiga merkostnader: Skatter Bokföringsmässiga avskrivningar Förbrukning av material (värderad enligt civilrättsliga regler) Kalkylmässiga merkostnader: Ränta på eget kapital Kalkylmässiga avskrivningar Förbrukning av material (värderad efter nupriset)

Kostnadsbegreppspar Fasta och rörliga kostnader Fasta och rörliga kostnader Kostnadsindelning efter volymberoende! Fasta kostnader är kostnader som är volymoberoende. Rörliga kostnader är kostnader som förändras vid variationer i produktions- eller verksamhetsvolymen. Fasta kostnader Helt fasta kostnader (tomgångskostnader) Driftbetingade fasta kostnader Halvfasta kostnader Rörliga kostnader Proportionellt rörliga kostnader Progressivt rörliga kostnader Deggressivt rörliga kostnader

Fasta och rörliga kostnader Fast kostnad per år Rörlig kostnad per år Totalkostnad Volym Volym Volym Fast styckkostnad Rörlig styckkostnad Total styckkostnad Volym Volym Volym

Kostnadsbegreppspar Direkta och indirekta kostnader Direkta kostnader är kostnader som är direkt hänförbara till ett kalkylobjekt (produkt) eller kostnadsbärare. Indirekta kostnader är kostnader som ska hänföras till avdelningar (kostnadsställen), vilka ska fördelas vidare till kostnadsbärare för att kalkylera en produkts självkostnad. Kostnadsslag är kostnader som är av likartad typ och som kan hänföras till samma kategori. Kostnadsbärare är det som produceras och som ska bära eller belastas med kostnaden. Kostnadsställen är avdelningar eller funktion i verksamheten vars prestationer kostar pengar men vars kostnader inte kan fördelas direkt på en produkt, t ex central administration och ledning.

Modell för självkostnadskalkyl Kostnadsfördelning enligt självkostnadskalkyl Direkta kostnader Kostnadsslag Kostnadsbärare Fördelade kostnader Kostnadsställe Indirekta kostnader Självkostnad = Direkta kostnader + Fördelade kostnader

Kostnadsbegreppspar Sär- och samkostnader Kostnadsindelning efter orsakssamband, dvs besluts- eller alternativberoende Särkostnader är kostnader som orsakas av ett beslut. Särkosntaden tillkommer (eller försvinner) om ett alternativ genomförs (eller läggs ner). Samkostnader är kostnader som inte påverkas av ett visst beslut. Samkostnader är gemensamma för aktuella handlingsalternativ. Särintäkter är de kostnader som orsakas av ett visst alternativ genomförs. Täckningsbidrag = Särintäkter - Särkostnader

Andra kostnadsbegrepp Alternativkostnad Det intäktsöverskott som man går miste om genom att välja ett visst alternativ. Operationell kostnad = särkostnad + alternativkostnader