Lidingö stad medarbetarundersökning November 2010

Organisationsutveckling med undersökningar STRUKTUR · Enkätutformning · Organisationsstruktur · Resultatgrupper/deltagare GENOMFÖRANDE · Internet/papper/telefon · Anonymitet · Påminnelser ANALYS · Rapporter · NMI · Prioriteringsmatris PRESENTATION · Nuläge HANDLINGSPLAN · Ledningen · Resultathantering · Information UPPFÖLJNING · Återkoppling · Kvalitetssäkring PROJEKTPLAN · När/Hur? · Ansvarsfördelning FÖRSTUDIE · Syfte · Mål ÅTERKOPPLING · Diskussion · Lokala handlingsplaner FÖRÄNDRINGSARBETE · Grupputveckling · Coachning

Dagens presentation Sammanfattning resultat Syfte och metod Genomförande och svarsfrekvens Genomgång av resultat Slutsatser Arbete med resultatet

Kort summering av resultatet Bra svarsfrekvens! Förbättringsområden Arbetsmiljö Arbetets organisation Utveckling & förtroende Goda områden Engagerade medarbetare Tydligt ansvar och befogenheter Tydliga mål Nytta av sina kunskaper Närmaste chefen är förtroendeingivande, motiverar medarbetarna, ger stöd och skapar delaktighet, upplevs tydlig i sin kommunikation Många upplever att deras hälsa är bra

Syfte och metod Syftet med enkäten är att samla information om medarbetar- och ledarskapet i Lidingö stad för att underlätta utveckling och förändringsarbete Nyckelfrågor i undersökningen Mitt arbete engagerar mig Totalt sett är jag nöjd med min arbetssituation Det känns roligt att gå till arbetet Jag skulle rekommendera Lidingö stad som arbetsgivare

Arbetsförutsättningar Index - Frågeområden Medarbetarskap Psykosocial arbetsmiljö, engagemang och motivation Information & Kunskap Informationstillgång, kunskapsdelning och samarbete Medarbetare som: - är engagerade - är nöjda med sin arbetssituation - tycker det är roligt att gå till jobbet - rekommenderar Lidingö stad Kommunledningen Förtroende, kommunikation, tydliga mål Ledarskap Förtroende, kommunikation, relationer och underlag chefsprofil Utveckling Förändringsklimat, personlig utveckling, hantering idéer och förslag Arbetsförutsättningar Arbetsförhållanden, organisation, processer, rutiner Stress Arbetsbelastning, möjlighet att koppla av från arbetet Hälsa Sömn, kost, motion,

Genomförande och svarsfrekvens Frågeformulär 93 frågor 36 frågor helt jämförbara med 2008 33 frågor delvis jämförbara med 2008 Datainsamling: 16-26 november Möjlighet att svara via web eller papper I år gavs föräldralediga och sjukskrivna möjlighet att delta Svarsfrekvens Totalt Lidingö stad 2010: 79% (2004 av 2523 tillfrågade) Svarat via web: 85% (1727 av 2035 tillfrågade) Svarat via papper: 57% (277 av 488 tillfrågade) Totalt Lidingö stad 2008: 71%

Svarsfrekvens – Kontor och Förvaltningar 2010 2008 Fastighetskontoret 100% 24 (24) 86% Konsult- och servicekontoret 94% 72 (77) 90% Kultur- och fritidsförvaltningen 92% 90 (98) 81% Miljö- och stadsbyggnadskontoret 37 (43) 87% Socialförvaltningen 91% 42 (46) 88% Stadsledningskontoret 14 (14) Tekniska förvaltningen 78% Utbildningsförvaltningen 80% 1043 (1306) 75% Äldre- och handikappförvaltningen 73% 649 (884) 61%

Generellt om resultatredovisning Andel positiva svar dvs. % andel 4 och 5 Konfidentialitet: 5 svarande för att presentera resultatet för en grupp Resultatrapport: Resultat per indexområde Resultat per fråga NMI – Nöjd Medarbetar Index Ledarskapsprofil: Resultat på ledarskapfrågor Ledarskapsindex Prioriteringsmatris

Resultatrapport – indexnivå - Exempel Positiva svar Neutrala svar Negativa svar Exempel: Produktion jämfört med Totalt

Resultatrapport – frågenivå - Exempel Positiva svar Neutrala svar Negativa svar Exempel: Produktion jämfört med Totalt

NMI Prioriteringsmatris Resultat per Indexområde

Nöjd MedarbetarIndex - NMI Sammanfattande resultat på enkäten Andel positiva svar alla frågor ingår Viktade mot nyckelfrågorna Mitt arbete engagerar mig mycket (1) Totalt sett är jag nöjd med min arbetssituation (2) Det känns roligt att gå till arbetet (3) Jag skulle rekommendera Lidingö stad som arbetsgivare (4)   2010 2008 2006 Lidingö stad totalt 62 61 * NMI 2008 och 2006 ej helt jämförbara med NMI 2010. Nytt frågeformulär 2010 Not: Jämförelse, organisationer och företag i Sverige 60% - 65%

NMI – Kontor och Förvaltningar   2010 2008* 2006* Fastighetskontoret 71 46 49 Konsult- och servicekontoret 79 69 68 Kultur- och fritidsförvaltningen 64 Miljö- och stadsbyggnadskontoret 72 57 Socialförvaltningen 75 70 74 Stadsledningskontoret 83 Tekniska förvaltningen 73 66 55 Utbildningsförvaltningen 60 63 Äldre- och handikappförvaltningen 59 58 61 * NMI 2008 och 2006 ej helt jämförbara med NMI 2010. Nytt frågeformulär 2010

NMI - Bakgrundsfaktorer   2010 Antal svarande Kön Kvinnor 62 1461 Män 500 Ålder -29 år 63 209 30-39 år 58 422 40-49 år 60 519 50-59 år 66 529 60 år- 65 269   2010 Antal svarande Anställningstid Mindre än 1 år 71 103 1-5 år 62 634 6-10 år 59 472 11-20 år 61 364 Längre än 20 år 65 388 Restid Upp till 30 minuter 1121 30-60 minuter 507 Mellan 1-2 timmar 268 Mer än 2 timmar 63 67

Prioriteringsmatris Betyg Påverkan Bevara Förbättra Högt Påverkan Låg Hög Undersök konsekvens Prioritera Lågt Påverkansanalys mot frågorna: 1. Mitt arbete engagerar mig mycket 2. Totalt sett är jag nöjd med min arbetssituation 3. Det känns roligt att gå till arbetet 4. Jag skulle rekommendera Lidingö stad som arbetsgivare

Följande har högst påverkan på NMI (topp 10) - Totalt Nr   Andel positiva svar Totalt 7 Jag upplever att mitt arbete är meningsfullt 91% 13 Jag upplever att det finns goda möjligheter för mig att utvecklas i mitt arbete 52% 9 Chefer/medarbetare visar respekt för varandra 66% 8 Jag kan påverka hur jag utför mitt dagliga arbete 76% 47 På min arbetsplats uppmuntras nya idéer 63% 5 Jag har tydliga mål att arbeta mot inom mitt arbetsområde 77% 51 Vi är bra på att genomföra åtgärder som vi kommit överens om vid medarbetarsamtal 58% 27 Jag har förtroende för ledningen på min förvaltning 45% 6 I mitt arbete har jag nytta av mina kunskaper och färdigheter 87% 43 Jag tycker att min närmaste chef motiverar medarbetarna att utvecklas och ta större ansvar 61%

Jag upplever att det finns goda möjligheter för mig att utvecklas i mitt arbete Jag får den sömn jag behöver

Påverkansanalys 1 5 Nyckelfrågor Fråga nr 78 Låg påverkan 1 5 Hög påverkan Jag upplever att det finns goda möjligheter för mig att utvecklas i mitt arbete Jag får den sömn jag behöver

Resultat per indexområde – Lidingö stad totalt

Allmänt Frågeområdet innehåller nyckelfrågorna Index är 72. Det är det index som har högst resultat. 90% anser att arbetet engagerar dem, vilket är den fråga som fått högst resultat Då vi kombinerar frågorna ”jag är totalt sett nöjd med min arbetssituation” och ”mitt arbete engagerar mig” kan vi utläsa att 62% av medarbetarna är motiverade, 27% frustrerade – dvs. de har ett högt engagemang, men är inte nöjda med sin arbetssituation, 9% är vare sig nöjda eller motiverade och 1% är nöjda, men inte engagerade 24

Allmänt (72%) 2008 79%

Nöjd med sin arbetssituation Motivation Frustrerad 27% Motiverad 62% 4, 5 Fråga 1 Engagerad i sitt arbete Utanför 9% Nöjd 1% 1, 2, 3 Svarsskala 1-5 1, 2, 3 4, 5 Fråga 2 Nöjd med sin arbetssituation

Medarbetarskap Index: 66 Styrkorna inom området är: medarbetarna upplever att de har ett meningsfullt arbete och att de har nytta av sina kunskaper och färdigheter i arbetet De främsta förbättringsområdena är: möjlighet att påverka arbetstiderna, vilket har sjunkit från 52 till 43% tid att göra ett bra arbete på ordinarie arbetstid goda möjligheter att utvecklas i arbetet Indexområdet medarbetarskap består av 13 frågor, varav 6 (*) har hög påverkan på NMI. 27

Medarbetarskap (66%) * = topp 10 som har mest påverkan på NMI 2008 * * 93% * * 68% * 52% * = topp 10 som har mest påverkan på NMI

Om du tänker på din arbetsplats där du nu arbetar, skulle du säga att du är… i rätt yrke på fel arbetsplats 16% i rätt yrke på rätt arbetsplats 73% Rätt 2008: 13 % 2008: 78 % Yrke i fel yrke på fel arbetsplats 3% i fel yrke på rätt arbetsplats 5% Fel 2008: 3 % 2008: 5 % Svarsskala rätt/fel Fel Rätt Arbetsplats

Information och kunskap Index: 64 75% anser att de har tillgång till den information de behöver för att kunna utföra sitt arbete Hälften av medarbetarna anser att samarbetet fungerar bra mellan enheterna, medan drygt 70% anser att det fungerar bra inom avdelningen/enheten Tidningen Draken drygt hälften läser tidningen alltid eller ibland knappt hälften läser aldrig tidningen eller bara enstaka nummer Ö-nätet: drygt hälften använder sig av Ö-nätet någon gång i veckan eller oftare knappt hälften använder det mer sällan eller aldrig 30

Information & Kunskap (64%) 2008 63%

Kommunledningen Index för området är 44, vilket är högre i jämförelse med andra kommuner (36) Hälften av medarbetarna anser att det finns en tydlig målsättning med kommunens verksamhet Förtroende för ledningen: knappt hälften anger att de har stort eller mycket stort förtroende för ledningen på förvaltningen (32% är neutrala). Den frågan har stor påverkan på NMI. drygt 1/3 anger att de har stort eller mycket stort förtroende för ledningen på kommunen (37 % är neutrala) 32

Kommunledningen (44%) * * = topp 10 som har mest påverkan på NMI

Ledarskap Index: 62 På övergripande nivå är ledarnas främsta styrkor att de: gör medarbetarna delaktiga är öppna och ärliga i sin kommunikation tar ansvar och utvecklar verksamheten De främsta förbättringsområdena är: konstruktiv återkoppling till medarbetarna att underlätta genom att ta bort hinder ta tag i problem som rör konflikter och relationer 34

Ledarskap (62%) * = topp 10 som har mest påverkan på NMI 2008 61% 55% 55% * 65% * = topp 10 som har mest påverkan på NMI * = topp 10 som har mest påverkan på NMI

Utveckling Index 53 Ca 2/3 anser att nya idéer uppmuntras på arbetsplatsen – vilket också är en fråga som har stor påverkan på NMI Förbättringsområden är att ta lärdom av andra framgångsrika verksamheter inom och utanför Lidingö stad. Detta resultat har dock förbättrats mycket sedan föregående mätning! Medarbetarsamtal: 87% har haft medarbetarsamtal. Av dessa är 64% som helhet nöjda med samtalet Förbättringar kan göras inom övriga områden av medarbetarsamtalet. Dvs. ta fram individuella mål, planera kompetensutveckling, samtala om förväntningar och genomföra överenskomna förväntningar. Däremot bör en analys göras inom vilka områden av verksamheten det fungerar bra respektive mindre bra. 36

Utveckling (53%) * = topp 10 som har mest påverkan på NMI 2008 * 22%

Utveckling (53%) - Medarbetarsamtal 2008 * 86% 7% 6% * 59% 48% * 59% 48% 62% * = topp 10 som har mest påverkan på NMI

Arbetsförutsättningar Index 62 Styrkor i resultatet är att medarbetarna har de befogenheter de behöver för att kunna utföra sitt arbete och att det är klart och tydligt vad de har för ansvar och befogenheter Ett förbättringsområde är den fysiska arbetsmiljön, som drygt hälften tycker är bra. 85% deltar för det mesta i arbetsplatsträffar. Drygt hälften instämmer i att de: kan påverka frågor som är viktiga för dem är delaktiga inför viktiga beslut deltar i diskussioner 49% anger att det händer att de har påfrestande kontakter med brukare/allmänhet. Av dessa anser 90% att de får det stöd de behöver. De främsta effektivitetshindren är: för hög arbetsbelastning för lite tid till viktiga diskussioner att saker inte blir åtgärdade i tid 39

Arbetsförutsättningar (62%) 2008 64% 82% 54%

Arbetsförutsättningar - Arbetsplatsträffar 2008 87% 9% 1% 1% 50% 57% 52%

Påfrestande kontakter brukare/allmänhet I mitt arbete händer det att jag har påfrestande kontakter med brukare/allmänhet Andel 2010 Ja 49% Nej 51% Om du har påfrestande kontakter med brukare/allmänhet i ditt arbete, får du stöd av din chef i detta? Andel 2010 Andel 2008 Ja 43% 62% Nej 6% 9% Kan ej ta ställning 17% 13% Jag har ej haft påfrestande klient/kund/medborgarkontakter 21% 15% 864/ 90% av de som behövt stöd har fått det (864 av 955)

Effektivitetshinder 59% (1006 st) har svarat ja på frågan ”Anser du att det finns betydande effektivitetshinder på din arbetsplats?”

Stress och hälsa Stress: index 55 Ca 2/3 kan koppla av när de är lediga och knappt hälften har energi kvar för att göra något annat efter jobbet. 2/3 anger att de periodvis har mycket att göra, men däremellan är tempot lägre. Hälsa: index 62 3/4 upplever att deras hälsa i stort sett är bra 44

Stress (55%) 2008 5% 68% 27%

Hälsa (62%) 2008 44% 56% 70%

Jämställdhet och rättvis behandling 77% anser att män och kvinnor har samma möjligheter varav 73 % av kvinnorna 86 % av männen 117 st (6%) anser sig ha utsatts för trakasserier / mobbning av kollega/chef 2008 var det 8% som svarat att de utsatts för mobbning på sin arbetsplats och 6% som svarat att de utsatts för trakasserier på sin arbetsplats 52 st (38%) har svarat att de fått det stöd och den hjälp de behöver 65% har svarat att de vet vart de ska vända sig för att få stöd och hjälp. Oavsett om de varit utsatta för trakasserier/mobbning eller ej 2008 var det 31% som visste var de skulle vända sig för att få stöd och hjälp

10 Lägsta (De frågor med lägst % 4:or och 5:or) Nr   Totalt 48 I min arbetsgrupp/mitt arbetslag tar vi lärdom av hur framgångsrika verksamheter inom Lidingö stad gör 35% 49 I min arbetsgrupp/mitt arbetslag tar vi lärdom av hur framgångsrika verksamheter utanför Lidingö stad (andra kommuner/städer, andra myndigheter eller liknande gör) 36% 26 Jag har förtroende för kommunledningen 74 Efter jobbet har jag energi för att hinna med något annat 43% 16 Jag har möjlighet att påverka mina arbetstider (schemaläggningar, flextid etc) 77 Min närmaste chef arbetar aktivt för att öka hälsomedvetenheten bland oss anställda 44% 70 När jag anställdes fick jag bra introduktion till Lidingö stad 27 Jag har förtroende för ledningen på min förvaltning   45% * 21 Samarbetet fungerar bra mellan avdelningarna/enheterna 49% 14 Jag hinner göra ett bra arbete på ordinarie arbetstid 50% * = topp 10 som har mest påverkan på NMI

10 Högsta (De frågor med högst % 4:or och 5:or) Nr   Totalt 7 Jag upplever att mitt arbete är meningsfullt   91% * 1 Mitt arbete engagerar mig 90% 6 I mitt arbete har jag nytta av mina kunskaper och färdigheter   87% * 58 Det är klart och tydligt för mig vilket ansvar och vilka befogenheter jag har 78% 59 Jag har de befogenheter jag behöver för att kunna utföra mitt arbete på ett bra sätt 77% 5 Jag har tydliga mål att arbeta mot inom mitt arbetsområde   77% * 8 Jag kan påverka hur jag utför mitt dagliga arbete   76% * 19 Jag har tillgång till den information som behövs för att kunna utföra mitt arbete 75% 79 Jag anstränger mig för att äta sund kost 76 Jag upplever att min hälsa är i stort sett bra 74% * = topp 10 som har mest påverkan på NMI

Slutsatser

Förbättringsområden/Utforska Arbetsmiljö Fysiska arbetsmiljön Arbetsbelastning Respekt Arbetets organisation Tydligt vem som gör vad samt samarbete mellan avdelningarna Effektivitet - ta bort påtalade hinder, styra arbetet effektivt och följa upp verksamheten på ett tydligt sätt Utveckling & förtroende Möjligheter att utvecklas vidare Lära sig av andra framgångsrika verksamheter Förtroende för ledningen inom förvaltningen och kommunen (utvecklingsmöjligheter och kompetensutveckling har stor påverkan på förtroendet för ledningen). 51

Goda områden Engagerade medarbetare som upplever att de har ett meningsfullt arbete och nytta av sina kunskaper i arbetet Ansvar och befogenheter är tydligt och medarbetarna upplever att de har det ansvar och de befogenheter de behöver Tydliga mål att arbeta mot och möjlighet att påverka hur man utför det dagliga arbetet Närmaste chef är förtroendeingivande, motiverar medarbetarna, ger stöd och skapar delaktighet Närmaste chef upplevs tydlig i sin kommunikation 75% av medarbetarna upplever att deras hälsa är bra 52

Nästa steg Presentation av det totala resultatet för samtliga chefer 13/1 Distribution av resultatrapporter (chef – chef) Genomgång av det egna resultatet Genomgång av resultatet i arbetsgruppen Därefter vidtar arbete för att ta fram handlingsplaner för att genomföra förbättringar och därmed utveckla verksamheten Zondera rekommenderar att ta fram en tidplan innehållande viktiga delar i arbetet med återkoppling av resultatet, framtagande av handlingsplaner, mm. Uppföljning av medarbetarenkäten – hur har det gått?

Arbete med resultatet Uppföljning 2008 års medarbetarundersökning Resultatmaterial Tidplan Arbete med resultat – Återkoppling och handlingsplan Rollfördelning

Uppföljning 2008 års medarbetarundersökning

Material för återkoppling – Totalt Resultatrapport - Totalt Resultatrapporter - Bakgrundsfaktorer Prioriteringsmatris - Totalt Presentation i PPT, inkl analys 1 2 3

Material för återkoppling – Förvaltning Resultatrapport Resultatrapport visar Resultat per Indexområde Resultat på varje fråga Om minst 50 svarande visas Bakgrundsfrågor Trakasserifrågor, dock ej orsak Hälsofrågor Option (om minst 50 svarande): Resultatrapport för bakgrundsfaktor (t ex kön, ålder) (kräver minst 5 svar/gruppering Option – Prioriteringsmatris, inkl NMI Option - Presentation i PPT inkl analys Option – Presentation kort variant, utan analys 1 2 3

Material för återkoppling – Enhet Resultatrapport Resultatrapport visar Resultat per Indexområde Resultat på varje fråga Om minst 50 svarande visas Bakgrundsfrågor Hälsofrågor Ledarskapsfrågor Visas ej för grupper med delat chefskap Visas ej om anonymitet röjs Option – Prioriteringsmatris, inkl NMI Option – Presentation kort variant, utan analys 1 2 3

Material för återkoppling – Chefer Resultatrapport – för den egna gruppen Resultatrapport visar Resultat per Indexområde Resultat på varje fråga Ledarskapsfrågor visas förutsatt att anonymitet ej röjs Ledarskapsprofil Ledarskapsprofil visar LedarskapsIndex Resultat per område Resultat per fråga

Tidplan för arbetet med resultatet av medarbetarenkäten - Skiss Januari Presentera resultatet Februari Genomgång av resultatet i arbetsgrupperna Mars Framatagande av handlingsplaner April Redovisa handlingsplaner

Arbetet med resultatet Handlingsplan Titta på resultaten Gör en analys om vad som ni själva bedömer ligger bakom att resultatet blev som det blev Utifrån analysen diskutera vad som kan förbättras Ta fram aktiviteter/åtgärder för varje förbättringsområde Bestäm när dessa ska genomföras vem/vilka som gör vad när arbetet ska vara klart Lägg fast en målsättning, exempelvis - Fråga xx ska uppnå yy% andel positiva svar -.Fråga xx ska andelen negativa svar ej överstiga yy % Ta fram en handlingsplan/verksamhetsplan

Handlingsplan - Exempel Område Analys Åtgärd(er) Ansvarig Klart Information Resultatet blev 58% positiva vilket bedöms bero på att … Vi gör dessa aktiviteter … Mål är 65 % positiva svar Organisation Lära av varandra ?

Rollfördelning Medarbetare Chef Ledning Svara på enkät Aktiv i återkoppling Förslag till lösningar Chef Deltagandet Skapa förutsättning för delaktighet Återkoppla resultat Prioritera åtgärdsförslag Handlingsplan Ansvara för att åtgärder genomförs Ledning Strategi Information Projektledning Stöd till chef Följ upp 63

”Top – down” eller ”down – up”

Personaltidningen Draken

Lidingö stads intranät Ö-nätet

Rökning/Snusning Röker du? Ja 8% 12% Ja, jag feströker 7% Nej 83% 80% 2010 2008 Ja 8% 12% Ja, jag feströker 7% Nej 83% 80% Snusar du? 2010 2008 Ja 8% Ja, jag festsnusar 2% 1% Nej 89% 91% Hur är din inställning till att sluta snusa? 2010 2008 Jag vill sluta 2% (26%) 24% Jag vill sluta, men tror inte att jag klarar det utan hjälp 1% (9%) 9% Jag är tveksam till att sluta 3% (36%) 40% Jag vill inte sluta 4% (38%) 25% Hur är din inställning till att sluta röka? 2010 2008 Jag vill sluta 6% (38%) 38% Jag vill sluta, men tror inte att jag klarar det utan hjälp 3% (20%) 18% Jag är tveksam till att sluta 4% (24%) 22% Jag vill inte sluta (18%)