Informationshantering vid storskaliga kris- och katastrofinsatser Ny kunskap för samhällsskydd och beredskap, Stockholm, den 8:e dec 2009 Informationshantering vid storskaliga kris- och katastrofinsatser Jiri Trnka & Björn Johansson FOI – Totalförsvarets forskningsinstitut Linköping

Projektinformation Genomförd vid Linköpings universitet (LiU) Varaktighet: 1.1.2007 – 30.6.2009 Medverkande: - Erland Jungert (FOI) - Rego Granlund (FOI & Santa Anna) - Jiri Trnka (FOI) - Helena Granlund (FOI & Santa Anna) - Jonas Lundberg (LiU) - Amy Rankin (LiU & Santa Anna) - Björn Johansson (FOI & LiU) MSB kontaktperson: - Sofia Jansson Referensgrupp: - MSB, KTH, Attunda Brandkår, FOI, SU/VGR

Övergripande projektmål Att fördjupa kunskapen om informationsbehoven och det informationsstöd som krävs vid omfattande kriser och katastrofer. Att skapa en bild av de förmågor som krävs för informationsinhämtning, spridning samt tolkning av den insamlade informationen vid insatsledning.

Fall: Stödstyrkan Nationell resurs bestående av personal från MSB, SoS, Rikskrim, Svenska kyrkan, Röda Korset och Rädda Barnen. Bistår svenskar som har drabbats av en allvarlig händelse. Bedömningsenhet avgår inom 6 tim. och fullskalig styrka inom 12 tim. I fullskalig styrka ingår chefsgrupp, samordningsstab och stödenheter. Kan vid behov samordna andra MSB:s insatsstyrkor.

Upplägg Fas I: Två genomförda insatser - 2004 Thailand- & 2006 Mellanöstern-insatsen - Fem interjuver, SRV Kristinehamn - Tjugotvå intervjuer, insatspersonal - Tre fokusgrupper (fem personer/grupp), insatspersonal Fas II: En simulerad insats - Scenariobaserad taktik- och ledningsspel - Scenario: Skogsbränder i Kalifornien - Deltagare: Stödstyrkans samordningsstab

Fas I: Två genomförda insatser Dag 0 Dag 6-7 Styrka I Styrka II - Situationsanpassad organisation - Planerad organisation - Hård resursprioritering - Mindre resursprioritering - Utnämning av personal till andra - Utnämning av personal enlig befattningar och funktioner, utbildning/kompetens t.ex. informatör till logistiker sambandstek. till krisstöd

Fas I: Första veckan Två olika insatser med många gemensamma kännetecken: - Hög förändringsgrad i termer av: Personal Resurser Säkerhet - Ej fullbemannad ledningsorganisation (samordningsstab) - Hög arbetsbelastning (20-22 tim/dag) Varierande ledningskapacitet och ledningsförmåga. Funktioner och befattningar bemannas med annan personal (rollimprovisation). Improviserad kommunikation och informationshantering.

Fas I: Första veckan – kommunikation

Fas I: Första veckan – kommunikation

Fas I: Första veckan Situationsanpassningar & hög dynamik leder till sämre förståelse av insatsorganisationen. Olika sätt att delegera beslutsfattande från Sverige kräver flera kommunikationskanaler mellan Sverige och Stödstyrkan. Personalen går direkt till informationskällorna genom sina sociala nätverk. Störning av kommunikation pga. hög arbetsbelastning. Löst kommunikationsnätverk förutsättning för att behålla flexibilitet. I stort sätt bara muntlig kommunikation (mobiltelefoni). Information fastnar lätt hos enskilda personer, särskild hos de som agerar i nya roller (funktioner och befattningar).

Fas I: Första veckan Flexibilitet krävs att möta händelsens dynamik och att kunna nå insatsmålen. Personalens adaptiva förmåga att ta på sig nya roller eller växla mellan olika roller är en nyckelfaktor. Tre områden har identifierats som viktiga: Kompetenshantering och utnämning till befattningar och funktioner vid ankomst till insatsområdet. Utförande av uppdrag genom improviserade roller som ligger utanför enhetens/ styrkans kompetens. Hantering av improviserade roller över tid.

Fas II: En simulerad insats Mål: Att studera rollimprovisation i de utvalda områdena från Fas I. Fokus: Stödstyrkans samordningsstab. Utgångsläge: En delvis bemannad samordningsstab ankommer till insatsområdet i form av en ledningsplats som har uppstartats av bedömningsenheten. Uppdrag: (a) Att ta över ledningsplatsen, (b) Att etablera en funktionell stab, och (c) Att initiera åtgärder i enlighet med insatsmålen.

Fas II: Upplägg & metodik Taktik- och ledningsspel (stabsövning). Modellbaserad (t.ex. ledningskoncept, ”improvisation variables”). Scenarier bygger på MSB:s observatörsinsatser. Introducerar vissa nya ansatser (t.ex. informations-inspel). Utvecklat i samarbete med Stödstyrkan, USAR och MSB Revinge. Utvärdering tillsammans med MSB:s utvecklingsprojekt ”Ökat lärande från insatser och övningar”.

Fas II: Rollimprovisation Möjligt att stimulera rollimprovisation och simulera högrealistiska situationer (domän/uppdrag specifik rollimprovisation). - Utvärdering av rollimprovisation. - Återkoppling till deltagare. Flera teamprocesser med både positiv och negativ inverkan på rollimprovisation identifierades. - Korta och frekventa genomgångar (+) - Oklart ansvar för improviserade roller (uppdrag) (-) Utmaning: - Att fånga missförstånd - Att korrigera situationsuppfattning/lägesbild

Sammanfattning (i) Olika yrkesgrupper, kompetenser och erfarenheter bidrar med stabilitet. Dessa grupper har samtidigt olika uppfattningar om krav och förväntningar – gäller särskilt kommunikation och nya roller. Erfarenhetsåterföring: viktigt att identifiera ”best practice” samtidigt behövs nya återkopplingsformer för detta. Stödstyrkan kan kräva annorlunda sätt att jobba i jämförelse med MSB:s andra internationella insatsstyrkor: - Mer aktiv, tydlig och enhetlig ledning från Sverige. - Stöd från Sverige kan ha avgörande effekt på insatsen. - Traditionellt är utsända styrkor självständiga – måste allt genomföras på platsen utomlands? - Flera organisatoriska modeller/scenarier av ledningsstrukturerna bör övervägas.

Sammanfattning (ii) Rollimprovisation ett centralt koncept. Rollimprovisation och situationsanpassad organisation ger flexibilitet men samtidig innebär en del risker: - Insatsen kan bli händelsedriven istället för målorienterad. - Insatsledningen kan bli reaktiv istället för pro-aktivt styrd. - Insatsen kan tappa struktur och bli icke-transparent. Vissa fenomen bli återkommande och går inte att eliminera. Övningar som omfattar dessa fenomen är en förutsättning för att framgångsrikt kunna hantera dynamiken i insatser.

Sammanfattning (iii) Erfarenheter från detta projekt antyder: Att insatsstyrkor och organisationer med som kännetecknas av hög adaptiv förmåga och rollimprovisation: Använder sig av egna särskilda ”lösningar” och arbetssätt i sin informationshantering som bygger på erfarenheter från tidigare insatser, Har annorlunda träningsbehov avseende både team processer och informationshantering i jämförelse med andra typer av insatsstyrkor, och Har behov av särskilda analytiska strategier for informationshantering och beslutsprocesser avseende roller och uppdrag utanför teamets/styrkans kompetens.

Resultatspridning Prototyp av träningsplattform för improvisationsträning MSB Revinge Tar hänsyn till Stödstyrkans träningsprogram Kan användas för även andra styrkor och staber Förslag på metodik för datainsamling i ett katastrofområde - MSB USAR (kompatibel med UNDAC/INSARAG) Erfarenhetsåterföring (50-tal personer från Stödstyrkan har varit med i projektets olika delmoment + flertal workshops/föredrag) Projektrapport (vetenskaplig, på engelska) Kommande: - Seminarium, MSB Karlstad, 20/1/2010 - En del fortfarande inplanerad enlig kommunikationsplan

Frågor? Jiri Trnka FOI – Totalförsvarets forskningsinstitut Linköping Ny kunskap för samhällsskydd och beredskap, Stockholm, 8:e dec 2009 Frågor? Jiri Trnka FOI – Totalförsvarets forskningsinstitut Linköping E-post: jiri.trnka@foi.se Tel: 013-37 82 30