Hur lyckas med resultatstyrning och hur skapar man en resultatkultur? Ale kommun 2012-03-12 Christine Feuk, Sektionen för demokrati och styrning

Agenda - Tankar kring resultatstyrning och resultatkultur Varför? Viktiga komponenter – hur skall man tänka Exempel från andra kommuner Resultatstyrning handlar inte bara om mätning

Historisk tillbakablick Olika former av mätning är inget nytt 1900-1940 Undersökningar kring välfärd Kostnadsredovisning Utveckling av styrning 1950 – 1970 Resultatbudgetering ändrat fokus från resurser till resultat Indikatorer inom hälso-sjukvård – välfärd 1980 – 2000 NPM (2:a generationen av resultatbudgetering) stort tryck på offentlig sektor gör att man allt mer väljer att jobba med med olika strategier med fokus på resultat

Tillväxt i kommunal verksamhet årlig procentuell förändring 5 5

Den kommunala ekonomin utmanas Äldreomsorgen kräver mer resurser Färre skall finansiera fler Samhället blir rikare och rikare – men rikedomen kommer inte den offentliga sektorn till del Vi kommer att hamna i en situation där den offentliga sektorn upplevs som alltmer otillräcklig i förhållande till medborgarnas förväntningar. Efterfrågan växer, medan utbudet inte för det.

Utmaningar – ekonomin De ekonomiska förutsättningarna är relativt goda på kort sikt På längre sikt mycket ansträngt Slutsats: Vi måste använda tiden för Att hitta en framtida hållbar finansiering Att diskutera det offentliga uppdraget Vi måste fortsätta att effektivisera servicefunktionen

Utmaningar – ökade krav Vi ser ett allt mer otryggt samhälle Vi ser ett allt mer globaliserat samhälle Vi ser ett allt mer mångkulturellt samhälle Vi ser ett allt mer ekologiskt utsatt samhälle Vi ser ett allt mer delat samhälle

Utmaningar - Organisationen Vi ser en allt starkare individualisering Vi ser en allt ökande konkurrens om uppdrag Vi ser en allt ökande konkurrens om personal Vi ser en allt ökande konkurrens om medborgare Vi ser ett allt ökande intresse bland enskilda medborgare, media och statsmakt för ”Vad får vi för pengarna?”

Allt större intresse på RESULTAT Jämförelser i kommuner och landsting har fått fotfäste Dagens Samhälle Svenskt Näringsliv Skattebetalarnas förening med flera SKL driver också på Öppna jämförelser Jämförelseprojektet Kommunens Kvalitet i Korthet

Tre trender och fem utmaningar Valfrihet Få till uppföljningen Rimliga ersättningsnivåer Resultatstyrning Reducera antalet indikatorer Få in i styrsystemet Medborgardialog Få in medborgarna i budgetprocessen

Uppdraget

Uppdraget

Uppdraget

Uppdraget

Uppdraget

Styrmodell

Styrmodell

Styrmodell

Styrmodell

Styrmodell

Styrmodell

Styrmodell

Styrmodell Hur definierar vi uppdraget? Hur definierar vart vi vill och hur skall vi tas oss dit? Hur fördelar vi resurser? Hur följer vi upp resultat och prestationer? Hur fördelar vi roller, ansvar och befogenheter?

Krav på ett styrsystem Tydliga idéer om vad man vill med verksamheten Tydlig finansiell målsättning som ger en långsiktigt hållbar ram för verksamheten Transparant och stödjande resursfördelningssystem Löpande uppföljning som markerar ansvar och ger vägledning Tydliga signaler Politiskt beredda att sätta ramar i linje med ekonomiska mål Tilldelade ramar läggs till grund för verksamhetsplaneringen Önskemål utöver ram bromsas politiskt Budgeten skall hållas – omprioriteringar inom ram Tydligt regelverk

Kvalitet på uppföljning Dialog Frågor Strategisk Kommunikation Skriftligt Taktisk Slutsatser o framtid Nivå Operativ Kommentarer Kvalitativ Bearbetning Rådata/siffror Enkät Resultat Mätmetod Kvantitativ Aktiviteter Balanserad Fokus Resurser Verksamhet Risk/väsentlighet Bredd Ekonomi Prio mål Innehåll Allt möjligt

Framgångsfaktorer - uppföljning Risk och väsentligheter Vad vill vi uppnå? – våra mål Vilka resultat har vi uppnått? Kommentera och förklara Varför ser det ut som det gör? Vad har påverkat resultatet Slutsatser Analys av resultat och samband Vilka konsekvenser får det? Vad ska vi göra för en bättre måluppfyllelse?

Vad är det egentligen vill vi åstadkomma?

Planerings- och uppföljningsprocessen

Planerings- och uppföljningsprocessen

Planerings- och uppföljningsprocessen

Gå vidare till gå utan att passera ….

Framgångsfaktorer - analys Analys kräver gemensam förståelse och kunskap vilket kräver dialog Analysen ska kunna underbyggas med relevanta mätningar, jämförelser (utåt och inåt) och dokumentation En analys kan göras när som helst och pågår hela tiden Analys är en blandning av systematik och kreativt tänkande Analys handlar lika mycket om intuition och magkänsla som konkreta fakta

Vem är mottagare av informationen?

”Eftersom många mål idag fokuserar på hur verksamheten ska utföras istället för på vilket resultat den bör skapa – vilket var målstyrningens idé – hamnar vi tillbaka i detaljstyrning.”

(Mindre formell styrning Ledningens kunskap om arbetets utförande Stor Liten DETALJSTYRNING eller MÅLSTYRNING MÅLSTYRNING/ RESULTATSTYRNING Möjligheterna att mäta måluppfyllelse Liten Stor DETALJSTYRNING (via instruktioner, regler, policies m.m.) VÄRDESTYRNING (Mindre formell styrning via gemensam vision, kultur, förståelse m.m.)

Från målstyrning till resultatstyrning Budgetfokus Hålla budget Intern förvaltning Tjänstemannamål Innevarande mål o nästa år Många mål Försöker fånga allt Följa upp Prat TILL Resultatfokus Vad fick vi för pengarna? Medborgar-/brukarperspektiv Politikermål (inriktning) De närmaste tre åren Strategiska inriktningar Fokus på viktiga förbättringar Utvärdera Handling

”Om du inte vet vart du skall gå, spelar det ingen roll vilken väg du väljer”

Från resultatmätning till resultatinformation Vad är det vi vill mäta? Utformning av indikatorer Lätta att förstå Relevanta Jämförbara Precisa Dokumenterade Insamling av data Intern - extern Tilläggsregistrering Undersökningar Analys av data Tidsaspekt jämförelse med föregående år Jämförelse med andra organisationer Det finns en standard (norm) – lägsta nivå Normer som har ett symbolvärde t.ex. nolltolerans Rapportering Målgrupp Vem skall använda informationen? Hur skall informationen presenteras? Vad vi vill mäta är väldefinierat Skapar förutsättning för bra indikatorer Kvalitet på data bygger på bra indikatorer Bra analys bygger data med hög kvalitet Bra rapportering bygger på att det finns en bra analys Kvalitet på processen Resultatstyrning handlar om att man integrerar och använder resultatinformationen som underlag i beslutsprocesser

Olika perspektiv Uppdrag Produktions- process Resultat Medborgarperspektiv Verksamhetsperspektiv Brukarperspektiv Uppdrag Produktions- process Resultat Vad ska vi göra? (Ekonomi, kvalitet, volym) Hur ska vi göra? (Arbetsmiljö, kompetens, arbetstid m.m.) Vad gjorde vi? (Kvalitet, volym, ekonomi)

Visionen visar vart vi vill! Värdegrunden BITT Hur lever upp till vår värdegrund? Visionen visar vart vi vill! 22 prioriterade mål Kungsbacka en bra kommun att bo i Så här bra är vi jämfört med andra

Och till sist några ord om resultatkultur

Effekter av att använda resultatstyrning Mätning ändrar beteenden Kan ”trigga” igång kreativitet och innovation Kan utveckla organisationens styrning och ledning Kritisk granskning av verksamhetsprocesserna Ifrågasättande av etablerade rutiner och sökande efter nya vägar Vilket genomslag man får beror på hur man använder informationen utifrån styrning & ledning, lärande och ansvarstagande

Resultatstyrning i framtiden Leder resultatstyrning till bättre resultat  det finns några ”best practice” Decentralisering har man sett har en tydlig effekt på resultat Viktigt att både både tjänstmän, förtroendevalda och medborgare/brukare får en förståelse och kunskap kring resultat och dess rapprotering. Integrationen är A och O Resultatstyrningen måste vara anpassningsbar, ske nära utförandet och ha en politisk förankring. ”Not everything that counts can be counted, and not everything that can be counted counts.”

Slutligen Resultatbaserad styrning är inte i första hand att mäta resultat Att designa resultatindikatorer Mätspecialister Resultatbaserad styrning är förändring av organisationskulturer Att lära sig att lära Styra (mot resultat)

Lycka till och tack för mig! Christine Feuk, SKL Sektionen för demokrati och styrning E-post: christine.feuk@skl.se Telefon: 08-452 79 94