Göteborgs universitet förnyas Arbete våren 2012 2012-01-23 Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Bakgrund till en förnyad organisation Statsmakternas krav, förutsättningar och möjligheter Samhället ställer ökade krav på universiteten och konkurrensen om studenter och anslag blir starkare. Universiteten förväntas vara aktiva genom att skapa egna profiler och kunna driva sina frågor mera självständigt. Riksdagens beslut i juni 2010 innebär en ökad frihet för lärosätet att utforma den interna organisationen efter verksamhetens behov. Riksdagsbeslut i juni 2010 innebär krav på: - Styrelse - Rektor - Kollegial majoritet vid beslut om uppläggning, genomförande och kvalité av utbildning och forskning, samt konstnärligt utvecklingsarbete - Rätt för studenter att vara representerade vid beslut och beredning Organisatoriska och administrativa brister har också påtalats av flera utredningar, studenter och fack. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Grundläggande principer Att utveckla Göteborgs universitet till ett sammanhållet lärosäte där styrkorna inom olika områden tillåts växa parallellt med att bredden tas tillvara i forskning och utbildning. Att utveckla och forma universitetet i samspel med omvärlden, samtidigt som den akademiska traditionen hålls levande. Att säkerställa studentinflytande och fackligt inflytande i alla relevanta sammanhang. Att värdera alla medarbetare lika och att skapa ett arbetsklimat där alla ges möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling. Att få till stånd tydliga beslutsvägar och processer för gemensamma strategier, regler och policies. Att utveckla en effektiv och kvalificerad stödverksamhet som stärker både forskning, utbildning och samverkan. Att det strategiska arbetet bedrivs aktivt vid såväl institutioner som fakulteter och universitetsledning. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Delprojekt F. Stödprocesser Tidplan Göteborgs universitet förnyas 2011 2012 2013 Q1 Q2 Q3 Okt Nov Dec Jan Feb Mar Q2 Q3 Q4 2013-2014 Styrelsemöte 7 apr Styrelsemöte 12 okt Styrelsemöte dec Styrelsemöte 20 feb Styrelsemöte apr Start ny organisation Start ny administrativ organisation Grupperna A-D Beslutsnivåer Ledning Utbildningsnämnd Forskningskollegium Beslut om Arbetsordning Grupp E Arbetsordning Delprojekt F. Stödprocesser Utformning av framtida gemensamma arbetssätt Aktiviteter, roller, stöd Rollbeskrivningar Kompetenskrav Kartläggning av befintlig kompetens Utformning av funktionell organisation Resursbehov i processerna Definition av eventuellt kompetensgap Bemanning och realisering Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Förslagen från grupperna Grupperna A–D – förslagen presenterades vid Ledningsrådet – 26 september 2011 Rektors chefs- och prefektsmöte – 27 september 2011 Förslagen diskuterades i universitetets styrelse, styrgruppen och i ledningsrådet. Grupp E – utkast har presenterats och diskuterats i Projektets styrgrupp Ledningsrådet – 28 november 2011 Rektors chefs- och prefektsmöte – 29 november 2011 Universitetsstyrelsen beslutade vid mötet 14 december 2011 om övergångsbestämmelser inför en ny arbetsordning. Arbetsordningen i sin helhet tar styrelsen beslut om vid sammanträde 20 februari. Delprojekt F – arbete pågår De stödprocessområden som ses över är: Ekonomi, Information och kommunikation, Lokaler, Personal, Planering och styrning samt Utbildningsadministration. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Stödprocesser Beställare Styrgrupp Projektlednings-grupp Övergripande nivå Styrgrupp Stödprocesser Projektlednings-grupp Projektorganisation Referensgrupp/er Facklig samverkan Delprojektnivå Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Projektstyrningsforum Stödprocesser Referensgrupp Planering och styrning Delprojektledare Arbetsgrupp Ekonomi Delprojektledare Arbetsgrupp Personal Delprojektledare Arbetsgrupp Utbildnings-administration Delprojektledare Arbetsgrupp Information och kommunikation Delprojektledare Arbetsgrupp Lokaler Delprojektledare Arbetsgrupp Funktionell organisation Komptens-kartläggning Referens-grupp Referens-grupp Referens-grupp Referens-grupp Referens-grupp Referens-grupp Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Stödprocesser Tidplan Status januari 2012 Arbetsgrupperna har kartlagt respektive stödprocess och förbättringsområden har identifierats. Nästa steg är att utforma ett framtida gemensamt arbetssätt inom varje stödprocess. Referensgrupperna tar del av arbetsgruppernas resultat och är rådgivande åt arbetsgrupperna. Arbetsgruppen för Planering och styrning startar upp i slutet av januari. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Händelser våren 2012 Mötesplan Rektor, prorektor och förvaltningschef Januari Februari Mars April Maj Juni Universitets-styrelsens sammanträden 20 februari 13–14 mars 26 april 14 juni Styrgruppsmöten Göteborgs universitet förnyas 20 januari 30 januari 7 februari 23 februari 1 mars 7 mars 15 mars 20 mars 29 mars 4 april 13 april 20 april 27 april Rektor, prorektor och förvaltningschef Rektors förordnande är förlängt av regeringen, tre år, från och med 1 juli 2012 till och med 30 juni 2015. Rekrytering av ny prorektor är påbörjad. Beslut tas vid universitetsstyrelsens sammanträde 26 april. Prorektors mandattid följer rektors. Rekrytering av förvaltningschef påbörjas. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Händelser våren 2012 Fakultetsstyrelse och dekan Nuvarande fakultetsnämnd utser en beredningsgrupp. I denna ska för frågor som gäller beredning och utseende av dekan och prodekan ingå minst en student. Beredningsgruppen ska i samråd med rektor ta fram förslag till dekan och prodekan. Beredningsgruppen ska dessutom ta fram ett väl avvägt förslag till övriga 6 platser i fakultetsstyrelsen. En majoritet av de 11 ledamöterna ska ha vetenskaplig/konstnärlig kompetens. Röst- och nomineringsberättigade är anställda vid GU vilkas anställning omfattar minst 50 % av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har ett förordnande som omfattar minst två års sammanhängande anställning. Personer i beredningsgruppen är inte valbara till fakultetsstyrelsen. MBL Rektor utser dekan och prodekan. Valet bör genomföras före april månads utgång. Ev. ytterligare föreskrifter utfärdas av rektor. Förankring av dekan hos rektor bör ske i mitten av mars. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Händelser våren 2012 Institutionsråd och prefekt Nuvarande institutionsstyrelse/råd utser en beredningsgrupp. I denna ska för frågor som gäller beredning och utseende av prefekt och proprefekt ingå minst en student. Nuvarande institutionsstyrelse/råd beslutar om antalet ledamöter i det kommande institutionsrådet. Studenterna ska ha två till tre ledamöter beroende av det totala antalet. Beredningsgruppen ska i samråd med dekan ta fram förslag till prefekt och proprefekt. Beredningsgruppen ska ta fram ett väl avvägt förslag till övriga ledamöter i institutionsrådet som ska representera vetenskapligt/konstnärlig kompetenta, TA-personal och övriga anställda. En majoritet av rådets minst 9 ledamöter ska ha vetenskaplig/konstnärlig kompetens. För att utse övriga ledamöterna i institutionsrådet samt förslag till prefekt och proprefekt anordnas val. Röst- och nomineringsberättigade är anställda vid GU vilkas anställning omfattar minst 50 % av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har ett förordnande som omfattar minst två års sammanhängande anställning. MBL Dekan utser prefekt och proprefekt. Valet bör genomföras före april månads utgång. Ev. ytterligare föreskrifter utfärdas av rektor. Förankring av prefekt hos dekan bör ske i början av april. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Händelser våren 2012 Kartläggning av arbetsuppgifter och kompetens Arbetet påbörjas i februari. Ger administrativ personal och teknisk personal med vissa administrativa uppgifter möjlighet att redovisa sin kompetens och sina erfarenheter. Ger chefer en bra överblick över befintlig kompetens och eventuella behov av kompletterande utbildningsinsatser, liksom vid nyrekrytering vilken ytterligare kompetens som behövs för att klara nya arbetsuppgifter. Genomförs via webbaserad enkät, med möjlighet till stöd. Möjlighet att anmäla intresse av att byta arbetsuppgifter/plats inom Göteborgs universitet. Ska vara klart i april. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Händelser våren 2012 Utformning av funktionell organisation Utgår från den arbetsfördelning mellan institution, kansli och central förvaltning som kommer fram i arbetet med Stödprocesser. Utnyttja erfarenheter från andra universitet. Utnyttja akademisk kunskap, praktisk kompetens och erfarenhet inom Göteborgs universitet. Utforma en funktionell organisation med tre nivåer och ge en översiktlig beskrivning av den. Detaljutformning och bemanning görs av respektive chef. Redovisas för universitetsstyrelsen vid sammanträdet 26 april. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

Händelser senvår och höst 2012 Bemanning och realisering 1 maj – dekaner och prefekter med mandattid från och med 1 juli 2012 är utsedda. Dekaner och prefekter kan förbereda sin organisation och bemanningen av den. Nyvald prefekt kan ha samråd med tillträdande institutionsråd, men inga beslut kan fattas förrän 1 juli 2012. Omvald prefekt kan efter samrådet fatta beslut på sitt gamla mandat. 1 juli – Nyvalt institutionsråd och prefekt har fullt mandat enlig arbetsordning och delegationsordning. Motsvarande gäller för dekan och fakultetsstyrelse.   Hösten 2012 fortsätter arbetet med att göra färdigt organisation och bemanning. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012