Kontorsprogram i släktforskningen Erfarenheter och exempel Björn Bergström 2011-10-13

Min släktforskning Jag började släktforska 1995 – vad jag hade var ett A4 med anteckningar från samtal med farfar – alla släktpapper brändes av övernitisk farmor Fars släkt har bott i Linköping med omnejd över 300 år Husförhörslängderna börjar i de flesta aktuella församlingar omkring 1790, ministerialböckerna 100 - 150 år tidigare Omkring år 1700 blev det riktigt motigt att komma vidare

Socknarna kring Linköping Jag har kända anor i de flesta av ROXEN Ö Skrukeby Klock- rike Socknarna kring Linköping Flistad Ö Harg Skärkind Vreta Kloster Kaga Rystad Törnevalla Gistad Gårdeby Västerlösa S. Lars Rappe- stad Kärna Link. Domk. Vårdsberg Askeby Örtomta Viby Sjöge- stad Slaka Jag har kända anor i de flesta av dessa socknar, men mest har jag forskat i Vårdnäs och Vist Viking- stad Landeryd Bankekind Björsäter Östra Tollstad Gammal- kil Skeda Värna Vist Grebo Nykil Vårdnäs Åtvid Västra Harg Ulrika Tjärstad Kättilstad V Eneby Hägerstad N Vi Dalhem KALMAR LÄN Kisa Oppeby Tiders- rum

Problem Inga HFL Inga gårdsnamn eller patronymika i de tidiga jordeböckerna eller mantalslängderna Hustrur nämns sällan i MTL, aldrig i JB Söner och döttrar kallas ofta drängar och pigor i MTL Flyttningslängder mycket sporadiskt Luckor i ministerialböcker och mantalslängder Flera personer med samma namn samtidigt i samma by

Lösningar Man måste använda alla källor man kan komma åt – MTL och JB i första hand när kyrkböckerna saknas Man måste följa upp syskon till sina anor, eventuella omgiften och flyttningar – dopvittnen ger goda ledtrådar Man måste ofta reda ut flera familjer i de aktuella byarna Förr eller senare måste man excerpera stora delar av källorna för att kunna sortera och söka effektivt

Verktyg och metoder Man vill söka Man vill sortera Man vill filtrera Man vill stuva om Man vill ha överblick Man vill markera vissa uppgifter Man vill presentera sin forskning Med ett urval vanliga kontorsprogram kan man göra allt detta ganska bra och är inte begränsad till de funktioner eller det arbetssätt släktforskningsprogrammen tvingar på en. Men det kräver noggrannhet – gör man fel dyker ingen ruta med varningar upp.

Hur jag gör Skriver in excerpter i Excel Konverterar data i annat format till Excel Analyserar data i Excel Använder PowerPoint som antecknings-block Presenterar i bildspel Jag skall visa exempel på allt detta och kanske visa några knep ni inte upptäckt ännu

Att lagra excerpter i Excel Extra kolumner för data man vill söka, sortera och filtrera på ”Avbockningskolumn” Radnummer! Standardiserat datumformat – obs! Excel klarar inte datum före 1900-01-01; formatera som text Normalisera namn! Kommentarer vid behov Färgmarkera eller kursivera härledda data Autokomplettering – fördel och risk Obs! Excels radnummer följer inte med när man sorterar – man måste ha en egen kolumn med radnummer för att kunna återställa den ursprungliga ordningen Autokomplettering – skriver man in samma bokstäver som någon cell i kolumnen börjar med fylls den nya cellen i automatiskt – farligt om Torsten redan finns i kolumnen och man vill skriva in Tore i en ny cell: när man skrivit in Tor tror Excel att det är Torsten man menar och fyller i resten!

Vad kan man sedan göra? Visa ett urval av rader med autofilter Kolla stavfel med autofilter Sortera på valfria kolumner Söka på valfria ord och namn Låta Excel skapa nya kolumner med data ur de andra Autofilter: Välj Data/Filter/Autofilter i menyraden: dropplistor visas då på första raden – väljer man ett alternativ i dropplistan så döljs alla rader som inte har det värdet i kolumnen Alla värden som finns i kolumnen visas i dropplistan – lätt att se om något värde är felstavat Att söka: Redigera/Sök – man kan välja att söka i en kolumn eller hela arket Att skapa nya kolumner: Lägg in formler i första cellen en tom kolumn – kopiera formeln till alla rader genom att dra nedåt i cellens nedre högra hörn – glöm inte att kopiera hela kolumnen och klistra in som värden på samma plats!

Konvertera data Textfiler medger bara fritextsökning – inget annat Bokstavstrogna avskrifter gör sökningen svår och opålitlig Lösningen är att konvertera till Excel – men det är jobbigt Man kan underlätta jobbet genom att systematisera textfilen där det går, t ex byta vissa blanka mot tabbar, lägga in särskilda tecken som Excel skall använda för att lägga data i rätt kolumn Ju mer bokstavstrogen och osystematisk texten är, desto jobbigare blir konverteringsarbetet

Funktioner i Excel Kopiera, klistra in formel, klistra in värde Sortera, filtrera, konvertera text till kolumner =Text() – konverterar siffror till text =Extext() – tar ut en del av en text =Hitta() – söker reda på ett tecken eller ord i en text =År(), =Månad(), =Dag(): tar ut dessa ur en datumformaterad cell Glöm inte formelhjälpen – knapp ”fx” i knappraden

Att reda ut en by Torpa by i Vists socken dök upp överallt i samband med mina anfäder Torpa avhystes på 1800-talet och finns inte i sinnevärlden lägre – ett par stenrösen är allt som syns i naturen Fyra gårdar och flera torp på ägorna – fast det visste jag inte i början Gårdarna omtalas med namn först på 1720-talet Jag behöver veta vilka gårdar som fanns och vilka familjer som bodde där

Mantalslängderna Finns från 1642 på nätet Skrev in uppgifterna i ett Excelark Ordningen mellan gårdarna växlar – man får gå efter personnamnen – inte lätt när två bönder samtidigt kallades ”Måns i Torpa”! En gård hette ”Nybolet” – jag trodde länge att den inte tillhörde byn – de andra hette Norr-, Mellan- och Södergården Patronymika ibland, hustrur sällan, i tidiga längder inga andra personer alls

Koppla folk till rätt gård Skriv in personnamn från MTL och andra källor Markera känd gårdstillhörighet med färg, ramar etc Komplettera namn, kursivera Från 1721 anges gårdsnamn – länka ihop bakåt mha personnamnen Flytta sammanhängande block mellan gårdarna Man kommer en bra bit, men i bland får man ge upp!

Att forska med PowerPoint Rita och skriva utan att hoppa mellan olika fönster Svårt hitta bland en mängd familjer utan känd koppling, åtminstone i Min Släkt Snabbt och enkelt att skapa familjediagram – men se upp med kopiering! Numrera systematiskt Markera kända släktingar, t ex med dubbel ram eller färg Utgå från sökbara excerpter där referenserna står – annars måste referenserna stå i PP-filen

Presentera i PowerPoint Diagram och text kan formateras mycket snyggt Hyperlänkar mellan sidorna Körs som bildspel PPViewer är gratis för den som inte har PowerPoint Man kan också generera webbsidor från PowerPoint, men det blir väldigt många filer – svårt att hitta rätt och finputsa Hyperlänk: högerklicka där länken skall skapas – välj hyperlänk; sedan ”plats i det här dokumentet” – markera vilken sida länken skall leda till PPViewer finns att ladda ned på http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=6

Sammanfattning När man kommit bakåt till omkring 1700 blir det mödosamt Man måste arbeta med osäkerheter och alternativa hypoteser – det går inget vidare med vanliga släktforskningsprogram Ingen källa kan nonchaleras Minsta ledtråd är viktig Det blir allt viktigare att skriva ned hur man resonerat I bland får man acceptera att man är på villospår och göra om. Så skrivskydda alltid original-filerna!