Göteborgs universitet. Upphandling och inköp. 2010-09-29 Göteborgs universitet Upphandling och inköp 2010-09-29 - Introduktion till lagstiftningen - Upphandlingsprocessen - Ändringar i LOU - Ramavtal - Direktupphandlingar - Stöd till att göra bra inköp - Elias-projektet

Varför upphandling? Inte för att ställa till problem! Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar all offentlig upphandling i Sverige och gäller sedan den 1 januari 1994. En större förändring genomfördes emellertid i början av 2008. Lagen bygger på EG-direktiv. Gemenskapsrättsliga principer påverkar också. GU:s skyldighet som statlig myndighet att följa LOU vad det gälller all anskaffning av produkter (varor, tjänster och entreprenader). Få ut så mycket som möjligt för våra skattepengar och anslag. Ta hänsyn till miljö- och sociala krav.

Introduktion till lagstiftningen Redan på 1800-talet fanns det inom det militära bestämmelser för hur upphandling skulle gå till Det "definitiva genombrottet" för offentlig upphandling kan dateras till 1920 års upphandlingsförordning. Svensk vara 1952 – affärsmässighet, sysselsättning 1973 – upphandlingskungörelsen, tjänster 1986 – upphandlingsförordning uppgradering 1994 – Lagen om offentlig upphandling 2008 – nya Lagen om offentlig upphandling

Regelverk offentlig upphandling Lag (2007:1091) om offentlig upphandling - LOU Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster – LUF Lag (2008:962) om valfrihetssystem - LOV -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Förordning om offentlig upphandling och upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, SFS 2007:1099 Förordning om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt, SFS 2006:260 Förordning om statlig inköpssamordning, SFS 1998:796 Tillkännagivande (2008:32) av tröskelvärden vid offentlig upphandling, SFS 2008:32 EG-direktivet för de klassiska sektorn, Europaparlamentets och Rådets direktiv 2004/18/EG EG-direktivet för försörjningssektorerna, Europaparlamentets och Rådets direktiv 2004/17/EG EG-förordning om gemensam terminologi (CPV), Kommissionens förordning 2195/2002 EG-förordning om standardformulär vid annonsering, Kommissionens förordning 1564/2005 Direktiv om rättsmedel - överprövning och skadestånd, 89/665/EEG och 92/13/EEG Lag (1992:1528) om offentlig upphandling (ÄLOU)

Övrig relevant lagstiftning Lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (Avtalslagen) Köplagen (1990:931) Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) Förvaltningslagen (1986:223) Kommunallagen (1991:900)

Gemenskapsrättsliga principer Icke-diskrimineringsprincipen Likabehandlingsprincipen Transparensprincipen Proportionalitetsprincipen Principen om ömsesidigt erkännande LOU 1:9 Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas.

GU:s Inköpspolicy, några utgångspunkter Verksamhetens behov och mål är styrande Anskaffning till rätt kvalitet och med minsta möjliga miljöpåverkan och till en kostnad som är långsiktigt mest ekonomiskt fördelaktig för universitetet. Alla inköp och alla upphandlingar skall ske i enlighet med riktlinjer och gällande lagstiftning.

Frågor, funderingar, tveksamhet? Kontakta gruppen för upphandling och inköp direkt! Ska du köpa varor eller tjänster? Ja Sök i Avtalsdatabasen Finns avtal? Köp från avtalsleverantör Nej Ja Belopp under 287 000 kr Köp från valfri leverantör Nej Kontakta upphandling och inköp

Upphandlingsprocessen enligt oss… Behovs-analys Marknads-analys Förfrågningsunderlag Anbuds-öppning Anbuds-utvärdering Annonsering Kvalificering Tilldelnings-beslut Avtals-tecknande Avtalsspärr Leverans Uppföljning

Beställning av upphandling

Upphandlare påbörjar processen Kontaktar beställaren Informerar om förutsättningarna med upphandling Beställaren informerar om beställningens syfte Enas om tillvägagångssätt och tidplan

Förfrågningsunderlag I praktiken Behovs-analys Marknads-analys Förfrågningsunderlag

Vad ska ett förfrågningsunderlag innehålla? Del 1 Inledning och bakgrund Del 2 Administrativa bestämmelser Del 3 Anbudshandläggning/Tilldelning av kontrakt Del 4 Leverantörskvalificering (krav på leverantör) Del 5 Kravspecifikation (krav på produkt) Del 6 Kommersiella villkor Del 7 Bilagor

Upphandlingsförfarande – värdet styr Tröskelvärden 2010-01-01 EURO SEK Byggentreprenader 4 845 000 48 193 215 Varor och tjänster:   - Statliga myndigheter 125 000 1 243 375 - Övriga upphandlande myndigheter     193 000 1 919 771

Förfrågningsunderlag I praktiken Behovs-analys Marknads-analys Förfrågningsunderlag Annonsering

Annonsering Annonstid under tröskelvärdet: ca 3 veckor Annonstid över tröskelvärdet: minst 40 dagar

Annonsering LOU 7:1 En upphandlande myndighet som avser att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal skall annonsera upphandlingen, om inte något annat följer av 4 kap. 5-8 §§.

Förfrågningsunderlag I praktiken Behovs-analys Marknads-analys Förfrågningsunderlag Anbuds-öppning Annonsering

Anbudsöppning Den upphandlande myndigheten får inte ta del av innehållet i anbuden förrän tidsfristen för att komma in med anbud har gått ut. Vid anbudsöppningen skall minst två personer delta. Anbuden skall föras upp i en förteckning, som skall bestyrkas av dem som deltar vid anbudsöppningen.

Förfrågningsunderlag I praktiken Behovs-analys Marknads-analys Förfrågningsunderlag Anbuds-öppning Annonsering Kvalificering

Kvalificering Leverantörskvalificering: Först prövas att anbuden uppfyller administrativa krav och de krav som ställs på leverantören i form av: Ekonomisk ställning Omsättning Balansräkning Intyg från banker eller försäkringsbolag SKV4820 Årsredovisning Teknisk och yrkesmässig kapacitet Teknisk kapacitet Underleverantörer Yrkeskunnande/Referenser Kvalitet Miljö

Kvalificering forts… 2. Krav på produkt: Kvalificerad anbud genomgår därefter en prövning av att de obligatoriska kraven på produkten är uppfyllda

Förfrågningsunderlag I praktiken Behovs-analys Marknads-analys Förfrågningsunderlag Anbuds-öppning Anbuds-utvärdering Annonsering Kvalificering

Utvärdering av anbud Lägsta pris Ekonomisk mest fördelaktigt ( t.ex. pris, kvalitet, service och support)

Förfrågningsunderlag I praktiken Behovs-analys Marknads-analys Förfrågningsunderlag Anbuds-öppning Anbuds-utvärdering Annonsering Kvalificering Tilldelnings-beslut

Offentlighet och sekretess vid upphandling Huvudregeln är att s.k. absolut sekretess gäller under hela upphandlingsförfarandet enligt 19 kap. 3§ 2 stycket i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Förfrågningsunderlaget eller Ansökningsinbjudan är undantagna när de blir publika. Brott mot tystnadsplikt regleras i 20 kap. 3 § brottsbalken och kan ge böter eller fängelse i högst ett år. När tilldelningsbeslutet har skickats ut eller om upphandlingen har avbrutits bryts också sekretessen. Två undantag: Sekretess till skydd för det allmännas intresse, den upphandlande myndigheten, enligt 19 kap. 3§ i Offentlighets- och sekretesslag. Sekretess till skydd för den enskildes affärs- eller driftförhållanden, enligt 31 kap. 16§ i Offentlighets- och sekretesslag. I övrigt gäller reglerna i 2 kap. tryckfrihetsförordningen.

Tilldelningsbeslut En upphandlande myndighet skall snarast möjligt skriftligen underrätta anbudsgivarna om de beslut som fattats om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt och om skälen för besluten.

Förfrågningsunderlag I praktiken Behovs-analys Marknads-analys Förfrågningsunderlag Anbuds-öppning Anbuds-utvärdering Annonsering Kvalificering Tilldelnings-beslut Avtalsspärr

Avtalsspärr Möjlighet för leverantörer att ansöka om överprövning. Rätten kan besluta att upphandlingen ska rättas eller göras om. Förbud för den upphandlande myndigheten att ingå avtal. 10 dagar från det att tilldelningsbeslut skickats elektroniskt 15 dagar om beslutet skickats på annat sätt.

Förfrågningsunderlag I praktiken Behovs-analys Marknads-analys Förfrågningsunderlag Anbuds-öppning Anbuds-utvärdering Annonsering Kvalificering Tilldelnings-beslut Avtals-tecknande Avtalsspärr

Case Avtalstecknande

Syftet med förändringarna i LOU Förhindra otillåtna direktupphandlingar! Med direktupphandling menas ”upphandling utan krav på anbud i viss form”. Målet uppnås via nedanstående tre vägar: Genom ett effektivare förfarande för prövning av offentlig upphandling. Införa en sanktionsavgift (upphandlingsskadeavgift). Förenkla upphandlingsförfarandet.

Nya regler i upphandlingslagstiftningen Avtalsspärr Möjlighet begära ogiltighet av ingångna avtal Olika slags överprövningar - olika tidsfrister för ansökan Upphandlingsskadeavgift på talan av Konkurrensverket Nya upphandlingsförfaranden: konkurrenspräglad dialog och elektronisk auktion Fasta beloppsgränser för direktupphandling Otillåtna direktupphandlingar Miljöhänsyn och sociala hänsyn Åberopa annans kapacitet Förenklad bevishantering Köp från egna bolag Ovanstående gäller från 2010-07-15

Ogiltighet av avtal Ett avtal har tidigare setts som civilrättsligt bindande oavsett hur det har uppkommit mellan parterna. Nu kan en förvaltningsdomstol ogiltigförklara en avtal om det inte har gjorts någon annonsering innan eller gjorts fel vid en förnyad konkurrensutsättning av ramavtal. Prestationer ska återgå och om möjligt ska även förmögenhetsvärdet återställas. En leverantör som varit i god tro kan i sin tur begära skadestånd mot myndigheten. Undantag finns från ogiltighet om det finns särskilda allmänintressen att ta hänsyn till.

Upphandlingsskadeavgift Påförs myndigheter vid överträdelser mot LOU. Avgiften är lägst 10.000 kronor och högst 10.000.000 kronor, dock högst 10 % av kontraktets värde. Konkurrensverket för talan vid förvaltningsdomstol och avgiften tillfaller staten. Obligatoriskt vid domslut, men frivilligt vid otillåtna direktupphandlingar där informationen framkommit via ”tips” eller motsvarande. Observera! Inga centrala medel finns enligt Lars Nilsson, ek.direktör.

Konkurrenspräglad dialog Avsikten är att skapa en flexibel procedur för särskilt komplicerade kontrakt när de normala upphandlingsformerna (öppen eller selektiv) inte räcker till. Den upphandlande myndigheten känner ofta till vilket slutresultat som önskas, men inte hur det ska uppnås på bästa sätt i form av exempelvis finansiering, rättsfrågor eller tekniska lösningar. Problem? Hur hålls sekretessen och vill leverantörer verkligen dela med sig utan att vara säker på att få ett avtal?

Elektroniska auktioner Elektronisk auktion är inte ett fullständigt upphandlingsförfarande. En elektronisk auktion kan föregå tilldelningen av kontrakt där man efter bedömningen av anbuden inleder en auktion med hjälp av särskilda datasystem. Auktionen är omvänd och syftet med auktionen är att med hjälp av nya priser eller andra matematiskt mätbara värden sålla ut det fördelaktigaste slutresultatet för den upphandlande myndigheten. Elektronisk auktion är inte lämplig för byggentreprenader eller upphandling som förutsätter intellektuella prestationer. Upphandlingsbolaget i Göteborgs stad har redan prövat detta på bland annat telefoni och bussdäck.

Fasta beloppsgränser för direktupphandling Tidigare ägde varje myndighet att fritt sätta sina egna gränser. Vid GU gällde då 4 prisbasbelopp för varor och tjänster samt 10 prisbasbelopp för byggentreprenader. (Prisbasbeloppen är just nu 42.400 kronor.) Den fasta beloppsgränsen är nu satt till 15 % av det så kallade tröskelvärdet för varor, tjänster och byggentreprenader. Tröskelvärdet justeras vartannat år och 15 % av detta skulle just nu ligga på 287.000 kronor. Man ska se till det totala beloppet för hela kontraktstiden. Vet man inte tiden ska man räkna med 4 år.

Otillåtna direktupphandlingar Exempel Ett renodlat direktköp (trots att borde ha annonserats) Uppdelning av avtal i mindre delar Förlängning av upphandlat avtal utan option Avrop av varor och tjänster som inte ingår i ramavtal Avrop från ramavtal trots att inte ursprungligen part Anser sig inte lyda under LOU, LUF

Avbrytande av upphandling Rättspraxis har ändrats. Ett avbrytande kan prövas i domstol enligt reglerna om överprövning och skadestånd. Sakliga skäl för att avbryta en upphandling: En felaktig utvärderingsmodell har använts. Bristande konkurrens eller för få anbud. Ändrade förutsättningar hos den upphandlande myndigheten. Anbudens giltighetstid har löpt ut.

Miljöhänsyn och sociala hänsyn Det införs en målsättningsbestämmelse i LOU om att miljöhänsyn och sociala hänsyn bör beaktas där upphandlingens art motiverar detta. Bestämmelsen syftar till att uppmuntra upphandlande myndigheter att utnyttja de möjligheter att ta sådana hänsyn som finns i LOU.

Uppförandekod för leverantörer – VGR, SLL, Region Skåne Våra leverantörer (avtalspartners) ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till landstinget/regionen skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention artikel 32 Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet Mänskliga rättigheter Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition.

Köp från egna bolag Upphandlande myndigheter behöver inte tillämpa LOU vid köp av varor eller tjänster från bolag som de helt eller delvis äger. Två kriterier behöver dock vara uppfyllda (Teckal-kriterierna). 1. Kontrollkriteriet: Myndigheten måste utöva samma kontroll över bolaget som utövas över den egna förvaltningen. 2. Verksamhetskriteriet: Bolaget måste bedriva huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med den eller de myndigheter som är ägare. En analys måste göras i varje enskilt fall om kriterierna är uppfyllda eller inte. Bestämmelserna tolkas strikt och den som åberopar dem har bevisbördan.

LOU 5 kap. – ramavtal I LOU stadgas tre olika typer av ramavtal: Ramavtal med en leverantör (5.4) Ramavtal med flera leverantörer där samtliga villkor för senare tilldelning av kontrakt är fastställda (5.6) = rangordning Ramavtal med flera leverantörer där samtliga villkor för senare tilldelning av kontrakt inte är fastställda (5.7) = förnyad konkurrensutsättning

Exempel rangordning och förnyad konkurrensutsättning

Direktupphandling – att tänka på Upphandling av lågt värde – under 287 000 kr Där ramavtal inte finns Både varor och tjänster Offerter Leveransvillkor Betalningsvillkor Pris Garanti

Stöd till att göra bra inköp…

Hemsida A-Ö www.ea.adm.gu.se/ upphandling eller A-Ö, sök t.ex. ”Avtalsdatabas” ”Inköp” ”Upphandling”

Avtalsdatabas A-Ö, sök ”Avtalsdatabas”

GU:s kontaktperson Lämna kommentarer! Vägledning till beställning

Miljötips vid inköp

Inköpshandboken www.ea.adm.gu.se/upphandling Tips! Sök i pdf-filen!

Inköpsnytt Prenumerera via hemsidan eller GU:s brevlistor

ELIAS – Elektroniskt Inköps och Avrops System Bakgrund Mål Projektorganisation Tidplan

Inköpsroller, exempel från en institution                     Anställd som har behov Inköpsansvarig Beställare Inköpssamordnare (fakultet)

Regeringsbeslut Regeringen har beslutat att alla statliga myndigheter (med fler än 50 anställda) ska ha infört e-handel senast 2013 Ekonomistyrningsverket (ESV) har fått i uppdrag att leda och samordna införandet samt att göra en gemensam upphandling

Projektidé Projektet bidrar till att frigöra tid och resurser för utbildning och forskning genom att införa ett e-handelssystem samt en ny inköpsprocess.

Effektmål - Att frigöra tid och resurser för utbildning och forskning - Att kvalitetssäkra inköpsprocessen Förenklad hantering Bättre utnyttjande av tid Tydlighet Ordning och reda Komplett arbetsflöde Bättre uppföljning Affärsmässighet

Tidplan 2009 Projektstart 2010 Kartläggning av nuvarande inköpsprocess Reviderad inköpspolicy Förslag till kommande inköpsprocess Förfrågningsunderlag med GU specifika anpassningar Avrop från avtal (tecknade av ESV) 2011 Installation påbörjas 2012 Införande på hela GU 2013 Avslut och överlämning till förvaltningsorganisation

Frågor?

Upphandling och inköp Hör av dig till oss! Johan Pettersson Sussanne Hulthén Elin Alm (vikariat) Ulf Lamberg Gustav Bertilsson Uleberg (tjänstledig) Staffan Sjöholm Ulrica Carlsson Ebba Melchior Linnéa Almqvist (vikariat) Maria Hedlund (föräldraledig) E-post (allmänna frågor): upphandling@gu.se www.ea.adm.gu.se/upphandling

Tänkvärt ”Det är ingen rättighet att handla, däremot en skyldighet att handla på rätt sätt”