Miljöutbildning för Kollektivtrafikförvaltningens chefer – en introduktion till din roll i miljöarbetet

Vad ska jag som chef ha koll på? Miljöledningssystemets struktur – följer linjeorganisationen Miljöpolicy – var den finns och hur den har med oss att göra Miljömål – vad vi ska göra för att uppnå dessa Organisationen (roller och ansvar i miljöarbetet) Hur vi efterlever miljölagar Avvikelser och förbättringsförslag Tulpanfrossa i Stadsparken. Foto: Zandra Falck

Landstinget är miljöcertifierat Vi jobbar systematiskt med miljöarbetet – vi har ett miljöledningssystem Chefen har miljöansvaret på arbetsplatsen Krav ställs på lagefterlevnad Alla anställda ska få utbildning och det ska registreras Miljörevisioner görs regelbundet Landstingets miljöarbete är certifierat enligt ISO 14001 och EMAS-registrerat 3 3

Miljöledningssystemet – de viktigaste delarna Miljöhandboken som beskriver miljölednings-systemet hittar du på Navet under Kunskapsbanken/Service A-Ö/Miljö Miljöledningssystemet – de viktigaste delarna Miljöpolicy Ledningens genomgång Miljömål och handlingsplaner Förbättra Revision av miljöarbetet Planera Organisation och ansvarsfördelning > > Rapportering och hantering av avvikelser Följa upp Genomföra Utbildning och kompetens > Verksamhetsstyrande dokument 4 4

Landstingets miljöpolicy, inledning Landstinget i Uppsala län med drygt 11 000 anställda bedriver förebyggande sjukvård, bassjukvård, högspecialiserad hälso- och sjukvård inklusive tandvård. Det svarar även för allmänna kommunikationer mellan länets kommuner och utövar kulturell verksamhet. Verksamheten är omfattande och medför en stor miljöpåverkan genom många transporter, en betydande mängd avfall samt stor användning av energi, förbrukningsmaterial, läkemedel, kemikalier och lustgas. Många av utsläppen har även en negativ påverkan på människors hälsa. 5 5

Landstingets miljöpolicy, fortsättning För att minska miljöpåverkan och hälsofarliga utsläpp är vår policy att: förebygga föroreningar och hushålla med resurser upphandla varor och tjänster som ger minsta möjliga miljöpåverkan ta miljöhänsyn i varje handling och beslut i det dagliga arbetet följa miljölagstiftningen ständigt förbättra verksamhetens miljöresultat och nå uppsatta mål 6 6

Vår vision, dit vi strävar är: Att landstingets verksamheter bedrivs på ett sådant sätt att utsläppen inte påverkar miljö eller folkhälsa negativt och att vi därigenom bidrar till att lämna över ett ekologiskt hållbart samhälle till kommande generationer. När vi reser eller fraktar varor sker det med cykel, tåg eller med fordon som drivs med förnyelsebara bränslen Vi hushåller med energi och ändliga resurser Vi sprider inte läkemedel som är skadliga för miljö och hälsa till luft, mark och vatten Vi använder kemikalier och lustgas på ett sådant sätt att inte människa och miljö skadas Maten vi serverar är ekologiskt producerad och transporterad med hänsyn till miljön Vi källsorterar allt vårt avfall 7 7

Vägen till förbättringar – miljömål sätts! Varje år antas en mål- och handlingsplan av ledningen där det finns mätbara mål och utredningsmål Miljömål och handlingsplan tas fram utifrån politikernas miljöprogram 2011-2014 Specifika miljömål för Kollektivtrafikförvaltningen finns i miljöhandboken under rubriken Miljömål och handlingsplaner. Allé mot Fyrisån från Ulleråker, Uppsala. Foto: Zandra Falck.

Tjänsteresor Miljömål till 2014: Utsläppen av fossil koldioxid från tjänsteresor ska vara minst 15 procent mindre per anställd jämfört med år 2010. Resepolicyn är antagen av politikerna och är ett styrande dokument Du som chef har ett ansvar för att resepolicyn följs. I policyn anges exempelvis att flygresor inom Sverige bör undvikas vid resor understigande 50 mil ska tåg alltid väljas i första hand krav på personbilar som används i tjänsten

Chefens ansvar Alla avdelningschefer ansvarar inom sitt ansvarsområde för att: kraven i landstingets miljöledningssystem uppfylls enligt Landstingsfullmäktiges beslut landstingets miljöpolicy är känd och följs förvaltningens miljömål uppfylls miljöutbildning och information genomförs åtgärda avvikelser/genomföra förbättringar i miljöarbetet nyanställda får introduktion till verksamhetens miljöarbete skapa förutsättningar för utveckling av verksamhetens miljöarbete miljöfrågor tas upp som en fast punkt vid avdelningsmöten all personal får kontinuerlig utbildning och information om miljöarbetet utbildningsregister upprättas

Chefens stöd i miljöarbetet På vissa enheter utses miljöombud* som t.ex. informerar anställda i miljöfrågor, har koll på kemikalier och ser till att avfallshanteringen fungerar Anställda ska genomgå miljöutbildning. De finns i form av bildspel (som detta) med olika inriktning, t ex miljöledning och avfall Utbildningar ska registreras och för UL:s del kommer de framöver att finnas i systemet Pingpong där du som chef har överblick Lagefterlevnad med mera – ett årligt uppföljningsverktyg, VerkSAM, fylls i via datorn där punkter om både säkerhet, arbetsmiljö och miljö tas upp (mer information på nästa bild) Mycket information finns på Navet under Kunskapsbanken/Service A-Ö/Miljö * Miljöombudet erbjuds en endagsutbildning från miljö- och kemienheten på Landstingets ledningskontor

Hur ser jag till att miljölagar efterlevs inom min avdelning/verksamhet? Med start tidigast 2013 ska VerkSAM, ett uppföljningsverktyg för säkerhet, arbetsmiljö och miljö fyllas i via datorn och godkännas av chefen. Landstingets ledningskontor kommer med mer information om detta när det blir aktuellt. Tills VerkSAM kan användas kontrolleras lagefterlevnad via internrevision. Mer om internrevision kommer på nästa bild. På sidan om VerkSAM (Kunskapsbanken/IT-system/VerkSAM) finns information och dokumentet ”Sammanfattning av miljölagstiftning för chefer inom landstinget”, som beskriver lite närmare vilket lagansvar chefen har. För övrigt gäller det att se till att personalen efterlever verksamhetsstyrande dokument som till exempel: Avfallshandboken Kemikalieriktlinjer Resepolicy Som chef är man även ansvarig för att miljölagar och andra krav kopplade till miljöfrågor efterlevs. Den generella tanken är att jag som chef ska veta att om landstingets instruktioner efterlevs (avfallskatalog, kemikalieinstruktioner m.m.) så efterlevs automatiskt miljölagstiftningen. Men det finns ett undantag – de allmänna hänsynsreglerna, som finns i början av miljöbalken. De är så generella att det inte går att ”klämma in dom” i en instruktion så dom får man ha i bakhuvudet som chef, framför allt om verksamheten ändras..

Miljörevisioner 23-24 januari sker Kollektivtrafikförvaltningens första miljörevision (av internrevisor). 15-16 april sker revision av certifieringsföretag. Då granskas om förvaltningen uppfyller kraven för miljöcertifiering. Efter certifieringsrevisionen får alla arbetsplatser 1-2 besök under en treårsperiod – antingen av en intern revisor eller av ett certifieringsföretag. Revisionsplanen, som finns i miljöhandboken, ger en översikt över vilka arbetsplatser som ska revideras under en viss tidsperiod. Miljörevisioner innebär att det kommer någon utifrån för att se att vi inom landstinget har ett fungerande miljöledningssystem och att vi följer regler och lagar. Det hela handlar om att få ett system som fungerar för alla inblandade. Tittar både på dokument och intervjuar chefer och folk i verksamheten. De lämnar en revisionsrapport som innehåller avvikelser och förslag på förbättringsåtgärder. Det kommer en tidsfrist när eventuella avvikelser ska åtgärdas (kan innebära att vi har en plan för hur vi ska åtgärda, om det är stora avvikelser)

Miljörevisioner forts. Bra information om hur man kan förbereda sig för revision finns på Navet under: Kunskapsbanken Service A-Ö Miljö Revision Revisorn ställer frågor till chefer, gör stickprov bland de anställda och skriver en revisionsrapport. Eventuella avvikelser ska åtgärdas på arbetsplatsen inom en viss tid. Miljörevisionen ska ses som en bekräftelse på att arbetsplatsens medarbetare och chef är med på miljöspåret – det handlar inte om att ha alla rätt!

Rapportering av miljörelaterade avvikelser och förbättringsförslag Görs på blankett (se miljöhandboken, dokument 14.2) eller i programmet MedControl (införs tidigast under 2013). När någon registrerar ett ärende går det till miljösamordnaren på förvaltningen Miljösamordnaren utser orsaksutredare och åtgärdsansvarig - som ofta är du som chef Rapportering ska göras då miljölagstiftning eller fastställda rutiner inte följs Alla anställda kan föra fram sina synpunkter - både avvikelser och förbättringsförslag, exempelvis: När förutsättning för källsortering inte finns När det inte går att släcka i lokaler där ljuset inte behöver vara på hela tiden När vi kommit på en förändring på arbetsplatsen som är bra för miljön, och som skulle kunna göras på andra arbetsplatser Finns för att systemet ska kunna förbättras och fånga upp förbättringsförslag från alla håll. De sker också komma när miljölagstiftning eller rutiner om t.ex. avfallshantering inte följs. Visa på OH –steg för steg De skickas sen till närmsta chef, som är ansvarig för att den åtgärdas. Åtgärder kan handla om allt från att något i verksamheten måste ändras (stort exempel ombyggnation av patologen) till att förklara ytterligare till någon grupp hur det är. Det viktiga är att det ges ett relevant svar.

Om jag undrar något… Kontaktar jag arbetsplatsens miljöombud eller förvaltningens miljö-samordnare Peter Eklund Går jag in på Navet under Kunskapsbanken/Service A-Ö/Miljö eller läser i miljöhandboken Kontaktar jag Miljö- och kemienheten Ur klimatbroschyren ”Stoppa onödan 2.0 º”

Utbildningen genomförd! Kom ihåg att registrera när du och dina medarbetare genomfört dessa utbildningar. Listorna över vem som genomfört miljöutbildningarna är redovisande dokument i miljöledningssystemet och ska bevaras för att kunna visas upp vid interna eller externa revisioner. Framöver kommer utbildningar att registreras automatiskt i systemet Pingpong.