Förslag till ny organisation för SDF Lundby från och med 2018-07-01

Bakgrund och tidplan Från och med 1 juli 2018 tar två nya nämnder över verksamheterna i förskola och skola i Göteborgs Stad. Denna förändring påverkar kraftigt stadsdelarnas ekonomi och leder till att främst de centrala stödfunktionerna behöver minskas. Projekt Förändrade stadsdelsförvaltningar som drivits på initiativ av stadsdelsdirektörerna har tagit fram ett förslag till ny organisation av stadsdelarnas förvaltningar som ska gälla från och med 1 juli 2018. Förvaltningsledningen i Lundby har utifrån projektets slutrapport tagit fram ett förslag till ny organisation för Lundby SDF. Nämnden fick information den 19/12. 20/12 informeras de fackliga i FSG. Förslaget samverkas den 11/1 2018 och den 12/1 beslutar stadsdelsdirektören om den nya organisationen. Efter den 12/1 påbörjas arbetet med bemanning av den nya organisationen. Först chefer som därefter bemannar respektive enhet.

Förändringarna från och med 1 juli 2018 i stora drag Stödfunktionerna halveras och antalet stödchefer minskar. Neddragning sker även på ledningsorganisationen samt bemanningsenheten och administrativa enheten inom IFO-FH. De nya SDF kommer att ha tre stödfunktioner: stab, HR och ekonomi. Här finns utrymme för lokala variationer med fler stödfunktioner En ny sektor skapas: Samhälle och kultur där verksamheten inom sektor Kultur och fritid, folkhälsa, viss förebyggandeverksamhet, stadsutveckling och medborgarkontor kommer att ingå. Befolkningsansvaret ligger kvar i alla tre sektorer. Sektorschef Samhälle och kultur ansvarar att driva tvärsektoriell samverkan. Utvecklingsavdelningen kommer inte att finnas kvar. Funktioner från utvecklingsavdelningen som finns kvar i den nya stadsdelsförvaltningen kommer organiseras inom sektor Samhälle och kultur eller den nya avdelningen stab. Funktioner som inte kommer at finnas i den nya organisationen är: MR och medborgardialog, EU och extern finansiering, kvalitet, miljö och mobilitet samt kontorsvaktmästeri.

Förändringarna från och med 1 juli 2018 i stora drag Administrativa enheten avvecklas och tjänsterna går över till HR- avdelningen och ekonomiavdelningen samt Intern service. Detta sker redan under februari 2018. Ekonomiavdelningens redovisningsfunktion förs över till stadsdelsgemensam enhet på intraservice. Bemanningsenheten går över till HR-avdelningen. Område intern service placeras under stadsdelsdirektör och kommer ha en särskild styrning och ledning. FM-enheten avvecklas och funktionerna flyttas till ekonomiavdelningen och till fastighetsenheten inom område intern service. Samverkan på Hisingen innebär att det tre stadsdelarna delar på två MAS och en MAR.

En minskad organisation Avdelning, enhet Neddragning från 1/7 2018 (tkr) Helårseffekt (tkr) Neddragning antal årsarbetare Ekonomiavdelningen -1 880 -3 759 6 Förvaltningsgemensamt -105 -209 HR-avdelningen -3 618 -7 236 7,5 Utvecklingsenheten inkl FM -3 097 -6 194 9,7 Kanslienheten -1 244 -2 488 1,7 Kommunikationsenheten -675 -1 350 2 Ledningsorganisation -1 397 -2 794 4 Bemanningsenheten -1 700 -3 400 5,5 Administrativa enheten IFO-FH -1 500 -3 000 Summa -15 215 -30 430 42,4 Den nya organisationen minskar med 15 miljoner från 1 juli 2018 vilket innebär helårseffekt på 30 miljoner kronor och en total neddragning på 42,4 årsarbetare.

Förslag till ny organisation – förvaltningsledning Område intern service flyttas i sin helhet och läggs under stadsdelsdirektör. Områdeschefen kommer inte att ingå i förvaltningsledningen utan styrning och ledning av områden sker enligt särskild ordning. Under våren kommer mötesformer att utredas och områdeschef för intern service behov av samverkan med övriga områdeschefer i förvaltningen kommer att beaktas.

Förslag till ny organisation - sektor Samhälle och kultur Sektor samhälle och kultur kommer inte att inrätta chefsledet områdeschef. Sektorschef är linjechef över enhetschefer. En funktion som stödjer sektorschef i nya uppdraget med tvärsektoriell samverkan samt att sektorn kommer vara väg in i förvaltningen inrättas (benämns verksamhetsutvecklare i organisationsskissen ovan). Observera att organisationsskissen beskriver organisationen så som den ser ut under förutsättning att område kultur och fritid (undantaget områdeschef), funktioner från utvecklingsavdelning, sektor IFO-FH och ÄO-HS går över i befintligt skick. Organisationen samt styrning och ledning för sektorn samt rollbeskrivning för verksamhetsutvecklare kommer att utredas under våren 2018. Sektorn kommer att vara vägen in i förvaltningen kring frågor som inte självklart rör sektor IFO-FH eller ÄO-HS. Frågorna kommer röra stadsutveckling, folkhälsa, samverkan intern och externt och sektorn kommer ansvara för att rigga möten och samarbeten samt att driva utvecklingsarbete.

Förslag till ny organisation - sektor ÄO-HS Sektor ÄO-HS minskar med ett område. Ansvaret för hälso- och sjukvård läggs tillsammans med ansvar för äldreboende. Ansvar för bistånd läggs på en enhetschef som kommer att ha sektorschef som närmaste chef och tillhöra ledningsgruppen i sektorn. Denna förändring möjliggöra en tydligare ekonomistyrning kring bistånd.

Förslag till ny organisation - sektor IFO-FH Sektor IFO-FH lämnas orörd på ledningsnivå. Arbetet med att komma i ekonomisk balans förutsätter kontinuitet. Administrativa enheten som är organiserad under sektor IFO-FH och även servar sektor ÄO-HS avvecklas och funktionerna flyttas över till de gemensamma stödfunktionerna. 2,0 årsarbetare undantas, lokalt verksamhetsstöd i Treserva som blir kvar i sektorn samt gruppchefstjänsten som försvinner. Syftet med att avveckla enheten är dels att samla processerna där de ägs då förvaltningen blir mindre och effektivisera arbetet i processerna genom att ha stöd till chefer på färre nivåer i den nya organisationen. Avveckling av administrativa enheten görs under februari 2018.

Förslag till ny organisation - stab Inom stab ryms delar av utvecklingsavdelningen (kansli och kommunikation) SDF Lundby får fortsatt extern finansiering vad gäller uppdraget som säkerhetschef. Då den största delen av långsiktiga lokalfrågor finns inom sektor utbildning bedömer förvaltningsledningen att 0,3 årsarbetare utvecklingsledare lokaler kommer täcka det framtida behovet i förvaltningen. Kommande års expansion kommer ske inom bostad med särskild service. Förvaltningen behöver se över det strategiska IT-arbetet under våren för beslut i förvaltningsledningen. När det gäller MAS och MAR så kommer samverkan med samtliga stadsdelar på Hisingen att ske från 1 juli 2018. Funktionen kommer organiseras i SDF Lundby. Förvaltningsledningen bedömer att 0,3 årsarbetare arkivsamordning är tillräckligt för uppdraget kring utbildning samt råd och stöd vad gäller arkiv. Förvaltningen behöver tydliggöra vad chefer och arkivredogörare har för uppdrag.

Förslag till ny organisation - ekonomiavdelning Ekonomichef Verksamhetsekonomer Ekonomiadministration, inköpsstöd, behörigheter Från 1 juli 2018 avvecklas Facility management-funktionen och ekonomiavdelningen tillförs 1 årsarbetare som stöttar chefer operativt kring inköp och behörigheter. När det gäller de övergripande inköpsfrågorna behöver ekonomiavdelningen bemanna upp eller köpa tjänsten av annan förvaltning. Organisationen ovan förutsätter att ekonomiavdelningen köper redovisning från stadengemensam redovisningsenhet från 1 juli 2018.

Förslag till ny organisation - HR-avdelningen HR utökas med Bemanningsenheten. Konsekvenser av neddragning inom HR är att avdelningen inte kommer kunna jobba som internkonsulter i utvecklingsarbeten i samma utsträckning som tidigare. HR kommer under våren att ha dialog med chefer i sektorerna kring behov av stöd och prioritering.

Viktigt under förändringsarbetet 2018 Översyn av roller i förvaltningsorganisationen behövs främst utifrån att det blir färre medarbetare inom stödfunktionerna och kopplat till de uppdrag som ska utföras av den nya sektorn Samhälle och kultur. Vi strävar efter så få ändringar som möjligt i linjeorganisationen på enhetschefsnivå för att kärnverksamheten ska påverkas så lite som möjligt. Fokus på effektiv resursanvändning. Risk för att vi förlorar kompetens under förändringen. Risk för att utvecklingsarbete inte kommer att kunna bedrivas på samma sätt som idag. Risk för ökad sårbarhet när bemanningen minskar.

Viktigt under förändringsarbetet 2018 Arbetet med att lösa samverkansfrågorna mellan de nya nämnderna, SDF Lundby och andra samverkanspartners (t ex VGR och Polisen) måste säkerställas. LOV kommer att påverka både hemtjänst (2018) och daglig verksamhet (2019) vilket kommer att få konsekvenser för organisationen i SDF Lundby. Att vi fokuserar på att komma till en budget i balans för hela förvaltningen.

Vad händer nu? Beslut om ny organisation fattas av stadsdelsdirektören 12/1 2018. Därefter påbörjas arbetet med att bemanna den nya organisationen. Kontinuerlig kommunikation med berörda medarbetare kommer att ske via närmaste chef under våren. Bemanningsarbetet i stadsdelarna kommer att synkas med bemanningen av de nya nämnderna under februari och mars 2018.

Frågor?

TACK!