Utbildning till Diplomerad beställare Upphandlingssamverkan mellan Falun, Borlänge, Ludvika, Gagnef, Säter och Hedemora kommuner Utbildning till Diplomerad beställare Block 1 Introduktion inköp och upphandling Välkomna!

Målprogram – Diplomerad beställare Kurs Diplomerad beställare. Syfte Syftet med utbildningen är att ge deltagarna grundläggande kunskaper om offentlig upphandling. Mål med detta utbildnings avsnitt Målet med utbildningen är att du ska få ett helhetsperspektiv för att kunna agera utifrån LOU och att du ska känna en trygghet i den rollen i din kommun.

1. Introduktion inköp och upphandling Samarbete mellan kommungränserna Övergripande mål och vår upphandlingspolicy Allmän introduktion till upphandling Upphandling i praktiken Om beställarrollen Sammanfattning

Samarbete över kommungränserna UhC - ett stöd i din verksamhet

Samarbete över kommungränserna Maria Fridholm Stefan Gehrke och Camilla Englund Viktoria Hjärtenfalk Magnus Nordblad Katarina Lindberg Kid Berglund

Affärsvärden–samverkande kommuner

Om UpphandlingsCenter Vårt uppdrag Samverkande kommuner … genomför samordnade upphandlingar, kvalitetssäkring och avtalsuppföljning. … hantera ca 300 upphandlingsprojekt/ uppdrag per år. … upphandlar årligen för mellan 2-3 miljarder kronor. … har 20 medarbetare i tre olika team och verksamhet i sex kommuner. … Affärsnytta och hållbara offentliga affärer. Vår organisation

Våra tjänster Samordnade upphandlingar Kommunspecifika upphandlingar Direktupphandlingar Förnyad konkurrensutsättning Rådgivning och stöd Kvalitetssäkring Avtalsuppföljning Utveckling och utredning Utbildning

Våra intressenter och styrningen Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan (GNU) Styr UhC verksamhet. Politiska mål och samhällsutmaningar. Samrådsgrupp för UhC Samordna gemensamma frågor för implementering och utveckling. Samråd om prioriteringar. Instans före GNU. Lokala upphandlingsgrupper En arena för att informera, diskutera och utveckla upphandling och avtalsuppföljning i verksamheten. Referensgrupper i upphandling och UhC Produktion av upphandling. Att paketera och leverera avtal.

Vision och övergripande mål UpphandlingsCenter ska vara en ledande upphandlingsorganisation inom offentlig sektor. Vår samverkan ska enligt Samarbetsavtal (ägardirektiv) leda och bidra till: Upphandling används som ett strategiskt verktyg att nå våra mål Vi sparar pengar åt våra kommuner Vi arbetar genomgående med hög kvalitet Hållbarhet är för oss en självklarhet och där ligger vi i framkant Vi är bäst på regional tillväxt, och Vi arbetar ständigt för nya och bättre lösningar för våra beställare

- Offentlig upphandling, grunderna Allmän introduktion - Offentlig upphandling, grunderna

Bilden som förmedlas LOU är ett krångligt regelverk för både upphandlaren/beställaren och anbudsgivaren och ökar kostnaderna. För inte hamna domstol, blir förfrågningsunderlagen omfattande. Det är svårt eller nästan omöjligt att i förväg avgöra hur kvaliteten ska utvärderas. Varför upphandling? Samtliga påståenden anser jag vara fel, det har aldrig varit så enkelt att lämna anbud i offentlig upphandling som i dag. Dialog UDD

Brutalsammanfattningen … 3 saker Upphandling tar tid och kräver resurser Upphandling är komplicerat Allvarliga konsekvenser om man gör fel

Vi är ert affärsstöd och grindvakt Vi hjälper er att göra goda affärer. Vi flaggar om inte regler följs eller om vi riskerar att göra en dålig eller oetisk affär. Vi har en Upphandlingspolicy som ger riktning för den goda affären.

Hur köper jag någonting? Måste jag verkligen köpa? Försumbart värde? Finns ramavtal? Upphandling

Lagar och bestämmelser som reglerar offentlig upphandling Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) Bygger på EG-direktiv för offentlig upphandling Gäller för den s.k. klassiska sektorn - kommuner, landsting, kommunala/statliga bolag, statliga myndigheter/verk Lag (2016:1146) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) Lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV)

Lagar och bestämmelser som reglerar offentlig upphandling Otillbörlighetslagen Konkurrenslagen Avtalslagen Förvaltningslagen Sekretesslagen Syftar till att ett otillbörligt beteende inte upprepas. Syftar till att förhindra prissamarbete och missbruk av dominerande ställning. Behandlar bl a den juridiska verkan av ett anbud och ett antagande svar. Behandlar handläggning av ärenden. Behandlar i vilka situationer handlingar kan beläggas med sekretess.

Interna policys och riktlinjer Upphandlingspolicy Upphandlingsstrategier Mål för upphandlingsverksamhet Rutiner och mallar för upphandling Riktlinjer för mutor, jäv och bestickning Besluts- /attestordning

Sanktioner (Rättslig prövning) Överprövning av upphandling Kan begäras om leverantör anser att tilldelning skett på felaktiga grunder, dvs den/de leverantörer som antagits, eller annat fel som begåtts i upphandlingen. Följder Rätta upphandlingen Göra om upphandlingen Även ett avbrytande av upphandling kan överprövas

Sanktioner (Rättslig prövning) Överprövning av avtal När kan avtal förklaras ogiltigt? Otillåten direktupphandling Följden Alla prestationer som hunnits utbytas mellan parterna ska återgå Skadestånd kan bli aktuellt till avtalsparten

Sanktioner (Rättslig prövning) Upphandlingsskadeavgift KKV ska ansöka om avgift Då avtal får bestå efter överprövning, trots överträdelse av avtalsspärr Då avtal får bestå av tvingande hänsyn till allmänintresse KKV får ansöka om avgift Vid otillåtna direktupphandlingar

Sekretess Absolut sekretess råder under hela upphandlingsprocessen Det är personligt straffansvar vid brytande av sekretess

Upphandling i praktiken Hur genomförs en upphandling?

Olika syn på upphandling ”Den bokstavstroende” ”Samhällsförändraren” ”LOU-Byråkrati”

Varför ska man upphandla? Upphandling utnyttjar konkurrens Konkurrensen sänker kostnaderna Offentlig sektor får ofta bättre priser för motsvarande tjänster än privat sektor Upphandling skapar ordning och reda Vi måste tänka till innan vi går ut och handlar Ordning och reda skapar förtroende hos leverantörerna Det finns en lag som tvingar oss att göra det Lagen tvingar oss att göra det som vi egentligen borde göra av egen vilja.

Strategiskt styrning och operativ tillämpning av hållbara offentliga affärer

Ansvarsfördelning upphandlingar Styrande dokument Beslut om genomförande av upphandling Beslut om tilldelning Utför Kvalitets-granskar Gemensamma upphandlingar Upphandlingspolicy UHC Kommunspecifika upphandlingar Kommun Undantagna upphandlingar Byggentreprenader LOU:s tjänstekategori 24 Undervisning och yrkesutbildning LOU:s tjänstekategori 25 Hälsovård och socialtjänster LOU:s tjänstekategori 26 Fritids- och idrottsverksamhet samt kulturverksamhet där medverkan från föreningsliv är aktuell Direktupphandling Riktlinjer direktupphandling UhC erbjuder om kommunen så önskar hjälp med egna upphandlingar, helt eller delvis, utifrån de kompetenser och resurser som UhC har. Då denna hjälp inte är finansierad inom UhC:s uppdrag kommer debitering att ske per timme nedlagd tid (2018 är timarvodet ca 850 kr/timme).

Upphandlingsprocessen

Vårt arbetssätt-Upphandlingsprocessen Påverkan från sakkunniga avseende verksamhetskrav sker främst i 1, 2 och 13.

Upphandling tar tid… Normal upphandling mot en kommun, en samordnad upphandling kan ta dubbelt så lång tid.

Tider – Upphandling tar tid Över tröskelvärdena 4-6 månader Under tröskelvärdena 2-4 månader (förenklad upphandling) 2-6 veckor (direktupphandling) Avrop ramavtal 3-6 veckor (förnyad konkurrensutsättning) Eventuell uppstarts- / etableringstid för leverantören tillkommer.

Färdriktningen och drivkrafter Upphandlingsformer Uppdragsformer Ersättningsformer Verktyg för effektiv konkurrens Verktyg för effektiv ansvarsfördelning Verktyg för effektiv drivkraft Samverkansformer Beskrivningsformer Utvärderingsformer Verktyg för effektivt samarbete Tjänstens utförande, egenskaper (funktion) Metod och kriterier. Våga värdera kvalitet.

Hur gör vi ett bra och ändamålsenligt Förfrågningsunderlag? Målet med upphandling? Vad bör vi tänka på? Arbetsordning? Struktur? Var ska informationen respektive kraven finnas? Vilken information är nödvändig? Ta reda på så mycket som möjligt om det som ska upphandlas

Förfrågningsunderlagets struktur Anbudsinbjudan – administrativa bestämmelser Krav på leverantören Kravspecifikation - Krav på vara/tjänst/entreprenad Kommersiella villkor/Avtalsvillkor Utvärderingskriterier Bilagor Ta reda på så mycket som möjligt om det som ska upphandlas

Mål och samhällsutmaningar enligt samarbetsavtal för UhC Mål enligt samarbetsavtal Nivå Kommentar Verksamhetskritisk upphandling 1) Ja 2) Nej   Ekonomisk hållbarhet 1) Kvartal 2) År 3) Reaktiv Miljö & Ekologisk hållbarhet 1) Basnivå 2) Avancerad nivå 3) Spjutsspetsnivå Social hållbarhet Regional tillväxt 1) Regional affär 2) Nationell affär 3) Oprioriterat Kostnadseffektiv upphandling Låg/Normal affärsrisk Hög affärsrisk

Vårt arbetssätt Planering - UhC Upphandlingsplan (12 månader) Produktionsplan (rullande 3 månader) Produktionsmöten (14:e dag) Genomförande Team för upphandling Referensgrupp för upphandling Kvalitetssäkring

Bas - Avancerad eller Spjutspets En modell för UpphandlingsCenter - Områden gällande val av leverantör Social hållbarhet Ekologisk hållbarhet Ekonomisk hållbarhet Regional tillväxt Modell för hållbar upphandling, baserad på Miljöstyrningsrådets rekommendationer, hållbarhetskriterier och nivåer.

Vad innebär det att vara sakkunnig, några tips och råd Om beställarrollen Vad innebär det att vara sakkunnig, några tips och råd UhC-dagen 2016

Den viktiga rollfördelningen Beställarens roll Upphandlarens roll Ställa krav Leda upphandlingen Sakkunskap Affären, villkor Formulera tilldelningskriterier LOU, administration Uppföljning och utvärdering Uppföljning och utvärdering Upphandling i samverkan mellan beställare och upphandlare, med tydliga roller, ger förutsättningar för en god affär.

Den viktiga rollfördelningen - Förslag Beställarens roll – Sakkunnig Normal Delta i referensgrupp och strategiarbete 2-8 timmar Arbete med kravspecifikation/FFU 2-40 timmar Kvalificering/utvärdering anbud 2-8 timmar Beställarens roll – Sakkunnig Light Upphandlingsstrategi - remiss 1-2 timmar Kvalitetssäkra FFU - remiss 1-2 timmar Utvärdering och Beslut - remiss 1-2 timmar Beställarens roll – Sakkunnig Special Kommunerna utser särskild sakkunnig Samordnar/driver kravspecifikation mm

Tips/råd till kommunens sakkunnige Några tips och råd ”Upphandling är kul”. Påverkar att verksamhet ska fungera bra. Börja i tid, tidsfaktorn är kanske den största framgångsfaktorn. Boka in uppstartsmöte + 2 möten till, kom överens om rimlig tidplan. Kunskapa/Samverka om den verksamhet som är kopplad till upphandling. Vill kommunen ha en ny eller bättre lösning? Innovation?

Tips/råd till kommunens sakkunnige Några tips och råd Vilka kommunspecifika policys gäller för kommunen? Utmaningar finns tex: Målkonflikter, ambitionsolika och olika mognad hos beställare/kund - Ta hjälp och lär av andra. Utbildning av sakkunniga i ”beställarrollen”. Checklista sakkunniga för upphandlingsprocess. Till våra beställare – Goda avtal med UpphandlingsCenter

Tack för visat intresse!