Systemkarta modell för kartläggning av en organisation eller verksamhets processer

Vad är ett system? "Ett system är ett nätverk av ömsesidigt beroende komponenter (fristående uppgifter, människor eller processer) som arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål (för att uppnå systemets mål)." Definition enligt W Edwards Deming. Att arbeta med systemsyn har att göra med att se allt arbete som processer, att det finns många beroenden, att det hela är en röra och att det handlar om ett kontinuerligt lärande innan vi får grepp om systemet. Eller rättare sagt systemen på olika nivåer i vår organisation: mikro, meso- och makrosystemen.

Systemkarta En systembild av din organisation är en kartbild över alla processer och visar hur de länkar ihop. Genom att dra linjer mellan de processer som på något sätt samverkar kan man lättare förstå att en förändring i en ruta påverkar de andra. Här finns tre nivåer; Ledningsprocesser är alla instanser som på något sätt påverkar, styr eller influerar kärn-/huvudprocesser. Stödprocesser är de som på olika sätt stöttar processerna i kärnverksamheten. Använd textverktyget i Powerpoint för att lägga till fler rutor, texter och överskrifter eller täcka över.  Att göra en systembild är ett annat sätt att visa en organisation än de traditionella sätten med organisationsskiss eller flödesscheman! I systembilden finns det vi gör och dem vi gör det för, patienter och kunder!

Arbetsgång systemkarta Identifiera allt som görs i verksamheten/systemet utgå från alla medarbetare och de PM/riktlinjer som finns Gruppera under huvudrubriker i systemkartan Skatta strategiskt viktiga processer

Systemkarta hälso- och sjukvård Källa: Cliff Norman Planering för styrning och förbättring Genomföra möten Omvärldsanalys Fånga in behov från samhället Lärande och förnyelse Ledningsprocesser Tillhandahålla olika vårdformer Samverkansformer Ta kontakt Genomföra prevention/utredning/behandling/omvårdnad/rehabilitering - Patient/kliniska processer Uppföljning/avslut Kärn/huvudprocesser Ekonomi/resurs Personal Kommunikation/ information Kompetensutveckling Säkerhetsarbete IT Stöd för prevention/utredning/behandling/omvårdnad/rehabilitering Stödprocesser

Systemkarta Ledningsprocesser Kärn/huvudprocesser Stödprocesser Källa: Cliff Norman Planering för styrning och förbättring Genomföra möten Omvärldsanalys Fånga in behov från samhället Lärande och förnyelse Ledningsprocesser Tillhandahålla olika arbetsformer Samverkansformer Ta kontakt Genomföra kärn/huvudprocesser Uppföljning/avslut Kärn/huvudprocesser Ekonomi/resurs Personal Kommunikation/ information Kompetensutveckling Säkerhetsarbete IT Stöd för genomförande av kärn/huvudprocesser Stödprocesser

1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 Välutvecklad process Strategiskt Struktur för att värdera strategiskt viktiga processer (enligt Cliff Norman, Texas, USA, API, Assositation in process Improvement) och uppdaterad och översatt uitfrån ny version HI 2013) 1 2 3 4 5 Välutvecklad process 6 1 2 3 4 5 6 Strategiskt viktig process

Processens påverkan på att nå uppsatta mål Ingen påverkan alls. Det finns en outtalad förståelse för processen bland några av medarbetarna. Det finns ingen erkänd eller formell rutinbeskrivning för processen. Processen förbättrar servicen för våra kunder, men andra processer är viktigare. Processen är mycket viktig för kundens resultat. 5 Processen är nödvändig för att kunna leverera den service kunden behöver och har en direkt påverkan på resultatet. Processen är absolut avgörande för att nå resultat. Förbättringar i denna process har direkt och omedelbar påverkan på resultatet. Strategiskt viktig. . Värdering av varje process 1 Processen är inte definierad. Det är en ny process som behöver designas och dokumenteras. 2 Processen är känd av dem som arbetar i den. Ingen dokumentation eller standards finns. Inget förbättringsarbete har gjorts. 3 Processen är definierad och förstås av medarbetare och kunder. Dokumentation finns som flödesdiagram, standards, policydokument, arbetsbeskrivningar, manualer och annat. 4 Processen är väldefinierad. Mätningar är processresultat och kvalitetsutveckling görs för att följa processen. Grafiska diagram används för utvärdering. 5 Processen har förbättrats. Mätningar pågår inkl kund feedback. Standards och annan dokumentation uppdateras regelbundet. 6 Mätningar av processen och processresultat är stabila. Tjänsterna möter ständigt upp mot förväntningarna från kunderna. Välutvecklad process.

Systemkarta Exempelsamling

Ur Budget 2012 med flerårsplan 2013 – 2014, Landstinget i Jönköpings län

Systemkarta för äldres liv och hälsa i Örebro län – Idé 2012-11-29 Källa Tom Nolan

Färgmarkerade processer=prioriterade processer