Administratörsmöte

Program Presentation Inköp/leverantörsfakturor Kundfakturor FIKA Lön Representation Nya ekonomisystemet FRÅGOR Vilka är med och varför? Inger hälsar välkomna Vilka är med? Maggan Elisabeth Jenely Eva Lön ? Varför är ni här? Vilka arbetsuppgifter? Hur många kan ekonomi?

Inköp Avtal – viktigt med avtalstrohet! För att vi ska få rätt pris avtalsdatabas via: service och stöd/ avtal och upphandling/avtalsdatabas Vem får beställa? – inventera på ER enhet! Alla ska inte göra det Det här är viktigt vid beställningarna: Fakturaadress Referensnummer Beställare Timrå Kommun Fakturahanteringen Ref nr: xxxxxxxx - referensnumret finns på TimNET 861 82 TIMRÅ Referensnummer – på TimNet Vi skickar tillbaka felaktiga fakturor till leverantören Avtalstrohet – varför då ? Vart hittar jag avtalen – TimNEt - Vem får beställa ? – mandat Vad ska anges på fakturan och vart hittar jag det ? Just nu pågår det ett arbete med att skicka tillbaka fakturor Har ni märkt det ? Varför gör vi det ? Referensnummer inte samma sak som ansvarskoder – Ansvarskoder 6 ställig kod Referensnummer 8 ställig kod Referensnummer: Måste stå på Lekolär ex.

Inköp / attest Mottagningsattest Rätt vara Rätt pris Rätt person Rätt person – vad gör vi om fakturan inte tillhör mig ? – vems är ansvaret – Den som tar emot fakturan ska leta reda på vem den ska till Har vi fått det vi beställde? Ex rätt antal dagar på boende Rätt antal portioner ? Rätt antal böcker Rätt tidsperiod Har vi mobiltelefonen kvar ?

Inköp / attest Ekonomimodell – gemensamt arbetssätt Lätt att göra rätt Kontering Kodsträng Ansvar/ SLAG(konto) /verksamhet/aktivitet Varför är det viktigt Brytdatum 3e varje månad Rätt kontering – vad innebär det ? Slag/ konto – vi byter namn ( skilj på förbrukning / investering, mat/representation ) – gör LIKA Kommunbas 13 - Ansvar – Obligatoriskt – Första siffran = nämnd Följer chefsled Verksamhet – del av enheten – obligatorisk - följer kommunens samlade verksamhetskoder SCB koder Aktivitet –valfritt kan kontrollera genom alla verksamheter vad exempelvis lärverktyg har kostat (vilka kan vara på olika konton och olika skolor ) Eller administration Projekt – sällan, beslutade av nämnd Objekt - fordon byggnader Process – kommer att försvinna, ersättas med VADDÅ ???!!! Motpart – Obligatoriskt vid interna poster för att kunna eliminera det som bara gått in/ut Försök göra så ”lika som möjligt” – för att kunna stämma av – kontrollera VI kan lägga in ex. konton på leverantörer så att det alltid blir rätt Ny rutin att bryta den 3e varje månad – se till att allt är mottagningsattesterat då Varför ? För att få rätt utfall på rätt ansvar

Lathundar TimNet/Ekonomisystem/lathundar/lathund för kontering Vi ska försöka göra det lättare att hitta Varför viktigt att kontera rätt ? För att få en tydligare redovisning vad kostar saker

Inköp / investering Skillnad investeringsbudget / driftsbudget? Förbrukningsinventarier 2 bb (~91000:-/2018) (bord stolar osv) Övriga kostnader är olika förbrukningsvaror såsom böcker, kontorsmaterial, grus Vad är skillnaden mellan en driftsbudget och en investeringsbudget ? Varför är det skillnad ? Olika finasieringsmodeller Prata - varför skillnad ? Varför viktigt att göra rätt ? Förklaring av förbrukningsinventarier, Inventarier – revisorer Förbrukningsinventarier upp till 2 basbelopp – prylar bord och stolar maskiner Investeringar – större inköp – hus bilar traktorer Förbrukningsmaterial – block pennor osv Kontorsmaterial ? Böcker- lärverktyg – aktivitet Böcker till bibliotek – förbrukningsinventarier

Inköp – leverantörsfakturor Funktionsbrevlåda fakturahanteringen@timra.se Fakturor som ska till scanning Makulering av fakturor (inkl. anledning) Övriga frågor angående leverantörsfakturor EN väg in – vi ser till att svara så snart vi kan Inge telefonsamtal Försök få in fakturor – posta till rätt adress

Kundfakturor För att underlätta för kunderna: Autogiro E-faktura Autogiro lägga in på vår hemsida eller direkt med e-legitimation Skriva ut blanketten E- faktura på sin banksida – personen som fakturan står på

Kundfakturor Funktionsbrevlåda: faktura@timra.se Makuleringar av fakturor Anstånd Delmakulering – undvik det Kopior på fakturor Ändring av adresser Var hittar vi faktura underlag? Alltid kontakt via brevlådan

FIKA

Fikat klart ? Funderingar efter fikat ?

Lön Brytdatum Ecompanion webb (Rapportera) / Besched Kontering och datering av löneunderlag och avtal Extra utbetalningar Svårt att nå oss på telefon – loner@timra.se

Representation Tvingande att ha en anteckning Vad det avser - program Deltagare –namn organisation Datum Representation extern 71000 Representation intern 71100 EJ LIVSMEDEL KENT Regler Granskning ?? Förmånsbeskattning – om fel Allvarligt

Nytt ekonomisystem Varför – modernt system När ? 1/11 Hur ? Vad ? Tester – referensgrupp Varför ? LOU – och då hade vi tre leverantörer som la anbud Unit4 vann (tidigare Agresso) Produktionsstart 1/11 Vad ska göras innan dess ? Genomgång av användare Referensnummer Ansvarskoder Utbildning Lathundar Information på TimNet Nya arbetssätt – processer VI har redan påbörjat detta – enklare rutiner ”lätt att göra rätt” Webbaserat eller Logga in via datorn Fakturering – kunna lägga in underlag själv Leverantörsfakturor - attest på samma sätt TESTA: Vilka vill ingå i en testgrupp – anmäla sig här och nu – lista Vad kommer det att innebära ? – Mer information , utbildning Frågor ? Farhågor ?

FRÅGOR ? Ingen fråga är för liten Tips och Idéer på kommande möten Meila: eva.olstedtlundgren@timra.se Utbildning av nya systemet Kommer ha fler träffar Innan nya ekonomisystemet Meila: eva.olstedtlundgren@timra.se