Genomgång inför upphandling XXXX-XX XXXX

Upphandlingens bakgrund och syfte Vad ska upphandlas? Vem har behov? Vem ska delta? Vem ska göra vad? Hur ska vi arbeta? Har vi glömt något/någon? Vi fyller gemensamt i uppdragsbeställningen för att skapa ramen för upphandlingen På denna bild ska inte frågorna som står här nu stå, utan svaren på dessa Om det behövs kan man kopiera bilden och ha en bild per fråga om det är mycket att text man vill skriva Tas från upphandlingsstrategin, det förslag vi till upphandlingsstrategi som vi sedan anpassar i arbetet med gruppen

Vad vill vi uppnå. Hur når vi dit. Det bestäms av målet och strategin Vad vill vi uppnå? Hur når vi dit? Det bestäms av målet och strategin. Viktigt med förstudie, insyn på marknaden, kunskap Det är den vikti

Vad är en offentlig upphandling? Offentlig upphandling är en process för inköp av varor, tjänster med mera som görs av offentlig sektor och regleras av speciella lagar och regler. Syftet med reglerna är att säkerställa att kommunen: Behandlar alla som vill få affärskontrakt med offentlig sektor lika. Främja ett kostnadseffektivt användande av skattemedel. Undanröja hinder mot fri rörlighet inom EU. Säkerställer att den offentliga upphandlingen sker så effektivt som möjligt och bidrar till väl fungerande marknader. Öppnar upp för konkurrens, och underlättar för företag att göra affärer med offentlig sektor. Den offentliga sektorn i Sverige gör varje år inköp för uppskattningsvis 600 miljarder kronor. En svensk upphandlingslag som bygger på EG-direktiv reglerar vilka som ska följa LOU och hur dessa ska agera

LOU, Grundprinciperna Likabehandling (samma information vid samma tillfälle, absolut objektivitet) Icke-diskriminering (nationalitet, geografi) Transparens (upphandlingsunderlaget ska innehålla samtliga krav, öppenhet, förutsägbarhet) Proportionalitet (kraven ska stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas) Ömsesidigt erkännande (intyg och certifikat från andra medlemsstater ska godkännas) - Alla leverantörer skall behandlas lika, dvs. ges lika förutsättningar. Likabehandling (samma information vid samma tillfälle) Icke-diskriminering (nationalitet, geografi) - Upphandlingsprocessen skall kännetecknas av förutsägbarhet och transparens. Tydliga krav & öppen process. Transparens (förfrågningsunderlaget innehålla samtliga krav, öppenhet) - Intyg och certifikat från andra medlemsländer ska godtas. Krav ska ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Proportionalitet (kraven stå i rimlig proportion till det som upphandlas) Ömsesidigt erkännande (intyg och certifikat från andra medlemsstater ska godkännas)

TIDSLINA minimum 3 månader Upphandlingen Ramen för upphandlingen Förstudie Strategi Framtagande av upphandlingsdokumenten Annonsering 32 dagar Utvärdering Tilldelning Avtalsspärr 10 dagar TIDSLINA minimum 3 månader Avtalet

Sekretess All offentlig upphandling omfattas av absolut sekretess från att man börjar arbeta med ett förfrågningsunderlag fram till att tilldelningsbeslut meddelats. Därefter kan anbuden bli offentliga om inte skäl för sekretess föreligger. Du kan fråga kollegor om behov och förslag på krav för att ta med dig till expertgruppen, men inte berätta om vilka krav vi kommer att ställa.

Jäv Jäv är en rätts- eller beslutssituation där en person kan tänkas vara partisk eller där det finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet för personens opartiskhet Den som deltar i en upphandling ansvarar själv för att hen inte är jävig Deltagare i upphandlingen ska maila in bekräftelse på ”jävs- och sekretessblanketten” till upphandling@osteraker.se med angivande av vilken upphandling blanketten avser. Kan tänkas – det handlar inte om man ÄR partisk utan om någon tror att man är det Sakägarjävet är något som rör ett rättsligt intresse vilket angår mig själv. Intressejävet inträder när ett faktiskt intresse, t.ex. aktier, kan påverka en handläggare eller beslutsfattare. Släktskapsjävet omfattar ett beslut där t.ex. en handläggare beslutar, handlägger eller på annat sätt påverkar något som medför fördelar för en make/maka, sambo, förälder, barn eller syskon. Ställföreträdarjävet tar sikte på den som är förmyndare, god man eller förvaltare. Ombudsjävet rör den som mot ersättning biträtt någon i saken/ärendet. Delikatessjäv rör sådana omständigheter som kan anses rubba förtroendet för ett handläggningsförfarande eller ett beslut.  

Expertgruppen beslutar om Formulera syfte och mål med upphandlingen Analysera behoven Göra kravspecifikation Fastställa utvärderingmodellen Svara på ”frågor och svar” under anbudstiden Utvärdera anbuden Informera om avtalen Svara på frågor under avtalstiden Detta är vad vi förväntar oss att expertgruppen ska bidra med Upphandlingsenheten kan inte upphandla något alls utan experter som kan verksamhetens behov Experternas deltagande är viktigt - Upphandlingen behöver kunskap om de behov som finns i verksamheten Bara ni som använder produkterna/tjänsterna har tillräcklig kunskap om vilka behov som finns i verksamheten Förankring hos användarna är nödvändigt för att få följsamhet till de avtal som tecknas, det behöver vi experternas hjälp med

Övriga regelverk och styrande dokument Österåkers upphandlingspolicy och riktlinjer Österåkers Miljöpolicy och Miljömål Socialt ansvarstagande i offentlig upphandling Andra tillämpliga lagar och direktiv

Olika typer av krav Obligatoriska krav måste uppfyllas för att anbudet ska gå vidare till utvärderingen. Innehåller sammantaget den kvalitet som vi vill betala för. Utvärderingskriterier så kallade bör-krav är extra funktioner eller kvalitet som vi klarar oss utan, men kan tänka oss att betala extra för. I utvärderingen ges uppfyllande av kriterierna prispåslag/prisavdrag.

Utvärderingsprinciper En upphandlande myndighet ska tilldela den leverantör ett kontrakt vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder:  1. bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, 2. kostnad, eller 3. pris

Det nya avtalet Hur ska vi implementera det nya avtalet? Vilka alternativ finns? Vem är beställare samt äger och förvaltar avtalet? Hur ska vi nå ut med att det finns? Hur ska man avropa? Hur ska det distribueras? Del av upphandlingsstrategin

Tidplan Upphandlingsfas Analysfas Sammanställning av statistik Upphandlingsstrategin Situation Omvärld Möjligheter och risker Incitament Tidsperiod, optioner? startdatum/slutdatum Valt upphandlingsförfarande upphandlingsdokument (inkl. utvärdering) Annonsering (F&S) Sista anbuds/ansökningsdag Tilldelningsbeslut Avtals ikraftträdande