1177:s e-tjänster & vårdplan Slutenvård Dialogseminarium - Våren 2018 Tänk på: för att ändra skärmdelning tryck Fn+F8. Det är enklast att visa bildspelet i ”speglingsläge” och ha manustexten utskriven på papper. Information till UL: När texten i manus är i ”kursiv” är tanken att texten är menad som stöd till vad som faktiskt sägs under dialogseminarierna.  När texten i manus i ”vanlig” form är texten menad mer som bakgrundsinformation till hur själva bilden presenteras eller som bakgrundsinformation om bilden. Nämn mycket kort: seminariet sker denna gång inom ramen för ett gemensamt projekt för hela sjukvården i SLL – eHälsalyftet. Projektet pågår mellan 2016-2019 och är finansierat av Europeiska socialfonden, det är därför EU-flaggan finns med på bilderna. Huvudsyftet med seminariet i slutenvården är att informera personalen om de möjligheter som finns för patienter i 1177s e-tjänster. Detta för att underlätta för patienterna i övergången till öppenvården.

Agenda 1177:s e-tjänster Webbformulär Fika Erfarenheter av Journal via nätet Vårdplaner Introduktion: Betona att det är psykiatrins ledningsgrupp, PLG, som har beslutat att genomföra dialogseminarierna och att innehållet ska vara 1177:s e-tjänster, webbformulär och hur vårdplaner tillsammans med journal via nätet kan bidra till patientens delaktighet Det är viktigt att medarbetarna i slutenvården har kunskap om 1177:s e-tjänster så att de kan informera patienter om användning av 1177. Detta kan ge patienterna en effektiv kontaktväg till vården och öka deras delaktighet. Om deltagarna är ovana vid dialogseminarier – påminn om följande: Alla bör vara prestigelöst inställda för att få en bra dialog. Belys att det är en vinst om gruppen är tvärprofessionell. Alla får komma till tals oavsett åsikt. Processen och samtalet är målet. Dialog - inte debatt. I den goda dialogen ska det inte finnas någon tävlan (jämför debatt). Stäng av era mobiltelefoner. Närvarolistan ska fyllas i med deltagarens HSA-ID och underskrift. Måste redovisas till projektet eHälsalyftet för att vi ska få de ersättningar vi har rätt till. Minnesanteckningar förs av en utsedd person (på dialogseminariet) och sammanställs av PHL och delges verksamheten. Se näst sista bilden i bildspelet dvs Vad ska föras vidare?

eHälsalyftet – ett socialfondsprojekt För att säkerställa att projektmedlen används effektivt samt att projektet når önskade resultat ställer ESF krav på att uppgifter om projektdeltagare i socialfondsprojekt samlas in. På uppdrag av Svenska ESF-rådet ansvarar Statistiska centralbyrån (SCB) för upprättandet av ett deltagarregister och att ta fram statistik. eHälsalyftet tar fram uppgifter om deltagare via EK och redovisar dessa till SCB. Uppgifterna skyddas av sekretess enligt 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Mer information finns på Insidan samt på ESF:s hemsida: https://www.esf.se/sv/Varafonder/Socialfonden1/Genomfora/Hur-ska- mitt-projekt-utvarderas/ Om information önskas om hur insamlingen av uppgifter går till eller om en person inte vill att uppgifter skickas till SCB för det här ändamålet kan personen höra av sig till projektledningen. VIKTIG information som ska läsas upp: eHälsalyftet – ett socialfondsprojekt För att säkerställa att projektmedlen används effektivt samt att projektet når önskade resultat ställer ESF krav på att uppgifter om projektdeltagare i socialfondsprojekt samlas in. På uppdrag av Svenska ESF-rådet ansvarar Statistiska centralbyrån (SCB) för upprättandet av ett deltagarregister och att ta fram statistik. eHälsalyftet tar fram uppgifter om deltagare via EK och redovisar dessa till SCB. Uppgifterna skyddas av sekretess enligt 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Mer information finns på Insidan samt på https://www.esf.se/sv/Vara-fonder/Socialfonden1/Genomfora/Hur-ska-mitt-projekt-utvarderas/ Om information önskas om hur insamlingen av uppgifter går till eller om en person inte vill att uppgifter skickas till SCB för det här ändamålet kan personen höra av sig till projektledningen. /

Psykiatrins ledningsgrupp - mål Via 1177 ska det vara möjligt för patienten att: kommunicera med mottagningarna via meddelandefunktionen förlänga ett recept boka om en tid begära ett intyg möjligt att få veta om ens remiss kommit fram göra egenanmälan Majoriteten av patienters inloggning i webbformulär sker via 1177 Som ett led i utvecklingen av arbetssätten inom psykiatrin i SLSO har Psykiatrins ledningsgrupp, PLG, har satt upp mål för ökad användning av 1177s e-tjänster. Bland annat har följande mål formulerats. Bilden är animerad i 8 steg

Psykiatrins ledningsgrupp - mål Via 1177 ska det vara möjligt för patienten att: kommunicera med mottagningarna via meddelandefunktionen förlänga ett recept boka om en tid begära ett intyg möjligt att få veta om ens remiss kommit fram göra egenanmälan Majoriteten av patienters inloggning i webbformulär sker via 1177 På samtliga kliniker pågår eller förbereds piloter av Webbtidboken med möjlighet till av- och ombokning av besökstider. I denna och de två följande bilderna nämns kortfattat med ”pratbubblor” arbeten som pågår inom SLSO:s verksamhetsområde psykiatri men som inte berörs mer i detta dialogseminarium.

Psykiatrins ledningsgrupp - mål Under 2018 inleds ett pilotprojekt för att pröva egenanmälan som en e-tjänst via 1177 Projektet ska genomföras under medverkan av remissportaler och motsvarande funktioner. Via 1177 ska det vara möjligt för patienten att: kommunicera med mottagningarna via meddelandefunktionen förlänga ett recept boka om en tid begära ett intyg möjligt att få veta om ens remiss kommit fram göra egenanmälan Majoriteten av patienters inloggning i webbformulär sker via 1177

Psykiatrins ledningsgrupp - mål Via 1177 ska det vara möjligt för patienten att: kommunicera med mottagningarna via meddelandefunktionen förlänga ett recept boka om en tid begära ett intyg möjligt att få veta om ens remiss kommit fram göra egenanmälan Majoriteten av patienters inloggning i webbformulär sker via 1177 Flera nya funktioner finns i Webbformulär, detta kan ge effektivare arbetssätt. Ett bildspel har tagits fram för att introducera dessa på APT eller motsvarande.

Dialog Hur använder du som privatperson 1177:s e-tjänster idag? Hur tror du våra patienter använder 1177:s e-tjänster idag? Dialog ( typ 5 min) Dela gärna in deltagarna i mindre grupper (2-3 pers). Efter dialogen återkopplas gruppernas diskussionkortfattat i hela gruppen. Syftet är att ”få igång” gruppen och också låta mötesledaren få en uppfattning av deltagarnas kunskaper kring 1177. Finns det någon anledning att tro att våra patienter är så annorlunda än vi själva? De i gruppen som inte själva varit inne på 1177 uppmanas att logga in och bekanta sig med de olika delarna.

Varför ska jag informera patienten om 1177? För att t.ex. Förbereda patienten inför utskrivning. Informera patienten om 1177 som ett alternativt sätta att kontakta till mottagningen. Kan göra kontakten med öppenvården effektivare – för både patient och personal. Användning av e-tjänsterna kan bidra till öka patientens delaktighet i vården Andra anledningar? Utan kunskap om 1177:s e-tjänster kan patienten gå miste om möjligheter att kommunicera med sin öppenvård. Informationen kan bidra till att motverka ojämlikhet i patienternas möjlighet till delaktighet i vården.. För vissa av patienterna inom slutenvården är det deras första kontakt med psykiatrin, för dem kan det vara bra att få information om ”vad som händer sen”.

Upptäck 1177:s e-tjänster Upptäck 1177:s e-tjänster Bilden är "klickbar" och tar er till 1177:s hemsida där ni kan visa vilka tjänster som finns tillgängliga. Scrolla igenom sidan och visa deltagarna vilka tjänster som finns. T.ex. journal, kontakta en mottagning, ladda ner intyg, håll koll på läkemedel. Utvecklingsledaren bör själv gå igenom detta innan första dialogseminariet och tänka igenom vad som är mest relevant att visa Understryk vikten av att medarbetarna själva skaffar sig kunskap om e-tjänsterna så att de kan guida patienterna. Vi kommer nu att gå igenom några exempel av 1177:s e-tjänster. Nedanstående är information som kan användas om frågan kommer upp. 1177 Vårdguiden på telefon 1177 är ett nationellt telefonnummer till sjukvårdsupplysningen. Du kan lätt få kontakt med en sjuksköterska som bedömer vårdbehovet och ger rådgivning. De kan även hjälpa till att lotsa invånaren till rätt vårdmottagning när det behövs. De har öppet dygnet runt.

Hur ser en avdelning ut på 1177? Hur ser en slutenvårdsavdelning ut på 1177? Bilden är klickbar och länkar till avd 6, NSP. Det kan även vara bra att visa deltagarna hur den egna avdelningens sida ser ut. Tänk på att informationstexterna som syns på 1177 kan skilja sig mellan olika avdelningar. Kanske kan det diskuteras i gruppen vilken information som borde finnas för den egna enheten?

Hur ser en mottagning ut på 1177? Bilden är klickbar och länkar till SCÄ. Utseendet skiljer sig mellan mottagning och slutenvård. Olika mottagningar kan också ha delvis olika tjänster. Det kan även vara bra att visa deltagarna hur den mottagningen ni samarbetar mest med ser ut. Tänk i så fall på att i förväg ta reda på hur du enkelt hittar mottagningen på 1177. Gå igenom mottagningens (för patienten relevanta) e-tjänster med patienten inför utskrivning. Det är viktigt att patienten känner till kommunikationsvägarna med sin öppenvård. Känner personalen till vilka tjänster öppenvårdsmottagningar de samarbetar med har? Om möjligt, logga in själv för att visa vilka tjänster som finns hos den mottagning som är vanlig bland avdelningens patienter. Om du som mötesledare vill visa detta live, kom ihåg att testa innan seminariet! Efter du loggat in, använd länken ”hitta och lägg till”.

Inloggad på 1177 Så här ser det ut när man har loggat in på 1177 som invånare Bilden är klickbar och tar dig till inloggningssidan. Visa deltagarna hur 1177 ser ut när du har loggat in som invånare. Om du som mötesledare är bekväm med det, så kan du själv logga in på 1177 för att visa ”live” hur det ser ut. Tänk då på att personliga information kan synas. Testa innan seminariet så att du vet vilken information som visas.

Exempel på generella tjänster på 1177 Dessa tjänster är generella för 1177 och är inte beroende av vilka e-tjänster enskilda mottagningar erbjuder. Tänk på att alla tjänster inte erbjuds av alla landsting, ex. vis ”tolkportalen Stockholm”.

Meddelande direkt i mailen eller via SMS Animering För att invånaren ska få meddelande via sms eller mail när det kommit ett meddelande från sjukvården ska uppgift om mobilnummer och mailadress registreras i 1177. Uppgifterna registreras under ”Inställningar” i 1177 i inloggat läge Så här kan ett meddelande från 1177 se ut i invånarens e-post. Meddelanden från patienten ska besvaras inom 3 dagar.

Dialog Vilka e-tjänster på 1177 tror ni patienterna på vår avdelning har mest nytt av? Hur kan vi hjälpa dem att dra nytta av dessa e-tjänster? Dialog ( 5-10 min) Dela gärna in deltagarna i mindre grupper (2-3 pers). Efter dialogen återkopplas gruppernas diskussion i hela gruppen. Viktigt att få medarbetaren att förstå att dennes insats är viktig för att patienten ska få rätt hjälp, även utanför slutenvården.

Slutenvårdens möjligheter med webbformulär Patienter kan fylla i webbformulär via smarttelefoner Denna del behandlar nya funktioner i Webbformulär och om möjligheter att använda dessa för ett förenkla arbetet på en slutenvårdsavdelning. Vilka möjligheter ger det vår avdelning?

Exempel: självskattning EQ-5D Personalen bokar skattning i Webbformulär Patienten genomför skattningen via sin telefon eller avdelningens patientdator Personalen sparar resultatet i journal I samband med inskrivning respektive utskrivning ska patienten genomföra självskattning med EQ-5D, ett instrument för att skatta hälsorelaterad livskvalitet. På de flesta avdelningar sker detta genom att patienten fyller i ett pappersformulär som sedan efterregistreras i applikationen Webbformulär. Med de nya funktionerna kan arbetsflödet förenklas avsevärt vid denna och andra skattningar. ANIMERING Från patientens journal i TakeCare öppnas Webbformulär och EQ-5D bokas. Ett automatiskt meddelande med länk för inloggning skickas till patientens inkorg i 1177. Om patienten har registrerat telefonnummer för sms-avisering skickas även ett sms till patienten om att det finns ett meddelande i 1177. Om patienten har mobilt bankID kan patienten logga in på 1177 i sin mobil eller padda, klicka på länken till Webbformulär och genomföra skattningen. Från patientens journal i TakeCare öppnas Webbformulär. Personal öppnar EQ-%D och klickar på ”spara i journal” Detta exempel visar hur ni kan genomföra EQ-5D digitalt istället för att skriva ut papper. Registreringar som tidigare har gjorts av personal görs nu i stället av patienten. På samma sätt kan andra skattningar som enligt processkartorna ska göras under slutenvården enkelt genomföras. Mötesledaren går igenom dessa, steg för steg. Tolvan Tolvansson kan användas om du som mötesledare vill demonstrera ”live”.

Dialog Hur kan vi använda oss av webbformulär för att underlätta arbetet på avdelningen? Dialog ( 5-10 min) Dela gärna in deltagarna i mindre grupper (2-3 pers). Efter dialogen återkopplas gruppernas diskussion i hela gruppen.

Kaffe

Journal via nätet inom psykiatrin i SLSO Breddinfördes 7 november 2017 ”Uppgifter som kräver särskild menprövning” Sökordet har använts 138 gånger, 98 patienter (2017-11-07 till 2018-04-07) Försegling av direktåtkomst på sjukvårdens initiativ Vi kommer nu att ägna en stund åt att följa upp införandet av journal via nätet. Animering Journal via nätet breddinfördes 7 november 2017. Undantagssökordet ”Uppgifter som kräver särskild menprövning” har använts 138 gånger, för 98 patienter. Det finns inget som talar för överanvändning av sökordet. Varje vecka skickas automatiskt en rapport om sökordets användning tll respektive chefsöverläkare. För att hantera vissa sällsynta situationer med bibehållen patientsäkerhet är det viktigt att medarbetarna känner till möjligheten att använda ”Försegling av direktåtkomst på sjukvårdens initiativ”. Information om detta och blanketter för att beställa försegling finns på Insidans sida om journal via nätet.

Information om vårdplan och e-tjänster i kallelsen Du är välkommen till: Läkare Kim Testsson onsdag den 7 mars kl. 15:00. Besöket hos läkare kostar 350 kr respektive 150 kr med remiss från vårdcentral. Frikort gäller. OBS! Medtag legitimation. På 1177.se finns e-tjänster som mottagningen använder: Självskattningar är bokade och görs om möjligt inför besöket. I inkorgen på 1177 finns meddelanden med länkar till skattningsformulären. I Journalen kan du via nätet läsa din läsa hela din journal, bland annat den vårdplan som upprättas vid besöket. Kallelsen är en av de vägar som kan användas för att ge patienten viktig information om mottagningens arbetssätt. Här kan t.ex. information ges om e-tjänster på 1177 samt om möjlighet att ta del av vårdplan och övriga delar journalen via JVN (journal via nätet) ANIMERING Såhär skulle en kallelse kunna se ut..

Journal via nätet som verktyg ”Genom att utveckla vårt arbetssätt så att vårdplanen upprättas i samarbete med patienten, och via e-tjänsten Journalen kan användas som ett centralt redskap i den gemensamma vårdplaneringen, skapar vi bättre förutsättningar för patienter att ta aktiv del i beslutsfattandet kring sin vård.” Vårdplanen som journalmall (Individuell plan) i kombination med Journal via nätet har av psykiatrins ledningsgrupp identifierats som en central fråga för utveckling av vården. Formuleringen på bilden är hämtad ur den av psykiatrins ledningsgrupp, PLG, antagna digitaliseringsplanen för 2018.

Katarina Andersson och Ulrika Westerdahl, Avdelning M79 , Psykiatri sydväst, berättar ”Vi har ett arbetssätt där vårdplanen skrivs tillsammans med patienten medan patienten kan läsa på skärmen vad som skrivs. Vår erfarenhet är att många patienter läser dagligen om det skett några förändringar i journalen. Vid några tillfällen har vi fått erfara att patienter kommit till oss och berättat att de läst om ändringar gällande medicineringen som läkaren gjort utan att de erhållit information. Detta har gjort att vi blivit ännu mer tydliga om att alla ändringar ska göras i samråd med patienten. Vi signalerar direkt ”prata med patienten först”.

Dialog – erfarenheter av journal via nätet (JVN) som verktyg i vården Hur har jag använt JVN som ett verktyg för patientens delaktighet? Hur har patienterna använt JVN för delaktighet och stöd i sin vård? På vilket sätt har JVN underlättat för mig? Dialog ( 5-10 min) Dela gärna in deltagarna i mindre grupper (2-3). Efter dialogen sammanfattas det viktigaste som kommit fram i gruppernas diskussion i hela gruppen. Notera gärna goda exempel – kan föras vidare! Observera att dialogen gäller erfarenheter av JVN som redskap för patientens delaktighet i vården och för vårdens genomförande. Ev. negativa erfarenheter ska inte få för mycket utrymme. Om det kommer frågor kring hur negativa erfarenheter ska förmedlas kan UL hänvisa till att det kommer att genomföras en utvärderingsenkät. Händelsevis ska användas då det är befogat.

Vårdplaner – praktiska tips Kopiera till ny Specifik planering= planerade åtgärder Stöd för underskrifter Var finns information? Nu följer ett avsnitt med 3 praktiska tips om hur mallen Individuell plan används för att skriva vårdplaner. UL kan gärna stämma av med seminariedeltagarna kring hur ämnena ska prioriteras. Alla behöver inte gås igenom. Som ett alternativ kan funktionerna visas i TakeCare – tänk dock på att det kan ta längre tid. Genomgången av praktiska tips ska inte gå ut över de avslutande dialogerna.

Tips 1: Kopiera till ny Vid överföring mellan enheter kan vårdplan upprättas på mottagande enhet med funktionen ”kopiera till ny”. Arbetssättet kan bidra till kontinuitet i vårdplaneringen i samband med överföringen. Tänk på att gå igenom texten i den nya vårdplanen och ta bort alla inaktuella uppgifter. Bilden är animerad i 4 steg.

Tips 2: Specifik planering = planerade åtgärder Alla planerade åtgärder skrivs under sökordet ”Specifik planering”. Åtgärderna skrivs i fältet ”Planerade åtgärder”. Det finns då möjlighet att till varje åtgärd koppla ett problem, ett delmål, osv. Texten kan kompletteras fritt i sökordets kommentarsfält. Där kan också åtgärder som inte passar in i tabellstrukturen skrivas Bilden är animerad i 3 steg.

Tips 3: Stöd för underskrifter Med funktionen ”lägg till innehåll” kan du lägga till stöd för underskrifter i mallen ”Individuell plan”. Det finns två olika varianter att välja på. För vissa slags individuella planer är det önskvärt att planen undertecknas. Det finns nu ett stöd för att lägga in underlag för underskrifter i journalen. Detta beskrivs i de följande bilderna. Bilden är animerad.

Tips 3: Stöd för underskrifter Såhär ser det ut när du har klickat på ett av valen under ”Lägg till innehåll.” OBS All text inom < > ska ersättas eller tas bort. De texter som inte används ska tas bort.

Tips 3: Stöd för underskrifter Såhär kan den färdiga texten se ut.

Tips 3: Stöd för underskrifter Såhär ser det ut i utskrift.

Hitta information om vårdplaner Den här bildens syfte är att repetera var information om vårdplaner finns. Hur mycket tid som ska ägnas åt detta bero på hur väl insatt gruppen är. Bilden innehåller flera animeringar Animering Denna meny nås via ”jordgloben” i TakeCare, under ”Psykiatri” har samlats länkar till viktiga dokument etc. Den blå ramen visar länkar för pappersunderlag för att formulera vårdplan tillsammans med patienten Gemensamma dokumentationsriktlinjer (markerat med röd ram) är en länk till sidan med psykiatrins dokumentationsriktlinjer på Insidan. Sidan inleds med en klickbar innehållsförteckning. Den röda ramen markerar avsnittet om vårdplaner. Här finns flera olika dokument om vårdplaner: Instruktionsdokument, Introduktionsbildspel och Frågor och svar (FAQ).

Dialog - praktiska frågor Hur samverkar olika yrkesgrupper kring vårdplanen? Vad är oklart kring hur vi ska arbeta med vårdplanen på vår mottagning? Hur minimerar jag dubbel- dokumentation i samband med vårdplaner? Dialog i mindre grupper (ca. 5-10 min) Återsamling efter detta, där frågorna diskuteras i grupp. Notera goda ideer och tips om smarta arbetssätt som framkommer. Möjliga kompletterande frågor När skrivs vårdplanen? Hur samverkar olika yrkesgrupper kring vårdplaner? Följer vårdplanerna processkartorna? Kan vårdplanen ha en standardiserad del för viss diagnosgrupp? Finns det oklarheter kring vad en vårdplan ska innehålla?

Dialog – delaktighet och nytta Hur gör jag patienten delaktig? Hur använder jag Journal via nätet? Hur använder vi vårdplanen i behandlingsarbetet på bästa sätt? Kan en vårdplan skrivas i jagform? Dialog ( 5-10 min) Dela gärna in deltagarna i mindre grupper (2-3). Efter dialogen sammanfattas det viktigaste som kommit fram i gruppernas diskussion i hela gruppen. Notera goda ideer och tips om smarta arbetssätt som framkommer. Kan vårdplanen skrivas i jagform? Hur tydliggörs vårdplanen för patienten? Hur marknadsför jag vårdplanen för patienten?

Vad ska föras vidare? Finns det: behov av förtydliganden? behov av nya eller reviderade lokala rutiner? behov av utbildning med anledning av dagens tema? förbättringsförslag? Vad ska föras vidare: till ledningsgruppen? till APT? till våra representanter i psykiatrins INKA-grupp? Var noga med att anteckna det som ska föras vidare.

Tack för idag!