Arkivlagen och samordningsförbunden Stockholm 17 oktober 2017 Staffan Wikell Sveriges Kommuner och Landsting

Samordningsförbund, offentlighetsprincipen och arkivlagen Samordningsförbund är en offentligrättslig juridisk person, ”att betrakta som en myndighet”. Offentlighetsprincipen, TF, gäller. Alltså för förbundets allmänna handlingar. (Prop 2001/03 :132 sid 80-81) Arkivlagen gäller för förbundets allmänna handlingar. Allmänna handlingar hos en myndighet, 2 kap TF. Handlingar som #kommit in till myndigheten fysiskt eller elektroniskt, eller handlingar som #upprättats hos myndigheten, t ex expedierats, eller när ärendet är slutbehandlat, handlingar som ej hör till ett ärende, när handlingen är färdigställd. #Diarium, journaler eller register som förs fortlöpande, och protokoll. Specialregler gäller Vad är myndigheten när det gäller ett samordningsförbund. Handlingar som upprättats av eller inkommit till styrelsen, och handlingar som upprättats av förbundsdirektören och de övriga anställda som finns hos förbundets kansli.

Vad är samordningsförbundets allmänna handlingar Samordningsförbundets uppgifter är av övergripande natur och dess beslut avser inte enskilda personer inom målgruppen, utan det handlar om finansiering, att ge riktlinjer för åtgärder som samverkansparterna bedriver för individerna inom målgruppen. (prop sid 76). Samordningsförbundet har ett ansvar att följa upp sin verksamhet (7 § finsam-lagen). Samverkansparterna har ansvar för myndighetsutövning, beslutsfattande i enskilda ärenden och ansvar för kvaliteten i verksamheten. Däri ligger också ett krav på uppföljning i verksamheterna. Jfr 6 kap 7 § kommunallagen. 6 kap 7 § Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten.    De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.    Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 § har lämnats över till någon annan. Lag (1999:621). Se motsvarande bestämmelse i nya KL, 6 kap 6 §

Samordningsförbundets uppgifter utifrån finsam-lagen 7 § Ett samordningsförbund har till uppgift att 1. besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen, 2. stödja samverkan mellan samverkansparterna, 3. finansiera sådana insatser som avses i 2 § och som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsområde, 4. besluta på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning skall användas, 5. svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna, och 6. upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen.    Ett samordningsförbund får inte besluta i frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller vidta åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhandahållande av tjänster avsedda för enskilda. Detta utgör grunden den yttre ramen för de allmänna handlingar som kan uppkomma i förbundets verksamhet.

Samordningsförbunden och arkivlagen Arkivlagen gäller i förbundens verksamhet, dess allmänna handlingar. Förbundet är alltså en arkivbildande myndighet. För tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ arkivlagen ska finnas arkivmyndigheter, för staten är det Riksarkivet och för kommunerna/landstingen är det KS/LS, om inte fullmäktige utsett annan nämnd att vara arkivmyndighet i kommunen/landstinget. För samordningsförbund gäller specialregler

Arkivmyndighet för samordningsförbund Uppgiften att vara arkivmyndighet för ett samordningsförbund åvilar arkivmyndigheten i någon av kommunerna som är medlem i förbundet. Finns det mer än en kommun som är medlem ska dessa sinsemellan bestämma vilken av dem som ska ha uppgiften. Arkivmyndigheten ska samråda med Riksarkivet. (20 § första st finsam-lagen. Obs bestämmelsen är ändrad!). Kommunfullmäktige i den ansvariga kommunen får, efter samråd med Riksarkivet , meddela föreskrifter om förbundets arkivvård. Fullmäktige får därvid fatta beslut om avhändande av allmänna handlingar genom återlämnande/utlämnande. (20 § andra st) Behöver inte stå i förbundsordningen men är bra om det är så.

Arkivmyndighet för samordningsförbund och kommun Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från samordningsförbunden (och andra nämnder i kommunen/landstinget), 9 § arkivlagen. Det kan ske genom överenskommelse eller genom ensidigt beslut av arkivmyndigheten.

Arkivbildning, arkivvård, gallring Arkivet hos samordningsförbundet bildas av dess allmänna handlingar och av arbetsmaterial som tas om hand för arkivering och som därmed blir allmänna handlingar, 3 § arkivlagen. Förbundet ska 1 organisera sitt arkiv, 2 upprätta dels arkivbeskrivning och dels systematisk arkivförteckning. 3 skydda arkivet. 4 avgränsa arkivet 5 verkställa föreskriven gallring. 6 § arkivlagen Arkiv ska bevaras men gallring får göras. Vid gallring ska arkivlagens bevarandeintressen beaktas, 10 § arkivlagen. 1 Organisera så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. 2 upprätta dels arkivbeskrivning som ger info om vilka slag av handlingar som finns i arkivet och hur det är organiserat dels systematisk arkivförteckning.

Arkivföreskrifter/Arkivreglementet I fullmäktiges arkivföreskrifter kan tas in bestämmelser om t ex -Vilken nämnd som är arkivmyndighet -Om arkivvården, t ex vad förbundets arkivbeskrivningar, arkivförteckningar och dokumenthanteringsplan skall innehålla -Att förbundet skall besluta om gallring, alternativt att arkivmyndigheten skall besluta om gallring i vissa fall -Krav på samråd med arkivmyndighet före gallringsbeslut. Lagen säger helt kort att de lokala arkivföreskrifterna ska avse arkivvården i kommunen/landstinget.

Föreskrifter/reglemente om arkivvården för samordningsförbunden Arkivlagens krav om arkivvård är bindande. De lokala föreskrifterna om arkivvård är bindande för samordningsförbunden. Samordningsförbunden kan inte själva besluta om arkivföreskrifter utan endast genom fullmäktige i den kommun som har arkivmyndighetsfunktionen. (HFD beslut, normgivning kommunalförbund, 2013-12-12, mål nr 3835-12.) Arkivlagen stadgar att myndigheterna ska vårda sina arkiv och upprätta arkivförteckningar och arkivbeskrivningar. Nämnderna är arkivbildande myndigheter. Bolagen. I arkivreglementet står det ofta att föreskrifterna gäller även i kommunens/landstingets bolag. Men för att de formellt ska vara bindande för bolaget krävs också ägardirektiv, genom beslut på bolagsstämma om att de kommunala arkivföreskrifterna ska gälla bolaget. Kommunen har normalt ett koncerntänkande kring arkivbildning och har ett intresse av enhetlighet i arkivvård och arkivbildning.. Det ska vara enhetligt i nämnder och i bolagen. Kommunalförbunden. Kommunalförbunden är en interkommunal samverkansform Det är en egen jur person, huvudman för en verksamhet som överlämnats. Styrelsen i förbundet är arkivmyndighet. I det angivna beslutet kom HFD fram till att en kommun inte kan delegera sin normgivningsmakt till ett kommunalförbund, det skulle strida mot RF:s regler om normgivningsmakten. Visserligen innehåller KL regler om att motsvarande bestämmelser ska gälla i kommunalförbund, som gäller för kommuner och landsting. Men domstolen menar att detta strider mot RF och det finns inget stöd i RF för kommun/landsting at delegera sin normgivningsmakt till ett kommunalförbund. Vi bedömer att detta gäller även arkivföreskrifter som är normgivning enligt RF , även om det är föreskrifter som riktar sig till kommunen själv.

Arkivlagen och gallring av allmänna handlingar Allmänna handlingar får gallras, men bevarandeintressena och att arkivet utgör en del av kulturarvet måste alltid beaktas. 10 § Att gallra bland allmänna handlingar kräver därför någon form av grundläggande beslut av styrelsen i förbundet om när och hur gallring får ske för olika handlingsslag. Arkivlagens krav på arkivbeskrivning och systematisk arkivförteckning. Beslut som tas på styrelsenivå. Dokumenthanteringsplan kan innehålla uppgifter om gallringsfrister. Beslut på styrelsenivå. Arkivlagen säger att allmänna handlingar får gallras. Det stadgas inte att beslut om gallring skall göras, men någon form av beslut krävs för alla handlingsslag av allmänna handlingar, förutom i de fall det finns specifika krav på gallring i lag.

Gallring av allmänna handlingar Om styrelsen fattat tydliga beslut om när och hur gallring får ske för olika handlingsslag i tex dokumenthanteringsplan, så krävs normalt inga ytterligare beslut om gallring i verksamheten. Att gallra blir då ren verkställighet, alltså åtgärder som inte behöver delegeras, utan styrs av den interna förvaltningsorganisationen. Sådana övergripande beslut om gallring inom en förbundets verksamhet fattas av styrelsen. Gallringsbeslut som gäller handlingsslag i en eller flera verksamheter , får anses vara ärenden som berör verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. I den mån det behövs beslut utöver de övergripande besluten, kan de sannolikt delegeras. Osäker på om detta är vanligt.

Delegering av beslut om gallring Kan styrelsen delegera beslutanderätt i frågor om gallring? Finsam-lagens bestämmelser om delegering i 10 § sätter ramarna. Styrelsen kan besluta att en ledamot eller ersättare i styrelsen eller en tjänsteman hos förbundet skall få besluta på nämndens vägnar i en viss grupp av ärenden. Det gäller dock inte 1. ärenden som avser verksamhetens inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. yttranden med anledning av att beslut av styrelsen har överklagats , eller 3. ärenden som anges i särskilda föreskrifter Enstaka beslut om gallring kan delegeras vid behov, men inte övergripande beslut som omfattar om en hel verksamhet.

Behandling av personuppgifter i förbundets verksamhet Personuppgiftslagen (PuL) fram till 25/5 2018, och därefter dataskyddsförordningen (GDPR). Förbundet är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som görs i dess verksamhet. Personuppgiftsansvarig: ”en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter” Begreppet skall ses kopplat till verksamhetsansvar.

Behandling av personuppgifter i förbundets verksamhet Datainspektionen har i ett tillsynsärende förelagt Samordningsförbundet Östra Östergötland att upphöra med behandling av all annan personuppgiftshantering än sådan som är av administrativ karaktär. (Beslut 2016-03-01) . Innan dataskyddsförordningen träder ikraft så måste varje personuppgiftsansvarig myndighet och företag inventera sina register och behandlingsändamål. All behandling måste ha en laglig grund utifrån artikel 6 i förordningen och i dataskyddslagen (som sannolikt kommer att beslutas av riksdagen i vår). Utrymmet för att använda sig av grunden ”samtycke” blir mindre.

Myndighetsbegreppet och arkivlagen Arkivlagen innehåller ett antal regler om vad myndigheten ska göra i arkivvården. Begreppet myndighet i kommuner/Lst = Varje nämnd är en myndighet Varje myndighet ska svara för vården av sitt arkiv, 4 §, om inte arkivmyndigheten har tagit över ansvaret för arkivmaterial enligt 9 §. Myndigheten ska organisera arkivet….upprätta dels en arkivbeskrivning, …dels en systematisk arkivförteckning och verkställa föreskriven gallring 6 §. Begreppet myndighet definieras inte särskilt i arkivlagen , utan den allmänna definitionen gäller, som grundas på dels förvaltningslagen, dels OSL och dels den speciella förvaltningsrätten, alltså de lagar som pekar ut särskilda åligganden och befogenheter för kommuner, som t ex SOL och PBL MB och dels KL som har bestämmelser som stadgar att nämnderna var och en inom sitt område har ett särskilt ansvar för de verksamheter som de sköter. Varje nämnd, som ju är arkivbildande myndigheter, har alltså särskilda skyldigheter och uppgifter direkt enligt arkivlagen. Arkivmyndigheten kan själv besluta att ta över arkivmaterial enligt 9 § , men annars åligger detta varje nämnd själv.