Kommunikationsstrategi och plattform för fortsatt samverkan för miljömyndigheterna i Västra Götaland och Halland

Fastställande och uppdatering av dokumentet Styrgrupperna för Miljösamverkan Halland och Västra Götaland äger gemensamt kommunikationsstrategin och plattformen för samverkan. Styrgruppen för Tillsynsutveckling i Väst fastställde dokumentet den 5 december Kommunikationsstrategin och plattform för fortsatt samverkan är uppdaterad och fastställd på det gemensamma styrgruppsmöte för Miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland den 8 september 2016.

3 Syfte med strategi och plattform Kommunikationsstrategin och plattformen är främst ett verktyg för chefer i det långsiktiga kommunikationsarbetet på arbetsplatsen. Målgruppen är medarbetare. Det ger oss en gemensam utgångspunkt för vår kommunikation och vår fortsatta samverkan. När vi omsätter dokumentet i praktiken bidrar vi till att innehållet i projektet Tillsynsutveckling i Väst (TUV) lever vidare och utvecklas. Dokumentet ska också ge oss en tydlig riktning mot vårt gemensamma mål, Det önskade läget. På det sättet kan vi tillsammans skapa en tydligare och mer samstämmig bild av vilka vi är och vad vi gör. Meningen med kommunikationen är den återkoppling vi får och det resultat vi åstadkommer. Intentionen är att vår gemensamma kommunikation ska leda till att vi utför vårt uppdrag på ett ännu bättre sätt och att omgivningen upplever att det vi gör är värdefullt.

Bakgrund — om projektet TUV och Det önskade läget Tillsynsutveckling i Väst (TUV) var ett gemensamt projekt för oss som jobbar inom miljömyndigheter i Halland och Västra Götaland. Alla projektdeltagare arbetar, direkt eller indirekt, med tillsyn enligt miljöbalken, livsmedels- och djurskyddslagarna och med angränsande frågor. Cirka personer i 58 organisa- tioner medverkade i projektet. TUV pågick under tiden september 2011-februari För att nå framgång i sakfrågorna behöver vi känna oss trygga i vår roll, vara duktiga på att kommunicera, göra rätt saker, samverka och tycka att det känns bra att gå till jobbet. Arbetet i TUV utmynnade i vår värdegrund och vision i miljösamverkan: Det önskade läget. Länsstyrelsen i Västra Götalands län var projektägare. Europeiska Socialfonden finansierade projektet. Länsstyrelsen i Västra Götalands län drev TUV i samverkan med Länsstyrelsen i Halland, alla 55 kommuner i Halland och Västra Götaland, Region Halland och fyra kommunförbund i Västra Götaland. I TUV fokuserade vi på de mjuka frågorna, som kommunikation, retorik, ledarskap och processledning.

Tydlig riktning Vi behöver ha en levande, tydlig bild av vart vi ska, så att chefer och medarbetare kan förändra och utveckla verksamheten i rätt riktning. Vi behöver också analysera hur nuläget ser ut. Genom målinriktad, integrerad kommunikation bidrar vi till förflyttningen, från nuläget till Det önskade läget. Nuläge Det önskade läget

6

7 Vi har nu integrerat Tillsynsutveckling i Västs tankar i vår vanliga verksamhet genom att behålla det som gav oss störst värde och som inte finns någon annanstans. Det är faktiskt så att andra offentliga verksamheter besöker miljöförvaltningar och länsstyrelser i Halland och Västra Götaland för att få inspiration och vägledning. De är imponerade över att vi har kommit så långt i vår strävan att uppträda som en och samma myndighet ― trots att vi är så många förvaltningar med olika huvudmän. En myndighet vi själva vill möta Det som imponerar mest är nog att vi får så goda omdömen från våra kunder. Vi är numera en sådan myndighet som vi själva vill möta. Det innebär i korta ordalag att vi underlättar för våra kunder att följa lagar och krav inom miljö och hälsa. Vi lyssnar på dem, vi är bra på att föra en respektfull dialog med dem och vi förklarar på ett tydligt sätt vad lagen kräver för deras verksamhet och varför kraven måste uppfyllas. Det leder till att kunderna förstår vårt uppdrag och att vi använder resurserna på bästa möjliga sätt. Gemensam praxis Eftersom vi i stort sett jobbar på samma sätt och utifrån samma beslutskriterier i de olika förvaltningarna, har vi lyckats skapa en gemensam praxis i Halland och Västra Götaland. Det ger oss trygghet när vi utför vårt uppdrag. Branschorganisationer, företag och privatpersoner uppskattar att det blir så tydligt vad som krävs och de värdesätter att vi gör likartade bedömningar oavsett vilken ort det gäller. Ett kvitto på kundernas positiva attityder till oss är vår topplacering i den landsomfattande undersökningen Insikt, som numera är riktigt bra tack vare att vi hjälpt SKL att utveckla den. Plattform för utveckling Vår unika och öppna samverkan har lett till att vi generöst delar med oss av erfarenheter till varandra och hjälper varandra att lösa problem. Vår gemensamma introduktions- och fortbildning är en bra plattform för utveckling, erfarenhetsutbyte och samverkan, inte minst när det gäller bemötande och kommunikation. Vår egen utbildning börjar göra avtryck på universitet och högskolor. Några drivande personer, som är aktiva inom vår miljösamverkan, har varit gästföreläsare på universitet och högskolor. Det innebär att satsningen på bemötande och kommunikation, liksom det öppna förhållningssättet, sprider sig allt mer. Ögonen på oss Vi märker att universitet, högskolor och statliga verk lyssnar på oss på ett helt annat sätt än tidigare. Alla är intresserade av att använda sig av de goda resultaten från TUV, som nu är en permanent del i den ordinarie verksamheten. Våra ledare får numera goda betyg av medarbetarna i vårt årliga NMI. Tidningen Chef gjorde nyligen ett reportage om detta och det har fått genomslag i hela landet. Vi har ögonen på oss och genom våra framsteg banar vi väg för andra. Attraktiv arbetsgivare Genom vårt målmedvetna utvecklingsarbete har vi också blivit Sveriges mest attraktiva arbetsgivare inom den offentliga sfären. Idag är det inga problem att rekrytera kompetenta medarbetare, oavsett om det är en liten eller stor förvaltning. Det goda samarbetet och medarbetarnas stora utvecklingsmöjligheter attraherar många. Vi fortsätter Våra framsteg ger oss inspiration och lust att fortsätta samarbeta och utveckla vår verksamhet ― med kunden i fokus. Det är vårt sätt att bidra till en hållbar utveckling när vi utför vårt uppdrag.

Samverkan ger fördelar! Genom att samverka kan vi integrera erfarenheterna från TUV i vår dagliga verksamhet och tillsammans nå Det önskade läget. På det sättet kan vi inspirera varandra, ha roligare på jobbet och utföra vårt uppdrag på ett ännu bättre sätt. Med utgångspunkt i vår samverkan kan vi bland annat åstadkomma: likartade bedömningar likartat sätt att jobba utifrån samma värderingar kvalitetssäkring för högre och jämnare kvalitet större gemensam kunskapsbas bättre resursutnyttjande

9 Miljösamverkan arbetar tillsammans samverkan Miljösamverkan Halland Miljösamverkan Västra Götaland Chefssamverkan Styrgrupp Mötesplats goda exempel Utbildning Aktivitetsplan Verksamhets- planering

10 Miljösamverkans gemensamma aktivitetsplan Miljösamverkans har en aktivitetsplan. Den är en bilaga till aktuell verksamhetsplan. I aktivitetsplanen listas de övergripande projekt/aktiviteter som ska leda oss mot Det önskade läget. Ursprungligen kom aktivitetsplanen från TUV och var ett dokument kopplat till Kommunikationsstrategin och plattform för fortsatt samverkan. Övergripande mål Det önskade läget AktivitetsplanGenomförandeUppföljning Hur aktivitetsplanen uppdateras och nya aktiviteter kommer till är reglerat i Avsiktsförklaring för samarbetet mellan Miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland efter TUV och aktuellt styrdokument för respektive miljösamverkan.

11 Förhållningssätt och redskap för att nå Det önskade läget Uppdrag Kunder Myndigheten vi själva vill möta Kommunikationstrappan Huvudbudskap Målgrupper Framgångsfaktorer Uppföljning

Vårt uppdrag ― varför vi finns till Lagstiftningen Våra kunder Vi är en bro mellan lagstiftningen och våra kunder och bidrar till att skapa förståelse för lagens syfte och mening. Vi arbetar för hållbar utveckling, enligt bestämmelserna i lagstiftningen. Vi underlättar för våra kunder att följa lagar och krav genom vägledning, kontroll och framsynthet. Bron

Våra kunder De personer vi möter när vi utför vårt uppdrag! Företag Organisationer Privatpersoner I vårt uppdrag arbetar vi för en hållbar utveckling, där naturen, tredje part och kommande generationer ska må väl. De personer vi möter när vi utför vårt uppdrag är såväl privatpersoner som kontaktpersoner i företag och organisationer. Vi kallar dem kunder eftersom vi vill markera att vi har ett kundorienterat förhållningssätt. Det förhållningsättet bidrar till ett gott samarbete och hjälper oss att utföra vårt uppdrag på ett bra sätt. Vi har ingen köp/sälj-relation till våra kunder och de kan inte välja fritt att anlita oss eller någon annan. Vår kund har inte alltid rätt, eftersom vi har mycket att ta hänsyn till i vårt uppdrag. Men vår ambition är att göra det lätt för våra kunder att göra rätt.

”Som den myndighet vi själva vill möta!” Vi har ett tydligt kundfokus och vi vill göra det lätt för kunden att göra rätt. När vi utför vårt uppdrag är vi lyhörda, tydliga och effektiva. Genom att lyssna och ha en respektfull dialog kan vi skapa en god relation med våra kunder. Det ger oss möjligheter att sätta rätt förväntningar, tydliggöra vårt uppdrag och använda resurserna på ett effektivt sätt. Så vill vi uppfattas av varandra, våra kunder och övriga intressenter. Effektiva Tydliga Lyhörda Vår kund vi är

15 Steg för steg i kommunikationstrappan Genom tydlig, trovärdig och samstämmig kommunikation kan vi medverka till att medarbetare, kunder och andra målgrupper tar önskade steg i kommunikationstrappan. Utgångspunkten är att vi bidrar till att öka målgruppernas kunskap om ett ämne eller en fråga så att de blir intresserade och vill förstå mer. Detta kan leda vidare till ett djupare engagemang där man blir mer och mer involverad. Engagemanget ska helst bli så starkt att det omsätts i konkreta handlingar som är i linje med våra mål. För att vi ska hjälpa målgrupperna upp i trappan behövs inte bara information utan även dialog. Internt är det viktigt att medarbetare är med och processar olika frågor i så stor utsträckning som möjligt. Kännedom Intresse Förståelse Engagemang Handling Information Dialog Process

16 Om huvudbudskapet Vårt gemensamma huvudbudskap är ett koncentrat av det vi vill förmedla till våra målgrupper. Innehållet kan uttryckas så att det känns naturligt för var och en ― det viktiga är att andemeningen kommer fram i både ord och handling. Huvudbudskapet bryts ner och anpassas till respektive målgrupp. För att kommunikationen ska bli trovärdig, måste huvudbudskapet kunna bekräftas med fakta och exempel. I alla lägen måste det vi säger stämma överens med vårt agerande, om vi vill att målgrupper och övriga intressenter ska ta oss på allvar. Vårt huvudbudskap knyter an till beskrivningen av myndighetens uppdrag och bygger på Det önskade läget. Kort och kärnfullt huvudbudskap Vårt huvudbudskap ”Vi arbetar för hållbar utveckling och underlättar för våra kunder att följa lagar och krav som leder till bra miljö och hälsa, säkra livsmedel och god djurhållning.”

Målgrupper ― en översikt Internt  Miljömyndigheter i Halland: chefer och medarbetare  Miljömyndigheter i Västra Götaland: chefer och medarbetare  Politiska beslutsfattare på regional och kommunal nivå i Halland och Västra Götaland Externt  Kunder: privatpersoner och verksamhetsutövare  Potentiella medarbetare  Studenter  Media: lokal/regional och nationell (för att nå allmänheten)  Beslutsfattare i centrala verk: Naturvårdsverket, Folkhälsomyndigheten, Kemikalieinspektionen, Havs- och vattenmyndigheten, Livsmedelsverket, Boverket, Jordbruksverket, Energimyndigheten, Tillsyns- och föreskriftsrådet  Beslutsfattare på universitet och högskolor  Näringslivsorganisationer: Svenskt Näringsliv, Företagarna, Västsvenska Handelskammaren  Branschorganisationer: relevanta med koppling till tillsynen  Domstolar  Länsstyrelser och kommuner utanför Halland och Västra Götaland  Beslutsfattare i regering och riksdag Detta är prioriterade målgrupper som vi behöver kommunicera med för att nå Det önskade läget.

Framgångsfaktorer (1) MålgruppFramgångsfaktorKännetecken Politiker, chefer och medarbetare Gemensam syn på uppdrag och roller Vi använder samma definition av uppdrag och roller och samma kundbegrepp. Vi agerar på samma sätt i förhållande till kunder och övriga målgrupper. Vi har en bra dialog med kommunala och regionala politiker. Chefer och medarbetare Trygga ledare och medarbetare Goda betyg för ledare i NMI (eller motsvarande). Goda betyg för arbetssituationen i NMI. Goda betyg för arbetsklimatet i NMI. Internt arbete på varje arbetsplats utifrån innehållet Det önskade läget (gemensam värdegrund, kommunikation, attityder, bemötande) Stor delaktighet bland medarbetare. Goda exempel visar att medarbetare omsätter kunskaperna i praktiken. Goda betyg i kundundersökningar om bemötande. Stabil organisation för samarbete Vi har fungerande nätverk för erfarenhetsutbyte och lärande av varandra. Vi använder varandras kompetens i uppdragen. Vi arbetar smart och effektivt. Våra framgångsfaktorer visar vad som är avgörande för att vi ska lyckas att nå Det önskade läget. Kännetecknen beskriver hur det är när framgångsfaktorerna blivit en del av vår verklighet. Våra interna framgångsfaktorer lägger grunden för vår relation och kommunikation med externa målgrupper både på arbetsplatsen och inom miljösamverkan.

Framgångsfaktorer (2) MålgruppFramgångsfaktorKännetecken KunderVi är lyhörda och tydliga i informationen och dialogen med våra kunder NKI visar att kunderna upplever att vi behandlar dem på ett respektfullt sätt. NKI visar att kunderna upplever att vi förstår deras behov. NKI visar att kunderna förstår vårt uppdrag. Studenter och potentiella medarbetare Vi är en attraktiv arbetsgivare Det är enkelt att rekrytera medarbetare med rätt kompetens till både små och stora arbetsplatser. Vi är kända för bra utvecklingsmöjligheter och bra arbetsvillkor. Våra arbetsplatser präglas av mångfald. MediaVi är väl förberedda och proaktiva i kontakterna med media Vi identifierar regelbundet ämnen som har allmänintresse och nyhetsvärde (t ex badvatten och livsmedelskontroll). Vi är experter som media använder som talespersoner i olika frågor. Fler medieinslag speglar vårt arbete och vårt uppdrag på ett balanserat och relevant sätt.

Framgångsfaktorer (3) MålgruppFramgångsfaktorKännetecken Beslutsfattare i centrala verk Konstruktivt samarbete med tillsynsvägledande centrala verk Tydligare uppdrag. Väl förankrade och underbyggda beslut. Realistiska krav och förväntningar från verken. Beslutsfattare på universitet och högskolor Konstruktivt samarbete med Högskoleverket, högskolor och universitet Kommunikation och bemötande är en obligatorisk del i kursplanerna för inspektörsutbildningarna. Gemensamt forum för långsiktig utveckling av utbildningarna utifrån verksamheternas behov. Behovsinriktad forskning.

Uppföljning på olika sätt Det är viktigt att både miljösamverkan och miljömyndigheten följer upp rätt saker som leder oss fram mot Det önskade läget. Valet av metod för uppföljning påverkas bland annat av hur mycket resurser vi vill lägga på detta, om det är möjligt att göra kvantitativa undersökningar eller om vi har satt ett mätbart mål som vi kan följa upp på annat sätt. Uppföljning KvalitativtKvantitativt ”Lessons learned” Tentaklerna ute Vissa saker kan vi följa upp systematiskt år från år, exempelvis i NMI och NKI. Kvalitativa intervjuer och fokusgrupper kan ge djupare insikter inom olika områden. Vi kan också göra mer ovetenskapliga uppföljningar genom att ha tentaklerna ute och ställa frågor i olika sammanhang för att få en bild av läget. Man kan även ha en systematisk genomgång av lärdomar ”lessons learned” när exempelvis ett projekt är klart.

22 Hur kan vi arbeta? Hur kan vi på arbetsplatsen arbeta för att uppnå Det önskade läget? Hur kan vi använda oss av framgångsfaktorerna?