Förbereda och presentera projektförslag FÖRBEREDA OCH PRESENTERA PROJEKTFÖRSLAG

Förbereda och presentera projektförslag 3 FASER Förberedelse & presentation Förhandlingar Projektarbete

Förbereda och presentera projektförslag STRATEGISKA BESLUT Roll: Koordinator (samordnare) eller partner Skriv egna förslag eller tillsammans med dina partners.

Förbereda och presentera projektförslag STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben RISKER MED ATT DELTA SOM PARTNER Är budgeten tillräcklig för att genomföra alla mina uppgifter? Är resekostnaderna tillräckliga? Förekommer översättningar och finns det budget för det? Får jag fortgående information om projektets utveckling? Har jag rösträtt i beslut som tas inom projektet? Har jag rättigheter till resultat och nyttjande av produkter? Koordinatorn skickar pengar väldigt sent till partnerna. Dålig kommunikation mellan koordinator och partners. Oerfaren koordinator

Förbereda och presentera projektförslag MÖJLIGHETER I BÖRJAN Projektbeskrivningen passar mycket väl med min egen projektidé. Samfinansiering är redan ordnad. Erfarna partners / koordinator i konsortium Resurser finns (kunskap i engelska, Excel, Layout, Communication etc.) Förbered förslagen så snart som möjligt.

Förbereda och presentera projektförslag SÄTT SAMMAN ETT KONSORTIUM Geografiska aspekter: Balans mellan geografiska områden (detta utesluter inte två partner från samma land!) Innehåll / Kunskap Vilka kunskaper behöver jag? (Styrning, Kommunikation, Layout ) Vilket innehåll behöver jag? (beror på förslagstexten) En mix med erfarna partners och oerfarna Politisk aspekt: Partners från nya medlemsländer bör vara med De fem stora Europeiska länderna bör vara partners (IT, UK, DE, ES, FR) Målgrupper och nyckelaktörer bara vara med

Förbereda och presentera projektförslag HÄNSYNSTAGANDE BETRÄFFANDE BUDGET Dyra delar i projektet Översättningar Resor, möten Arbete med projektledning bör inte överstiga 7 – 9 % av den totala budgeten. Fråga EU om ungefärlig total budget i projektet.

Förbereda och presentera projektförslag STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben RISKER Partners lyckas inte få medfinansiering. Väletablerade personer deltar i konsortium, men en oerfaren person kommer att jobba med projektet. Ingen gemensam uppfattning gällande innehållet mellan koordinator och partners. Politiska skiften under projekttiden minskar stödet. Långa dröjsmål. Partners lyckas inte genomföra sina uppgifter. Oflexibla organisationer. Konsortium räknar med bidrag från utomstående källor.

Förbereda och presentera projektförslag KRITERIUM FÖR FRAMGÅNG: STEER - CHECKLISTA Uppfyller vi de formella och administrativa behörighetskraven? Uppfyller vi kraven för förslagsinbjudan? Kvalitet på beskrivna aktiviteter Kostnads- & förmånsanalys Omfattning av innehåll, metoder, angreppssätt, budskap Europeisk dimension Är målgrupper och nyckelaktörer involverade? Är partners från nya medlemsländer involverade? Tar vi hänsyn till Europeisk politik? Partnerskap Kommer budgetens maxtak att hållas? Praktisk genomföring – ja, forskning – nej Storlek på konsortium, cirka 6 – 9 partners Ett välbalanserat konsortium avseende partners

Förbereda och presentera projektförslag Text till förslagsinbjudan Viktiga instruktioner och behörighetskrav Arbetsprogram Riktlinjer för varje område och nyckelaktiviteter Implementeringsåtgärder Utvärderingskriterier Indikativt tidschema for implementering av arbetsprogrammet (WP) INNEHÅLL I FÖRSLAGSINBJUDAN OCH ARBETSPROGRAM KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA): Call Essential steps and key issues modified

Förbereda och presentera projektförslag FÖRSTA FRÅGOR ATT BESVARA Undersök state-of-the-art, vad har gjorts så här långt? Vad är det exakt du föreslår att genomföra? Vad kommer att vara förändrat när projektet har slutat? (Hur vet vi att du har lyckats när du är färdig?) FÖRKLARA DESSA ÅTGÄRDER TYDLIGT I DITT FÖRSLAG! KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA): Call Essential steps and key issues

Förbereda och presentera projektförslag DEFINIERA ARBETSPAKET (WP) Varje arbetspaket ska åstadkomma tydligt definierade utdelningar (var ambitiös men överdriv inte!) Anförtro ansvar till partners – koordinatorer ska inte leda alla arbetspaket. Mervärde för EU när partners jobbar tillsammans på gemensamma aktiviteter. Inte ett arbetspaket per land. Texten i arbetspaketen ska beskriva mycket tydligt vad alla partners verkligen kommer att göra! Särskilj arbetspaket med projektledning, innehållande regelbundna möten för konsortium och rapportering. Schemalägg utdelningar med framsteg, del- och slutrapportering. Typisk projektlängd månader. KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA): Call Essential steps and key issues

Förbereda och presentera projektförslag NÅGRA TIPS OCH ERFARENHETER KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA): Call Essential steps and key issues Det tar längre tid att skriva projektförslag än du tror! Gör det lätt att läsa – utredare måste ta det till sig på lite mer än två timmar. Följ riktlinjerna på ansökningsformuläret. Visa tydligt varje partners roll i projektet. Visa hur du kommer att mäta dina framgångar under projektet (framgångsindikatorer) Schemalägg arbetet passande – lägg inte alla arbetspaket samtidigt

Förbereda och presentera projektförslag SPRIDNING AV INFORMATION & KOMMUNIKATION KÄLLA. Waltraud Schmid (IEEA): Call Essential steps and key issues Definiera nyckelåhörare och upprätta en dialog med dem från början, inte i slutet! Hemsida (särskiljd, tydligt identifierad, lättillgänglig) för informationsspridning, och genomför åtgärder för att säkra att sidan besöks 2 år efter projektslutet. Ta fram enkla budskap och kommunicera direkt till varje enskild nyckelåhörargrupp Nå ut till nya marknader och aktörer i deras egna forum, evenemang på lokal, regional eller EU-nivå. Att tänka på: Arbetspaket med gemensam informationsspridning med en budget om € – för önskemål från kommissionen.

Förbereda och presentera projektförslag TIDSCHEMA VID FÖRBERDELSE AV FÖRSLAG (1) Fas Steg Beslut: Koordination eller partner 3. Sätt samman konsortium 1 4. Ungefärliga koncept / idéer 2. Öppet för inbjudan 1. - Läs och förstå inbjudningstexten - Titta på förslagsdokument - Samla information - Kort beskrivning av idén (1sida) - Interna diskussioner och beslut - Begrunda sammansättningen av konsortium - Första kontakt - Presentera kort beskrivning (1 sida) - Inlämning av ”Försäkrande av förtroende och opartisk “

Förbereda och presentera projektförslag TIDSCHEMA VID FÖRBERDELSE AV FÖRSLAG (2) FasSteg Kvalitetskontroll Budgetkonsideration 9. Skrivning av förslag 1 7. Sätt samman konsortium Leta upp och kontakta saknade partners – se fas 4 - Detaljer avseende innehållet (mål, målgrupp, arbetsprogram, förväntade resultat, framgångsindikatorer etc.) - Extern eller via partners - Överslagsräkning: håller vi budget? Admin.blanketter + Information 5. - Utdelning av administreringsblanketter till alla partners som skrev på deklarationen

Förbereda och presentera projektförslag TIDSCHEMA VID FÖRBERDELSE AV FÖRSLAG (3) FasSteg Skrivning av förslag Mervärde, bidrag till beslut, styrning, konsortium, sammanfattning etc. Kvalitetskontroll Extern eller via partners Slutställande av förslaget 14. Sända in förslaget 15. Detaljerad budget 13. Elektroniskt insändningsverktyg Ladda ned verktyget - Använda verktyget - Slutliga beräkningar - Layout och innehåll, finansieringskontroll - Elektronisk insändning av förslaget eller kopiera och sänd in via post