Välkommen till KTH Integrerad planering och uppföljning KTH, Sveriges största tekniska universitet, ligger i Stockholm Integrerad planering och uppföljning I KTH och VIS-projektet II Planering och beslutsstödssystem III Demo IV Erfarenheter och lärdomar

KTH i Stockholm KTH grundades 1827 och ligger sedan 1917 vid Valhallavägen i centrala Stockholm. Antal studenter – 17 000 (ca 12 500 heltidsstudenter) Antal forskarstuderande – 1 600 Antal anställda – 3 400 (3 000 heltid) EXAMINATION (2004) 1 346 examinerade arkitekter och civilingenjörer 451 examinerade högskoleingenjörer 237 teknologie magisterexamina 195 licentiatexamina 224 doktorsexamina

KTHs VERKSAMHETER OCH FINANSIERING 2004 (GRU OCH FOFU) Totalt 2 879 Mkr Intäkter totalt 2879 Mkr Uppdragsforskning 3,5 % Övriga/Privata 13,6 % Grundutbildningsanslag 30,1 % Grundutbildning 33,9 % EU 3,4 % Stiftelsen för Strategisk Forskning m fl 5,1 % Övriga statliga myndigheter 19,1 % Beställd utbildning och uppdragsutbild-ning 0,7 % Forskning och forskarutbildning 61,9 % Forsknings- och forskarutbildningsanslag 22,4 % Forskningsråd 6,3 %

KTH i pressen

”Planering och beslutsstödssystem” VerksamhetsInformationsStöd VIS projektet Projektstart 2003-03 – slut 2005-12 ”Planering och beslutsstödssystem” VIS står för VerksamhetsInformationsStöd Projektbeskrivning på webben: www.kth.se/internt/projekt/vis

Syfte Förväntade effekter Förbättra informationsförsörjningen och göra informationen tillgänglig för hela organisationen. Förse alla nivåer inom KTH med den information som efterfrågas. Skapa en gemensam plattform som gör det möjligt att ställa samman data från de administrativa systemen till en samlad informationsbank eller datalager. Förväntade effekter Bättre intäkts- och kostnadskontroll på alla nivåer Informationstillgänglighet istället för ”informationsjakt” skall ge bättre resursutnyttjande Integrerad information ger bättre beslutsunderlag Samma information på alla nivåer (gemensamt beslutsunderlag) skall underlätta förståelsen och samverkan mellan ledning och verksamhet.

Vad har hänt i VIS projektet? Källdataanalys och konstruktion av Några milstolpar! Produktions-start Analyskuber Ca 150 anv. 1. Förstudie 2. Prototyp 3. Kravspec. 4. Info analys 5. Upphand- ling Källdataanalys och konstruktion av datalager o rapporter Ekonomisk Budget 2005 + Revision o prognos Start GRU- Planning Projekt- ledar- rapporter, delår o management Beslut Ny org På KTH Mars - April - Jan - Mars - Okt - Nov - Jan - Mars - Okt - Dec 2003 2004 2005 Förstudie Etapp I Etapp II

Upphandling Kravspecifikation, ex på ”skallkrav” Upphandlingsform webb klient bygga på ett datalager (flera datakällor) flera olika rapporttyper (fasta, flexibla, grafisk etc. pdf utskrifter indatafunktioner (ex. budget och prognoser) maildistribution (av rapport eller länk) Upphandlingsform Selektiv upphandling (kvalificeringsomgång) 21 ansökningar 7 inbjöds att lämna anbud (6 anbud inkom) 3 uppfyllde samtliga ”skall krav” Användarvänlighet 30%, pris 30%, uppfyllelse börkrav 25% och konsulter och införande 15%

KTH valde COGNOS som ”beslutsstödsystem” Sammanfattning av utvärdering och upphandling: Produkt / leverantör Omdöme MicroStrategy / BizIntel (testinstallation, ej anbud) Tung användardialog Litet företag i Sverige ProClarity / IRM (anbud+testinstallation) Klarar inte PDF utskrifter Mycket Windowsberoende Oracle Discoverer och Reports / RKS och Brainpool (anbud+demo) Tung användardialog, nuvarande version klarar inte PDF utskrifter SAS Institute (anbud+demo) Sämre funktionalitet än övriga, tex. saknas behörighetssystem Business Objects / TietoEnator (anbud+demo) Jämbördigt med Cognos men betydligt dyrare Crystal Reports Enterprise / Linsoft (testinstallation, ej anbud) Tung administration samt sämre funktionalitet än övriga

Cognos Idag använder vi COGNOS Enterprise BI Series 7 Cognos är världens största oberoende leverantör av programvaror för beslutsstöd. Cognos grundades år 1969 i Kanada och har i dag 3400 anställda och 23000 kunder över hela världen. Idag använder vi COGNOS Enterprise BI Series 7 (Version 8 BI kommer under våren 06)

Vilken information behöver jag Informationsanalys Vilken information behöver jag i mitt dagliga arbete ? Rollen: Avdelningschef Vad vill jag få signaler om? När något händer eller inte händer ? Vilka händelser eller icke händelser ? Aktivt hämta information ? Få information automatiskt via mail ?

Doktorander. Förordnanden som går ut. Var man ligger på doktorandstegen. Studieplanen i Ladok. Studiestöd. Hur långt har gått av 4 helår..? Bökigt att räkna på när folk varit barnlediga, tjänstlediga etc. Projektrapporter: hur mycket pengar har jag kvar…? Borra, kunna se detaljer ur flera system. Ex. EU-rapport. Kunna plocka resor per person och destination osv. Hålla ihop en resa och se alla detaljerna. T & R, HR, Agresso. Bevakning av sjukfrånvaron. Bevakning när någon är borta länge eller ofta. Måste göra rehabutredning. Tid. Det är dags att rapportera, dags att rekvirera. Gäller både ekonomi och verksamhet. Varningssignal – nu bör du göra det eller det…! Flaggor till avdelningsansvarig: sjukskrivning går ut, provanställning går ut, tjänstledighet går ut, förordnande går ut….

Startläge – källsystemen på KTH D O K AGRESSO Facility DIAK ÄHS HR+ Vision!

Samlad informationsbank/datalager med gemensam åtkomst genom ”VIS” VIS Webbgränssnitt med rapporter, kuber, mail eller signaler. Format html, pdf, xls, csv och xml Planning för budget och prognoser LADOK AGRESSO Ex. på ytterligare system: UG Person- databas HR+ ToR Diak ÄHS etc.. Facility

Driftmiljö VIS/Planning Webb användare (Explorer, Mozilla, Opera, Firefox) -ReportNet(Rapporter+mail) -PowerPlay(Kuber) -ReportStudio (Bygga rapporter) -QueryStudio (Ad hoc frågor) -Contributer, Planning (active-x) Oracle db 10g 10.1 VISPROD(instans) -Prodstage -Proddet PLANPROD (instans) -Instbud05 -Plangrui -Plangrup M fl scheman (plan mod) YAC(instans) -Agrmeta -Hrmeta -Vosmeta -Crnmeta -Ncmeta Windows Server 2003 (VIS02) -ReportNet -PowerPlayTransformer Planning, Analyst Access Manager Framework Manager NoticeCast Decision Stream Windows Server 2003 (VIS01) Test miljö – motsvarande VIS02 under uppbyggnad

Ex volymer och laddningsfrekvenser Lagringsvolymer: Frekvenser: LADOK – ca 10 milj transar (1990->) AGRESSO – ca 5 milj transar (2003) HR+ ca 2 milj transar (2002) Facility, UG etc. – ca 0,1 milj Varje natt – AGRESSO, LADOK, UG, prognoser Månad – HR+, Facility Enligt tidplan – Budget och planering Laddningsvolymer vid varje tillfälle: LADOK – ca 100 000 rader (viss omladdning) AGRESSO – ca 350 000 rader (viss omladdning) HR+ ca 50 000 rader UG – 200 rader Facility – 100 rader

VIS-portalen Etapp I – Systeminriktat Etapp II – Funktionsinriktat

Användare och behörigheter Användare kopplas till roller: Tillgång till en eller flera mappar (ekonomi, personal, verksamhet, planering) Tillgång kuber och / eller rapporter Tillgång till data ( t ex. viss skola) Tillgång till nivå (t ex skola, kurs, student) Tillgång till olika planeringsmodeller (läsa, skriva, sända, låsa upp)

Applikationer och användare

”Managementrapporter” Målgrupper: Skolledningarna KTH central ledning Frekvens: kvartal (körs per månad) Omfattning: Aktuell period - ”nuläge” Data över tiden Skoljämförelser

Skola: SCI - ”Nuläge” efter 3:e kvartalet

Skola: SCI – Utveckling över tiden

Skoljämförelser

Löpande över året projekt-budgetering KTH:s planeringcykel ”Planning” Budget Personalbudget Löpande över året projekt-budgetering GRU prognos KTH:s Planeringcykel skolnivå Prognos Budget rev Budget rev Prognos GRU prognosrev Prognos

XLS-träsket Många versioner Egna lösningar ”Vi är så speciella” Varierande kvalitet Olika antaganden och förutsättningar Svår att aggregera och jämföra

Oväntade effekter och lärdomar Ökat medvetande (hur går det för KTH, min skola, extern finansiering etc.) Ökat engagemang på flera olika nivåer Övervägande positivt mottagande på skolorna Kvalitetsökning av källdata (tokigheter kommer fram) Kontrollfunktioner genom integration mellan systemen (samkörning av system) Ny information som ”slagträ” Komplex struktur Marknadsföring och utbildning krävs

Lärdomar Större komplexitet än väntat ETL verktyg nödvändigt Djup kunskap om de egna källsystemen krävs Samordning mellan verksamhet, ekonomi och personal svårt men nödvändigt Daglig bevakning och support Marknadsföring och utbildning behövs i större omfattning än vi planerat ”Gökunge” naturlig hemvist för förvaltning?