Att navigera efter stjärnhimlen… En chefs betraktelser över vägen från patient till effektiv styrning Anna Pohjanen Länschef Kvinnosjukvården

Mödan med mått Daglig frustration över svårigheten att hitta mätbara mått Systemen levererar inte det vi frågar efter Systemen levererar beroende på vad vi matat in Vem har ansvar för att ta fram data ur systemen? Fri text – doktorns rättighet, chefens mardröm

Glädjen över grafen När måtten fungerar stor fördel att kunna åskådliggöra för sig själv och andra vikten av åtgärder Trevligt att kunna visa på förbättring Nödvändigt att kunna visa på försämring för att vidta åtgärder Rätt presenterade kan data skapa en ”vi-känsla” som främjar verksamhetens utveckling och motiverar medarbetarna att göra sitt bästa

Visionen – flerdimensionella mått Ur VO-plan 2009

…men vad ligger bakom siffrorna? 31 mått varav… 3 inte alls går att få ut ännu (GynOp) 5 inte går att få ut färskare än mars 2009 (till tertialrapport 2 per ) 6 mäts alldeles för sällan för att kunna användas för styrning (en gång per år) 1 levereras i så underlig form att det är svårt att använda (CallMe) 3 till mycket stor utsträckning beror på hur vi registrerar i VAS – och det görs fel! 1 måste handräknas

…men något klarar systemen i alla fall: 31 mått varav… 5 med stor tillförlitlighet kan hämtas ur VAS (gäller beläggning, diagnossättning, nyttjad optid – ej medicinska resultat) 2 med stor tillförlitlighet kan hämtas ur PA- system 2 med stor tillförlitlighet kan hämtas ur ekonomisystem endast 3 som speglar medicinska resultat kan med lätthet hämtas dagsfärska ur journalsystem (Partus – strukturerad dokumentation)

Hönan och ägget Vi är för dåliga på att hitta mätbara mått för de processer som påverkar de mått som är lätta att mäta! Särskilt svårt för en chef som gärna vill ha mått att styra på, men är dålig på att leta fram data och förstå vad som går att få ut ur systemen

Patient, process, perspektiv VAS: levererar idag bara en bråkdel av det vi behöver eftersom dokumentationen i mycket stor utsträckning är baserad på fri text, som inte enkelt kan behandlas och omvandlas till resultat. KPP: baserar sig på ICD/KVÅ/DRG, mycket beroende av hur bra vi är på att registrera OCH tveksamt om det speglar medicinska resultat (ytterfall – majoriteten registreringsmissar!)

Patient, process, perspektiv Flödesmodellen – vi längtade… men har ännu bara kunnat få ut halvdana mått. Återstår handräknad statistik. Vem hinner? Vem kan? Produktionsplaner – hur kan vi mäta BEHOV annat än med hjälp av historiska data? Och går det att styra på en plan som baserar sig på gårdagens behov när det är morgondagens patienter som står på tröskeln?? Det enda vi vet är ungefär vad vi behöver göra de närmaste 2-3 månaderna.

Tänk om… Jag med gott samvete kunde be någon om en snygg grafisk sammanställning över hur många fall av en viss tumör vi haft per år i Norrbotten och vilket stadium patienterna var i när de fick sin diagnos? (min verklighet: jag beställer sökningen, får långa listor med personnummer, krävs manuell kontroll av varje journal på tid som inte finns, krafsa ner stadium på pappret, i bästa fall fixa till en halvtaskig graf)

Tänk om… …jag med ett par enkla klick kunde få en tydlig bild av hur vi lyckats med vår kirurgi de sista fyra veckorna? …kvalitetsregister och VAS kunde samarbeta kring strukturerad inmatning, vilket skulle minska dubbelarbete och ge färska data att styra på…

TACK - -Alla ekonomer som hjälper mig att ta fram kostnadsanalyser och på ett lättfattligt sätt presenterar vår ekonomiska verklighet så att jag förstår hur läget är och kan fundera på vad som kan göras -Alla personalspecialister och personalassistenter som hjälper mig att ta fram data kring personal på ett sådant sätt att jag faktiskt kan göra en analys av förändringar som sker -Alla sekreterare och andra som hjälper till att ta fram de data som går att ta fram, och gör ert bästa för att hjälpa mig att realisera de mått jag valt (även när det inte riktigt är möjligt!) UTAN ER VORE JAG HELT STÄLLD! Att leta data skulle ta så lång tid och mycket kraft att ingen energi sedan fanns kvar till analys och planering av verksamheten – så att vi kan styra på måtten! Och det är DET som är min uppgift.

Stjärnor är vackra men ingen skeppare navigerar längre på känsla… Vi har ett ansvar – vi måste hitta bra mått för att säkra god vård och hållbar ekonomi!